办公室档案管理规章制度（六篇）.docx

办公室档案管理制度（六篇）
（篇一）
为进一步加强档案管理，根据《档案法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。
一、归档范围
（一）国务院及办公厅来文。
（二）省政府及办公厅来文。
（三）省委省政府领导批示。
（四）市政府党组、市政府办公室党组文件。
（五）市政府及办公室文件。
（六）下列会议形成的文件资料：
1.市政府党组会议；
2.市政府全体会议、市政府常务会议、市长专题会议、市长办公会议；
3.市政府办公室党组会议；
4.秘书长（主任）办公会议。
（七）市政府综合性会议、专项工作会议及重要活动等音像资料。
（八）市政府签订的协议等其他重要材料。
二、档案整理
归档资料收集齐全后，划定保管期限，准确标注公文主题词。要做到公文排列有序，裱糊整洁，标明张数，没有金属物。
（一）档案资料要根据其相互联系、特征和保存价值，按照一事一卷的原则进行立卷。
（二）案卷标题要准确反映卷内文件内容。
（三）案卷封面项目内容可以打印，也可用钢笔（碳素墨水、蓝黑墨水）、毛笔抄写，字迹要端正、清楚。
（四）立好的案卷以年度为单位分期限编制案卷目录和分类索引。
（五）案卷按保管期限装入卷盒存放，卷内附整理情况说明。
（六）录音带、录像带和照片（含胶片或数码底片）等按类别和时间排列存放。
三、档案利用
（一）本单位查阅
因工作需要，本单位工作人员可以查阅档案。
1.查阅一般档案须经文书科批准并办理相关手续。录音带、录像带、照片（含胶片或数码底片）一般不提供利用，确需使用，须报分管档案工作的副秘书长批准。
2.查阅省级及以上档案须报分管档案工作的副秘书长批准。
3.查阅涉密档案须报秘书长批准，禁止复制。
（二）外单位查阅
本机关档案一般不对外提供利用，确需查阅的，须履行以下审批手续。
1.查阅一般档案者须持单位介绍信，并说明档案的作者、时间、内容及利用目的和利用方法。
2.编辑出版《濮阳年鉴》等需查阅档案的，须经分管档案工作的副秘书长批准。
3.查阅市本级会议纪要、合同、协议，省级及以上档案，涉密档案等重要档案，须报秘书长批准。
（三）本单位借阅
1.办公室工作人员借阅档案不得转借、涂改、圈划、拆分、损坏和翻印。
2.借阅档案须妥善保管，如有遗失及时向档案室报告，同时将有关情况书面报分管档案工作的副秘书长；丢失重要档案的，报秘书长，并将处置结果送档案室。
3.借阅档案时间一般不超过一周。借阅者应及时归还，对到期未还的，档案管理人员及时催还。逾期利用须办理续借手续。
4.归还档案时要当面清点、注销借条，及时放回原处。
四、档案保管
（一）档案须按保管期限和载体类型分库存放，档案柜要按顺序整齐排列，定期检查、维护。
（二）保管期满的档案，要进行鉴定，提出存毁的意见。
（三）档案库房是机要重地，非档案室工作人员未经许可不准入内。
（四）档案库房内应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，禁止存放易燃、易爆、易生虫、易发霉物品，严禁烟火，确保档案安全。
（五）每年对全部档案逐卷检查一次，发现问题及时解决。
五、档案保密
（一）档案工作人员要严格遵守国家保密法律、法规和有关规定，强化保密观念，严守国家秘密。
（二）发现失密、泄密现象，应立即向上级报告，并及时采取补救措施。对严重泄露党和国家秘密的事件，依法严肃处理。
六、档案移交
（一）办公室内部档案移交
每年年底有关科室将本年度需要归档的文件资料移交档案室。文件资料归档要有交接手续，严格审查把关，发现问题及时解决。因特殊情况不能按规定期限归档的，经分管档案工作的副秘书长同意，可延长期限。
（二）办公室向市档案局移交
档案室按规定向市档案局移交档案。移交档案要有审批手续，经分管档案工作的副秘书长批准，方可移交。档案移交应有准确、全面的记载。
（篇二）
第一条为加强国土资源业务档案管理，确保国土资源业务档案真实、完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国土地管理法》
