业务档案管理规章制度细则.docx

业务档案管理制度(9)
律师业务档案管理制度
2013年11月13日修订
根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》和市司法局的要求，结合本所律师办案实际情况，制定本所律师业务档案管理制度如下：
第一条、本所档案工作由办公室统一管理，办公室设兼职档案管理员一人，具体负责档案审查、归档、保管等工作。
第二条、律师业务档案分类和立卷范围。
1、诉讼类。刑事代理、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理、仲裁代理等。
2、非诉讼类。法律顾问、执行代理、合同审查、咨询代理及其它非诉讼业务等。
第三条、律师业务档案的内容和排列顺序。
1、刑事代理：
目录；收案审批表；收费凭证；委托代理合同；委托书或指定书；受理案件谈话笔录、阅卷笔录；会见犯罪嫌疑人笔录；证人笔录；调查材料；承办律师的辩护或代理意见；案件集体讨论记录；起诉书、上诉书；辩护词或代理词；出庭通知书；裁定书、判决书；上诉书、抗诉书；超期未归档案件情况说明表；服务质量监督卡；结案报告。
2、民事代理。目录；收案申请表；收费凭证；委托代理合同；授权委托书；起诉状、上诉状或答辩状；受理案件谈话笔录；阅卷笔录；调查材料；诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书；集体讨论记录；代理词；出庭通知书；庭审笔录；判决书、裁定书、调解书；超期未归档案件情况说明表；上诉书；服务质量监督卡；办案小结。
3、法律顾问。目录；收案审批表；收费凭证；法律顾问合同；聘方基本情况介绍；法律顾问工作记录表、办理各项法律事务的记录和有关材料；律师出具的法律意见或草拟的法律文书；法律顾问工作小结；服务质量监督卡。
4、非诉讼案件代理。目录；收案审批表；委托代理合同；授权委托书，受理案件谈话笔录；委托人提供的证据材料；调查材料；律师出具的法律意见、草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；服务质量监督卡；结案报告。
5、行政诉讼代理、仲裁代理参照民事代理卷。咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列，涉外类卷分别参照国内同类卷。
第四条、承办律师在接受委托时，即应注意收集保存有关资料，着手立卷的准备工作；律师应在法律事务完毕后，即全面整理检查办理该项法律事务的全部文书材料，补足遗漏材料，去掉不必立卷归档及重复材料。
第五条、承办律师按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的顺序排列、装订成卷，本所档案管理人员予以指导。装订案卷必须遵守下列规定：
1、案卷装订必须一案一卷，每件案件的案卷材料中，只能有一份判决书或调解书，案件的
一、二审、再审及由同一事实引发的多个诉讼案件，办案律师必须以法院立案情况为据，每一案件（审级）立一案卷，不得多案装订于一卷。
2、卷内目录必须采用本所局域网公布的目录格式，律师个人不得擅自变更。
3、卷内目录的时间采用六位数字，前两位为年度，之后为月份，最后两位为日期，个位数的月、日用0表示，中间不用标点分割。
4、卷内目录中的页号仅需填写文件首页的页号，不得填写为**--**；卷内页号必须使用阿拉伯数字标注，页号标注于案卷内页右上角；双面均有内容的，双面均须标注。
5、卷内目录必须按照本规定第三条规定的内容逐项填写，特别是有下划线注明的文件，必须订入案卷，因故无法入卷，须书面说明不能入卷的理由，并将说明页订入案卷。
6、卷内收费发票、代理合同可使用复印件，但须写明使用复印件的原因，并由部门主任签字确认；
7、收案审批表、授权委托书等文书材料必须使用原件归档；
8、质量监督卡应使用原件订卷归档，当事人住所较远，提交原件不方便的，也可使用传真件归档，但不允许使用复印件归档。
9、结案时间超出判决、调解书制作日期3个月的，办案律师必须书面说明，否则，将按照逾期归档予以处理。
第六条、为督促办案人员及时制作业务档案，在立卷前财务部门暂扣应提酬金的10%不予发放，待档案管理人员审查合格签字后方可发给。
第七条、承办律师应在法律事务办结后二个月内整理案卷，装订成册，交档案管理人员进行审查合格后，与档案管理员办理案卷交接手续。
第八条、本所档案管理人员接收案卷后，按规定办理归档手续，并在本所管理系统中予以登记。
第九条、本所档案管理人员对律师业务档案，应妥当保管，不得损坏、丢失。
第十条、为发挥律师业务档案的作用，建立档案借阅制度，除办案律师外，其他人借阅案卷，须持有案件代理律师的书面同意函。档案借阅须办理登记，借阅人须妥善保管案卷，不得遗失、损毁。除档案管理人员外，任何人未经允许不得擅自进入档案室或取用已归档案卷。
第十一条、一审由中级或基层人民法院受理的民、行政、执行及非诉讼案件，案卷最低保管期限为15年；一审由高级或最高人民法院受理的民、行政、执行案件，案卷最低保管期限为30年；办案律师认为有必要，可予以延长。
一审由基层人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管年限为15年；一审由中级或以上级别人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管年限为30年；被告被判无期徒刑以上刑罚的案件，案卷保管期限为永久。
第十二条、承办律师装订案卷时，须将案件类别、承办律师事务所、承办律师、委托人、对方当事人、对方委托代理人、案由、收结案日期、审理法院、审级、法院收案号、审理结果、归档日期、立卷人、保管年限、卷内页数、备考表及案卷封底需填写的内容填写完毕。
第十三条、本制度自公布之日起施行。