公司办公用品规章制度管理.docx

公司办公用品管理制度
温州红连文化创意开发有限公司
办公用品管理规定
第一条为加强公司办公用品管理，规范办公用品采购、使用，特制定本制度。第二条本规定适用于公司、项目园区办公用品的采购、管理、使用。第三条管理单位
（一）本规定由公司总经办负责起草、修改、实施、解释；
（二）由公司综合办公室负责办公用品采购工作；
（三）办公用品仓库由综合办公室行政人事文员负责管理、领用、登记，综合办公室主任协助、监督管理。
第四条本规定规定的办公用品包括：
（一）耐用办公用品包括：
1、耐用办公用品分为两部分：公司（部门）耐用品和个人耐用品；
2、公司（部门）耐用品包括：电风扇、笔记本电脑、打印（复印）机、移动盘、u盘、鼠标、照相机、摄像机、其它电子通讯用品等，个人不经常用到且无需保管的耐用品；
3、个人耐用品包括：座式电脑、电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、戒纸刀、直尺、起钉器等分配给个人使用且由个人保管的耐用品；
（二）易耗办公用品包括：
1、易耗办公用品分为两部分：公司（部门）易耗用品和个人易耗用品；
2、公司（部门）易耗用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔等由公司统一使用的易耗品；
3、个人易耗用品包括。签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸等由个人使用的易耗品。
第五条办公用品的采购、入库管理
（一）个人耐用品、易耗办公用品根据历史数据设立安全库存量，低于安全库存量的，每月进行补充采购；
1、行政人事文员每月25日前进行库存盘点，对需要补充采购的办公用品进行统计，填写《办公用品采购申请单》综合办公室主任审核，再交行政总监批准后于月底进统一采购；
2、采购完成后，由综合办公室采购物品的数量、质量、适用度进行验收后，行政人事文员做好入库登记，填写《办公用品入库统计表》、《固定资产统计表》；
（二）公司（部门）耐用品，公司不设库存，部门、个人需要时，填写《办公用品采购申请单》交综合办公室主任审核，再交行政总监审批后，由行政人事文员实施采购；确实急需的可以临时采购，不急需的纳入月底统一采购；
（三）综合办公室每年根据公司需要确定2-3家供应商，并且签订相关采购合作协议，实行定点采购、配送、月结算方式，并且在实际采购中要进行价格比对，选择相对性价比高的供应商采购；
（四）对新型、首次购买的物资，在公司没有指定供应商的情况下，综合办公室应收集供应商和产品的信息，做好询价，并完成新供应商的确定。
第六条采购报销
（一）公司办公用品定点采购，实行月度结算；
（二）每月月初供应商将上月采购的物资清单交综合办公室，由行政人事文员将清单与《办公用品采购申请单》进行核对，两者相符合后，填写《付款凭证》，按财务付款流程执行。
第七条办公用品的领用
（一）耐用办公用品领用：
1、个人耐用品：员工入职办理入职手续时，由综合办公室《个人物品领用表》，经员工签字确认后，入员工个人档案保存；原则上个人耐用品今后工作中不再发放，如因损坏需要更换的，必须以旧换新；
2、公司（部门）耐用品：由公司统一安排使用，如个人需要的原则上以借领的形式填写《重要物品借用登记表》，在借领时间到后必须归还；如工作中需要的，应按个人耐用品领用流程执行；
3、耐用办公用品领取好，行政人事文员要做好登记，根据《固定资产统计表》，填写《耐用办公用品（固定资产）领用登记表》。
（二）易耗办公用品领用：
1、个人易耗用品：个人易耗用品领用，实行旧换新制度；员工领用办公用品的，将原先用旧、破损的物品交行政人事文员后，在《办公用品领用表》上进行登记后，由行政人事文员将领用物品交给领用人；原则上一个旧物只能领一个新物，不能多领；没有以旧换新的直接领用的，《办公用品领用表》由综合办主任确定签字后，方可领用；
2、公司（部门）易耗用品：由由公司统一安排使用，如个人需要的，填写《办公用品领用表》由综合办主任确定签字后，方可领用；
（三）由各部门使用、保管的用品，由部门负责人负责领用、保管，如涉及个人耐用品的，由在部门负责人名下进行登记；
（四）公司所有办公用品领用登记后，行政人事文员必须进行出库统计，填写《办公用品出库统计表》；
（五）综合办公室做好旧物的回收、保管、处置，旧物变卖后所得费用纳入公司乐捐箱，作为公司员工福利使用。
第八条办公用品的保管与报表
（一）行政人事文员根据办公用品的类别、品种分类放置、保管；办公用品不能丢失、损坏；不能占为己有，不能带回家中；
（二）行政人事文员要加强责任心，认真做好办公用品的保管和分发，对领用人员热情服务，及时向综合办主任报告库存情况；
（三）本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。
（四）财务部出纳配合行政人事文员，于每月25日前做好办公用品盘存工作，必须帐物相符；
（五）行政人事文员于每月5日前，将上月《办公用品管理使用报表》报行政行政总监进行审核；
（六）办公用品有关所有书面、电子材料，必须保管好，每月进行整理。
第九条未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的采购、申领，先报行政总监审核后，纳入相应分类进行采购、申领。第十条个人耐用品或由个人保管的办公用品，员工领用后如损坏、丢失的，应当修复或赔偿；其它办公用品损坏的应当以旧换新，丢失的应当自购。
第十一条项目园区办公用品的采购纳入公司统一管理、采购，并由指定专人与行政人事文员对接，实行每月月初领用一次。
第十二条员工离职时，办理离职交接当天必须根据《个人物品领用表》、《重要物品借用登记表》将相关物品交还公司，行政人事文员做好登记。
第十三条本规定自公司总经理签发之日起执行，期间持续改进；以往如有与此规定相抵触的，以此规定为准。