人事档案管理规章制度5篇.docx

人事档案管理制度5篇
第一篇：人事档案管理制度人事档案管理制度
为了加强人事档案工作，提高管理水平、有效地保护和利用档案，使人事档案工作制度化、规范化、科学化，更好地为人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家关于人事工作方针、政策，结合公司实际，特制定本制度。
一、基本原则
1、人事档案管理以“为人事工作服务”为基本原则。必须维护人事档案的真实性和完整性，实行人事档案管理的集中统一。严守人事档案机密，提高管理水平。
2、在人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
二、档案材料的收集、归档
人事档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和每个人的切身利益，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖励等工作中新形成的反映公司员工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。
（一）、收集归档的范围
1、员工调任、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表、任免呈报表（包括上报的考察材料）、鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料。
2、录用和聘用及招工中形成的录用和聘用招工审批表、聘用干部合同书、政审材料、续聘审批表、解聘、辞退材料。
3、办理员工工资、待遇、出国（境）、退（离）休等材料。
4、评聘专业技术职务和学历材料。
5、政治历史情况的审查材料（包括更改入党、团时间、参加革命工作时间等问题的审查材料）
6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
7、所以上部门表彰奖励活动中形成的各种表彰材料、处分材料（包括甄别、复查材料、免于处分的处理意见）。
审计工作中形成的有关材料。主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料、离任审计考核材料；法院审判工作形成的判决书。
8、体格检查中确诊有严重慢性病、身体残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
9、办理员工丧事活动中形成的生平、报纸（国家或市级报纸）报道（国家或市级报纸）的讣告、消息、非正常死亡的调查报告等。
1o、其他可供组织参考的材料。
（二）鉴别与归档手续要求
1、必须是办理完毕的正式文件材料。
2、必须材料完整齐全、真实、文字清楚、对象明确、写明承办单位及时间。
3、必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章。规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字（与本人见面后未签字的，可由组织注明）。
4、档案材料必须使用十六开的办公用纸，只能用黑色墨水书写。
三、档案的管理
1、人事科负责员工的人事档案管理工作，确保档案完整、有效，不丢失、不损坏。每年年初要对公司员工的档案材料进行整理、归档。
2、公司要及时办理聘用或解聘等人员的档案移交手续。
3、因公需调阅人事档案的，应由调阅人写出申请，理由正当的，由主管领导签字批准后主可调阅，调阅应在本公司进行。人事档案确需外借，申请人应写出借阅理由，经主管领导签字批准后，由人事科将档案加封条、盖章后交借用人。借用人应按人事档案的管理规定，返还时加封条、盖借用单位公章后，按期返还。
4、转出转入的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出、转入。
5、收到档案后，经核对无误，在回执上签名盖章立即退回。对转递出的档案，逾期一个月未退回执者，要写信催问，以防丢失。
四、本制度自批准之日起执行。执行过程中的问题由人事部门负责解释。
第二篇：人事档案管理制度人事档案管理制度
一、公司管理的人事档案指公司内部人事档案。公司建立的人事档案包括以下内容：
1.履历表
2.身份证复印件，户口本复印件
3.学历证明复印件，职称证书复印件
4.外地户口提供所在单位当地暂住证
5.员工入职审批表
6.员工转正审批表
7.公司考核材料
8.公司对员工本人的奖励、处罚、任免情况材料
9.公司认为需存档的其它材料。
二、正式员工应将个人国家公职档案存入公司所立集体存档户。员工国家公职档案存入公司集体存档户时应提供以下资料：
1.行政关系介绍信
2.工资转移介绍信
3.履历表须填至调出之年月
4.鉴定材料
5.已婚，请提供婚姻证明
6.转正、定级审批表
7.职称审批表
8.干部录用表
9.招工审批表
10.外地户口提供单位所在地暂住证
三、档案管理方式
1.公司内部人事档案由公司人事部专人保管；
2.档案管理人员保证所建档案的完整、清洁，对所建档案及时编号，保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁，并不断研究和改进管理方法，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化；
3.档案管理人员要严守保密制度，不得向他人泄露档案内容；
4.查阅人事档案须经公司人事部负责人批准。
四、员工如有个人资料发生变更，包括其地址、婚姻状况、出生子女情况及银行帐户名称，应于5个工作日内以书面形式通知公司人事部进行变更。
五、凡需要公司开具的有关人事证明（工作证明、收入证明等），员工必须到公司人事部审批，报总经理核准后方可办理。公司有权决定是否出具证明。
XX省和远科技有限公司年月日
第三篇：人事档案管理制度人事档案管理制度
一、干部人事档案收集
1、严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”（组通字[1996]14号）规定的范围收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档，充实档案内容。
2、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。
3、干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
二、干部人事档案查（借）阅
1、查阅干部人事档案者，必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。其他如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。
2、干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得复制。违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。
3、外省市单位欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。
4、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。
5、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地点查阅。干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意井严格履行登记手续方可借阅，限期（两周内）归还，逾期须办理续借手续。
6、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。
三、干部人事档案鉴别归档
1、归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
3、干部人事档案材料的载体应是（19×26.5厘米）规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
4、对归档材料应逐份登记.并于一个月内归入本人档案袋（盒）内，每年装订入卷一次。
四、干部人事档案转递
1、建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。
2、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。
3、转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。
4、转递干部人事档案必须填写印制的《干部人事档案转递通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方签字盖章。
5、档案管理部门对外单位转入的档案，要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。
6、档案管理部门要主动与干部调配、任免单位（部门）配合，使干部人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。
五、干部人事档案保管保密
1、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条例》的规定，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。
2、档案库房必须坚固，配制铁质档案柜，库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，保证档案安全，做到万无一失。
3、对保管的干部人事档案应在干部人事档案名册上逐个进行登记。死亡人员档案分开保管。
4、严禁个人私自保存任何人的档案材料。
5、档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。
6、非档案管理人员不得进入档案库房。
7、档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。
8、在工作中形成的废纸需粉碎处理。
六、送交档案材料归档
1、凡干部任免或接到“催调干部人事档案通知单”后，应按规将干部人事档案正本（或副本）及时送交干部人事档案的主管（或协管）部门。
2、送交档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少、材料，凡是干部人事材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理有关手续。
3、送交的档案必须按规定经过整理，对不整理的，可退回原单位重新整理，限期报送。
