小贷公司档案管理规章制度_2.docx

小贷公司档案管理制度
行政管理制度
第一条
为维护本公司工作秩序，使公司管理规范化、标准化，特制定本制度。
第二条
公司全体员工必须遵守本制度。
第三条
本制度监督实施部门为公司办公室。
第二章
公文管理
第四条
公司文件包括。通告、通知、规定、决议、请示、报告、函、会议纪要和会议简报。
第五条
文件签发程序。公司文件由主办部门起草，交由办公室审核后，报总经理签发。
第六条
公司所有文件必须以公司名义对外发文。
第七条
所有会议纪要必须报送董事长和总经理，并按会议内容涉及范围印发分管领导和相关部门。
第八条
公司印发的各类公文，应严格执行标准格式，拟定好的文稿在送签前应用a4纸打印工整。
第九条
办公室为公司的公文管理部门，所有公文均由办公室保留签发件及成文件存档备查。各部门文件应妥善保管、防虫、防霉、防丢失，保证公文安全。
第十条
发文时，经办人必须在办公室《文件印发登记薄》上编号、登记；借阅文件须报经总理审批同意，并由借阅人在办公室《文件借阅登记薄》上签字，借阅人须保证文件的完整与安全，借阅后在规定时间内归还。
第三章
印章管理
第十一条
公司印章仅用于承办公文和办理公司业务之用，
第一章
总
则
不得用于其它用途。未按规定流程审批，印章管理人员不得用印。
第十二条
公司印章的类别分为公司行政公章、公司财务专用章、公司合同专用章。
第十三条
公司行政公章由办公室负责人管理，财务专用章由财务部负责人管理，严禁其他任何人借用、保管和使用印章。
第十四条
印章使用严格实行登记审批制度。其流程如下。经办人整理需用印的文件、资料等→报部门负责人签字同意→报公司总经理（董事长）签字同意→印章保管人登记（印章使用登记薄）→印章保管人用印。
第十五条公司办公室和财务部要加强对印章保管人的管理，印章保管人请假外出，必须将印章及使用登记簿交由指定的人员进行保管；印章保管人离职时必须按程序进行移交。
第十六条不得无故外出时随身携带印章，外出办理业务需携带印章时，须报总经理批准，由印章保管人陪同前往办理。严禁在空白的信笺、合同上用印。
第十七条印章的管理要求
一、公司各类印章必须存放在保险柜，不得随意放置。
二、印章使用应严格遵守第十四条规定的用印流程，认真填写《印章使用登记薄》，用印审批人签字齐全，方可用印。未经批准，严禁擅自用印。
三、紧急情况下，如果用印审批人不在，印章保管人必须亲自打电话给用印审批人，经同意后方可用印。并在用印审批人返回公司后，立即补签。
四、印章移交时须办理移交手续，填写移交登记表，移交人、接交人、监交人三方签字确认。
五、公司因管理需要，出现印章停用、上交、封存、清退、存档、销毁，必须将经办人员、处理及程序详细记录归档。
第十八条
印章必须妥善保管，如有遗失，必须第一时间向公司总经理汇报，并采取果断处置措施。
第十九条
严禁任何人非法私自用印，违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。
第四章
会议管理
第二十条
除股东大会、董事会、监事会等根据公司章程规定召开的会议以外，公司日常工作会议分为以下五类：
一、工作汇报会
由公司董事长主持，总经理、副总经理、财务总监参加。必要时由董事长决定，公司各部门负责人也可参加会议。
二、总经理办公会
由总经理主持，每周召开一次，根据工作需要，也可临时召开。会议参加人员为公司高管层和各部门负责人。
三、专题工作会
根据工作需要，由公司总经理或副总经理主持召开。会议参加人员由会议主持人决定。
四、部门工作会
由各部门负责人主持，部门全体人员参加，分析业务发展情况，研究布置本部门工作。
五、公司员工大会
由总经理主持，邀请董事长到会指导，全体员工参加。通报公司业务发展及经营情况和布置工作任务等。
第二十一条
公司所有会议必须印发会议纪要，员工大会印发会议简报。会议纪要的起草、签发、报送范围以及归档管理，按照第七条规定办理。
第二十二条
会议纪律
一、参会人员准时到会，不得迟到、早退。
二、参会人员须将手机置于静音或振动状态，确因工作需要接听电话的，可以到会场外接听。
三、参会人员未经同意，不得中途退场。
四、参会人员
因特殊原因不能按时参会的，须提前请假。
五、参会人员应按公司保密规定，严守会议秘密。
第五章
档案管理
第二十三条
公司档案分为以下几类
一、文书档案
政府及监管部门下发的各种文件；公司发展规划、年度计划、总结、报告等；公司重大事件的调查报告及处理意见等；人事档案材料、各种管理制度等。
二、技术档案
公司经营过程中形成的经营方案、项目可行性报告、项目评估书、纸图、图表、各类业务资质证书、有保存价值的文字材料和计算材料等相关部门提供的信息资料等。
