学校档案室安全管理规章制度(2).docx

学校档案室安全管理制度
学校档案室管理制度
一，认真贯彻《中华人民共和国档案法》，以及其它有关档案工作的规定.
二，各种档案须科学管理，存放有序，查找方便.
三，严格保密制度做好档案安全保密工作.
四，做好防火，防水，防潮，防盗，防有害生物，防尘，防光，防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无虫蛀，无差错.
五，借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还.
六，外单位借阅利用档案，须持单位介绍信，注明利用目的，经学校领导同意，才能借阅.
档案的收集
要按照国家，政府及教育行政部门的有着规定，把学校，各部门和师生每个人手中分散的有关教育，教学，科研，人事，行政，财务，经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学校档案室.任何部门和个人都不得私自保存，占有，销毁和带走应归档的材料.
1，依法按章
档案的收集必须依法按章实施.要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人的学术，科技等具有知识产权的资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档.
2，完善机制
档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围，对象，时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度.
3，建立网络
由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人.
档案的整理
档案的整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的，，组合和编目，使其系统化，科学化.有利于档案的保管和使用.
1，规范分类
由于以校为本自主发展的步伐加快，教育教学改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是.
2，保持结构完整性
学校档案的整理，要按照教育，教学，科研，人事，行政，财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性.
3，保持整体系统性
学校档案的整理，还要按照学校档案的来源，时间，内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性.
档案的立卷
1，为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查
找利用，学校应按照上级要求，推行预立卷制度.
2，学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集，积累，并定期进行整理.
3，学校档案室要随时了解，检查，指导兼职档案员做好预立卷工作.
4，组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用.
5，组卷的技术要求：
（1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过200页.
（2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后;打印在前，定稿在后;批复在前，请示在后的顺序排列.
（3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角.
（4）填写卷内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位，责任者，时间.
（5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行修补.
（6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现作者，问题，文种三要素.
（7）档案盒封面和卷盒按有关规定要求.
档案的保管
1，必要的硬件保障
为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行"三室分开"，即档案库房，工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立.
档案库房要保证通风，干燥，配备必要的防潮，防霉，防蛀，防火（消防），调温和通风等设施，要有防盗设施.
2，完善的软件建设
建立档案管理的常规工作制度.如收集，整理，分类，立卷，借阅，鉴定，剔除，销毁等制度.建立相应的工作资料.
3，认真做好归档验收工作.档案室应对整理组卷完毕垢档案进行入库前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档.
4，按规定做好分类编号工作.
5，按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括：顺序号，档号，题名，日期，页数，保管期限等.实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索，统计的机上操作.
6，按照档案顺序号，依次排列上架.
7，要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补
救措施，并报告分管领导，确保档案安全.
8，要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经学校领导批准.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字.
9，认真做好统计工作.建立档案的收进，移出，利用，销毁等统计台帐，及时报送统计报表.
10，及时做好档案的补充工作.归档的文件材料如有遗漏，学校应及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位.
官地坪镇中学