4、干部人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登汜，并及时办理接收手续。
5、对送交的档案、档案材料，要按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。
第四篇：人事档案管理制度公司人事档案管理制度
集团公司人事档案管理制度
第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。
第二条集团公司员工档案实行分级管理
由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。
（一）原始档案。员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。
（二）新建档案。员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。
（三）电子档案。员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。
经集团人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司引进的员工的档案由各分（子）公司人资科管理。
第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。
二、人事档案的建立
第四条新建人事档案收集范围
由人力资源部门直接形成的材料：
（一）各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单（要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效）等材料。
（二）职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称（学位等）审批材料。
（三）工资调整审批表。
（四）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。
（五）考核、考勤或其它类材料。
（六）有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。
（七）各种处分、处罚材料和通报批评等材料。
（八）有关接收、调配、解聘等情况记录材料。
（九）各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料。
（十）各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。
通过其它渠道形成的材料：
（一）各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。
（二）参加各级人大或各类协会代表大会材料。
（三）业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。
（四）出国审批表及在外期间鉴定材料。
（五）参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。
（六）在原工作单位形成的有关档案材料。
（七）在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。
（八）重要的社会关系、亲属关系的记录材料。
（九）对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。
第五条人事档案归档材料要求
归档材料应具备的条件：
（一）必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。
（二）材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。
（三）凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。
（四）档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。
（五）档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。
应妥善处理不应归档的材料：
（一）经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》（此指干部或重要人员档案）。
（二）接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。
（三）凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料（物品）名称及份（件）数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。
（四）对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。
（五）销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。
第六条人事档案的整理要求：
（一）应遵循完整、真实、精练、实用的原则。
（二）应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
（三）人事档案的保管范围与人员管理应相一致。
（四）材料增减时应进行重新整理。
（五）人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。
第七条人事档案的建立
（一）集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。
（二）集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分（子）公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分（子）公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。
（三）员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位）的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。
第八条人事档案的编号
（一）人事档案编号构成。档案代码+四位数字，按顺序编号。
（二）各分（子）公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母（大写），如采购管理中心，其人事档案编号为cgg。
（三）员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。
（四）同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。
第九条人事档案建立的具体程序
（一）集团人力资源中心以及各分（子）公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
（二）按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。
（三））在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。
（四）将新的材料存入档案。
第十条员工在职期间形成的培训、奖惩（考核）、晋升等材料的收集、整理与归档。
（一）大学生、聘用人员、科级（含）以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。
（二）其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。
三、人事档案的转递
第十一条人事档案转递的具体程序
（一）人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。
（二）在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因（调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等）及转入地点。
（三）填写《人事档案转递通知单》。
（四）将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。
（五）收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。
第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。
第十三条员工晋升科级（含）以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。
第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。
四、人事档案的查询、借阅
第十五条档案查询和借阅应按程序办理
（一）档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。
（二）外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。
（三）各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。
（四）人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。
五、人事档案的保管
第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。
第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。
第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。
第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。
第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
六、考核办法
第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：
（一）人事档案不全的。
（二）档案交接不清致使员工档案丢失的。
（三）不遵守人事档案保密制度的。
