中心资料管理规章制度细则.docx

中心资料管理制度
xxxxxx项目部内业资料管理细则
第一章总则
1、内业资料是真实记述和反映工程项目建设和管理等活动的历史记录，是在过程管理和控制活动中所形成的有组织的文件和资料，是质量信誉评价、竣工交付、施工索赔和结算以及桥梁维修等工作的基础，内业资料质量的好坏将对项目施工全过程控制起到关键性的作用，并为加快发展现代科学技术以及更好地开展生产经营活动提供必要条件和科学依据。
2、内业资料管理是工程项目管理工作的重要组成部分，体现了工程项目的管理水平。为全面推动和加强内业资料管理工作，不断提高内业资料管理水平和质量，确保内业资料真实、完整和规范，满足本项目质量控制和管理工作的需要，达到精细化管理，根据局指、公司的有关规定和铁路工程质量信誉评价的需要，结合项目实际，特制定本细则。
第二章组织机构及主要职责
1、项目经理对本项目的资料管理工作全面负责，项目总工对内业资料管理具体负责，其他项目领导班子成员和各职能部门负责人、各作业层分别按照各自分工负责各分管范围内内业资料管理工作。
2、为加强对内业资料管理的领导，项目部成立内业资料管理领导小组，由项目经理任组长，项目总工程师任常务副组长，具体人员组成如下：组长：xxx常务副组长：xxx副组长：xxxxxxxxx组员：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx内业资料管理领导小组办公室设在质量管理部，主任由项目经理兼任。
3、管理职责；
（1）管理小组职责。监督、检查、指导和帮助内业资料相关部门和人员做好各项具体工作，定期组织内业资料检查考评，及时处理解决内业资料管理中存在的主要问题。（2）工程部是整理工程施工技术资料的主要责任部门，负责标准规范、设计图纸、设计变更和施组、工艺等各种施工技术资料的收集、整理和管理工作。（3）质量管理部是整理工程施工质量检验资料的主要责任部门，负责进行质量管理、检验、监督检查等质量资料的收集、整理、保管和所有技术、质量资料的归档工作，并负责与监理、业主和质检站相关质量方面的往来文件。（4）安全环保部是整理安全、环保资料的主要责任部门，负责安全、环保相关资料的形成、收集、整理和保管工作。
（5）试验室是整理工程原材料和过程检验、试验资料等质量保证资料的主要责任部门，负责各种质保资料和试验管理台帐、各种检验、试验资料的形成、收集、整理和保管工作。
（6）测量组是本工程项目施工测量工作的主要责任部门，负责测量管理台帐、交接桩记录、复测资料和各种过程测量资料的形成、收集、整理和保管工作。（7）其他业务部门按照业务分工分别负责施工设备、施工用电、工程物资、工程合同、工程计划、工程计价、人力资源、职工培训、办公用品等相关内业资料的产生、收集、整理和保管等工作。
（8）作业分部职责。负责施工现场工程日志和其他原始记录等内业资料的形成、积累等工作。
第三章内业资料管理原则
内业资料整理遵循“及时、准确、真实、规范、完整”的原则，即：及时：及时填写，及时签字，及时整理，及时归档。准确：内容准确无误，符合相关标准的要求。真实：与实际相符合，不弄虚作假，真实可信。规范：填写规范，保管规范。
完整。资料填写要完整、系统，符合相关要求。
第四章内业资料的主要内容
1、涉及安全、质量、环境和项目管理等方面的法律法规、地方政府及上级管理文件等。
2、设计图纸、变更设计、技术规范、验收标准以及其它检验与试验规程等技术类文件。
3、与设计、监理、建设单位、地方政府往来的文、函，各方会商纪要（记录）。
