机关档案管理规章制度.docx

机关档案管理制度
《综合档案室工作职责》
二、《文件材料归档制度》
三、《档案库房管理制度》
四、《档案保密制度》
五、《档案保管制度》
六、《档案查（借）阅制度》
七、《档案利用制度》
八、《档案的统计、鉴定和移交制度》
综合档案室工作职责
1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。
2、制订和组织实施机关档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。
3、负责规划、协调全镇档案工作，并负责对镇属各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。
4、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管本镇各类档案及有关资料。
5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
6、严格执行国家《保密法》和机关保密制度，组织做好档案的密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。
7、开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料。积极开发档案信息资源，为机关各项工作服务，为社会服务。
8、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，将予以处理；对保护档案有功者，将给予表扬、奖励。
9、负责组织机关专兼职档案人员的业务学习与培训。
10、开展档案学术研究和交流活动。
11、完成领导交办的其他任务。文件材料归档制度
根据《档案法》和市、区档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定：
一、机关文件材料归档范围是：
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、机关文件材料不归档范围：
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；
三、档案归档时间：
1.本机关各部门应在次年第一个月按要求把本部门上年应归的文件材料，进行清退。然后，由档案人员按照文件的内容和性质，进行整理、分类、立卷、归档，向档案室移交。
2.机关文书档案应在第二年的六月底以前整理结束，然后归档。
四、立卷归档要求：
本机关领导和各部门文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导的签发的底稿、批示等材料（本机关发文、联合发文各一式两份），以及归档范围内其它性质的归档材料，收集齐全，及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件，整理一份送档案室归档，任何个人不得据为己有或拒绝归档。档案库房管理制度
1、库房必须保持清洁、门窗坚固，并设有防光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施。
2、库房内不准存放易燃易爆物品、堆积其它杂物，进入库房不准吸烟。
3、非库房管理人员严禁入内，禁止擅自进入库房翻阅档案资料。
4、做好库房的温湿度记录，及时采取措施控制和调节温湿度。
5、经常检查库房，发现问题及时解决，并作好记录。档案保密制度
1、档案工作人员必须严格执行保密职责，严守保密制度，保守党和国家机密，并定期进行保密制度的学习，加强对档案的保密管理。
2、凡需查阅档案材料者，均应严格履行登记手续，并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档，不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。
3、需要复印密件档案材料，应严格按照本机关规定的有关文件精神执行。
4、密件档案材料的销毁，要造具清册上报审批，到指定地点销毁，并有两人监销。
5、发现失密、泄密现象，要及时上报并采取补救措施。档案保管制度
1、机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜，以及其它配套设施，并明确专人负责管理。
2、档案库房是本机关的机要部位，非本室人员未经许可不得进入库房，亦不得在内办公、会客。
3、定期检查档案，做到卷目相符，发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施。
4、档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生，通风良好。
5、库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材，使之保持完好状态。
6、根据现有库房设备条件，切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。
7、离库时必须关好橱、柜以及门、窗，切断电源。档案查（借）阅制度
1、凡查阅本机关党组会议、办公会议记录以及其它重要档案，须经分管领导批准，以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。
2、凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料，必须由组织出面查阅。
