档案管理工作基本规章制度.docx

档案管理工作基本制度
一、严格执行《中华人民共和国保密法》，坚决同违反保密纪律的行业作斗争。
二、未经允许，任何人员不得擅自进入档案库房，档案工作人员不得在档案库房会客、闲谈和进行与工作无关的活动。
三、正确处理保密和利用的关系，查阅使用机密档案，必须经有关领导批准。
四、未经本单位或档案主管部门同意，任何组织和个人都无权公布档案内容。
五、利用档案时，不能随意携带档案外出或转借他人。
六、属于不归档的文件材料要经过鉴定，不得随意处置、变卖；必须销毁的，应按规定登记，经主管领导批准，由二人以上监销。
七、发现泄密事件，要及时报告，查明原因，采取有效措施，尽力挽回损失。
档案人员岗位职责
一、坚持党的四项基本原则，努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，全心全意为人民服务，争做合格档案人员。
二、认真学习宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作方针、政策，熟练掌握本单位计算系统的操作技能，不断提高业务水平。
三、妥善管理本单位各种门类和载体的档案及有关资料，做好保管、保护、鉴定、移交等工作。
四、搞好档案利用工作，充分发挥档案材料的作用，为各项工作服务。
五、搞好档案资料的统计工作，建立台账，做到数据准确、报送及时。
六、起草档案工作文件，制定本单位各种门类档案的分类方案、归档范围、保管期限表、建立健全各项规章制度。
七、协助档案馆认真审查本单位移交的档案，做好本单位档案升级与开放的审查工作。
八、严格依法办事，以身作则，守法、执法，及时举报违法、违纪事件，协助档案行政管理部门办理档案民事案件。
文件材料归档制度
一、本单位及个人在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录、均属归档范围。
二、归档材料必须齐全、完整，能反映本单位职能活动和历史面貌。
三、归档文件格式符合党的机关和国家机关关于公文处理办法的要求。
四、归档文字材料应适于永久、长期保存，不能用铅笔、圆珠笔、彩笔、红墨水、复写纸等书写、否则应复制后归档。
五、会议材料应于会议结束后，及时交档案室。
六、本单位专业档案由业务股室整理规范后，于次年3月底前移交综合档案室。
七、当年的文件材料应于次年3月底由承办部门向档案室移交归档，文书档案的整理归档必须在次年6月底以前完成。
八、加强电子文件的归档与管理，保证归档电子文件的安全保管和开发利用。
九、归档文件的质量应符合档案管理统一规范要求。
电子文档管理制度
一、、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子文档管理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监督、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作服务。
三、本单位在对电子文件计算机逻辑归档的同时，应搞好相应的纸质档案的物理归档。
四、本单位向档案馆移交的电子文件一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存；接收入库的电子文件，每两年抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题及时补救，确保电子文档的绝对安全。
五、加强电子文档的保管、保密防范措施，销毁归档的电子文档，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。
专门档案管理制度
一、专门档案管理，就是按照一定的原则和方法，科学地组织专门档案工作，维护专门档案的完整、准确、系统和安全，并充分发挥专门档案作用。
二、加强对专门档案的领导，解决落实好专门档案所需经费，确保专门档案工作顺利开展。
三、按照《档案法》与档案行政和行业主管部门的要求，做好专门档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、统计、保护与计算机管理工作。
四、对于特殊载体和重要珍贵的专门档案，要落实专人、专室、专柜，按特藏档案进行保管，确保档案的绝对安全。
五、专门档案人员要努力学习、钻研业务、热爱本职，接受行业主管部门和档案行政主管部门的指导，使单位各专门档案工作健康有序地开展。
档案利用制度
一、档案人员应熟悉档案内容，编制必要的检索工具和有关参考资料。要热情、耐心、及时、有效地为利用者提供档案。
二、凡到档案室查阅档案资料，应由本单位出具介绍或经有关领导批准，方可查阅。
三、档案室的档案资料，一般在阅览室查阅，确需借出，要经负责同志许可，用后应及时归还，决不允许转借或丢失。