4、施工组织设计、开工报告、施工图现场核对记录、施工日志、地质勘察资料、监控量测、质量验收、隐蔽工程签证、检验与试验[包括原材料、半成品、成品出厂质量证明和试（检）验报告，施工试验报告，功能试验报告，施工检测设备及计量器具的校验资料等]、测量记录与成果书、施工工序检查记录等。
5、项目策划书、实施性施工组织设计、作业指导书、技术交底；各种预案、环境保护方案、特殊施工方案、工程施工技术总结等。
6、施工进度报表、进度分析、施工验工计价、各类统计台帐、责任成本分析、责任成本统计等。
7、特殊岗位人员资质证和特种作业人员操作证。
8、成果资料。竣工文件（包括地亩、环保水保）、技术总结、科研总结、项目管理总结、劳务分包管理总结、项目评价、责任成本分析及总结、验工计价与决算、竣工验收报告、工程竣工验收证书、工程质量验收证书、工程环保水保验收证书等。
9、其它相关内业管理资料。
第五章各部门内业资料管理
1、施工技术资料
（1）施工组织设计的审批手续齐全，符合施工要求，施工方案切实可行；有可行的质量保证措施，有可行的工程创优规划和措施，工序之间的交接合理；各单项施工组织设计齐全，按批准的施工组织设计组织施工；施工组织设计及施工方案台帐清晰；
（2）项目组织机构健全、合理，并有报批审查。
（3）施工进度计划和网络计划上报及时，相互对应，针对性强，满足总工期要求，具有可操作性，并有切实可行的保证措施，报批审查手续齐全，资料存档完整；
（4）进场施工机械设备和施工材料报批及时；（5）技术交底齐全，交底措施有针对性、可行性；（6）开工报告资料齐全，报批手续完备；（7）监理例会、局指例会资料收集齐全、完备；（8）施工图纸复核资料准确，反馈及时；（9）设计变更工作及时，按规定程序办理；
（10）施工日志记录准确、齐全，符合要求，各项原始记录齐全。
2、质量管理资料
（1）质量管理组织机构健全，人员分工清晰、责任明确；（2）质量管理规章制度齐全、完善，操作性强；（3）质量管理台帐清晰、内容全面、详尽；（4）质保资料齐全，上报或报验及时；
（5）工程日志、钻孔记录、灌注记录等原始资料记录及时、真实、齐全，规范；（6）检验批资料齐全，报验和审核及时；（7）工程创优规划及具体措施；
（8）过程质量控制有序可控，“三检制”执行情况良好。
3、试验资料
（1）试验室经过审查批准，取得相应的资质。
（2）试验室人员符合要求，持证上岗，分工明确，岗位职责明确并上墙。（3）试验室管理规章制度齐全、完善，操作性强。（4）试验、计量设备标定及时，标定证书齐全、有效，（5）试验设备及管理台帐清晰、内容详尽。
（6）试验资料填写规范、齐全，报验及时，并通过审查批复。
4、测量资料
（1）测量设备检定及时，检定证书齐全、有效。（2）测量人员符合要求，持证上岗，岗位职责明确。（3）测量管理制度和实施细则健全，操作性强。（4）测量管理台帐清晰、内容详尽。
（5）测量资料填写规范、齐全，报验及时，并通过审查批复。
（6）交接桩记录、复测、联测成果及日常测量资料真实、准确、齐全，有效。
5、物资管理资料
（1）进场物资质保证书齐全、有效。（2）主材及原材料进场检验及时，标识明确。（3）进场物资台帐清晰、内容详尽。
（4）测量资料填写规范、齐全，报验及时，并通过审查批复。
6、安全环境资料
（1）安全管理组织机构健全，人员分工清晰、职责明确；（2）安全管理规章制度完善，安全管理台帐清晰；
（3）编制施工组织设计，应制定安全生产的技术措施，每项工序开工前，制定安全操作规程，并向作业人员进行技术交底；（4）安全生产责任明确，执行情况好；
（5）定期开展安全教育培训，培训效果明显，有针对性；（6）安全检查制度执行情况及对存在问题的整改情况好；（7）各种机械的安全操作规程齐全有效；
