2015年公司财务管理制度.doc

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2015年公司财务管理制度

第一章 总则

第一条：为了建立健全公司的财务管理体系，全面、及时、准确地反映公司的经营成果，全面监督公司各项财产的使用及流转，以维护公司的权益，特制定本制度。

第二条：公司设立财务中心，全面负责公司财务工作的日常操作和管理；财务中心直接对公司董事会负责，同时负责财务部具体工作流程及规章的制定和执行，并根据实际情况及需要修订本制度。

第三条：公司各部门及直属单位应积极配合财务中心的工作，促进本制度的有效实行；全体工作人员应严格遵循本制度的精神及具体规定，其他各部门所制定的各项规章制度除不得与国家法律法规相抵触外，还不得违反公司章程及本财务制度的相关规定。

第四条：适用范围
苏州市凯文克莱服饰贸易有限公司及所属各单位。

第二章 货币资金管理
第一条：现金管理
1.公司应当按照国家现金管理的有关规定合理使用现金。
2.公司现金的使用范围包括：支付工资、日常费用报销、员工个人借款、预借差旅费、支付小额购料款、公司备用现金等其他必须以现金支付的支出。
3.公司财务部常备现金的具体金额，由财务中心具体确定，报经董事长（或总经理）批准后执行。
4.财务部出纳是公司现金管理的主要执行者，出纳应当严格按照现金付款程序支付现金；报销、申请付款必须由申请人填写报销单或付款申请单，经相关部门主管、经理审核，并经财务部经理（或主办会计）复核，由董事长（或总经理）批准后，出纳方可支付现金。
5.出纳收到现金应填写现金收款单，并有交款人签名，对于所收现金数额较大（超出公司规定的常备现金金额）的，应即时送存银行，避免做支现金及风险。
6.出纳在收、付现金时，应在现金收、付款单上详细注明款项来源或用途，以便于财务做账。
7.出纳应对所收、付的现金及时登记现金流水账，当天下班前结出账面现金余额并与实际库存现金核对，确保账款相符。
8. 出纳应定期（7天）将收、付现金单据送交财务中心审核，并定期与其他会计对账，不符时应即时上报财务中心并查明原因，做处相应处理。
9.对于出纳保管的库存现金发生长短款时，应即时查明原因，并做出书面报告经财务中心审核、董事长（或总经理）批准后再进行相应的账务处理。

第二条：银行存款管理
1.公司办理货款支付及回收销货款，原则上均应通过银行转账方式进行，其他收、付款项金额较大的，也应通过银行转账进行。
2.通过转账付款的，付款人填写付款申请单，经部门负责人（一级部门）审批，并经财务部复核，由董事长（或总经理）批准后，方可交出纳办理付款。
3.出纳应定期（7天）将收、付银行存款单据提交至财务中心，财务中心应安排相关会计定期与银行对账单进行核对。
4.出现银行存款账面数与银行对账单不符时，必需查明原因，直至核对正确为止，并及时将相关情况上报财务中心，财务中心复核情况后，及时上报董事长及总经理。

第三条：其他货币资金管理
1.公司因业务需要使用或收到其他形式的货币资金，如支票、银行本票等，应进行款项登记管理，并及时将复印件提交财务经理审核，以安排财务入账。
2.对于收到的其他货币资金，出纳应即时办理银行入账手续，以免超期；特殊情况的，可以比照银行存款管理的规定执行。
3.对于员工罚款以及对相关事项的捐款，财务部应专门立账，专款专管；公司设立内部的“爱心成长基金”，专款专用，具体用途参照公司《爱心成长基金管理规定》执行。