四、查档案人员必须爱护档案，不得在档案上张贴、圈点、批注、划道、折叠、污损、涂改，更不得拆卷、调换和抽取材料。
五、查档人员不得摘录、复制与查阅无关的档案内容，确需摘录、复制的要经档案管理人员同意，并经校对无误和加盖公章后才能有效。
六、做好档案的查阅登记工作，对提供利用的档案、资料，交接时要当面点清，发现问题及时处理，及时记载档案的利用效果，总结经验，不断提高工作效益。
档案保管制度
一、应有存放档案的专用柜架，符合保管档案的要求，严禁在库房和柜内放置其它物品。
二、集中统一保管本单位各种门类和载体的档案，根据实际情况采用一种科学排列方法，做到存放有序、整齐美观、查找方便，编制必要的存放位置索引或示意图。
三、配置温湿度计、灭火器、电风扇等防火、降温、去湿设备，搞好八防（防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫），确保档案的安全。
四、坚持经常定期检查所藏档案的安全情况，做好记载；发现问题及时查明原因，向有关领导汇报，采取相应措施。
五、坚持经常性的清洁卫生工作，保持档案库房内外的整洁。
档案鉴定制度
为确保档案的保存价值，便于系统、科学地保管档案，及时准确地提供利用档案，特制订本制度。
一、鉴定档案要根据国家档案局颁发的《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档文件材料的规定》进行。
二、鉴定工作应成立鉴定委员会或小组，由本单位有关人员和档案形成单位有关同志组成，具体工作由分管此项业务的同志进行。
三、鉴定档案人员，应具备以下条件：
1、政治责任心强，遵守保密纪律。
2、有一定政策水平，熟悉本单位工作。
3、工作踏实细致，作风严谨。
四、鉴定档案人员要根据档案鉴定工作的有关规定，明确档案鉴定工作的要求，确切划分留存和销毁界限。
五、对销毁的档案文件，要编制销毁清册，经鉴定委员会（小组）审查，并在销毁清册上签名。
六、销毁档案时，应派专人监销，要在销毁清册上签名。
七、鉴定工作结束后，应写出鉴定工作报告。
档案室清洁卫生制度
一、经常保持库房内外清洁，做到库内温度、湿度符合标准，保持库房内恒定温湿度。
二、库房内不能随意用水拖地，以防止增加库房内湿度。
三、库房内档案、资料要定期整理，经常去灰扫尘，保持清洁，防止档案害虫寄生。
四、库房内严禁堆放杂物和食品，以免起鼠患。
五、库房内要随意备放灭鼠药，档案柜、架上要经常放置防虫药。
第二篇：档案管理制度基本内容（样本）档案管理制度基本内容
档案管理人员工作职责
一、认真学习贯彻《档案法》和《XX省档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。
二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。
三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。
四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。
五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。
六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。
七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。
八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。
九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。
十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。
十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。
十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。
文书档案管理制度
为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。
一、归档范围
文书档案归档范围包括。计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、重要的人民来信来访处理材料，月、季、年度报表，专题材料等有查考价值资料。
二、归档要求
1、归档文件材料必须符合有关规定，做到完整、准确，即正件与附件、印件与定稿、请示与批复等前后对应。
2、归档文件材料必须符合规范要求，书写材料规范，字迹清楚，文件审核标准，签发手续齐全。
3、不同价值的文件材料分别整理，便于保管和利用。
4、按照立卷改革要求，以“件”为单位进行整理。（注意：机关单位要求）