（8）安全技术交底齐全，安全措施合理，有针对性；（9）特种作业人员持证上岗；（10）各类安全应急预案；
（11）环保管理体系文件建立完善、台帐清晰；（12）重要环境因素辩识与评价台帐清楚；（13）环境管理施工方案建立完善。
7、机电管理资料（1）进场机械、电力设备台帐清晰、内容详尽；
（2）进场机电设备证书齐全、有效，并按规定检验有效；（3）机电设备进场报验及时、标识明确；（4）机电设备管理制度健全、可操作性强；
（5）特种设备及重点设备有专项管理办法，并有定期检查记录。
8、经营管理资料
（1）合同评审、报批资料完整、程序规范，同时建立相应合同履约资料，并做到台帐清晰、合同专用章完整；
（2）及时、准确上报建设单位、局指及公司计划统计报表，并做到填写规范、台帐清晰；
（3）根据工程进度及时收集已完合格工程验工计价所需的各种签证、检查记录资料，并进行及时归档；
（4）按合同计价原则及建设单位验工计价要求及时建立验工计价资料，合同履约与完成投资情况反映真实，并建立系统、全面的验工计价台帐。
9、生产调度资料
（1）项目部下达的周、月、季度施工进度报表资料归档完整；
（2）现场实际周、月、季度施工进度完成情况反馈资料归档齐全、清晰、完备；
（3）天气、水文、潮汐等自然条件资料日常记录详尽、完整；（4）工地施工生产各分项工程主要节点、完工时间台帐记录详尽。
10.办公室资料
（1）项目部各种公文格式准确，行文规范。（2）项目部公文的发文、收文办理规范及时有效。（3）项目部公文的归档分类清楚、完整、查找快捷。（4）项目部公文的翻印、撤销手续齐全、规范。
（5）项目部内部各种会议的会议记录、签到表完整，存放有序。（6）各级领导视察的影像资料编排有序，保存完好，拷贝安全。（7）大事记记录及时、准确、字迹清楚。
第六章内业资料管理的基本要求
1、项目部各职能部门及各作业分部应根据工程进展情况和项目管理要求，及时组织搜集、记录、整理和形成各类资料，并按照档案管理有关规定和贯标要求及时登记存档，需移交或上报的资料要及时移交和上报。
2、各类资料要确保及时、真实、可靠、完整，手写内容要字迹工整，填写规范、签字齐全，所有原始记录不得随意修改或乱涂乱画，保持资料的整洁性。
3、内业资料要分类明确、卷内目录详尽，及时归档。所有资料（含图纸）必须及时做好收文、发文和借阅登记。
4、施工技术资料的收集必须随施工进度同步进行，并在规定时间内完成整理和编撰工作，施工日志必须每天填写，隐蔽工程检查证在检查合格后填写，资料收集、整理每半月进行一次；竣工文件、技术总结、科研总结、项目管理总结、劳务分包管理总结、项目评价、责任成本管理总结等资料完成和上报时间按相关规定执行。
5、各部门、作业分部应对各自单位所形成文件资料的真实性负责，特别是与工程质量关系密切的资料，要有专人负责复核和审查，所有数据要做到准确无误。施工资料要与检验批资料、施工日志及监理日志对应。相互有关联或交叉的内容必须保持一致，不得相互矛盾。
6、施工技术资料主要项目执行国家、行业统一规定格式，无统一规定的，可根据需要自行拟定，监理单位有具体要求时，按其规定办理。
7、所有施工技术资料必须采用碳素墨水书写（测量记录手簿采用铅笔记录除外），严禁采用圆珠笔记录和签字；当采用打印机打印时，应采用针式打印或符合归档规定的激光打印。
8、文字材料除有特殊要求的以外，一律采用不低于70克的a4白纸；图纸原则上按施工设计图的规格，当业主另有规定除外。
9、各级责任部门都必须妥善保管所有的施工技术资料，采取有效措施防止资料丢失、霉潮、虫蛀、鼠啃等；对涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等玩忽职守造成资料不合格的，追究相关人员责任。