第三章 费用报销管理

第一条：差旅费的借支和报销规定
1.差旅费：指公司业务人员、管理人员、技术人员等因公外出（本地或外地）所发生的交通费、住宿费、餐饮费等相关费用。
2.出差人员应本着“合理、必要、节简”的原则支付各项费用。
3.公司按高层、中层、基层将在职员工划分为三个层级，出差人员应根据各自所处层级与出差地，按公司规定的限额内报销出差费用。
4.为鼓励出差人员节省差旅费用，享有某一级别待遇的出差人员，如果实际采用了下一级别出差人员待遇标准花费费用，公司可以将两级待遇差额部分的50%以奖励的形式补偿给出差人员。
5.出差人员外出，预计所需费用在300元（不含300元）以上的，可向公司借支差旅费，300元以内的，公司不予借支；借支时，借支人应填写《借支单》（见附件一），由所在部门经理（一级部门）审核，经财务经理（或主办会计）复核、报董事长（或总经理）批准后，到出纳处支取。
6.借支差旅费在出差人员报销时冲抵报销款，报销时实行多退少补的原则；对于借支，财务部按“前款未清，不予再借”的原则执行，特殊情况的，须经董事长（或总经理）特批后，方予以再借；出差人员报销差旅费用，应该在回司后三个工作日内进行，同时结清借支，否则财务部将不予差旅费用报销，借支费用将直接在出差人的工资中扣回。
7.出差人员报销差旅费用，必须附有效的《出差申请单》和经过部门经理（一级部门）审批过的《出差报告单》，否则，财务部将拒绝报销；特殊情况，经董事长（或总经理）批准后方可报销；因主管领导出差，相关单据无法审核的，报销期限顺延。
8.出差费用报销应严格按审批流程执行；相关人员出差的具体审批权限如下：
1）国内出差：1天以内的由该岗位直接上级审批；7天以内的，经其直接上级确认后，由部门总监审批；7天以上，15天以内的，经各级确认后，由行政总监审批；15天以上的，经各级确认后，由董事长（或总经理）审批。
2）国外出差：经逐级确认后，一律由董事长（或总经理）审批。
3）中层以上（部门经理级别）管理人员出差，3天以内，由部门总监审批；3天以上，经部门总监审核后，一律由董事长（或总经理）审批。
9.对于超过差旅费用规定的标准而需要报销的，经所在部门各级确认后，应交财务部复核，财务部复核时应将超出具体金额用红笔标出，提交董事长（或总经理）特别批准后，才可到出纳处报销领款。
10.出差期限因故延长的，出差人应提前请准派遣人，并补办相关手续；否则因此而产生的一切费用，公司不予报销。
11.员工出差的乘坐的交通工具原则上限于客车或火车（硬卧），情况特殊的，必须提前经过部门总监同意，经董事长（或总经理）批准，否则公司不予报销交通费用（也不按规定内费用报销）。
12.差旅费用的报销，一律须有发票或原始凭证（餐饮费用为固定补贴，不需发票），无票一律不许报销，特殊情况，须经董事长（或总经理）批准后，方予以报销。
13.员工在市区内（出差地市区）一般应乘坐公交车；公司对乘坐出租车严格控制，乘坐出租车须事先经主管上级同意；报销时须由主管上级在费用单据上签字并注明具体情况，然后通过复核、审批，方予以报销。
14.出差食宿费用的具体执行标准：
地区