5、按照要求，以“卷”为单位进行整理，每卷不超过200页。（注意：企事业单位要求）
三、归档时间
各部门兼职档案人员应将本年度结束后，将本部门各项活动中产生的文件材料进行整理，在规定时间内向档案室移交，档案室应在六月底前完成上一年度立卷归档工作。
四、档案借阅和保管
文书档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时按规定要求办理，任何部门和个人不得将其占为己有。
科技档案管理制度
为确保科技档案完整、正确、系统和安全，提高科技档案的归档质量，实现科技档案的有效利用，特制定科技档案管理制度。
一、设备档案
（一）归档范围
1、设备购置依据文件
2、设备开箱验收文件
3、设备随机文件
4、设备运行、维护文件
（二）归档要求
凡重要设备进入单位后，应遵照设备开箱验收制度进行开箱验收。验收时，档案人员、设备部门人员应到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案完整、齐全，验收合格后相关文件交档案室归档保存。
（三）归档时间
设备档案应在开箱后随时归档。
（四）档案借阅和保管
设备档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。
二、基建档案
（一）归档范围
1、工程建设依据性文件
2、工程设计文件
3、工程施工文件
4、工程竣工验收文件
（二）归档要求
基建工程项目应在项目竣工验收前进行档案验收，在项目竣工验收时，应通知档案室人员参加，确保项目档案材料的齐全、完整。
1、基建档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。
2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。
3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以a4图幅为标准。
4、长远保存的案卷装订必须去掉金属物。
5、案卷不装订，卷内文件按照卷内目录次序排列编号。
（三）归档时间
基建档案归档应在项目验收结束后三个月内向档案室移交。
（四）档案借阅和保管
基建档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。
会计档案管理制度
会计档案是单位档案的重要组成部分，是单位资金活动真实具体的反映，也是日常经济活动形成的原始资料，具有备查和保存价值，实现会计档案的安全利用，特制定会计档案管理制度。
一、归档范围
单位在财务工作中形成的凭证、账簿、报表等有关反映资金活动状况的原始材料。
二、归档要求
会计档案由会计人员按照会计档案归档要求进行整理、组卷、装订成册。会计档案移交档案室时按类别整理，凭证以资金帐户和时间顺序排列，编写归档号码。账簿以资金帐户排列编号入档。报表按内容组卷装订，移交时需填写目录和移交清册。
三、归档时间
会计档案须在每年六月底前按规定向档案室移交前一年度的会计档案，做到集中统一管理。上一年度的会计档案可暂时存放财务部门备查。
四、档案借阅和保管
会计档案应按照集中统一管理要求，及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。
声像档案管理制度
为加强单位声像档案管理，确保声像档案安全、有序，特制定声像档案管理制度。
一、归档范围
1、市、区级以上领导来单位视察、检查和指导工作所形成的声像材料
2、单位召开的各种重要会议和重要活动所形成的声像资料
3、荣获市、区级以上先进称号的集体和个人的声像材料
4、发生重大事故、重大事件的声像资料
5、单位创新和具有特定特色工作形成的声像资料
6、其他具有保存价值声像资料
二、归档要求
1、声像档案包括照片、录音和录像等，是单位档案资源的重要组成部分，必须收集齐全，规范整理。各部门应明确专人负责，按规定向档案室移交，由档案室实行集中统一管理。
2、照片由底片、照片和文字说明三部分构成，文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者，整理时应按照底片和照片对应原则，按照要求填写文字内容。
3、录音带、录像带、vcd和电脑盘片等必须图像清晰、声音清楚，录音带、录像带、vcd及电脑盘片的按盒（盘）整理，粘贴标签和书写标题（内容）、作者和录制时间、地点，录音带、录像带应竖放在远离磁场的专用箱柜。
4、声像档案应由承办人按规定整理，并编写说明。
5、声像档案应定期进行检查，对已污损的声像档案及时采取补救措施。
6、各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
三、归档时间
声像档案应在活动结束，整理后向档案室移交，档案室应在六月底前完成编号归档工作。