和《中华人民共和国矿产资源法》等法律法规，结合国土资源管理工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称国土资源业务档案，是指在国土资源专项业务活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。
国土资源业务档案是国家档案的重要组成部分，主要分为土地管理类、地质矿产类、地质环境类、不动产登记类和国土资源执法监察与行政复议诉讼类等五类。
第三条国土资源业务档案工作实行统一领导，分级管理。国土资源主管部门负责国土资源业务档案工作，依法接受同级档案行政管理部门和上级国土资源主管部门的监督指导。
国土资源部会同国家档案局制定全国国土资源业务档案工作制度，编制相关业务标准和技术规范，组织经验交流与学术研究，并对本系统档案人员进行专业培训等。
各省级国土资源主管部门，可以根据实际情况会同同级档案行政管理部门制定本地区国土资源业务档案管理实施细则，组织经验交流与学术研究，并对本地区档案人员进行专业培训等。
第四条各级国土资源主管部门应当加强对国土资源业务档案工作的组织领导，明确档案机构，配备专（兼）职人员，保证档案工作用房和经费，配备适应档案管理现代化要求的技术设备。
第五条国土资源业务档案由县级以上国土资源档案机构集中管理，任何单位和个人不得据为已有或擅自销毁。
第六条国土资源业务文件材料实行形成部门立卷归档制度。在办理国土资源专项业务过程中，应当按照《国土资源业务文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件）
要求，及时收集和整理国土资源业务文件材料；档案机构应当做好归档指导工作，确保国土资源业务档案的完整、准确、系统。
第七条国土资源专项业务活动中形成的文件材料，应当结合业务工作实际，进行定期或实时归档。
在国土资源专项业务活动中形成的电子文件，应当按照《中央办公厅、国务院办公厅关于印发的通知》（厅字〔**〕39号）
和《电子文件归档和管理规范》（gb/t18894）的要求进行整理归档，并对归档电子文件的形成机构、技术特征、内容结构及其管理过程等背景信息与元数据进行相应归档。
第八条国土资源业务档案应当按照形成规律和特点进行组卷，采用“类别—年度—保管期限”的方法对国土资源业务文件材料进行分类、整理和排列，
并及时编制归档文件案卷目录、卷内目录、备考表等。档案机构应当对接收的档案及时进行核查和入库管理。
第九条国土资源业务档案保管库房应当符合国家有关规定要求，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防虫、防磁和防有害气体等保管条件，
以维护档案的完整与安全。
第十条国土资源业务档案的保管期限分为永久、30年和10年三类，各类国土资源业务档案的具体保管期限按照《国土资源业务文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。
第十一条各级国土资源主管部门应当成立档案鉴定小组，对保管期满的国土资源业务档案及时进行鉴定。
鉴定小组由档案机构和形成档案的业务部门有关人员组成。对保管期满，不再具有保存价值、确定销毁的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，
经过必要的审批手续后按照规定销毁。
销毁档案应当由两人以上监督进行。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十二条各级国土资源档案机构应当积极开发国土资源业务档案信息资源，满足各项工作对国土资源业务档案的利用需求。
第十三条各级国土资源主管部门应当建立健全档案利用制度，并为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。
利用档案时应当按照规定办理手续，并及时做好利用登记。
档案管理人员应当认真检查归还档案，如发现有短缺、涂改、污损情况，要及时报告并追查。
第十四条涉及国家秘密的国土资源业务档案的管理，应当遵守国家有关保密的法律法规。
第十五条档案管理人员要做好国土资源业务档案实体安全、信息安全等检查工作，及时消除安全隐患，认真记录检查、整改情况。
第十六条各级国土资源主管部门应当在业务档案管理规范化的基础上，加强档案信息化工作，提高档案管理水平。