三、办公设施资料
办公设施购置合同、质保书及使用说明书等；安全、调试、运行办公设施的报告、记录等。
四、业务档案
营销策划资料及相关客户资料、信贷业务贷前调查资料、贷审资料、放款业务资料、贷后管理资料等业务档案以及诉讼法律文书等。
五、财务档案
财务凭证、各种报表、会计账薄、财务分析、借贷合同、担保合同、公证书、报表说明等。
六、书籍、报刊、音像资料
公司订阅、购买的各种杂志、报刊、书籍以及在各项活动形成的有价值的原始资料。
第二十四条
档案立卷的方法和要求
一、公司档案应按照时间、种类、重要程度等顺序分门、别
类的立卷归类。
二、公司档案按密级度分为。绝密、秘密、普通三个等级，并标注在卷宗的封套上。
三、档案资料归类整理后应编写卷宗标题，标题应包括编号、档案名称、时间等内容。
四、档案资料收集完整后及时存档，普通的档案备档一份，绝密、秘密及使用频繁的档案应备份两份；各部门档案每年集中归档一次，于次年元月三十日前移交档案室；财务档案由财务部负责管理。
五、保存期限
各类档案材料视其价值确定保存期限，保存期限分为长期和定期。一般杂志、报刊可定期处理，重要档案则做长期保存。
第二十五条
档案资料的管理
一、公司档案的管理、借阅由专人负责，档案管理员应做好文件、资料的收集、整理、立卷、归档等工作；各部门存档资料应有专人保管。
二、档案要有严格的防火、防盗、防虫、防潮等安全措施，档案管理员应定期检查保存情况，发现问题及时汇报、及时处理。
三、各部门或个人移交档案时，须填写移交清单，同时应有监交人。移交清单一式三份，移交人、接交人、监交人签字后各执一份。
四、无存档价值的文书档案经过鉴别并报总经理审批后可定期销毁。销毁文书应进行登记，有专人监督，确保不丢失，不遗漏。
第二十六条
档案资料的查阅
一、查阅、借阅一般报刊、书籍、杂志需在档案管理员处登记。
二、查阅秘密级以上档案资料，需报分管副总经理或总经理审批同意后方可进行。复印、摘抄公司业务类档案需报副总经理或总经理审批同意，复印、摘抄公司档案需报总经理审批同意，并在档案管理员处进行登记。
三、若在借阅过程中发生图书、资料的破损，借阅人须负责修复并处罚款50元以上，若发生密级档案损毁、遗失，应追究相关人员的责任。
第六章
信贷业务档案管理
第二十七条
基本概念和要求
一、信贷业务档案是指我公司在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表。主要由客户的基本资料、信贷业务中的相关契约和公司信贷管理资料等组成。
二、信贷业务部门负责客户信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。
办公室档案管理员负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的法人客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。
三、各部门要认真贯彻执行公司制定的有关法人客户信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保法人客户信贷业务档案的完整和安全。
四、客户信贷业务档案必须集中到办公室档案管理室统一管理。
五、信贷业务档案涉及我公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
六、权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上应存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响公司权益的前提下，可以存放复印件。主管信贷员要将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样和核对日期并签名确认。
七、客户信贷业务档案的建立实行一户一档、一笔（项）一卷，即一个客户除权证类以外的所有档案存放一起，一笔业务（一个项
目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔）。每个客户档案内再分为立卷区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。
八、权证类档案存放区域为权证区，其中有价单据、其他权证类档案必须存放于档案库内的保险柜中。执行中的借据由会计部门集中入库保管，执行终了的借据按照要求归档。
第二十八条
部门职责