3、本机关工作人员因工作需要查阅档案，要填写《档案查询单》，须经办公室领导批准，并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案，须经分管领导批准。
4、查阅档案须经办公室领导批准，并不得离开阅档室，不得擅自将档案带出机关。查（借）阅档案时，必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。
5、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查（借）阅管理制度与保管制度，对所查（借）阅的档案负有督促检查责任，发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。档案利用制度
1、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案，如需查阅其他部门的业务档案，须经分管领导同意，方能查阅。
2、查阅档案，必须讲明利用目的，办理登记手续，方能阅档。
3、外单位人员查阅本机关档案，须持单位介绍信，办理查阅手续，方可查阅。本机关档案一律不外借。
4、查档者只限在阅档室内阅览。如有特殊情况，酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归回，必须办理续借手续。
5、查阅有密级的档案，需经分管领导同意后方可阅档。
6、调阅档案者应做到。注意保密，保护档案，不得转借、不得外借，如需摘抄、复印，应经办公室主任批准（定密档案，需分管领导批准）。档案上不得涂改、划线、增删和撕页，并应保护档案的整洁。如发现以上违规情况，视情节轻重追究其责任。
7、做好档案利用反馈工作，利用者查档结束后需如实题写《档案利用效果登记表》，交档案部门存档。
档案的统计、鉴定和移交制度
1、档案室对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员等情况进行准确统计。
2、档案室应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本机关实际情况，定期对档案进行鉴定确定档案的存毁。
3、鉴定工作可采取定期或不定期方式，能过鉴定需要销毁的档案文件，必须逐卷逐件登记造册、列出清单，并写出鉴定报告，提交鉴定小组鉴定，由鉴定小组负责人签字后方可销毁。
4、档案销毁要严格执行保密制度，必须指派两人以上负责，送至国家定点保密造纸厂实施监销，监销人员要在销毁清册上签名。
5、按上级有关规定，凡属向地方档案馆移交的档案，应严格按要求移交。在移交时，双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应当收入全宗卷和有关档案。
第二篇：机关档案管理制度环保局档案管理制度
立卷归档制度
根据《档案法》XX县区档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本局各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定：
一、档案归档范围：
1.本机关的文件材料
①本机关颁发的（包括联发及与其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿；
②本机关召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议及本机关领导在各种重要会议上的讲话稿；
③本机关党组会议、办公会议记录；
④本机关各项人事材料；
⑤本机关产生的各种年报；
⑥本机关接待重要来宾重形成的文件、声、像等材料；⑦永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。
2.上级机关的文件材料
上级党、政领导机关对本机关的重要指示、批示、批复、通报、通知等下发文件。
二、档案归档时间：
1.本机关各股室应在次年第一个月按要求把本股室上年应归
的文件材料，进行清退。然后，由档案人员按照文件的内容和性质，进行整理、分类、立卷、归档，向档案室移交。
2.机关文书档案应在第二年的六月底以前整理立卷结束，然后归档。
三、立卷归档要求：
本机关领导和各股室文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导的签发的底稿、批示等材料（本机关发文、联合发文各一式两份），以及归档范围内其它性质的归档材料，收集齐全，及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件，整理一份送档案室归档，个人不得保存。
档案保密制度
根据国家《保密法》的有关规定，为维护档案、资料的完整与安全，特作如下规定：
一、档案工作人员必须严格执行保密职责，严守保密制度，保守党和国家机密，并定期进行保密制度的学习，加强对档案的保密管理。
二、凡需查阅档案材料者，均应严格履行登记手续，并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档，不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。
三、需要复印密件档案材料，应严格按照本机关规定的有关文
件精神执行。
四、密件档案材料的销毁，要造具清册上报审批，到指定地点销毁，并有两人监销。
五、发现失密、泄密现象，要及时上报并采取补救措施。
档案保管制度
为了进一步加强档案的保管，确保档案材料的完整和安全，利用现有库房保护设施有效地延长档案寿命，特作如下规定：