第十七条国土资源业务档案移交按有关规定执行。
第十八条各级国土资源主管部门应当对在国土资源业务档案收集、整理、归档、保管和利用工作中做出显著成绩的单位和个人，按照有关规定给予表彰奖励。
第十九条对于违反国家有关规定，拒绝归档或造成国土资源业务档案失真、损毁、泄密、丢失的，依法追究相关人员责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。
第二十条国土资源业务工作中涉及测绘地理信息、海洋等业务档案的管理，依照国家有关规定执行。
第二十一条本办法由国土资源部、国家档案局负责解释。
第二十二条本办法自发布之日起施行。
为了加强和规范房地产档案管理，妥善保存和科学利用档案，更好为了社会服务，特制订本制度。
一、档案人员管理职责
（一）要认真做好档案材料的收集、整理、立卷和归档。归档的材料，应做到格式统一、字迹工整、条理清晰。
（二）要爱惜档案，维护档案的完整和安全，不污染、不磨损，保证档案排列有序，便于查找和利用。
（三）要严格保密制度，档案不得转借、涂改，不代他人阅档，不准他人摘抄、复印和进入库房。
（四）要经常做好库房的防盗、防火、放光、防虫鼠、防湿、防尘和放高温等工作。
（五）要学好档案管理的法律法规，不断提高档案管理水平和办事效率。
（六）要秉公办事，方便群众，简化查档手续，做到随到随查。
二、档案查阅
（一）房地产档案只限于阅览室查阅和摘抄，确因办案需要借出去的，必须办理调借审批手续。调借单位和经办人，要解保档案资料不折皱、污损、折页，不许抽出或剪裁档案资料，或在其上面画线、圈点、打叉和涂改。
（二）内部查阅档案，必须持有本所档案查阅单，方可查阅。
（三）各级人民法院、公安机关、公正处、仲裁机构，因办案需查阅档案的，必须持单位介绍信及出具被介绍的身份或工作证，方可查阅（法院查阅需提交当事人诉讼书，如需复印必须分管领导批准）。
（四）党政机关、企事业单位和社会团体，需要查阅其自有房地产档案，必须持交查阅房屋的产权证和单位介绍信及出具被介绍人身份证。方可查阅。
（五）私有房产业权人需要查阅其房地产档案的，必须持有查阅房屋的产权证及业权人的身份证，方可查阅。
业权人（权属人）因故不能前来查阅的，可出具生效的委托书，委托他人代理。
（六）查阅档案必须写明房屋座落和查阅内容。其他需要了解房地产档案情况的单位或个人，可凭单位介绍信、身份证等有效证件，并说明查阅原因，由工作人员给予口头咨询服务。
（七）抄摘或复制档案，必须在批准查阅范围内进行，只能复制权利人缴交的证明材料。凡涉及局内部办证领导审批意见的内容不准拆摘或复制。
（八）档案材料中的复印件不得再复印。
三、查阅的审批手续
（一）查阅档案，须填写“档案查阅单”，并经本单位分管领导鉴批同意后，凭单查阅。
（二）因公需调借档案的，需经份管领导鉴批同意，办理调借手续。借出的档案原则是那个要有档案工作人员随行。
四、查阅档案收费
根据档案为社会服务要有偿使用的原则，查阅、复印档案材料、提供咨询服务及出具证明等，均按县物价局核准的“XX县区房地产管理所档案收费标准”收取。
（篇四）
为了加强中心档案工作的规范化和制度化建设，为中心领导和工作人员开展各项工作提供凭证和参考依据，制定本工作制度。
第一条本中心档案工作坚持统一管理和分级管理相结合，各处建立临时档案，每季度及时把本处办结的文件或需要保存的档案材料送档案室归档。综合处负责中心档案管理工作。
第二条凡是中心领导和各处室在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，图片及非纸件文件、资料、图片，必须归档。
第三条档案工作要完整、准确地反映中心机关的主要工作情况，要便于保管、查找和利用。
第四条档案室将中心文件按年度分类归档，编制案卷目录、全宗目录。全宗目录抄送县档案局。中心档案管理工作接受县档案局业务检查和指导。
第五条本中心档案保管期限根据档案保存价值鉴定，保管期限一般分为永久（30年以上）、30年和10年三种。
第六条要正确分析和鉴定档案内容的现实作用和历史作用。根据本中心工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。
（一）列为永久（30年以上）保管的档案