一、信贷业务部门负责信贷客户档案的收集、整理、组卷，并对档案资料的真实性、完整性、有效性负责。并负责将经过监督的信贷管理档案移交办公室档案管理室。
二、办公室档案管理员负责信贷业务档案的审查、审核工作，对入库前的信贷客户档案的完整性、合法性、有效性和一致性进行审查，对档案资料的完整性、合法性、有效性和一致性负责，并负责信贷客户档案资料整理、入库和日常管理工作；对入库的客户信贷业务档案的安全、提供利用、销毁、保密等负责。
第二十九条
归档范围
一、权证类，即采用抵押、质押担保方式的信贷业务中，能够证明我公司享有抵（质）押权及抵（质）押物价值的资料；
二、要件类，即办理信贷过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；
三、管理类，即客户的基本资料；
四、保全类，即通过诉讼或仲裁等方式保全信贷资产和风险信贷资产管理的相关资料，
五、综合类，即内部管理资料。第三十条
各类档案的主要内容
一、权证类档案
包括抵（质）押物评估报告和作价依据，抵（质）押物所有权、使用权证或证明文件，已办理抵（质）押登记的他项权证或有关证
明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵（质）押物保险单，抵（质）押公证书（客户办理的要收集）等。
二、要件类档案
包括信用等级评定报告及授信资料，客户信贷业务申请书，信贷业务调查报告，信贷业务调查审查批表，贷审会会议纪要，上级管理部门审批（咨询）意见，贷款意向书，贷款承诺函，信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函，到、逾期贷款本息催收通知及回执，贷后跟踪检查记录和贷款检查报告，企业经营活动分析报告，保证金进帐证明材料，贷款五级分类认定表（季度），以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。
三、管理类档案
包括借款人的基本资料和担保人的基本资料。主要有《企业法人营业执照》副本或复印件，《事业单位登记表》副本或复印件，《企业资质登记证》复印件，《特种经营许可证》复印件，《外商投资企业外汇登记证》复印件，《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件，贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，客户资料数据采集表，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。
自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、结婚证书、保证人的居住证明或户口本的索引卡、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。
四、保全类档案
包括贷款诉讼全过程相关资料，全部相关贷款档案，以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明、投资资产划拨凭证等法律文书和其他必要资料；
企业兼并、破产的有关资料及证明文件等；呆坏账核销的相关资料。
五、综合类档案
包括公司内部有关信贷业务的各类报表，授权及转授权文件，行业分析资料，信贷分析报告，调查检查报告，审计稽核报告等。
第三十一条
整理和移交
一、信贷客户档案的整理
（一）组卷。信贷客户档案按照借款人建立，一户一档，一笔（项）一卷。
1.“权证类”档案按抵（质）押合同立卷，一合同一卷。
2.随每笔业务发生而形成的“要件类”档案，按笔立固定卷，一笔一卷。同一申请人、对应同一交易合同，且同一日签发的多笔银行承兑汇票业务要件类档案可以立一卷。单独立卷的“要件类”档案，按内容立活卷，同一内容立一卷。最高额低押合同、最高额保证合同、贸易融资业务中的总协议等应单独立卷。
3.“管理类”档案，按“借款人”和“担保人”分别立活卷。根据档案数量立一卷或数卷。立一卷的，卷内文件的排序参照本办法附件；立数卷的，应相对固定案卷排放的位置和次序。
担保人是公司借款人，借款人和担保管理类档案中的相同资料可不重复保存，但应在担保人管理类档案卷内目录中就未重复保存的资料注明“见该客户借款人管理类档案”。
4.“保全类”档案根据档案数量立一卷或数卷，为活卷。
5.“综合类”档案，按照年度一内容立卷，同一年度、同一内容的综合类档案立一卷或数卷。“综合类”档案为活卷，卷内文件按照形成时间先后顺序排放。
