会务服务管理规章制度.docx

会务服务管理制度
会务服务工作制度
为加强会务服务人员管理，做好会务工作，提高会服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定会务服务工作制度如下：
一、会务职责
1、承担各类会议的会务工作；
2、承担领导临时交办的工作。
二、会务安排
会务工作由常务副总负责具体安排，总经理负责督查。
三、办会程序
确认承办会议工作后，应及时成立会务组，明确分工，一般划分为“文秘信息组，后勤保障组，车辆运输组”各小组工作职责如下：
（一）文秘信息组工作细则（1）会前准备工作
1、文秘信息组应明确主办单位，会议名称、内容、召开时间、地点、参会人员范围和人数。
2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。
3、及时编制会务服务预算表。
4、及时预定酒店，编制宾客入住计划，配合后勤保障组妥善安排宾客入住。
5、提前将相关信息告知其他小组负责人，以方便其他小组配合跟进、开展工作。
6、明确全部会务物资清单，明确各物资摆放位置，准备好u盘、文具、医药箱等全部会务物资。
7、文秘信息组主负责布置会场，具体包括。设置主席台领导座次；设置发言席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要，设置笔记本电脑插座，保证信息通道畅通。
8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。
9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况，查漏补缺。（2）会中服务工作
1、文秘信息组应提前30分钟到达会场，做好各项准备工作。
2、协助后勤保障组维持会场秩序。配合后勤保障组进行茶水服务。
3、文秘信息组应好会议记录，包括拍照、录音、录像等。（3）会后整理工作
1、文秘信息组做好各类数据，收集、整理、存档，做好每次会务工作总结。
2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。
（二）后勤保障组（1）会前准备工作
1、协助文秘信息组布置会场。
2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。
2、摆放会议桌椅，根据会议承办单位要求，合理划分会场区域，摆放适量花卉。
3、负责茶杯摆放整齐、规范，茶水准备充分。
4、负责统筹安排各项餐饮工作，为参会人员提供优质的餐饮服务。
5、需负责安排礼仪人员到机场、车站迎接参会人员，做好向导工作。
6、需负责安排礼仪人员引导客人入住酒店。（2）会中服务工作
1、后勤保障组相关人员应提前30分钟到达会场，做好各项准备工作。
2、负责维持会场秩序，茶水服务原则上15分钟一次，进行茶水服务时应步伐轻盈，面带微笑，操作规范。（3）会后整理工作
1、清理会场，收拾茶杯、座牌，检查是否有参会人员遗落的物品，并及时上交主办部门领导或商务公司综合部。
2、配合文秘信息组，清点、回收全部会务物资，
2、清洗茶杯，要求无污垢，无印记，并进行消毒。
3、清扫会场（大会议室通知并保洁人员清扫），关闭空调，关好门窗。
（三）车辆运输组（1）会前准备工作
1、负责安排车辆，运输全部会务物资及工作人员到达指定会场，以便其他小组开展工作。
2、负责根据文秘信息组提供的安排表，调配车辆，派遣司机接送参会人员到指定酒店。
3、负责提前检查好车辆安全情况，做好车辆清洁工作，车上配备矿泉水、雨伞、纸巾。
4、提前熟悉会务相关往返路线。（2）会中服务工作
1、机动待命，做好临时紧急用车准备。（3）会后整理工作
1、协助其他小组撤回全部会务物资。
2、根据文秘信息组提供信息，在客人返程时，将客人及时送达机场、车站。
四、会务服务人员基本行为准则
1、会务服务期间全部会务服务人员应着正式工作服，女士可画淡妆，仪表整洁、举止端庄、精神饱满。
2、会务人员在接待参会人员时，应热情周到，谈吐得体，微笑服务，不得做出打断客人讲话等不礼貌行为。
3、坚守工作岗位，不得串岗、聊天。因公或因其他事务临时外出，须向会会务组组长请假报告，禁止擅自离岗。
4、会务人员要加强学习，提高自身修养，脚踏实地，乐于奉献，团结协作，富有良好的团队精神。
5、会务人员应严格遵守组织纪律，做好保密工作，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，不该看的绝对不看，一旦发生泄密事件，严肃处理。
6、会务人员要做好每次会议登记签到工作。
7、相关驾驶员务必保管配备车辆，严禁公车私用，严禁喝酒，注意休息，确保车辆安全行驶。
五、考勤制度
会务人员必须按照规定的时间执行各项会务服务工作，坚守工作岗位，做到不迟到，不早退，认真负责地做好本职工作，有事需请假。考勤工作由文秘宣传组负责。
1、未按要求准时到达工作岗位视为迟到。
2、未到规定下班时间，无故提前离开工作岗位视为早退。
3、按规定时间上班后，中途无故擅离工作岗位视为中途脱岗。
4、不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅离工作岗位视为旷工。
5、请假。一天以内，由分管主管审批；两天及两天以上，由副总审批；如遇特殊情况应先电话向分管领导请假，回到单位后及时补办请。假手续。
六、奖惩办法
1、按照实际服务天数给予会务服务人员相应补贴金，补贴金额以每天100元计，实际服务天数应为正式会期天数。
2、着装。会务服务期间不按要求着装一次扣10元。
3、迟到。未能按要求准时到达工作地点视为迟到。每迟到一次扣10元。
4、早退。未到规定时间，无故提前离开工作岗位，视为早退。每早退一次扣10元。
5、中途脱岗。按规定时间上班后，中途无故擅自离开工作岗位，视为中途脱岗。中途脱岗一次扣10元。
6、旷工。不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅自离开工作岗位视为旷工。
7、每次会议服务完成后，由行政部部征求会议主办单位意见，进行满意程度调查，凡反应意见较大，服务质量差者，经核实，发现一次扣10元。
8、会务人员不服从领导合理安排，造成不同程度后果的，发现一次扣200元，同时在公司例会上作书面检讨。
9、以上提及的惩罚金额，都从该人员的“会务服务补贴金”内扣除。
10、外地分公司抽调的会务支援人员仅在各分公司报销差旅补贴，本公司不发放会务服务补贴金。
11、以上解释权归属于广西中检商务公司综合部。
第6页 共6页