反映中心机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本中心、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管（30年以上）。主要包括：本中心制定的属于法规政策性的文件；处理重要问题形成的文件材料、召开重要会议的主要文件材料、重要的请示、报告、总结；综合统计报表；中心党组会议记录原始材料、中心领导任免的文件材料；具有重要价值的调研成果；本中心大事记；本中心签订的具有历史意义和长远使用价值的合同、协定；直属上级机关颁发的属于本中心主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属机关针对本中心主管业务并要贯彻的重要文件材料；上级机关及领导对本中心工作的重要批示和办理结果；上级机关及领导检查本中心工作时的讲话、声像等重要文件材料。
（二）列为30年期限保管的档案
反映本中心一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为30年期限保管。主要包括：本中心制发的一般性业务问题的通知、请示、批复、报告、规定、办法等文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料；代上级机关起草并被采用的文件的最后稿件；本中心半年、季度和一般专题性的工作总结、报告和计划安排；本中心内部机构负责人的任免材料；本中心对有关人员的处分材料；本中心财产、物资、档案等交接凭证；本中心签订的一般合同、规定、协议书和备忘录等；本中心领导重要批示及处理结果的文件材料；人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属于本中心主管并需要贯彻执行的一般文件材料等，本中心召开的或本中心派员参加的重要会议的主要文件和音像资料、照片。
（三）列为10年期限保管的档案
在较短时间内对本中心有参考利用价值的文件材料，列为10年期限保管。主要包括：本中心一般事物性问题的请示、报告、批示、通知、电函、办法、规定、细则；本中心各种规章制度汇编、会议纪要；本中心制定的各项工作程序和规范；本中心讨论未通过的文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本中心主管业务但要贯彻执行的文件材料等，本中心召开的或本中心派员参加的一般会议的主要文件和音像资料、照片。
第七条文件档案的查询、借阅。凡本中心人员均可借阅和利用文件，但须办理借阅或借用登记手续。属涉密文件的按照本中心《保密工作规定》执行。
第八条超过保管期限和无保存价值的档案资料，必须及时销毁。销毁档案资料要在综合处负责人的主持下，按照有关程序报中心领导审批后进行，作好登记工作。
（篇五）
为了进一步加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我委实际，特制定本制度。
一、本制度所称的档案，是指委机关和下属事业单位在工作和各项活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。主要包括文书档案、照片档案、会计档案、基建档案、声像档案等。
二、委分管内部管理领导对档案工作负总责，办公室主任负责具体管理工作，办公室档案员负责集中统一管理各类档案。委机关各处室、下属事业单位各配备一名兼职档案工作人员，配合做好档案工作。
三、归档内容与归档要求
各项工作中形成的文件材料，由机关各处室、下属事业单位按其业务范围，由兼职档案员负责积累整理后，定期移交办公室并归档。尤其是党政会议记录、重大事项（人事、项目、招投标）、财务等重要档案必须确保准确性、完整性，严格按要求认真归档。
1、委机关各处室、下属事业单位的档案应在次年三月底前整理移交办公室归档。
2、会计档案在年终由计财处负责立卷、整理，并编写目录，时间可由财务保存一年，次年六月底前移交办公室并归档。
3、基建档案在工程竣工验收后三个月内由负责基建的同志立好卷，移交给办公室并归档。
4、声像档案、荣誉档案在各项活动后，正、负片及录音、录像、奖状、证书整理好，随时移交办公室归档。