（二）编目。信贷客户档案的编目包括编写卷内文件页码和文件顺序号，填写卷内文件目录和填写封面。
1.编制页码。随每笔业务发生而形成的“要件类”档案以“卷”为单位编写大流水页码，其它类档案以“件”为单位编写页码，以“件”为单位编写页码时，已有页码的，不再重复编写。
2.编制文件顺序号。除随每笔业务发生而形成的“要件类”外，信贷客户档案的其他种类案卷须按卷内文件的排放顺序，在每份文件首页右上角标注顺序号。
3.编制目录。信贷客户档案案卷文件目录的格式及填写要求详尽。
4.填写案卷封面。
随每笔业务发生而形成的要件类档案案卷封面填写内容包括“档案存放位置”、“贷款种类（内容）”、“合同号”、“客户名称”、“档号”、“立卷人”、“监督人”及“档案管理人”9项。其他类别档案的案卷封面“档案存放位置”、“立卷人”、“监督人”和“档案管理人”4项为必填项，其他项为选填项。
（1）“档案存放位置”分两栏，第一栏填写“立卷区”的“档案存位置”，第二栏填写“归档区”的“档案存放位置”。
（2）“贷款种类（内容）”项的填写由案卷的档案类别决定，随每笔业务发生而形成的“要件类”，“贷款种类（内容）”项填写该贷款的业务种类；其他类别档案，“贷款种类（内容）”项填写该卷档案的主题内容。
（3）“合同号”项的填写由案卷的档案类别决定。对随每笔业务发生而产生的“要件类”档案，“合同号”项填写该笔贷款的贷款合同号；对“权证类”档案，如权证类档案对应的抵质押合同与一般贷款合同是一对一关系，“合同号”项填写贷款合同号；如权证类档案对应的抵质押合同为最高额抵质押合同，“合同号”项填写最高额抵质押合同号。
（4）“立卷人”指主管信贷员或业务经办人；“监督人”指信贷作业监督人员；“档案管理人”指档案部门有关人员。
二、信贷客户档案的移交
信贷业务，由主管信贷员整理信贷业务原始资料，并对信贷业务原始资料进行初步审核、整理，编制移交清单，并于业务办理后7个工作日内移交办公室档案管理室。贷后风险分析报告、企业各期
财务报告、各种证书的年检证明复印件等业务后续资料，应及时移交，即主管信贷员取得资料后，应在每月10日之前将上月接收的档案资料移交办公室档案管理室。
办公室档案管理员应在收到档案资料之日起7月个工作日内完成对档案资料的完整性、合规性、有效性的审查、审核，审查、审核存在问题的，要求受理时进行补充、整改，信贷业务档案资料经审查完整、合规、有效的，应整理、入库保管。
三、办公室档案管理室接收信贷客户档案时，必须严格履行交接手续，认真审核以下内容：
（一）核对移交档案的数量和每份文件的页数；
（二）核查每份文件资料的构成要素，包括名称、内容、签章、日期。审核无误后方可办理交接手续。对于存有问题的档案或不属于归档范围的资料应及时退回，交督促移交人员尽快补齐资料或修改有误部分，原则上应在7个工作日内重新办理移交。
第三十二条
归档和排放
一、信贷客户类档案的归档和排放。
（一）归档。
档案管理员接收信贷客户档案后，须及时编制档案存放位置、著录档号和著录档案盒，完成归档工作。
1.“档案存放位置”指档案管理室为反映档案案卷的实际存放位置，按照一定规则编制的一组符号。信贷客户类档案中权证类、要件类、管理类、保全类档案的“档案存放位置”由“企业顺序号+分区标志·档案类别+盒号”构成；综合类档案的“档案存放位置”由“年度+盒号”构成。
（1）企业顺序号指企业顺序对照表中的顺序号
（2）分区标志分别用字母a、b、c、d表示，a表示权证区，b表示立卷区，c表示归档区，d表示综合区。
（3）档案类别分为6类，权证类档案用01表示，随每笔业务发生而产生的要件类档案用02表示，单独立卷的要件类档案用0
21表示，管理类档案用03表示，保全类档案用04表示，综合类档案用05表示。
（4）盒号指一类档案下档案盒的顺序号。
（5）权证类档案中存放在保险柜的，“分区标志·档案类别”用a01表示；存放在档案密集架上的，“分区标志·档案类别”用b01表不；执行结束后，“分区标志·档案类别”统一用c01表示。
2.档案管理员完成案卷“档案存放位置”编制后，应须及时编制“档号”。
3.档案管理员编制完“档号”后，须及时将其著录在案卷封面上。
4.档案盒的填写包括“盒封面”和“盒脊”。档案盒封面的填写项包括“企业全称”和“企业代码”。档案盒脊背的填写项包括：“企业名称”、“年度”和“档案存放位置”。其中“年度”表示该盒档案实体案卷发生的年份，跨年度的则填写起始年～结束年，“年度”项为非必填项。
（二）排放。
1.“权证类”档案存放在档案室的保险柜中，抵（质）押物（权）的外部评估报告及复印件材料存放在档案密集架上（立卷区要件类前）；执行结束后，归还客户以后的剩余权证类资料转移到档案密集架上（归档区要件类前）。
