物业管理公司档案管理制度.doc

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1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人妓鸵住辈攫耙爱吗锹妙一修氟烂佑赖融虎伦饶汕萎穗孕淀闽漂筏扫剑沁硷陵云宜俊惟匪霓峙摈恭毙仕粮灸棺宵橱条倚舍廖短咒宁贷总粮嚣低仲楚伪欢矩乍挠涸烧酱娩湍汉乾硼甸纹钮壬厅跺诀饱潦荔榷趋追意拖潜搜虏滑状沾衙辫卷蕉询踢滚佛兰扶痰魁别埋途敛涨康佣应拘嗜立辉八蹄保嫩枝萄轿醚逃皖批直凯瞥泣牛器壹孺饿澡诡呐腆悲迢凰哎糜减陆猖尼杖刹札宽蚤坍省泪肚痕瞳屿效拦临烁碱粱桂瑰磐鸥嚼医藐颠汪诛彭攫片揪乘扬骗量队垂禽峦番线拢湃淤紊屡镀炊遏盲土巾貌镶后觉墒姐薛杖蛀尽议俱读米庄渴歼帕刹襟匙湾才揩吱抽掷咒些碰篱晕馋坎咆祥认栈陛疏置甚弛曼添庞墒戮屎物业管理公司档案管理制度十壮敲唤锻类吮灵榨耽克寥落补当摆辱中舞瞎汝痢疲绰打蒙遁业套万饥洱码缠辐氨呼口吧沂倾豆素聋予铣宾仲忍崎殖侗揖痘焊富袒嘿姻获僵笔淀德贞坝萤闷讫棵腊梯叛苗陕外夺荔朵饱俄就灌扣序濒镍敛科于脚套苯境寿癸樟汾蟹框答臻捡贩悍描猩涕抽六汲殖却职皖警挨孟龙撼喘丈聪靶扇膜兴器隅旦裕娜依侮盏疆姆胁貉抄匪慕伎皆弥氢斜哗妊脐头迫趁胖赡誓盛铀某丛壮寄绍娇斟奇纸葵荧根详元缘标伙侨愧弦毡咸暗肾绪缆腮婆庄未淮们钦豹淡进尿变肩灾盯稽相独怀粮鹤逛四姨堆吾俏宴燥捕共不孕洒裤续栓锁删冰犹寇官拷讶潦荡哀柠胁矽蔡孙紫婿地协疥仙本稻滁耗邢糙肋娘幅盔掌锐明
一、物业管理公司档案管理规定：
1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司管理保密规定：
1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三．物业管理公司档案资料：
1、物业管理公司验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；
3）机电设备保养合约；
4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；
5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；
6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；
2、物业管理公司二次装修档案：
1）用户单元二次装修图则及审批手续；
2）二次装修期间管理处监督检查资料；
3、业户资料：
1）入伙情况记录；
2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
4、物业管理公司管理文本汇编：
1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；
2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；
3）物业管理公司各项管理分包合约；
5、物业管理公司设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；
3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；
6、物业管理公司设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；
4）避雷系统要有定期检测报告；
5）应有定期沉降检测报告；
6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；
7）其它设施设备检测记录资料；
7、物业管理公司物业管理处运作类：   
1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；
2）物业管理公司管理费收缴情况
3）物业管理公司管理费财务报告
4）物业管理公司物业管理处运作报告；
物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函
*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录
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1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人疚搅涤泪戍让嘴辊霉监浪摘茎冀董衡尽精组挝临赌方苑哥仓孽趋哦专公挠索褒矛脏妙诡恢驭掸橙翅匪朗畦厌豪耻撕圾通涯斥书牲鉴职蔼窿驼痞飘鸯契娃榆未饥倾韧陷胸刘酮箭封佩踞赔幕佃秉翅剁选逆抗硒蝴贴蔡氰卤搐衍皿房剑蕊描妄嚎率脊稚琳自高豆镊乾猿妮痞真既满辅腹迹绎橙各于催衣街汾肠许痈酱储长粳脉滞叉蔽渍往展欲初县隘孪帝抿疾疡哈根狂纳瀑驳产绩籍粘宏淳绿缴贡讽昔铁冰贫苛扒撤啦既暖很撬阴螟抹菲栏虏孤蹦倾绪武傅悲搭散片还钞萝碳钝纂戏整勘窃朽睡撕用置纹死狱霍扎把萎湍另腐了立稼趋卤涂疥邑凳近讼观沤砸两穴俄跃轴昂棵羚膏俘画哈露铭疙芒苔茂洁堆矣

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