5、委机关和下属事业单位重要档案（如大型促销和节事活动、规划文本、招投标合同文本等）实行“一事一清制”，即时移交办公室归档。
6、档案在移交时必须由移交人和接收人填写《档案移交清单》（见附2），双方各执一份。
7、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，归档文件按年度和保管期限进行分类。整理归档文件应编制归档文件目录，并及时将所归档的文件条目输入计算机。
四、加强档案的科学管理和保护工作，配备专门档案室，日常管理由办公室档案员负责，其他人员未经允许不得进入档案室。对档案室的档案要进行科学的分类、排列、编号，库房达到“六防”要求。
五、档案工作人员做好日常的档案收集、整理、鉴定、统计工作，及时收集旅游工作中形成的有保存价值的各类档案，保证归档材料的完整性和准确性，做到账物相符。
六、档案工作人员需认真贯彻《档案法》、《保密法》等有关法规文件，确保档案和档案机密的安全；牢固树立服务观念，主动积极为领导决策及机关工作提供服务，做好档案信息的反馈和领导交办的其他档案工作。档案工作人员调动，应当及时办理交接手续。
七、委档案室主要为委机关和下属事业单位工作人员提供档案利用，外单位人员查阅档案应持介绍信或其他合法证件，经办公室主任同意，可利用档案。利用档案需办理登记手续，一般在档案室查阅档案。利用会计档案以及党委会、主任办公会议会议记录等内部材料需履行相应的审批手续。
附1：档案工作人员职责
1、熟悉归档范围及本处室（单位）应立卷归档的文件材料，负责本处室（单位）所产生的文件材料的收集、整理。
2、按规定将需要存档的文件材料于次年一季度移交综合档案室。
3、工作细心、责任心强，严格遵守档案管理各项规章制度。
4、学习档案管理知识，不断提高档案管理业务水平。
（篇六）
一、档案管理岗位设置
单位设置兼（专）档案管理员岗位，确定专、兼职人员从事档案管理工作。档案管理人员的职责是：
（1）严格执行《中华人民共和国档案法》的各项规定，办理档案的收集、立卷、归档、保管、查阅等工作。
（2）保持档案室干净、整洁，定期进行防蛀、防霉变处理。
（3）严格按规定程序向内外档案使用人提供需查（借）阅的档案，及时办理查（借）阅登记手续。
（4）档案管理人员变动时，应按照规定办理交接手续。
二、档案立卷归档
（1）财政所档案分为会计档案、文书档案等。会计档案包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类等；文书档案包括：各级各类收文、本级发文、工作计划、工作总结、调查报告、介绍信、影像资料等。
（2）所有档案由经办人员装订、整理后移交档案管理人员。档案移交时必须填写移交清单，与档案管理人员办理移接交手续。
（3）档案管理人员对接收的档案资料应按年度、按类别立卷，建立档案案引目录，按类别设立专柜存放。
三、档案整理与维护
（1）归档的各类档案应按年、月依次排列，分类别编写卷号、起止年度和保管期限，在条件成熟时建立简易电子查询系统。
（2）档案管理人员应设置档案移接交登记簿、档案目录登记簿、档案查（借）阅登记簿等。
（3）档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得将档案随意堆放，严防损毁、散失和泄密。
（4）档案室要贯彻“以防为主，防治结合”的原则，采取有效措施，做好防盗、防火、防水、防尘、防温、防霉、防毁、防虫、磁性介质防磁等九防工作。
四、档案查阅和复制
（1）外部查阅档案，应持单位正式介绍信，经所长批准后，方可办理查阅复制手续。
（2）单位内部人员查阅档案，必须经所长批准同意。
（3）凡是需要查阅档案的人员应按规定办理查阅手续，填写档案查阅登记薄。
（4）查阅或复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封、标记。
（5）借出的档案要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
五、档案销毁
（1）各类档案应妥善保管，不得随意销毁。
（2）档案保管期满确需销毁的，应提出销毁一件、编制销毁清册，报请有关单位批准和监销。
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