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74管理科学 活力 2023 年数字化档案管理在事业单位中的现存问题及对策探讨金在莹（国家广播电视总局机关服务中心，吉林132500）摘要互联网、数字化、智能化等新技术融入人们的生产和生活，促进了社会的发展，就档案管理工作来看亦是如此。数字化档案管理的模式已经在事业单位应用了一段时间，改革了传统的管理方法，展示了数字化管理模式的必然性和重要意义，但也暴露出了一些不足，值得对其进一步思考和探索。因此，本文揭示了当前事业单位数字化档案管理过程中的问题，并有针对性地提出了整改措施，为今后档案信息化的管理工作奠定基础。关键词数字化档案；事业单位；管理模式引言档案管理作为事业单位的重要工作之一，记录了所有人员的生平经历、奖励与惩罚、工作业绩与特长等，档案信息数目大、内容细，传统的管理方法容易出现破损、丢失等情况，不便于长期保存与管理。数字化管理模式是通过扫描或拍照将档案信息以电子版的形式存放到系统平台，有效规避了传统档案保存的弊端，有利于用户随时查看，达到了资源共享的目的。所以，数字化档案管理模式是符合当代社会环境的，对事业单位的改革具有重要意义。作为档案工作者，更应该深入分析数字化管理模式的优势与不足，根据工作现状不断完善和优化数字化档案管理方法，让档案信息发挥更大的价值。一、事业单位进行数字化档案管理的价值分析（一）符合社会大环境的发展随着互联网的发展，大数据占据人们生活的方方面面。新时代酝酿了新技术，因此通过新技术改革传统的工作方式势在必行。数字化档案管理模式造就了电子档案，弥补了传统纸质档案管理中不易保存的“大问题”，有利于实现档案信息的网络互联，便于工作者更新、整理和保存数据，便于用户随时随地查询，有利于实现高效管理，符合时代的发展规律。（二）符合档案的使用需求数字化是依托信息技术、互联网平台来实现对档案信息全面、长久的管理，其包含很多技术，如大数据、智能化、信息化等，通过系统平台来实现对档案各个阶段的管理。随着人们需求的发展，档案的管理模式也逐渐面向用户，而借助数字化技术的优势来建设档案管理平台，是符合未来档案发展需求的。（三）提高档案的管理质量事业单位的档案不仅记载着本单位的光辉历史和艰难发展之路，还记载了所有工作者的生平信息、政绩、特长等，可以为干部选拔提供参考，也可以为重大事项的决策提供参考，因此档案信息对于事业单位的发展影响深远。然而，事业单位的工作涉及范围广、内容复杂，档案工作人员数量有限，工作难度较大，存在很多重复性的工作，而且传统的管理模式也存在一些不足。但是，数字化档案管理模式的出现，即通过互联网平台实现对电子档案的管理，这样有利于档案的快速分类和及时更新、按时归档，减轻了档案工作人员的工作强度和工作难度，有利于提高档案管理能力，解决了传统档案不易保存、容易破损、纸张变黄、字迹不清的难题，因此数字化档案管理模式不需要大量人工也能达到高效管理的目的。（四）发挥档案的价值传统的档案管理就是对纸质档案进行维护和更新。如需调档，则要经过一系列流程，既耗时耗力，又容易在一次次翻阅中导致信息丢失或破损，不但不能发挥档案的更多价值，反而造成了损坏。而数字化档案管理模式可以有效避免这些缺陷，如需调档，只需要在平台一键申请即可实现，不受时间和空间的影响。而且一份电子档案可以同时分享给几个人查阅，有效展现了档案的利用价值。未来经过完善后的数字化管理凭条，借助大数据分析可以自动给档案加标签，根据用户需求自动筛选档案，便于未来的人才培养和选拔。因此，经过数字化管理的档案信息还有更多深层的价值值得挖掘和发现。二、事业单位数字化档案管理过程中的现存问题（一）缺乏完善的数字化档案管理制度数字化档案管理模式是近年来随着时代的发展而提出的，还在摸索之中，相关制度的详细内容需要根据实际工作进一步完善。有些事业单位制定了关于档案管理的规章制度，但还没有制定数字化的管理制度，在工作中经常会遇到75管理科学 活力 2023 年不标准、不规范的处理方式，导致数字化进程缓慢。因此，作为指导实践的理论基础规章制度，是保证数字化档案管理工作顺利进行的关键因素之一。