四、档案借阅和保管
声像档案应及时归入档案室保存，需要查阅时可按规定办理，任何部门和个人不得将其占为己有。
实物档案管理制度
为了完整保存单位在各项工作活动中所荣获的各类称号，特制定实物档案管理制度。
一、归档范围
1、荣获全国、市级、区级先进集体荣誉称号的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗。
2、上级机关领导、社会知名人士来本单位视察、参观、出席重要会议等活动时具有一定价值的纪念品（物）和题词。
二、归档要求
1、实物档案必须收集齐全、规范整理，由档案室集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。
2、实物档案必须是原件、原物，且完整无损。
3、实物档案按规定分门别类对实物档案进行整理，编制目录，移交档案室统一保管。
4、档案室应随时收集零散的具有保存价值的实物档案。
三、归档时间
各部门档案人员应在奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等获得后，及时向档案室移交，档案室应在六月底前完成编号归档工作。
四、档案借阅和保管
声像档案需要查阅时按规定要求办理，未经领导批准，任何人不得擅自出借实物档案。
档案保密制度
为了确保档案信息安全，严格遵守《中华人民共和国保密法》的规定，增强保密意识，自觉维护档案的安全与保密，特制定档案保密制度。。
一、档案应集中存放在档案室，对外借阅档案必须严格履行借阅手续，提供档案时要严格执行有关保密规定。
二、不得擅自携带案卷外出，不得在公共场所与无关人员谈论档案内容。
三、档案复制后原件应及时归还，复制本单位涉秘档案，须经分管领导同意，档案管理人员予以登记。
四、档案人员调动工作时，必须认真办理档案移交手续。
五、对违反保密规定造成失密、泄密的责任者，根据情节轻重给予教育或处理。
档案统计制度
档案统计是通过表册和数字形式反映单位档案工作情况，做好档案统计，使档案家底清楚，便于管理和利用，提高工作效率，特制定档案统计制度。。
一、准确统计各类档案的数量、档案构成和变化状况。
二、档案统计一般年度为单位进行统计。
三、统计后要加强对统计数据的综合分析，掌握各类动态，根据统计信息反馈，研究改进工作措施。
四、做好档案利用效果的统计，填写好档案利用情况登记表。
五、做好查阅、借阅登记以及各类档案的台帐登记。
档案借阅利用制度
为确保档案的安全和完整，更好地为单位各项工作提供服务，查阅档案人员必须遵守以下规定，特制定档案借阅利用制度。
一、查阅档案必须填写《档案借阅登记》，查阅内容需与工作相关，如需外借档案，借阅时间一般不得超过一周，到期必须归还或办理续借手续。
二、外单位查阅档案，须持有单位介绍信，经分管领导审查同意方可查阅。
三、借阅有保密内容的档案，须经分管领导审查同意，且须严格遵守保密制度，不得将档案内容外传。
四、查阅档案时，不得饮水、进食，严禁吸烟。
五、查阅人员必须爱护档案，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂改、添加文字等，如有发现，将根据《档案法》追究有关人员法律6
责任。
档案鉴定销毁制度
为了保证档案鉴定销毁工作安全、有序、规范进行，特制定档案鉴定销毁制度。
一、鉴定组织
档案鉴定工作由单位成立档案鉴定领导小组，领导和组织相关业务部门和档案室实施。
二、鉴定基本原则
在鉴定过程中，要用历史和全面的观点进行鉴定，既要考虑全局和长远需要，又要考虑现实价值和历史价值。
三、鉴定标准
以相关规定为依据，结合本单位的实际情况，结合本单位档案保管期限表作为划分档案价值标准，对已保管期满档案进行鉴定，确定剔除与存留。
四、鉴定方法
采用直接鉴定法，鉴定人员逐卷逐件逐页审查档案，考察文件的实际内容是否还具有保存价值。
五、档案销毁
经过鉴定，对没有继续保存价值的档案，要编造销毁清册，报领导小组审批后，方可销毁。销毁时要有两个人以上在指定地点监销，并在档案目录中注明“已销毁”字样和销毁时间。
档案库房管理制度
档案库房是存放档案的重要场所，为使档案库房管理工作规范化、标准化，确保库房档案的完整与安全，特制定如下规定：
一、档案库房非档案人员原则上不得进入，如工作需要，则应事先联系征得档案人员同意，并由档案人员陪同。
二、档案人员应自觉维护库房秩序，严禁将易爆易燃物品存放在库房内，严禁在库房内吸烟、吃东西，库房无人时必须关灯、关窗、上锁。
三、库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针，做好档案防护的“八防”工作，即防火、防盗、防光、防高温、防高湿、防有害气体、防尘、防有害生物。
四、保护档案尽可能延长档案寿命，严格按库房温湿度标准，控制和调节好库房温湿度，温度应控制在14℃－24℃，相对湿度应控制在45%－60%。