10、所有资料都必须分类建档，按顺序装盒装柜管理，建立资料总台帐、卷内目录，卷内目录按《铁路建设项目竣工文件编制移交文件汇编》规定格式填写。
11、竣工文件的编制移交暂按《铁路建设项目竣工文件编制移交文件汇编》的规定办理，若业主或档案馆另有要求时另行通知。
12、各部门、作业分部必须指派专人负责内业资料管理工作，工程部、质量部、试验室等部门必须配备专职资料员，其他业务部门可根据实际需要配备专职或兼职资料员，具体做好内业资料的整理和保管工作。
13、各作业分部技术负责人应高度重视各类施工记录的填写和收集整理工作，认真指导和帮助现场值班技术员或其他有关人员正确填写施工记录，并加强检查，发现问题及时纠正，保证原始记录的准确性和严密性。
14、对业主、监理及上级主管部门在内业资料检查中发现的问题要做到反应迅速、措施有效、整改及时、整治彻底。
15、资料管理人员要加强自我学习和业务培训，不断提高内业资料管理能力，不断满足项目施工的需要和档案管理的要求。
16、资料管理人员如发生调整时，要及时办理交接手续，并形成必要的资料移交记录，确保内业资料管理工作的连续性。
17、进一步充实和完善内业资料管理中的硬件设施，内业资料要实行专人管理、专机（电脑）专用，电脑、打印机、存储器等要设施要保证状态良好，电脑要采取必要的防护措施，避免遭受外来病毒的侵入，防止发生电脑“死机”瘫痪现象，或造成大量资料（电子文档）丢失、出错。所有电子文档形成后必须留有书面备份存档，以免给资料管理带来不可挽回的损失。
18、技术资料的管理除满足上述要求外，还应严格执行公司“二桥工技（2005）43号“文件规定以及国家、行业和上级有关管理规定。
第七章检查考评
1、为充分调动内业资料相关人员的工作积极性，项目部实行月度检查考评制度，每月对内业资料管理工作进行检查考评，检查方式主要采取月度专检和日常检查相结合的方式进行，同时参考铁道部、业主、监理和上级主管部门的检查考评情况。
2、内业资料一般每月25日左右，由项目总工牵头，对项目部各部门、作业分部内业资料进行一次检查考评，遇有特殊情况，随时进行专项或重点检查，并做出详细记录，检查内容主要为本细则中所列内容。
3、项目部制定具体奖罚措施，针对月度内业资料检查中发现的问题认真进行统计分析，并制定具体措施，明确责任人，限期整改。同时根据检查考评结果，依照有关奖罚规定，对相关人员进行奖励或处罚，达到奖勤罚懒、奖优罚劣的目的，确保内业资料质量。
第八章奖罚办法
第一条内业资料的形成及整理要严格执行国家、铁道部的各项标准、规范及业主、咨询监理的具体要求，为确保内业资料能够“及时、准确、真实、规范、完整”的进行，特制定了如下的奖惩措施：
1、项目部设立内业资料奖罚基金，每月支出5000元作为对各部门内业资料的奖励基数。
2、根据各部门内业资料数量及内业资料管理的权重，对各相关部门酌情予以奖励。
3、对上级单位在内业资料检查中发现存在严重问题的，对其相关部门的予以处罚。
⑴项目部每月组织对各部门的内业检查，每发现一条不合格，扣除50元。⑵局指、业主检查，每发现一条不合格，扣除100元。⑶对于检查中发现重复出现的问题，加倍处罚。
4、对在铁路信誉评价内业资料检查中做得好的及受到表扬的部门给予1000~2000元奖励，对月度业主、监理检查考评中做得好的部门给予400~800元奖励，对存在严重问题的部门处以400~800元处罚。
5、项目部每季度进行一次优秀资料管理员评选，对入选者每人奖励200元。
第九章附则
1、本细则由项目部质量管理部负责解释。
2、本细则自公布之日执行。