一、机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜，以及其它配套设施，并明确专人负责管理。
二、档案库房是本机关的机要部位，非本室人员未经许可不得进入库房，亦不得在内办公、会客。
三、定期检查档案，做到卷目相符，发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施。
三、档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生，通风良好。温度保持在120c—240c左右，相对湿度在45%-60%左右，并做好温湿度记录。
四、库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材，使之保持完好状态。
五、根据现有库房设备条件，切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。
六、离库时必须关好橱、柜以及门、窗，切断电源。
档案查（借）阅制度
为了积极开展档案的利用工作，更好地为本机关各项工作提供服务，特作如下规定：
一、凡查阅本机关党组会议、办公会议记录以及其它重要档案，须经分管领导批准，以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。
二、凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料，必须由组织出面查阅。
三、本机关工作人员因工作需要查阅档案，要填写《档案查询单》，须经办公室领导批准，并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案，须经分管领导批准。
四、查阅档案须经办公室领导批准，并不得离开阅档室，不得擅自将档案带出机关。查（借）阅档案时，必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。
五、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查（借）阅管理制度与保管制度，对所查（借）阅的档案负有督促检查责任，发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。
档案利用制度
一、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案，如
需查阅其他部门的业务档案，须经档案室负责人同意，方能查阅。
二、查阅档案，必须讲明利用目的，办理登记手续，方能阅档。
三、外单位人员查阅本局档案，须持单位介绍信，办理查阅手续，方可查阅。本机关档案一律不外借。
四、查档者只限在阅档室内阅览。如有特殊情况，酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归回，必须办理续借手续。
五、查阅有密级的档案，需经分管领导同意后方可阅档。
六、调阅档案者应做到。注意保密，保护档案，不得转借、不得外借，如需摘抄、复印，应经办公室主任批准（定密档案，需分管领导批准）。档案上不得涂改、划线、增删和撕页，并应保护档案的整洁。如发现以上违规情况，视情节轻重追究其责任。
七、做好档案利用反馈工作，利用者查档结束后需如实题写《档案利用效果登记表》，交档案部门存档。
档案的统计、鉴定和移交制度
一、档案室对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员等情况进行准确统计。
二、档案室应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本机关实际情况，定期对档案进行鉴定确定档案的存毁。
三、鉴定工作可采取定期或不定期方式，能过鉴定需要销毁的档案文件，必须逐卷逐件登记造册、列出清单，并写出鉴定报告，
提交鉴定小组鉴定，由鉴定小组负责人签字后方可销毁。
四、档案销毁要严格执行保密制度，必须指派两人以上负责，送至国家定点保密造纸厂实施监销，监销人员要在销毁清册上签名。
五、按上级有关规定，凡属向地方档案馆移交的档案，应严格按要求移交。在移交时，双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应当收入全宗卷和有关档案。
第三篇：市政机关档案管理制度市政协机关档案管理制度
一、档案材料前期控制
（一）严格按照国家和省、市规定的公文制发程序，把好拟稿、核稿、登记编号、呈批、注发、印刷、分装、送出等环节，做到行文规范、结构规范、格式规范。
（二）党组会议、主席会议、常委会议、行政办公会议以及党委、各党支部、各委室召开会议，均应有完整的会议记录。
（三）拟稿、核稿、呈批、签发各类文件，必须使用符合规范的标准纸张，按格式用碳素墨水或蓝黑墨水认真书写，严禁使用不符合存档规定的红墨水、纯兰墨水、铅笔、园珠笔书写、修改、签批文件材料。
（四）各委室形成的所有文件材料，凡打印或印刷的，应在发放之前，将底稿和二份正本交办公室秘书科存档；不打印的，应保存好底稿和抄件，定期交办公室秘书科存档。
（五）收文处理应把好收文、启封、登记、分送、拟办、批办、注办、清退、归档各道环节，防止文件运转使用中丢失、损坏。
（六）凡外出参观、考察、开会者，返回机关后应及时将全部文件材料送交办公室秘书科，并办好交接手续。
（七）凡用公款购买、订阅的公用图书资料，均应交办公室秘书科统一管理，使用者按规定办理借阅手续。
（八）凡在归档范围内的照片、录音、录像资料，应收集齐全，排列整齐，并配以文字说明，将时间、地点、人物、事件等表述清楚，于活动结束后及时移交办公室秘书科。
二、文件归档