五、每年对库房档案进行清点检查，发现问题及时纠正，确保档案实体安全有序。
六、定期做好库房清洁，保持库房内档案及其装具、地面清洁整齐。
七、对库房内档案装具进行科学排列编号，便于准确、快捷的利用档案。
档案工作突发事件应急处置预案
为有效预防和及时处置在档案工作中出现的突发事件，确保档案资源的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国突发事件应对法》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律、法规的精神，现结合本单位实际，制定***（单位）档案工作突发事件应急处置预案。
一、成立档案工作突发事件应急处置领导小组。为全面负责本单位档案工作突发事件的应急处置，成立以**为组长，**为副组长，***、***（可以是各部门负责人或其它认为需要成为组员的人员）和档案管理人员为成员的档案工作突发事件应急处置领导小组。
二、档案工作突发事件应急处置领导小组，须切实履行职责，坚持统一领导、综合协调、分工负责、迅速反应、果断决策、合作互助的原则，确保在突发事件发生后，应急处置工作有序进行，尽可能将损失降到最低限度。
三、对由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的，档案工作突发事件应急处置领导小组，应在领导小组组长的统一指挥下，及时采取应对措施予以妥善处置。
四、办公室（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）必须依照法律、法规和本单位的相关规定，切实加强档案安全管理工作，落实有效防范措施，及时消除安全隐患，防范突发事件发生。
1、按照上级部门及本单位档案工作突发事件应急处置领导小组的部署，由办公室负责（或档案信息中心等具体负责档案工作的部门）对档案突发事件应急知识进行宣传教育，适时组织开展应急预案演练，增强和提高对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。
2、档案管理人员要通过参加培训和日常学习，熟悉、掌握档案防灾、救灾的有关知识，掌握和使用应急救援设备和设施。
3、档案管理人员对可能发生的火灾、渗水等事件应及时报告预警，并落实8
相关的排查和处理措施，消除安全隐患。
五、注意收集政府部门、气象部门等发出的预警信息，针对潜在的安全隐患以及可能发生的突发事件，及时启动预案，果断采取措施，防止危害发生，确保档案安全。
六、在档案工作发生突发事件后必须采取应急处置措施：
1、在第一时间向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并通知相关人员进行处置，同时根据现场条件，展开积极救治，疏散、撤离并妥善安置受到影响的人员，采取消除事故的必要行动，快速展开自救、抢救工作，依照重要程度先后转移档案资源和计算机硬盘。
2、迅速控制危险源，标明危险区域，封锁暂不能转移的档案库房现场；对出入档案库房的人员进行管理，防止档案在混乱中遗失。
3、积极配合专业救援人员进行现场处置。
4、对突发事件可能造成的危害和损失进行初步判断，对已经受损的档案，立即组织力量抢救，避免损失进一步扩大。
5、采取其他必要措施防止次生、衍生事件的发生。
6、遇人为寻衅滋事扰乱档案正常工作秩序事件，应立即向档案工作突发事件应急处置领导小组报告，并及时向公安部门报警。
7、档案突发事件发生后，应先抢救永久档案，然后是长期、短期档案。
七、在档案工作发生的突发事件后，要向**（上级主管部门）和区档案局报告，对突发事件及其造成的损失不得隐瞒、缓报、谎报，同时做好事件原因的分析，加强整改和完善安全防范制度和措施。
***（单位）
二○**年*月*日
第三篇：档案工作管理制度档案工作管理制度
一、为了加强发展建设部档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥工程档案管委会各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》制定本制度。
二、工程档案是管委会自成立以来在工程建设方面各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、审计、影像等门类的档案。
三、对工程项目各个门类的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。
四、工程档案工作由发展建设部门主管。由指定人员负责，负责管委会档案工作的日常管理。管委会各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。
五、贯彻工程项目档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全管委会工程项目档案工作各项规章制度，维护和保持管委会工程项目档案的完整与安全。
