投资业务档案管理办法.doc

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信贷投资业务档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强投资业务档案管理，确保信贷项目资料的完整性，促进信贷投资业务经营的合法性和信贷项目资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法投资管理基本制度》、《中华人民共和国担保法投资业务操作流程》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定，特制定本制度。
第二条 信贷投资业务档案是指在办理信贷投资业务过程中形成的用以记录和反映信贷投资业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款融资人的基本资料、信贷投资业务中的相关契约和信贷投资管理资料等组成。
第三条 信贷投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各信贷公司部门应配合综合档案部门人员，对信贷投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。信贷部门市场部门负责信贷投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案部门人员负责信贷投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的信贷投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。
第四条 各级管理单位要制定有关信贷投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保信贷投资业务档案的完整和安全。
第五条 信贷投资业务档案涉及国家、小额贷款本公司和企业客户的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第二章 信贷投资业务档案的归档方法
第六条 信贷投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。
第七条 投资信贷业务档案分为五类：
权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷投资业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件；
要件类：办理信贷投资业务过程中产生的能够证明信贷投资业务的合法性、合规性的基本要件；
管理类：借款融资人的基本资料；
保全类：资产风险管理的相关资料；
综合类：小额贷款本公司内部管理资料等。
每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在信贷项目档案中管理，其中有价单据必须存放于金库保险库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。

第三章 信贷投资业务档案的基本内容
第八条 权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物（质物）所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（企业办理的要收集）等，抵押物的保险单。
第九条 要件类档案包括：企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户信贷业务融资申请报告和申请书、各类客户信贷投资业务调查报告、各类客户信贷投资业务调查审查审批书、审贷会评审会会议纪要、公司向上级部门的推荐审查意见、上级部门的贷款批准意见、贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷投资业务借款投资合同（协议书）、融资凭证、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质)押核实书、保险合同、贷款法律审查意见（按相关制度规定应出具的）、准贷（签）证、逾期贷款投资款本息催收通知及回执、贷投后检查记录和贷款投资业务检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、贷款五级分类认定表（季度）、自然人（农户）的资信评定书，法人客户的信贷登记咨询书，以及涉及贷款投资审查、审批、发放的其他必要资料。
项目贷款融资还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款投资项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。
签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。
其他业务所必须的要件等等。
第十条 管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》（国税、地税）复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，融资人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。
专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。
自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。
第十一条 保全类档案包括：贷款项目诉讼全过程相关资料，全部相关贷款项目档案，以物抵贷抵押资产清单、权属证明、抵贷抵押协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明等法律文书的其他必要资料。企业兼并的有关批示文件，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约，社企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠贷款本息协议以及分年还贷计划。
呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、债权损失证明材料，上级部门批复文件，破产终结后需要继续追偿我公司债权的有关文件和材料，呆坏账核销后收回投资款的重要凭据、帐务处理凭据和相关材料。
第十二条 综合类档案包括：公司内部有关信贷投资业务的各类报表、授权文件、行业分析资料、信贷投资分析报告、调查检查报告、审计稽核报告等。
第十三条 权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，信贷员市场人员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。
第四章 信贷投资业务档案的日常管理
第十四条 信贷项目档案资料的收集、整理、立卷、归档
收集：各信贷员市场部人员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案中随每笔业务发生和产生的信贷项目资料、审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效，已失效的资料要及时补充，第一笔业务的要收齐和审核各信贷项目档案类别的相应资料。
整理：业务实际发生结束后，应对信贷投资业务原始资料进行排序，编写页码（附件一），从信贷项目资料的首页到尾页逐页编号（凡有字迹即为一页）填写卷内目录。
立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年信贷项目档案立卷盒中，法人客户一户一盒，每盒按档案类别分为五块，分门别类，权证类中的抵押、质押等权证类（他项权证等）应填写收样凭证（附件二）一式两份，双方签字移交会计部门按规定保管，另一联收样凭证，存放立卷盒中的权证类袋页中，自然人以每一户一档，不分类别。
归档：对已还清贷款投资款的随笔和已失效或已处置完毕的信贷项目资料从本年信贷项目立卷盒中抽出，按结清日期排序，编写页码，填写卷内目录，案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，编制移交清单，最迟不得超过次年的3月31日前移交给综合档案管理员管理。综合档案管理人员应根据移交清单逐一核实，并对卷内资料进行审查，保证其齐全（附件八），对接收的档案进行排序，放入固定位置，记载档案归档登记簿，载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、存放位置等要素，对权证类档案，同时单独建立权证类档案并单独建立权证类档案登记簿进行登记（附件九）、管理、定期核对。
第十五条 信贷项目档案的调阅、外借、保管、销毁
调阅：各级单位都应建立信贷投资业务档案调阅登记制度，本级相关人员调阅信贷项目档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级信贷主管负责人签字同意（附件十）。
外借：信贷投资业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报县联社主任批准才能外借风控部门备案，必须填写档案外借单，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，存放在金库保险库的权证类档案一律不得外借。
保管：档案管理人员要对信贷投资业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查信贷项目档案的保管情况，并作书面记录。
尚有信贷投资关系的信贷项目档案作永久保管，清理全部信贷投资业务的档案从客户与本社本公司的最后一笔信贷投资业务结清后次年的1月1日起，保管期五年。
综合类信贷投资业务档案为长期保管，保管期限十五年，其中各种报表的年度汇总表为永久保管。
信贷投资业务档案保管及核销清册为永久保管。
销毁：档案管理部门人员提出销毁意见，编制信贷项目档案销毁清册（附件十四），到期销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经档案保管社的主任分管领导在销毁清册签署意见，报社信贷管理风控部门审核，主管主任总监签字同意。
档案管理部门人员和信贷管理部门市场部人员共同派员监销，监销人应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告主管信贷风控部的总监主任。

第五章 责任
第十六条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷投资业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
第六章 附则
第十七条 信贷投资业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一印制。
第十八条 以录音、录像、扫描等方式保存的信贷投资业务档案归集在综合档案部门保管。
第十九条 本制度规定的信贷投资业务档案内容是各信贷投资管理部门至少应包括的基本内容，不仅限于此。
第二十条 设有专职信贷业务档案管理员的单位，信贷员市场部人员收集好资料应在次日按移交清册交专职档案管理员做好立卷、归档工作，移交综合档案管理部门。由于信贷业投资对象不同，信贷项目档案管理也略有不同，各单位参照本制度，具体细化执行。
第二十一条 本制度自董事会审议通过之日起执行，修改、解释权归董事会。

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