类别
级别
省外县级市及以下（除粤、苏南县级市外）
省外地级市、浙、粤及苏南县级市
省会城市、浙、粤及苏南地级市（除广州）
直辖市、特区及广州、南京
常熟
市内
住宿费
餐饮费
住宿费
餐饮费
住宿费
餐饮费
住宿费
餐饮费
餐贴
基层
80元/夜
25元/天
100元/夜
30元/天
130元/夜
35元/天
150元/夜
40元/天
25元/天
中层
100元/夜
30元/天
130元/夜
35元/天
150元/夜
40元/天
180元/夜
45元/天
30元/天
高层
130元/夜
35元/天
180元/夜
40元/天
200元/夜
45元/天
260元/夜
50元/天
35元/天
备注：1.任何级别员工出差，必须按上述规定标准执行，超出部分自理；
2.多人出差，要求同性两人合宿一间，标准取高级别员工执行，如客户支付费用的，不得另行报销住宿费；
3.以享受实际餐费报销的，同餐员工不得另报餐费；
4.餐饮费按每天2.5餐分摊，早餐取0.5，中晚餐各取1；
5.常熟市内或郊区范围内外出，餐补同按2.5餐分摊，按比例报销。
15.出差交通费用的具体执行标准：
类型 级别
公交汽车
出租汽车
火车
飞机
高层
实报实销
实报实销
实报实销
事前经董事长（或总经理）同意后凭票报销。
中层
实报实销
事前经总监或分管领导同意后，凭票报销。
实报实销
事前经董事长（或总经理）同意后凭票报销。
基层
实报实销
事前经部门经理或总监同意后，凭票报销。
实报实销。
事前经董事长（或总经理）同意后凭票报销。
第二条：业务招待费的支出和报销规定
1.业务招待费指公司业务人员陪同、招待客户用餐、住宿、交通、送礼等所花费用，包括在本地与外地招待客户所产生的各项费用。
2.业务人员应本着“必要、适当、合理、节简”的原则，招待好公司的客户及其派出的代表。
3.业务招待进行前，必须事先请准行政中心，详细申明招待理由、招待人员、招待事项安排及招待费用预算，由人事行政部根据情况，填写《业务招待申请单》（见附件二），报行政中心批准后执行；高标准招待（金额达2000以上的），由行政中心复核后，报董事长（或总经理）批准后执行。
4.业务招待费用的标准，由申请部门主管领导视具体情况决定后，由行政中心确定并通知申请招待的部门或招待人。
5.业务招待申请经行政中心、董事长（或总经理）批准后，招待部门或招待人可以根据行政中心的通知，持经批准的《业务招待申请单》，按审批金额到财务部办理费用借支；对实际招待费用超出审批金额的部分，由招待人员自理；特殊情况需要报销的，必须按费用报销程序，逐级审核后，报董事长（或总经理）批准。
6.招待费用的报销，必须单独报销，不得与其他费用混同报销。

第三条：业务公关费用的支出和报销规定
业务公关活动的申请、标准确定及费用支取等细节，与业务招待办理类同，具体也由行政中心组织申报和办理。具体参照《业务公关申请单》（见附件三）执行。

第四条：工伤医药费的支出和管理规定
1.工伤医药费是指公司员工在工作时间内、工作过程中或其他因公出现工伤事故时发生的费用，包括医药费、医疗费、工伤补偿费等。
2.在职员工工作期间，发生工伤的，相关部门应及时送往相关医院救治，医疗费用可先由员工个人垫付；员工个人无法垫付的，当事部门负责人应及时向公司申请，由公司先行垫付；费用的申办按借支程序办理。
3.工伤费用报销一律须凭正规发票，缴纳工伤保险的，由公司人事行政部代为办理向社保机构报销；未缴纳工伤保险的，由逐级确认后，经总经理批准后，到公司财务部报销。
4.工伤治疗期间，享受工伤保险津贴的，公司不再发放当事员工工资；不享受工伤保险津贴的，工伤期间，公司按月发放当事员工的基本工资。
5.重大工伤事故，由行政中心根据国家《工伤保险条例》及相关地方法规的规定，提拟具体处理方案，报董事长（或总经理）批准后，给予一次性处理。
6.工伤的认定和补偿，由公司人事行政部参照法律、法规的具体规定办理。

第五条：其他费用的支出和报销管理规定
参照本章第一条进行。

第四章 固定资产管理

第一条：固定资产指单位价值较高，使用期限在一个会计年度以上的房屋、机器设备、工具、配件等资产。

第二条：固定资产是公司的重要财产，对其加强管理主要表现在对资产的安全性及使用功能上的管理，防止各种资产被盗、丢失及被损坏。

第三条：财务部应对公司的所有固定资产详细登记，制定固定资产目录表，建立固定资产管理档案，固定资产应指定专人负责日常管理，保证固定资产的既定使用功能。

第四条：固定资产应进行相应的分类，根据会计准则、公司规定及实际情况对固定资产采用适当的折旧方法计提折旧。

第五条：对于不能使用而需报废的固定资产，使用部门应提出报废，经主管部门审核和批准并作出处理意见后，由财务部进行账务处理；对于丢失或多出的固定资产，使用部门及时报告，经主管部门审核、批准并作出处理意见后，由财务部进行账务处理。

第六条：财务部应组织人员定期对公司的固定资产进行盘点，全面清盘的次数每年至少一次，对盘盈或盘亏的资产，由资产管理人员填写盘盈/亏报表，经财务经理签属处理意见，报总经理批准后，由财务部做出相应账务处理。