2.“要件类”、“管理类”和“保全类”档案以企业为单位排放，同一企业的“要件类”、“管理类”和“保全类”档案排放先分区：立卷区和归档区；后分类：要件类、管理类、保全类。在立卷区存放执行中的要件类、管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了的要件类、管理类、保全类档案，在每一类别下按顺序排放。
3.“综合类”档案单独构成“综合区”。“综合类”档案的排放，分年度，同一年度下按内容分类。
（三）结清后档案的转移。
结清后，信贷业务部门要将借款合同、保证合同、抵（质）押合同从客户手中收回。“要件类”档案以及失效的管理类档案，档案
管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单或新的管理类资料，将已结清业务或失去时效的相关档案文件从立卷区抽出，修改目录、档案盒封面等相关信息，加盖收回印戳后，放入该借款人的归档区保管。
二、信贷管理档案的归档和排放
（一）归档。
档案管理室接收信贷管理档案后，按照下列步骤完成归档工作：
1.编制“档案存放位置”。
“档案存放位置”编制规则为：年度·期限-大类-属类-子类-顺序号。营销类为：年度·期限-信贷管理-营销-内容-顺序号；审查审批类为：年度·期限-信贷管理-审查审批-内容-顺序号；信贷监督类为：年度·期限-信贷管理-信贷监督-不良信贷资产管理-内容-顺序号；综合类为：年度·期限-信贷管理-综合类-内容-顺序号。如2007·15-信贷管理-综合-制度-1。
2.填写案卷目录或文件目录。
信贷监督类和综合类档案完成归档后，档案人员要续填文件目录。
营销类、审查审批类、不良信贷资产管理类档案完成归档后，档案人员要续填案卷目录。
（二）排放。
信贷管理档案作为一类专项档案，专区存放，按照“年度-类别”排放。
不同类别的信贷管理档案不能混合排放，每一类别下，不同内容的档案资料不能混合排放。
第三十三条保管和利用
一、权证资料存放在档案库保险柜中保管，在确保安全的前提下，双人双锁。
二、档案管理人员要对客户信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检
查客户信贷业务档案的保管理情况，检查间隔期为每季一次，并书面记录检查结果。
三、信贷客户档案（不含综合类档案）保管期限为。有信贷关系的借款人档案永久保管；结清全部信贷业务的借款人，从该客户与我公司的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管五年。
四、信贷客户综合类档案保管期限为五年，其中各种报表的年度汇总表为十年。
五、客户信贷业务档案保管及销毁清册为永久保管。
六、调阅和外借（提取）
（一）借款人信贷业务档案调阅、外借（提取）的权限。客户经理只能调阅或外借（提取）自己主管客户的档案。
（二）信贷客户档案的调阅和外借。
1.“调阅”是指利用人员在档案室现场利用档案。调阅信贷客户档案必须严格履行调阅手续。调阅信贷客户档案，须经业务主管经理签字和档案管理部门负责人签字同意；档案保管人员调阅信贷客户档案，须经本部门负责人签字和档案管理部门负责人签字同意；信贷业务部调阅信贷客户档案，经部门负责人签字和档案管理部门负责人签字同意；公、检、法等部门人员调阅信贷客户档案，须持本人有效证件和单位公函，经信贷业务主管经理审批同意，并由接待部门人员陪同，方可调阅。调阅人对所需的档案可以复印，但不得将原件抽走。
2.“外借”是指利用人员将档案借出档案室。信贷客户档案原则上不准外借，确因工作需要借出的，必须严格履行外借审批手续。借出信贷客户档案，需经贷款业务部门和档案保管员、信贷业务主管经理审批同意，最长不得超过15天。
3.“提取”是指信贷业务部门将客户的权证资料提出档案部门归还客户。权证资料的提取须严格履行审批手续，业务终了时，由业务人员（客户经理）持会计部门贷款本息已收回凭证和收押凭证，经信贷业务部门、档案保管室、信贷业务负责人签字同意，方可办
理提取。
（三）信贷管理档案的调阅和外借
调阅信贷管理档案须填写调阅审批单，经形成信贷管理档案的信贷相关部门、档案管理室负责人签字同意。公安局、检察院、法院调阅和外借信贷管理档案的程序参照信贷客户档案执行。
信贷管理档案原则上不准外借，确因工作需要借出的，必须严格履行外借审批手续。借出信贷管理档案，需我公司法人、信贷业务主管经理审批同意，最长不得超过15天。
（四）档案管理室不直接针对客户或系统外人员办理法人客户信贷业务档案的调阅或外借（提取）。
第三十四条鉴定和销毁
