档案管理规章制度(试行) (2).docx

档案管理制度(试行)
附件七：
宁夏理工学院人事档案管理办法（试行）
第一章总则
第一条为了加强人事档案工作，提高人事档案管理水平，实现人事档案管理工作的规范化。根椐《中华人民共和国档案法》及《实施办法》和国家教育部《普通高等学院档案管理办法》等法规，结合学院的实际，制定本办法。
第二条
本办法所称档案的范围，是人事处主要职能活动和日常人事管理等各项工作活动中形成的，对学院和社会具有保存价值的文件材料。
第二章管理体制及其机构职责
第三条
档案工作遵守统一领导、分级管理的原则。人事处设档案室，由院长直接领导，主管领导分管。
第四条
人事档案室既是学院档案工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护档案的机要机构。其主要职责：
1、宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定；执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。
2、制订和组织实施本院人事档案工作的规章制度，履行依法治档职责。
3、负责本院人事档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护和统计等工作。
4、严格执行保密制度，做好档案密级划分和守密工作。
5、做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保档案安全。
6、围绕学院中心工作，完成学院交办的其他任务。
第五条依据统一领导、分级管理的原则，档案室负责本部门档案的收集、整理、保管、利用工作，档案室应配备专职或兼职档案员。
第三章文件材料的形成与归档
第六条
各类文件材料的形成、积累、整理和归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每个立卷人员应按照工作程序和立卷要求，进行材料的积累，工作结束时应及时整理、立卷。经本部门负责人审查合格签字后归档。
第七条
归档范围
（一）教职工形成的下列材料，应归入本人档案：
1、干部、职工、教师等各类人员登记表，个人简历材料，更改出生日期、姓名的材料。
2、自传及属于自传性质的简历材料。
3、鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料。
4、学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术资格申报表、考绩审批材料；
5、政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。
6、奖励材料（包括各类证书复印件）。
7、处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）。
8、录用、任免、聘用、培训进修、出国、离（退）休、离职、辞职材料。
9、教职工各类花名册。
10、其他可供组织参考的材料。
（二）、归档要求
1、归档材料要齐全、完整、手续完备。凡规定需由组织盖章的，要由组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求、手续不完备的档案材料，须补办完手续后归档。
2、归档材料统一使用a4规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水书写，不得使用复写纸复写。
（三）、归档时间
1、应聘大学毕业生的个人档案自聘用报到后一个月内交由学院人事处档案室管理。
2、应聘教授和副教授的毕业证、专业技术职称证的复印件自报到后一个月内交由学院人事处档案室管理。
3、其他应聘者应将大专及以上学历证明、专业技术职称证书的复印件自报到后一个月内交由学院人事处档案室管理。
4、所交的复印件，必须附带原件一并查验，经查验无误后，将原件退还本人。
5、教职工档案材料应自形成之日起三十天内，由人事处档案员及时整理、分类后归档。
第四章档案管理
第八条
人事档案管理要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目等。
第九条
按照《中华人民共和国保守国家秘密法》，对档案实行密级保管。
第十条
档案室应设有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温等设施。
第十一条
档案保管期限分为永久、长期、短期，对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。
第十二条
对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期整理汇总。
第十三条档案转递
1、应聘教师的个人档案在规定时间内按要求交由人事处档案室统一管理。移交时，档案应确保完整无损。
2、教职工因工作调动、职务任免等需要将档案转出学校的，凭调动通知或任免通知到人事处档案室办理相关手续。
3、凡是辞退、辞职人员在办理离校手续后，应及时到人事处档案室办理提档手续，在15日内不办理提档手续的按有关规定收取托管费。
4、档案转递由人事处档案室通过机要形式统一发送。原则上不许本人自带。
5、档案转出需详细填写“档案转递通知单”上注明转出内容；档案交接双方要严格履行交接登记手续。
第十四条
档案员应定期检查、清点，对已破损、字迹不清的档案应及时修补，发现隐患立即向领导汇报解决。
第十五条
做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。
第五章档案资料的查阅
第十六条阅档要求
1、查阅人事档案的部门必须出具组织介绍信，并填写《查阅人事档案登记簿》。
2、查阅人事档案时，各部门应派副处级以上的管理人员到档案室查阅。
3、人事处档案室根据有关规定，确定是否提供何种材料。
4、人事档案原则上不外借。如必须借出使用的，要说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还。发现损坏或丢失，应由借阅者负责赔偿并追究其责任。
5、借用时间一般为十五天。不能按期归还的，要提出续借理由，并办理续借手续。
6、查（借）阅档案要妥善保管，严格遵守保密制度和查（借）阅规定，不得擅自转借他人。严禁涂改、圈画、抽取、撤换、污损档案材料。
7、查（借）阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
8、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复制、复印档案内容，因工作需要从档案中取证的必须提出申请，经主管领导同意批准后方可拍摄、复制、复印。
第六章档案的鉴定和销毁
第十七条
档案鉴定工作在院主管领导下，由院办公室、人事处组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告并由鉴定小组成员签字，呈报院长审核签字后实施销毁。
第十八条
销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监督销毁。未经批准，任何人不得销毁档案。
6第七章考核、奖励和处罚
第十九条
学院建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作作出突出贡献的个人（专、兼职）给予表扬和奖励。
第二十条
对于违反国家和学院档案管理的行为，需按照相关规定给予处罚。
第二十一条第二十二条
第八章附则
本规定由人事处负责解释。本办法自发布之日起执行。7
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