（二）缺乏对数字化管理的关注事业单位涉及的业务比较广泛、事情较多，档案工作人员更习惯于传统的档案管理模式，缺乏对数字化档案管理模式的关注。虽然已经开展数字化档案管理模式多年，但是部分事业单位并没制订详细的工作计划，导致数字化建设进程缓慢，没有展现出数字化档案管理模式的自然优势。（三）缺乏资金的投入部分事业单位没有重视档案工作，所以无论从基础设施还是人才投入来看，其投资力度有限，导致在数字化档案管理的过程中，很多基础设施设备略显老旧。数字化管理模式本身就是以互联网平台及新型设备为基础来实现信息化管理的，但有些事业单位的扫描仪、硬盘、计算机、相机等硬件设备勉强可以满足传统档案管理，但就数字化档案管理来看，会略显不足。或者这些硬件设备可以满足当下所需，但软件系统却跟不上时代，尤其是过去的软件系统没有很好的安全防护功能，这对于档案管理工作来讲是极其不利的。此外，数字化档案管理模式需要新型复合型人才，既能熟练掌握传统的纸质管理模式，又能从容接受来自新技术、新设备的挑战。（四）安全保密问题存在隐患数字化档案管理模式需要极强的安全防护功能，主要包含三个方面。首先，针对外包情况，有些事业单位的档案平台外包给其他公司，关于系统的维护、更新和防护由外包人员负责并签署保密协议，但外包公司也存在人员离岗、换岗问题，这样不可避免地会存在一定程度的安全隐患问题；其次，针对硬件设备，数字化建设涉及计算机、硬盘等硬件存储设备，这些设备如果磨损、碰撞可能会导致内容无法识别或信息丢失等问题，这将给单位和国家带来巨大损失；最后，针对软件系统，电子档案数据通过系统漏洞可能被篡改、删除或复制，会影响档案的安全性，所以事业单位需要建立专门的局域网、强大的安全防护系统和密码保护体系，最大限度地保证档案信息的安全性、保密性。三、事业单位数字化档案管理的对策分析（一）完善数字化档案管理体系与制度完善的档案管理制度可以为数字化档案管理工作提供理论指导，实现标准化、规范化、一体化，高效保质地完成数字化档案管理工作，因此要重视优化数字化档案管理体系和制度。第一，制定专人专责制度。数字化档案管理工作涉及方方面面，对具体内容要细化落实，明确每个工作人员的责任和权限，让管理清晰透明、井井有条，这样可以有效防止管理混乱的情况。第二，制定安全管理制度。数字化档案管理工作是以计算机软硬件为基础的，网络平台和硬件设施会存在安全性的问题，所以需要制定安全管理制度，由专人负责并定期对软硬件设施进行维护和管理，禁止出现因系统漏洞或硬件损坏导致数据被盗或丢失。另外，要对不同等级的档案信息采取不同的加密方式，针对不同访问者设置不同的权限。第三，制定质量控制制度。严格按照数字化设备的使用和维护说明对其进行管理，以提升数字化设备的安全性和使用寿命。（二）加强对数字化管理的认识和意识办公自动化、智能化、网络化已经融入各大中小企业，人们已经适应了这种便捷、高质的生活和工作方式。事业单位应该看到这种大环境的变化，尽快转变传统的思维方式，借全民大数据化这股“东风”来开展数字化档案建设，借助先进的技术提高档案收集、立卷、归档、存储等各个阶段的时效，集中规范化的管理档案数据，让事业单位尽快实现办公网络化和现代化，实现高效、高质，为民众提供更加便捷、快速的服务。（三）加大对基础设施的投入档案数字化建设需要新的硬盘、计算机等硬件设备及软件平台，最新的设施才能满足新时代的工作需求，才能保证档案管理工作的延续性、稳定性、长久性。因此，满足数字化建设的硬件设备应该支持热插拔功能，拥有相同的协议，便于后期的维护和升级，要有较强的防潮防温性能。作为新时代的软件平台，应该具有统一的命名原则、划分标准、保存形式等，同时还要满足多层加密功能、权限设置功能，要不断强化安全防护能力，避免因防护不到位而出现数据受损、破坏等情况。另外，整体的档案管理平台要面向用户开放，通过权限设置满足不同访问者的需求。平台可以兼容各类设备的接入，能够提供更加快速、便捷、可靠的服务。这样既减轻了档案工作人员的工作强度，又高效地服务了用户。（四）加强数字化档案管理的保密性事业单位的档案不仅包含人事档案，还有大量的组织文件，记载了很多需要保密的信息。如果平台信息出现泄露，76管理科学 活力 2023 年就会造成不可挽回的后果，对单位和个人都是极为不利的。作为网络化的数字化平台，更要做好保密工作。