第五章 盘点及盈亏处理

第一条：财务部根据工作需要，负责仓库的盘点计划和安排；仓库根据财务部的要求，组织盘点工作；财务部负责监盘和抽盘，并负责盘点数据有效性、准确性的复核和审查。

第二条：全面盘点每年至少安排一次，非全面性的局部盘点，由财务部根据工作需要，具体计划和安排。
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第三条：盘点实盘数量与财务账面不符的，仓库应制作盘点盈亏处理意见申请报告，详细说明原因，报主管部门审核，并经总经理批准后，交由财务部按审批意见进行相应的账务处理。

第六章 财务报表及报告

第一条：财务报表是反映公司资产状况、经营成果及现金流量等信息的基本资料，财务部应对公司的各项经济业务活动进行全面准确的核算，并按公司规定的时间提交上月的资产负债表、利润表、现金流量表、费用支出表、销售报表及其他相关报表提交董事长、总经理及董事会其他成员。

第二条：财务部在全面监督管理公司的财产及经营活动过程中，对发现的重要问题，应拟写相关财务报告送交董事长、总经理，并及时反馈相关信息，以促进问题的解决或改善。

第三条：财务部除应定期向董事长、总经理及董事会其他成员提交财务报表外，还应定期拟写工作报告，向董事会及总经理详细反映及说明公司生产经营过程中存在的问题和不足，提出解决方案或参考建议，并向董事长、总经理反映财务部监督、管理工作的执行情况。

第七章 财务工作纪律、细则及处罚规定

第一条：财务部银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。

第二条：公司的银行账户的账号必须保密，非因业务需要不准外泄；银行账户印鉴的使用实行分管并用制，即财务章由出纳保管，法人代表和会计私章由会计保管，不准由一人统一保管使用；印鉴保管人临时出差由其委托他人代管；公司各类章印的分工保管，具体由财务中心根据实际情况确定，报董事长、总经理批准后执行。

第三条：财务部对已获批准的付款款项，不得改变支付方式和用途；非经收款单位书面正式委托并经董事长（或总经理）批准，不准改变收款单位（人）。

第四条：财务部及相关个人未经董事长及董事会批准，严禁为外单位（含合资、合作企业）或个人担保贷款。

第五条：财务部应严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法律法规，及公司制定的岗位职责及相关具体规定，积极配合上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按其要求不断完善制度、改进工作。

第五条：处罚规定
1.财务部工作人员，违反公司《财务管理制度》的，由财务部或主管部门按照公司《员工奖惩管理制度》行政处分中的“最高处分”给予严肃处理，同时可以附带经济处罚，情节恶劣或特别严重的，移交司法机关处理。
2.公司其他部门人员，违反公司《财务管理制度》的，如：弄虚作假、多报重报等，由财务部提交公司人事行政部按公司的相关规定处理。

第八章 附则

第一条：本制度经董事长、总经理批准后，自发布之日起执行。

第二条：本制度由公司财务部负责修订、完善、解释，并监督执行。

第三条：本制度未尽事项，由财务部根据具体情况请示、处理。

第四条：附件
1.附件一：《借支单》
借 支 单
申请时间： 借支人：
借支事由

借支金额
大写： （￥： 元）
预计归还日期
年 月 日
会计科目
暂付款项
有无借支未结账目

受款确认：
直接上级审核意见：
部门负责人意见：
财务部审核/审批意见：
总经理审批意见

2.附件二：《业务招待申请单》
业务招待申请单
申请时间： 经办人：
申请部门

申请人

申请招待时间

招待对象

我方作陪人员

申请招待费用
大写： （￥： ）
招待活动
具体安排

申请部门
负责人意见

行政中心
核实意见

董事长（或总经理）审批
意见

3.附件三：《业务公关申请单》
业务公关申请单
申请时间： 经办人：
申请部门

申请人

申请公关时间

公关对象

公关目标

申请公关费用
大写： （￥： ）
公关具体
策划安排

公关结果
预测

申请部门
负责人意见

行政中心
核实意见

董事长（或总经理）审批
意见