六、借阅使用相关档案材料，一般以借阅部门工作形成的档案为主，须经部门档案管理负责人批准。
七、借阅人员必须负责维护工程项目档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出管委会。
八、档案人员应填写《借阅档案登记簿》，并对归还的案卷严格检查和清点，然后注销借阅。
九、对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任若构成犯罪依法追究刑事责任：
（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；
（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；
（三）涂改、伪造档案；
（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
档案保密制度
第十五条认真贯彻《档案法》，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。
第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。
第十七条严格执行档案借阅制度，无关人员不得进入档案库房。不得将借阅的档案擅自复制、摘抄或转借他人。
第十八条认真做好防火、防盗工作，确保档案机密不被盗、不泄密、不遭人为破坏。
第十九条准备销毁的档案经履行销毁手续后，应及时彻底地进行销毁，不准出卖或做他用。
第二十条定期清理检查档案，并做好记录。发现问题及时向有关部门及领导汇报。
档案保管制度
第二十一条全部档案必须按门类分别存放。各类档案及案卷的存放，按分类方案的规定和案卷目录的顺序自左向右、自上而下依次排列。
第二十二条档案装具符合国家标准，档案柜坚固耐用、摆放整齐、统一编号，便于管理与查找；归还的档案应随时放回原位，防止出现混乱和丢失。
第二十三条档案库房由档案室人员管理，其他人员禁止进入。第二十四条库房内要保持适宜的温湿度：温度为摄氏14--24度，相对湿度为45--60％。当温湿度不适宜时应采取措施及时调节。每天有温湿度记录。
第二十五条库房内应保持严密、整洁，禁止存放与档案无关的物品。库房窗户应加挂窗帘防尘及防阳光直射档案材料；定期除尘；防虫防霉药剂应在有效期内使用。
第二十六条档案库房安装防盗门和护窗栏，门锁齐全有效。班前应检查库房门窗，班后要切断电源、锁好门窗，确认安全可靠后方可离开工作岗位。室内严禁吸烟和使用明火，并配置符合规定的灭火器材。
第二十七条每年对档案案卷进行一次全面检查。检查内容主要包括：库藏量、借阅量、移出量、销毁量以及档案保管状况等。认真做好检查记录。
案鉴定和销毁制度
第二十八条档案鉴定工作要贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，历史地全面地考察档案的价值和作用，准确判定档案保管期限，保证档案质量。
第二十九条档案鉴定工作在集团管委会主管领导、相关业务部门负责人和档案室人员组成的档案鉴定小组主持下进行。
第三十条鉴定档案按档案室编制的《档案保管期限表》直接对案卷进行鉴定。如果一个案卷内文件内容密不可分而价值有所不同，则以其中最重要文件价值确定该案卷的保管期限。
第三十一条对已超过保管期限的档案，应重新进行鉴定工作，慎重确定其存毁。对仍有保存价值的应延长保管期限并做好相应调整；对确无利用价值的应履行严格的手续将其剔除销毁。
第三十二条销毁档案要严格履行审批手续。必须编制销毁清册，由鉴定人员签字，报集团管委会领导审核批准后进行销毁。
第三十三条销毁档案时要严格执行保密制度，由两人监销，监销人应在销毁前认真清点核对，销毁后在销毁清册上签字，并注明销毁方式与日期。第三十四条档案销毁工作结束后，应将销毁清册及时归档。其保管期限为15年。
档案统计制度
第三十五条做好集团管委会档案的日常基本数量统计工作。通过案卷目录、分类目录、借阅登记等，准确、真实地记录档案及档案工作的状况，使基础工作规范化。
第三十六条做好每年的档案工作基本情况统计（包括室藏档案数量、年度归档情况、借阅档案人次卷次、专兼职档案人员基本情况、编研情况等）年报工作，保证数据准确，上报及时。
第三十七条依据档案登记，进行档案接收、鉴定、销毁、保管等情况的数量统计工作，并对档案的借阅利用及利用效果反馈进行统计。
第三十八条通过统计分析，掌握档案数量及档案管理情况的变化，及时发现问题，改进工作，不断提高档案管理工作水平。
第三十九条进行各项档案登记和统计时，要求使用耐久字迹材料书写。
第四十条有关的统计数据、材料未经领导批准不得擅自对外提供
文书档案归档制度
第四十一条归档范围