可以从两个方面进行保密建设工作：其一，针对不同等级的档案信息进行分类，设置不同的保密级别，最高保密级别的档案要设置多层密钥，并且对档案工作人员的账号也要按照档案的保密情况进行权限设置；其二，档案管理平台需要进行安全防护升级，比如可以建设防火墙、安装杀毒软件、多层加密等，提前做好防控预警与对策，避免因系统漏洞或黑客闯入而导致数据丢失、系统崩溃等问题。（五）注重档案工作人员专业素养的提升档案工作人员的专业素养直接影响数字化档案管理的执行效率，新时代档案工作人员的专业素养不仅包括熟练掌握传统的纸质档案管理流程，还包括灵活运用计算机管理平台，敢于创新工作方法等。就当下而言，大部分档案工作人员都有着多年的档案管理工作经验，初遇数字化档案管理模式，会略显生疏，不能灵活运用。因此，事业单位应该注重对工作人员的培训，着重培训他们关于数字化技术的相关技能，加强对数字化技术的认识，对新设备、新系统的熟练操作，培训他们关于数字化档案管理的工作流程和制度，培养一批敢冲敢干、敢创新、敢接受挑战的新型数字化档案管理工作团队，以加快数字化建设的进程。（六）实现档案全过程的数字化管理基于档案全生命周期管理系统的建设，可以实现高效办公、自动化办公、现代化办公和信息化工作。同时，如何快速、高效地为用户提供高质量的档案信息，是数字化档案建设的关键。因此，需要事业单位建立全面、综合的数字化档案信息管理平台，这样不仅可以实现信息的高效利用，展现档案的更多价值，还可以便于不同部门间的沟通与协作，实现自动化办公。数字化档案信息管理平台的建立是以电子档案为基础的，按照一体化管理思路，实现业务系统与档案管理平台的结合，实现档案从采集、分类、归档、保存等一系列的要求，要确保电子档案的真实性、完整性、科学性。平台主要包含文件捕获、文件保管、文件利用、鉴定处理等内容。通过互联网技术实现信息的自动处理，最终提升管理效率。比如，借助 OCR 技术进行档案的录入工作，档案工作人员只需要通过扫描仪对信息进行扫描，借助 OCR 自动识别文本内容并生成可编辑的字体。这个过程就是数字化档案管理的重要体现之一，有效减低了传统手工输入的难度，提高了工作效率和准确性。而且，档案信息可以通过一些端口连接单位内部局域网或外围网，通过给不同的用户开通不同的权限，可以将部分资源共享给用户，让档案的自身价值得到更多的展示和利用。另外，在实现档案信息全周期管理时，也要进行严格的安全控制。例如：借阅档案时先填写借阅表，通过管理员的审批后即可查阅或下载；在归档时，也是经过管理员审批无误后自动入库到相关分类目录；需要销毁档案时，也是由管理员进行销毁并登记好销毁原因。（七）发现数字化管理下的其他功能数字化是依托于信息技术平台的一项技术，其具备网络平台的一切功能，积极探索这些功能有利于完善档案信息，保证档案内容的价值。比如，平台可以开发视图化功能，在遇到一些难以用文字表达的信息，或者信息内容较复杂时，可以借助思维导图或视频等形式存储到信息库，便于后期一目了然地查阅档案。还可以依靠大数据功能实现智能化分类、自动加标签，一份档案可以拥有多个标签，通过搜索标签可以展现相关的档案信息。这种智能化、多元化的分类方式，可以极大地降低工作人员的工作强度类似这样的功能还有很多，非常值得档案工作人员开发和利用。结语数字化档案管理模式已经在事业单位得到了初步应用，在实践中也暴露出一些问题。作为事业单位，要继续优化数字化档案管理制度，不断更新和维护基础设施，培养专业化的数字化档案管理团队，让档案管理工作更正规、更标准、更科学。参考文献：1 于策机关事业单位档案数字化现状分析及优化措施 J档案天地，2022（02）：43-452 康国红事业单位实现档案数字化管理的要点分析 J兰台内外，2022（02）：16-183 赵丽辉机关事业单位档案管理数字化存在的问题及对策 J 兰台内外，2021（36）：38+31+604 王茜茹事业单位数字化档案管理的现状与对策 J城建档案，2021（03）：33-345 王红机关事业单位数字化档案管理工作实践研究 J科技资讯，2022，20（08）：235-2376 李卫华机关事业单位档案管理数字化技术应用探究 J行政事业资产与财务，2020（11）：32-33