人事档案管理规章制度_1.docx

人事档案管理制度
1.目的
为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时
为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
2.适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。
3.职责
公司综合行政部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。
4.归档范围
员工档案包含入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、工资、决定、
委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。
5.档案内容
5.1员工入职档案：（1）个人简历；（2）应聘登记表；（3）性格/气质测试表；（4）入职承诺书；（5）试用审批表；
（6）个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件）；
（7）原单位离职证明/离职声明；（8）笔试试题;（9）劳动合同。
5.2培训档案：（1）培训合同、协议；
（2）培训相关资料及获取证书原件。
5.3绩效管理档案：
将员工绩效考核相关的档案资料按考核周期进行归整。
5.4员工异动档案。（1）员工试用期评价考核表；（2）异动申请表；（3）任免文件；（4）奖惩文件。
5.5员工离职档案。（1）辞职信；（2）辞职审批表；（3）离职工作交接单；（4）劳动合同解除证明书。
5.6其他资料档案：
工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。
6.档案管理员的职责
综合行政部人事助理负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。
7.档案管理
7.1基础管理
（1）原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范；（2）新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息花名册；
（3）档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门/项目分类存档，应编号、制检索目录；
（4）当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交综合行政部归档，原件当场查验；（5）对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备；
（6）离职员工档案每月清查，按所在项目及离职月份归类存档，离职员工档案保存二年后方可销毁（管理人员保留至该员工离岗五年止），且须有电子及纸质版销毁记录。
7.2档案的查阅
7.2.1如因公需查阅档案，须填写《借/查阅人事档案审批表》，经部门/项目负责人、综合行政部负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门/项目负责人、综合行政部负责人、总经理批准后方可办理；
7.2.2公司总经理、项目负责人、综合行政部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续；
7.2.3调阅档案原则上在综合行政部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出综合行政部，需综合行政部负责人批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。
7.2.4档案管理人员应做好查阅登记工作，并填写《借/查阅人事档案登记表》；
7.2.5查阅档案注意事项：
（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；
（2）不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经综合行政部负责人、部门/项目负责人、总经理同意；
（3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚；（4）原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
7.3档案的销毁
（1）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。
（2）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《员工人事档案资料销毁审批表》，经综合行政部负责人、项目负责人、总经理审批后执行。（3）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《员工人事档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《员工人事档案资料销毁登记表》永久保存。
（4）在销毁公司员工档案资料时，必须由综合行政部负责人指定专人监督销毁。
八、本制度经报批后，由综合行政部组织实施；修订或废止亦同。附件：
《借/查阅人事档案审批表》《借/查阅人事档案登记表》《员工人事档案资料销毁审批表》《员工人事档案资料销毁登记表》
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