会议管理规章制度[1]3 (5).docx

会议管理制度[1]3
会议管理制度
第一条总则
为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本制度。公司会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。
第二条会议类别
1、领导班子会议
（1）由总经理发起的内部高层会议。
（2）参加人员为经理、各分管副经理或相关议题的负责人。
（3）会议不定时召开，由总经理或综合办发出通知，综合办负责收集和记录会议议题。（4）会议纪要由综合办负责整理，各相关部门负责落实会议决议。
2、总经理办公会
（1）总经理办公会是由总经理或委托人定期召开的工作例会。（2）参加人员为总经理、各分管副经理及相关的部门负责人。（3）时间原则上定为每月________。
（4）例会由综合办转发通知，并做好会议的相关准备工作。
（5）会议纪要由综合办负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。
3、部门例会
（1）科室例会是由各科室负责人定期召开的工作例会。（2）原则上定为每周一次。
（3）例会时间由各科室根据科室工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。
4、部门联合会议
（1）部门联合会议是由总经理或各分管经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。（2）会议由综合办转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由综合办负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。
5、其他会议管理
（1）综合办每月应将企业例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各科室及有关人员。
（2）凡综合办已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前____天报请综合办调整《会议计划》。
（3）对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，综合办有权安排合并召开。第三条会议程序
1、会前准备
所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等）。
对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，组织者应提供会议相关资料并上报申请，该资料包括：
（1）会议名称、会议主旨和目标；
（2）会议时间、地点、议程、议项；
（3）会议主持人、出席人员（名单）；
（4）会议财务（支出收入）预算、现有筹备情况及进展；
（5）（可能）存在的问题、解决方案及要求、筹划备时间进度表。
该申请批准后方可执行。
2、会议通知
根据会议拟订会议通知，并提前张贴或发送。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。
3、会场准备
会议组织者及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。
4、会议记录
会议进行中要做好记录。记录方式最好为速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。
第四条会议秩序和纪律
1、严格遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况，需由会议主持人批准。
2、会议期间手机应调至静音状态，特别事情到会议室外接听。
3、会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。
4、凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评，由综合管理部行专人监督执行。
5、会议应按规定时间准时召开，组织会议的科室会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。
6、参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。
7、会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。
8、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。第五条会议记录
1、会议记录原则
遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
由总经理发起、主持的领导班子会议原则上由与会的综合办主任负责会议的记录工作，总经理另有规定的，依据经理指定的办法实行。
2、会议记录员应遵守的规定
（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
（3）会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
第六条会议室管理
1、管理和使用权限
（1）会议室由综合办负责管理，各科室如因会议需要使用会议室，须事先向综合办申请，由综合办统筹安排。
（2）会议室卫生由综合办安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。
2、会议室设备管理
会议室相关设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
第七条附则
1、本制度由综合办负责解释。
2、本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。