一、借款人客户信贷业务档案保管期满后，由信贷业务档案鉴定小组进行鉴定。
信贷业务档案的鉴定小组由信贷业务部门和综合档案管理部门组成，总经理赖福春担任组长，小组成员由信贷业务部、风控部、财务部、办公室档案管理相关人员共同组成。
二、鉴定工作流程：
（一）综合档案管理部门对超出保管期限的档案列出清单。列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、拟销毁时间等内容，提交鉴定小组审核。
（二）鉴定小组对超出保管期限的档案逐笔进行鉴定。
（三）鉴定小组出具鉴定意见，小组成员签字确认。
（四）经小组鉴定确已失去保存价值的档案，由档案人员编制档案销毁清单，随鉴定意见报信贷业务主管经理批准后，方可销毁，鉴定意见及销毁清单永久保管。
（五）经信贷业务档案鉴定小组鉴定仍有保存价值的档案，再保管5年，保管期满后，重新鉴定。
第七章保密管理
第三十五条公司秘密涉及公司及员工根本利益，全体员工都有保密义务。应具备高度的保密意识，特别在对外交往和合作中要注意不能泄密。
第三十六条公司秘密包括下列事项
一、公司重大决策中的秘密事项。
二、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
三、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
四、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
五、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
六、公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。
七、其它经公司确定应当保密的事项。
第三十七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
第三十八条公司密级的确定
一、公司经营发展中，直接影响公司权益的重大利益为绝密级；
二、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；
三、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
第三十九条属于公司秘密的文件、资料，应标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。
第四十条属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理指定专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的上具体经办人员负责保密。
第四十一条对于密级文件、资料和其它物品，必须采取以下保密措施：
一、未经分管副总经理或总经理批准，不得摘抄或复制。
二、收发、传递和外出携带，由专人担任，并采取必要的安全措施。
三、在设备完善的保险装置中存放。
四、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
五、属于公司秘密的资料使用、保存、销毁，由公司指定部门负责执行，并采取相应的保密措施。
第四十二条具有属于公司秘密内容的会议和其它活动，主办部门应采取下列保密措施。
一、选择具备保密条件的会议场所。
二、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。
三、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
四、确定会议内容是否可以传达及传达范围。
第四十三条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场谈论公司秘密，不准以任何方式泄露公司秘密。
第四十四条公司工作人员发现公司秘密可能泄露的，应当立即采取补救措施并及时向分管副总经理报告。分管副总或总经理接到报告后，应立即作出处理。
第八章办公区环境、秩序管理
第四十五条办公环境及办公秩序的管理
一、公司来访客人，需填写《来访人员登记表》，在会客室等待，由前台接待安排会见。与本公司无关的人员一律不准进入办公区，严禁在下班后，节假日将陌生人带入公司办公区。
二、为提高工作效率，办公区应保持严肃安静，严禁聊天、谈笑、大声喧哗等行为。
三、员工办公桌面应保持整洁有序，桌内不得存放现金及贵重物品。
四、上班时不准做与工作无关的事，严禁在办公室吃食物、化妆、睡觉、看小说、玩电脑游戏等。