一、凡是反映集团管委会各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
二、集团管委会《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团管委会实际情况制定的。第四十二条保管期限
文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
长期为16--50年，短期为15年以下。
第四十三条归档时间集团管委会各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按年度分类、整理、立卷，于第二年3月底以前交管委会档案室统一保管。
第四十四条归档文件材料的质量要求
一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到100%。
二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。
三、管委会制发的文件应归档原件或正本。
四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。
五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。
六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。
附：
文书档案归档范围
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（一）党群工作
１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）
２、党总支工作计划、总结
（1）党总支年度计划总结及重要专题汇报
（2）党总支半年总结、党办年度总结及较重要的专题汇报（3）党办半年总结、一般的总结汇报材料
３、党总支委员会（包括党政联席会）会议记录
４、领导班子生活会记录
5、领导班子成员年度述职报告
6、党内统计年报
7、党内职务任免的文件材料
（1）任免党总支书记的决定
（2）任免党支部书记的决定
8、党组织关系介绍信
9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料
10、党纪处分材料
11、纪检工作的文件、材料
12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度
13、有关管委会党务工作的各类信息稿件
14、有关共青团工作的文件材料
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（二）行政管理
１、上级机关颁发的文件材料
2、管委会召开会议的文件材料
（1）年度工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报
告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料
（2）半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料
3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定
4、管委会工作计划、总结、报告
（1）年度、年度以上的
（2）半年的、重要专题的及部门年度总结
（3）部门半年总结
5、管委会年度（含年度以上的）发展规划
6、管委会制定的规章制度
（1）管委会章程、总经理工作条例等
（2）一般的制度、规定、办法等
7、管委会制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料
（1）方针、政策性、重要业务问题的
（2）事务性、有参考价值的
8、管委会的请示与上级的批复、分（子）管委会的请示与管委会的批复
（1）政策性、重要问题的
（2）一般事务性的
9、管委会签订的合同书、协议书、意向书等文件材料
（1）重要的或涉及较大资金额度的（2）有效期不超过三年的委托代理、服务合同等
10、干部任免的文件材料
（1）管委会副总级行政领导
（2）管委会所属部门和分（子）管委会负责人
11、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料
（1）管委会一级的
（2）管委会所属部门和分（子）管委会的
12、质量管理体系文件材料
（1）体系认证、审核认证证书等
（2）质量体系内部文件
13、年度计划任务责任书
14、管委会在调查研究工作中形成的文件材料
（1）重要的综合成果、专题报告、方案、总结
（2）原始记录及一般性调查报告
15、管委会财产、物资交接凭证
16、经济纠纷、诉讼材料等
（1）涉及数额较大或案情比较复杂的