国际货代各岗位流程样本.doc

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国际货代各岗位流程

1 范围

本标准规定了国际货代主要岗位的岗位工作流程。

2 适用对象

本标准适用于国际货代基础操作职能所有员工。

3 基本条款

根据国际货代部的工作特征, 日常工作中划分为以下”接单、 订舱、 拖车/内装、 报关、 审单、 缴费、 收款和放单”各环节, 各环节相辅相成。本流程即是各岗位的工作指导, 也是评判各岗位工作达标与否的标准。
海运出口简略流程如下( 非危险品) :
接单→订舱→拖车/内装→报关→审单→缴费→收款→放单
根据流程各环节的具体工作, 可划分至以下详细流程:
接单→询价→订舱→接受托运申请→订舱确认→排载→发放空箱→装箱→进场

订舱 拖车/内装
→边检→申报→报检→报关→配载( 装船计划) →审提单→船东确认费用→预借购付汇联

报关 审单 缴费
→缴交一切费用→签单→向货主催款→货主确认并支付钱款→开具商业发票→放单

收款

按照国际货代岗位职责, 各岗位具体流程分解如下:
3.1业务经理岗位流程( 接单、 收款)
3.1.1接单后在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。首要审核客户委托内容和确认客户服务要求。
3.1.1.1 预先审核客户的委托内容。
客户发来的订舱单需显示以下信息, 但不限于此:
托运人/发货人、 船公司/船期、 起运港、 目的港/中转港、 货名、 柜型柜量、 运价条款与运价、 托运人的签字或盖章等。
柜型柜量, 超重柜特殊说明( 如为特种柜, 则需详细的货物尺寸, 长*宽*高, 毛重, 体积等, 有时还需要更为详细的货物装柜次序, 及摆放示意图。)
各项型最大致积为: ( 长*宽*高 ) 可装体积, 可装重量
1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45’GP=86CBM
(注)GP general purpose 普通箱; CBM cubic metre 立方米; MT metric ton 公吨 ; HC high cubic 高箱。原则上控制净箱实际重量≤34MT, 重量超过需有专门人员现场监控装箱, 经总经理核批。
3.1.1.2预先确认客户服务要求。
确认普通服务要求一般是否需要: 到/预付订舱、 拖车/内装、 商检和报关等。
对于拖车/内装、 商检和报关的服务要求, 必须同时确认货物和单证备齐时间、 服务要求时间等, 注明在客户订舱单上。
危险品、 冷冻货等要求普通服务外其它的附加特殊服务的要求, 必须得到总经理核批后才能够接受和安排。
(注)对于部分无法短时间内确认的信息, 依然必须及时安排并予以跟踪, 如根据客户和操作需要流转到下一环节, 先安排流转后跟进处理, 以保证下一环节的有序操作。
3.1.2根据业务实际发生范围及财务出具发票, 向客户寄送发票, 并负责按约定时间收回货款。
3.1.2.1票结: 票结客户应该遵守见票付款的原则。
3.1.2.2月结: 月结客户在每月固定节点催收货款。