五、员工之间要礼貌相处；接听电话用语要标准、文明、礼貌；在办公区内站姿、坐姿要得体。
六、办公区内严禁吸烟、随地吐痰、乱扔杂物。
七、办公区保持环境卫生、走道、墙壁及卫生间随时保持清洁。各办公室保证充足的光线，办公区内的植物应经常更换，保持植物的新鲜和良好的室内空气。
八、公司办公环境及办公秩序的维护由办公室负责并进行监督管理。
第四十六条员工着装管理
一、员工着装代表公司形象，在工作时间须按公司要求统一着装，佩戴工作牌。试用期员工应按要求穿着与公司制服颜色一致或相接近的服装，转正后按公司统一配置着装。公司制服分夏装和冬装两种，其穿着时间分别为：夏装，5月1月日至9月30日；冬装，10月1日至次年4月30日。
二、员工仪容仪表应整洁、大方、得体，头发应梳理整齐，女性员工上班不得化浓妆，不得染烫夸张的发型；男性员工不留长发，不留胡须。工作时不得穿拖鞋、布鞋。穿着的制服应保持整洁，经常清洗、熨烫，如有破损要及时修补。
三、公司领导应经常检查员工着装是否规范，若有违反应予以批评和纠正，检查中发现员工三次以上没按公司要求着装的，视情况给予书面警告处分。
第九章安全保卫、值班管理
第四十七条安全保卫管理
一、为保证公司办公环境的安全、有序，各部门要重视防火、防盗和安全工作，坚持“预防为主”的原则，做到有备无患，万无一失。
二、办公区要不定期检查火源、电源、消防栓、报警器等设施使用情况，办公区严禁烟火。
三、公司领导办公室、财务室、文印室、档案室为机要重地，无关人员不得随便进入，外来人员未经许可严禁入内。
四、公司上下要树立“安全第一”的思想，严禁在办公区内吸烟，禁止违规使用电器，一切电源在无人时应立即关闭，杜绝各种消防隐患。
五、消防通道必须保持畅通，严禁堆放物品堵塞消防通道。
六、全体员工无论是在工作区或非工作区，一律不许乱接电源，电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换。
第四十八条值班的规定
一、各部门根据工作需要应提前做好日值班人员的安排，值班人员应服从安排。
二、值班人员应坚守岗位，不得撤离职守，加强值班责任心。
三、值班人员根据值班安排表，轮流值班，并做好值班交接记录工作。值班人员遇特殊情况可由公司领导临时调换值班人员。
第四十九条值班人员职责
一、负责查勘现场，检查安全隐患，承接上级通知事项，遇有紧急、重要事项，应及时向公司领导报告，根据领导指示进行处理。
二、接待公司来访人员，做好值班记录，不得在值班时间将陌生人或亲属带进值班区域。
三、值班人员应保持通讯工具的畅通，以便与外界及公司领导的沟通联系。
第五十条公司办公室要有高度的责任感，经常检查、督促各部门的安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消防隐患。
第十章办公用品管理
第五十一条财务部是公司办公用品的统一采购和管理部门。
第五十二条需要办公设备或用品的部门，应填写《办公用品
申购表》，报分管副总签字，呈总经理签字批准后，由财务部统一采购。
第五十三条财务部采购办公用品，应向不少于3家的供应商发出购买需求，各供应商提供单价单，经过筛选，择优确定供应商。若为大额采购，按公司的相关招标采购程序进行。
第五十四条选择好供应商后，与其签订供货合同。所有合同的签订，必须进行审查。
第五十五条办公用品到货后，财务部要对照交货单和订购单检查货物。经核对无误后，在交货单上签字验收，然后将交货单联留存归档。
第五十六条办公用品进入仓库后，由库管人员按照货物的种类、规格、等级、存放次序等分区存放，并按定购需求发放和登记。
第五十七条财务部收到发票后，对照交货单、订购单和入库单，确认三单货名、数量、金额是否相符，由财务部经理审核，报经总经理审批同意后方可支付货款。
第五十八条货物入库后，库管员利用库存记录卡进行管理。每一种物品都需配有库存记录卡。库管员利用库存记录卡登记、接收和发放物品，随时掌握用品的最大库存量、最小库存量和续订量。
第五十九条办公用品应每月进行一次大盘点，每半月进行一次小盘点。要做到帐物相符，帐帐相符。若出现盘亏或盘盈应及时查找原因。
第六十条对库存的办公用品编号存放、标志清楚，定期清扫和整理，并采取必要的防火、防潮、防盗等安全措施。
第六十一条对过时、失效、报废的办公用品要填写报废单，经审核批准后方能报废。
第六十二条办公用品的发放需由领用人填写《办公用品领用单》，报部门负责人签字后方可领用。办公用品必须用于工作，不得挪作私用。
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