公司会议管理规章制度.docx

公司会议管理制度
第一章总则
第一条为了加强公司会议管理，规范会议程序，提高会议效率，增强会议执行效果，特制定本制度。
第二条本制度适用公司及所有部门各种会议。
第二章会议类别
第三条本制度所指的会议包括总经理办公会议、公司工作例会、专题会议（指公司生产管理、安全管理、质量技术管理、预算管理会议）、生产经营分析和协调会议、部门日常管理例会等。
第四条总经理办公会
1.总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导班子成员提出或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。
2.总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：（1）审议决定公司年度经营计划和财务预决算；（2）审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；（3）研究公司内部管理体系、组织机构设置与调整方案；（4）研究公司重大改革方案和部署；（5）审议通过公司重要规章制度；
（6）研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；（7）讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；（8）总经理认为应研究审议的其他问题。
3.总经理办公会参加范围为。公司领导班子成员、会议议题涉及到相关部门的，相关部门负责人需要列席参加。
4.总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员审阅。
5.总经理办公会议定事项形成总经理办公会纪要，由行政管理部根据会议记录起草，报总经理签发。
6.总经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由行政管理部妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司行政管理部经理批准。
第五条公司工作例会
1.公司工作例会每月召开一次，于每月的第一个工作日上午召开。
2.会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持，公司工作例会出席人员为公司领导成员、各部门负责人。
3.公司工作例会的主要内容是：
（1）会议主持人通报公司近期重要工作事项；
（2）各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，同时提出本月工作安排方案；
（3）
与会人员讨论各部门提出的有关事项；
（4）会议主持人安排和部署下月公司整体工作并宣布议定事项。
4.公司工作例会由行政管理部负责组织和记录，议定事项形成公司工作例会会议纪要，由总经理或主持会议的其他公司领导签发。第六条公司专题会议
1.公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月一次。
2.专题会议由总经理批准，会议由分管副总主持，公司各部门的相关负责人参加。
3.公司专题会议主要内容：
（1）研究和批准相关部门提出的关于生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案；
（2）分析和研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理等方面存在的突出问题，提出解决办法。
4.专题会议由分管领导指定部门来组织并承办通知、记录和整理纪要，议定事项形成公司工作例会纪要，由行政部起草，经行政部部经理审核后，报总经理签发。第七条生产经营分析和协调会1.生产经营分析会议每月的月末召开。
2.生产经营分析会议由公司分管生产经营的副总主持，公司生产、经营、质量、安全等相关部门负责人参加。
3.生产经营分析会主要内容
（1）逐项检查本期制定的各项生产计划及配套计划完成情况以及制度执行情况；（2）分析生产各项指标、技术改造、质检、原料辅料采购情况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改，不断提升公司管理水平；
（3）研究解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，研究落实采购、生产、销售等有关工作方案；
（4）对总经理办公会、公司工作例会各项决议进行贯彻落实，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行具体部署，分析公司每月的生产成本、生产经营运行质量，提高生产运行水平、降低生产成本、提升管理水平的会议。
4.生产经营分析会议由公司生产部通知、记录和整理纪要。议定事项形成专题会议纪要，由生产部起草，经生产部经理审核后，报运营副总签发，副本送行政管理部备案。
第八条公司销售例会
1.公司销售例会每月召开一次，于每月的25日至次月5日之间召开，具体日期由销售总监决定。
2.公司销售例会由销售总监主持，销售部经理、市场部经理、电子商务部经理、国贸部经理及相关销售、市场人员参加，总经理根据需要出席。销售总监因故不能出席时，授权销售部经理主持。
3.公司销售例会的主要内容是：
（1）会议主持人通报公司总体市场情况；
（2）相关部门负责人总结公司当月销售工作情况，并提出所属部门工作安排方案；
（3）会议主持人对下月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排等。
4.公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成公司销售例会纪要，由销售部起草，经销售部经理审核后，报销售总监或其他会议主持人签发，副本送行政管理部备案。第九条部门例会
1.部门例会由各部门负责人根据工作需要决定，时间可以是月度也可为周，例会的具体召开时间、参会人员等不得与公司会议冲突。
2.部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。
3.部门例会的主要内容是：
（1）部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；（2）每名员工汇报上月（上周）工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月（本周）工作安排；
（3）与会人员讨论部门内部需协调解决有关事项；
（4）部门负责人提出部门下月（下周）工作要点、具体安排和有关要求。
4.部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。
第十条公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。
第三章会议组织
第十一条原则
会议组织工作要遵照“谁主办、谁组织”的原则。公司级会议（主要指总经理办公会、公司工作例会）的组织和会务服务一般由行政管理部，其他会议的组织一般由会议的召集或承办部门负责，行政管理部给予积极配合。第十二条
会议准备
1.会议一般要提前一天通知，重要会议要提前三天以上，以便与会人员做好会议需要的资料准备。
2.会议一般采用电话通知，如果会前需要对会议议题、会议资料、会务安排等作特别说明的，可采用下发会议通知单的形式进行书面通知。
3.会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）以及会议所需的各种会议设备、用品等；需要布置会场的要提前布置会场。第十三条
参会人员规定
1.应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
2.会议发言应言简意赅，紧扣议题；
3.遵循会议主持人对议程控制的要求；
4.属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
5.遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将将手机呼叫转移，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
6.做好本人的会议纪录。第十四条
会议主持人规定
1.主持人应提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
2.主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明。
3.会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4.属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，提交与会人员，听取与会人员意见；
5.对未议决事项应加以归纳，并引导会议就其后续安排统一意见。对会议已经议决的事项，主持人要向与会人员明确该事项的具体责任部门、事项完成标准和完成时限等，以便会后的跟进和落实。
第四章会议记录。
第十五条
公司各类会议均应设专用记录本、专人进行会议记录，会议记录人要求如下：
1.以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
2.会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
3.对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；
4.会议原始记录（会议考勤）应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签发；
5.做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的考勤记录报考勤人员。
第十六条
会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档
1.公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政管理部存档备查；
2.各部门的会议记录由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；
3.会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第五章会议跟进
第十七条
会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，依据主持人指定。
第十八条
会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准。
第十九条
行政管理部负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据。
第六章附则
第二十条本制度由行政管理部负责解释。
第二十一条本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
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