（四）不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。
（五）不按规定销毁人事档案的。
公司人事档案管理办法规章制度
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案。个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案。培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案。将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案。员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则。分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
第五篇：人事档案管理制度人事档案管理制度
人事档案管理制度
1、为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，在一个月内归档。任何个人不得以任何理由积压滞留材料，防碍收档。
2、人事档案由人事主管部门管理。干部调离工作单位时，档案要随人及时移交转递。
3、每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按照登记检查档案，发现缺少及时查找。
4、查（借）阅档案须经主管领导批准，办理有关手续后、方可查（借）阅。
人事档案统计制度
1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。
2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。
3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。
4、按照上级要求，报送本局档案情况。
人事档案查（借）阅制度
1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。
2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查（借）阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。
3、查（借）阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。
人事档案保密制度
为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。
1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。
2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。
3、忠于职守，加强保密观念。不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。
4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。
5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。
6、非档案管理人员，不准随便出入库房。
人事档案利用制度
1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。
2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。
3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。
人事档案库房管理制度
1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。
2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。
3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。
4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。
5、档案柜的排列要科学有序、便于通风和避光。
6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害。
7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。
分管档案工作领导责任制
1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在的问题。
2、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。
3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情况，开展两个文明和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。
档案员职责
1、认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》《机关档案管理工作条例》和上级业务主管部门制定的关于档案工作的方针、政策、规定、办法及本局规定的各项规章制度。
2、刻苦学习档案工作业务知识，培养独立工作能力，不断提高档案管理工作的科学水平，积极为本局各项工作服务。
3、对人事档案要每一季度检查、核对一次，避免张冠李戴，调出人员档案要随人员及时转出。凡需查（借）阅档案，未经主管领导批准，不得外借，不得转出。
4、经常保持档案库房整洁、卫生，切实做好“七防”工作，确保档案库房绝对安全，发现问题及时报告，采取措施，妥善解决。
5、准确做好档案的统计工作，定期编制档案工作统计报表，同时做好档案资料的借阅登记工作，按有关规定，定期向档案主管部门移交档案。
6、坚守岗位、忠于职守、遵守纪律、严守机密。
7、对丢失、损坏档案者有权提出处理意见。绝对保护档案的安全，凡接受的档案要及时存入档案室，不得外放，不得擅自转移，分散销毁档案材料。
交通运输局干部人事档案管理制度
干部人事档案管理部门工作职责
一、按照《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等法律、法规的规定，依法管理干部人事档案，为国家积累档案史料。
二、及时收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
三、按规定办理干部人事档案的查阅（借阅）和转递事项。
四、及时更新干部职务（职称）、学历、工资等变动信息。
五、积极为局党组和上级党组织提供干部情况。
六、全力做好干部人事档案的安全、保密、保管与保护工作。
七、经常调查研究干部人事档案工作的新情况，结合实际制定、完善规章制度，加强业务指导工作。
八、建立和完善干部人事档案信息库，大力推广、应用干部人事档案现代化管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理现代化。
九、定期向同级档案馆（室）移交死亡干部人事档案。
十、办理领导交办的其他事项。
干部人事档案管理工作人员守则
一、认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，贯彻落实科学发展观，努力提高思想政治素质。
二、严格按照《干部档案工作条例》规定和各项工作制度的要求，坚持原则，一丝不苟，认真履行工作职责。
三、刻苦钻研干部人事档案管理业务，努力提高管理工作能力和水平。
四、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《保密法》等法律法规和各项安全保密制度，严密保管干部人事档案，严防失密、泄密，保证干部人事档案的绝对安全。
五、认真做好干部人事档案材料的收集工作，对收集的材料要详细登记、认真鉴别、及时入卷归档。
六、严格履行查（借）阅干部档案登记、审核、签批程序，对查（借）阅干部档案手续不完备的，不予提供利用;对查阅后的档案，要认真检查核对，及时完好地归入库房。
七、热情接待查（借）阅档案人员，努力提供优质服务。
八、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。
干部人事档案材料收集补充制度
一、按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》等文件要求，注意跟踪形成干部人事档案材料的信息，及时将反映干部的德、能、勤、绩、廉等方面的正式材料收集归档，不断充实档案内容。
二、建立、完善与干部人事档案材料形成部门（单位）的联系制度和材料收集网络，主动争得各部门（单位）的工作配合，对应收集归档的材料要做到应收尽收、及时归档。
三、收集补充的档案材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实，文字清楚，手续完备，规格一致（长260毫米，宽184毫米或长297毫米，宽210毫米）。凡属手续不完备、不符合归档要求的材料一律退回材料形成部门，限期重新补报。
四、各档案材料形成部门要认真按照干部人事档案材料收集归档范围的要求，将形成的干部人事档案材料及时报送干部人事档案管理部门。任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留档案个人材料。
干部人事档案材料鉴别归档制度
一、认真审查、鉴别收集的干部人事档案材料，将符合归档要求的材料及时归入干部档案。
二、对经鉴别内容不完整，来源、时间不明，字迹模糊不清，打印书写不规范，手续不完备等不符合要求的材料不接收、不归档，并限期更换或待补办完手续后再归入档案。
三、对犯有严重错误或涉及其他重大问题的干部，经党组织审查，做出处理结论后形成的正式材料可归档，在未做出结论之前不得归档。
四、经鉴别，对不属于归档、须从干部人事档案中撤出的材料，必须登记造册，经领导审核后销毁或转给有关单位和部门。
五、任何人不得从干部档案中撤出应归档的材料，对违反规定者，要追究责任，严肃处理。
干部人事档案整理工作制度
一、按照《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》等法规、规定要求，认真整理干部人事档案。
二、整理干部人事档案，必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清晰并与内容分类相一致、装订整齐，使档案达到完整真实、条理规范、精炼