3.2船务经理岗位流程( 订舱、 拖车、 报关、 审单)
3.2.1运价核对、 确认
3.2.1.1 对来自业务经理的外部业务, 核对运价和其它服务费用是否正确, 并由业务经理在订舱单上签字确认, 然后再向相应船公司订舱。
(注) 特殊情况可先口头与业务经理确认, 待业务经理返回公司再补签字确认。
3.2.1.2 对于集团公司内部业务, 与采购相关人员或仓储主管人员及时确认后再安排订舱。
3.2.2舱位确认, 根据客户委托, 确认反馈符合要求的舱位。
一般要求预定开航日7天前必须安排订舱, 对能够提前接受委托的船公司应争取头批订舱, 旺季时候根据市场情况适当提前。在预定开航日5工作日前完成订舱, 对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱, 最迟一个工作日内完成订舱。
3.2.2.1新建委托
必须及时在操作系统内创立业务编号、 新建业务档案, 输入业务有关数据。
输入业务数据包括但不限于此: 业务各属性、 发收通信息、 服务要求、 提单要求、 船名航次、 开航日期、 起运港、 中转港、 目的港、 箱型箱量、 货名与数量, 以及代理( 如需要) 等。
3.2.2.2 订舱过程
订舱过程包括以下环节: 膳制与发送订舱单、 订舱号或提单号确认、 预配和报关舱单发送确认、 中转港代码确认和场站收据制作等, 任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。
订舱完毕后, 应及时将配舱信息输入操作系统, 输入时应确保准确, 并特别注意以下信息: 船公司名称、 订舱号或者海单号、 船名航次、 开船日期、 箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。
3.2.2.3舱位通知
无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务, 订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户, 确保上面的订舱号与船名航次要清晰、 准确, 以免造成混淆。如有问题, 积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
3.2.2.4 突发情况处理方法
a) 由于货主原因要求更换到下一航次
将原先订舱的确认回传通知船东退载该票, 并重新订下一航次的舱位, 若运价有所变动应及时告知业务经理, 与货主协商。
b) 货主要求申请目的港10~14天免柜期
与船东联系, 确定能够申请到免柜期的具体天数, 并出具一份申请目的港N天免柜期的申请书给船东。再由其向目的港申请, 直到确认。
c) 非危说明
如若货物品名为化学物品, 可是非危险品, 而船东有要求说明, 则需出具非危险品说明, 加盖提单上货主公章。
d) 提柜后, 船东换船或货主要求换船
凭原订舱确认向船东退载, 重新订舱, 取得新订舱确认, 并向船东出具一份套柜申请, 加盖货代公章。注明原资料的船名航次、 提单号、 启运港/目的港、 集装箱号/柜型、 需套柜至新船名航次、 新提单号。
3.2.3拖车安排
客户委托的拖车或者报关等要求, 必须根据船公司、 码头、 货物性质和市场环境等情况予以预先审核, 对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。
3.2.3.1得到业务经理确认后联系安排。
3.2.3.2根据船公司、 码头和航线等情况, 前瞻判断合适的拖车时间时间; 如同客户具体情况有冲突, 必须同客户友好协商并告知可能的风险。
3.2.3.3安排拖车前, 根据前期约定的拖车服务时间要求, 提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点。
3.2.3.4 同客户确认时间要求后, 在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约。
3.2.3.5向拖车行委托时间, 一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前, 并在当日下午4点前确认安排( 包括拖车行是否已经领取设备交接单、 提箱点的确认已经空箱状况确认) ; 对于特种箱业务, 必须同船公司确认空箱状况, 必要情况下通知船公司提箱时间。
3.2.3.6安排拖车时, 向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息( 包括船公司、 船名航次、 订舱号/提单号、 箱型箱量、 起运港、 中转港代码、 目的地等) 、 装柜时间、 装柜地点、 工厂联系人及联系电话、 协议费用等。
3.2.3.7必要情况下, 应要求拖车行提供司机姓名, 手机号码、 柜号, 并报给工厂。
3.2.3.8跟踪装箱、 装箱单、 进港。在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场, 避免发生额外费用。若有发生超堆费、 超期柜租等额外费用, 需立即通知客户, 要求其书面确认并登记。对于客户业务退关, 需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等, 需立即通知客户, 要求其书面确认并登记。
3.2.3.9突发情况的处理方法
a) 排载后货主更改柜型柜量
更改船名、 航次、 提单号、 箱主、 箱型、 尺寸、 用箱数量等, 先到出口排载部门更改确认后到箱管部办理相应更改手续。更改提箱和回箱地点, 直接到箱管部办理。
b) 退载
① 一切排载后的货物都产生的订舱费需支付。
② 领取设备交接单后未到堆场提箱, 因故退载, 需持全套设备交接单到船代办理退载。
③ 货物因故退载而提柜后重箱尚未进入码头, 持设备交接单的进场联到船代处办理退载手续, 并及时将所提空箱返回指定堆场。退载后的空箱未经许可, 不可擅自改用她票出口或擅自截留( 改用她票需出具套柜保函) 。否则, 由此引起的错用箱、 损失和相关费用将由责任方承担。
c) 在提柜时, 没有拖车拖柜
① 先与货主取得联系, 是否能够将拖装时间稍做推迟
② 若时间急迫, 则临时安排另一家拖车公司前去拖柜延迟进场
d)提柜后, 由于货物无法备齐, 货主要求推迟一个航次
已经提柜后而推迟出口时间, 应根据船公司的船期用箱时间表, 合理安排用箱时间。若超过船公司提供的免费用箱期限, 将依照有关规定征收集装箱超期使用费。
e) 因货主原因来不及按时进场, 申请延迟进场
及时与船东联系, 并告知预计进场时间, 船东向海关监管的码头申请, 并附上延迟进场申请注明船名、 航次、 提单号、 箱号、 卸货港、 交货地点等。
3.2.4报关部分( 视情况委托外包)
3.2.4.1 得到相关销售或者客服确认后安排 。
3.2.4.2 根据船公司、 码头、 航线和货物等情况, 前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突, 必须同客户友好协商并告知可能的风险
3.2.4.3 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日, 再次同客户确认报关资料的发送情况
3.2.4.4收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审, 有问题立即处理
3.2.4.5 在约定的报关日期前一工作日下班前, 把完整的报关资料送报关行
3.2.4.6对于报关资料, 要求复印留底; 对于重要报关资料如核销单等, 必须在做登记
3.2.4.7 跟踪反馈报关结果
3.2.5文件部分
3.2.5.1提单确认件的膳制和发送
提单确认件的膳制和发送要及时, 一般预定开航日2个工作日前必须发送。
3.2.5.2催促提单确认件
一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、 正确的提单确认件。
3.3装箱人员岗位流程( 内装)
3.3.1内装安排
3.3.1.1 得到业务经理确认后安排装箱。
3.3.1.2根据船公司、 码头和航线等情况, 前瞻判断合适的装箱时间, 如同客户具体情况有冲突, 必须同客户协商并告知可能的风险。
3.3.1.3 根据前期约定的到货时间, 提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间。
3.3.1.4 向仓库做内装委托, 需向仓库发出书面委托。
清晰显示配船信息( 包括船公司、 船名航次、 订舱号/提单号、 箱型箱量、 起运港、 中转港代码、 目的地等) 、 装柜时间、 货物数据( 包括件数、 毛重、 体积) 、 协议费用等。
3.3.1.5向仓库委托时间, 一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前, 并在当日下午4点前确认安排( 包括仓库是否已经领取设备交接单、 提箱点的确认、 空箱状况确认)
3.3.1.6 向仓库委托时, 必要情况下应注明提空柜的时间要求。
3.3.1.7跟踪到货物情况。
3.3.1.8跟踪装箱、 装箱单、 进港

3.4采购人员工作流程( 采购、 代采)
3.4.1物资采购
3.4.1.1 根据公司内部物资需求计划, 在市场上寻找组织货源, 货比三家, 确定价格、 质量、 包装、 运输方式、 到货时间等信息。
3.4.1.2 经总经理核批后, 签订采购合同, 联系安排发货。
3.4.1.3 与装箱人员确认物资具体装箱方案, 根据合同约定时间确保物资到达指定地点。
3.4.2催要对方发票, 协助财务完成付款。

本制度起草人:
本制度审核人:
本制度批准人:

4月18日