（一）文件归档要坚持真实反映本机关活动和主要工作情况，有利于保管、查找和利用的基本原则，做到及时、完整、齐全。
（二）凡是本机关在工作活动中形成和办理完毕且有参考价值的文件、材料、图纸、照片（底片）、录音（像）等，均属归档范围。
（三）各委室每年初应将该归档的上年度文件材料收集齐全，交办公室秘书科，档案管理人员要按照归档原则、要求和方法，按时完成上一年度的档案归档工作。
（四）凡向市档案局移交的档案，应附有案卷目录，移交档案时，应履行严格的交接签字手续。
三、档案管理、利用
（一）档案室要及时接收和保管好本单位形成的文书、基建、财会档案，保证这些档案的系统和完整。
（二）档案管理人员要熟悉档案情况，编制出实用的检索工具，做到能准确、迅速地查找档案。
（三）档案库房要配备必要的安全设施，搞好“九防”（防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠），确保库房内外卫生清洁。库房内严禁吸烟，严禁存放易燃品。
（四）库房内档案箱柜排列要整齐，对永久、长期、短期档案要分别排列存放，对所保管的档案要定期进行检查，发现破损和模糊不清的，要及时修复和复制。
（五）档案管理人员要模范地遵守党和国家的保密规定，认真做好档案的安全保卫工作。
（六）借阅档案要严格登记手续，借出时间不得超过三天，逾期不还者，管理人员要及时追回，确保档案不丢失、不损坏。
（七）借阅档案者，要爱护档案，不准在档案材料上圈注、涂改、污损，更不准拆卷。未经批准不准复制档案。对经批准摘抄和复制的档案，不得擅自对外公布，不得翻印，不得随意扩散。
第四篇：机关档案工作管理制度文书档案工作管理制度
第一条为了进一步提高本机关档案工作水平，逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合工作实际，制定本制度。
第二条机关档案是指在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。
第四条机关档案工作的组织领导：
（一）机关的档案工作由主管领导，档案员具体负责，其业务工作接受上级档案部门的指导与监督。
（二）机关档案确定一名领导分管档案工作，档案员负责本机关各有关资料的收集、整理、归档工作。
（三）办公室应视情况酌情加大投入配备设施，运用计算机等现代化科技手段管理档案，广泛运用计算机检索，实现档案管理现代化。
（四）机关各办工作形成的有关资料建档工作，由办公室牵头，建立档案工作网络，确保机关档案的完整和齐全。
第五条本机关档案工作职责
（一）统一管理本机关的全宗档案；
（二）对机关日常形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作；
（三）为档案的利用提供服务；
（四）档案的统计、保密和安全管理工作，定期向档案馆移交永久性的档案。
第六条档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照上级档案管理部门的要求规范操作。
第七条各类材料的归档时间为。纸质文件、电子文件在次年三月底前归档，其他材料档案按其完成的时间归档。
第八条加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完整。
纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。
第九条档案利用的原则：
（一）档案人员严格遵守保密制度，保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。
（二）本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经有关领导同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特殊情况须经办公室主管领导批准。
（三）借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，将按档案法和保密法等有关规定予以处理。
（四）档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超过15天；如继续借阅，须另行办理继借手续。
第十条对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好利用效果的登记工作。
第十一条做好档案的统计工作，每年立卷归档完毕后，进行统计，填写统计报表，按时报档案行政管理部门。
第十二条根据保管期限的规定，应对本机关档案定期进行鉴定。鉴定工作在机关主管档案工作的负责人主持下，由上级有关部门组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出保存或销毁档案。
第五篇：局机关档案管理制度档案管理制度
1.本局所有档案由档案室统一存档管理，各股室每年所形成的各种文件、资料，由各科室按照归档要求，在次年4月底前送档案室组卷保管。
2.档案室对各股、室移交的各种档案、资料，要办好移交、接收手续。
3.档案室对于集中保管的档案，要统一编制检索目录、案卷目录等，做到科学保管、存放有序、查找方
便。
4.对存放的档案，要做到“六防三无”，确保档案的质量和绝对安全。
5.档案管理要严格遵守保密守则，无关人员不得随意进出档案室。查阅档案资料，需按有关查阅规定办理，并进行登记。在查阅时必须有档案管理人员在场，并在档案室内查阅，不得翻阅无关资料。如确需把档案带离档案室或复印的，应经局领导同意，并办理好借阅手续。
6.档案鉴定、销毁按有关规定执行。
7.档案室管理人员因故变动或离职时，应在领导的监督下向新的档案室管理人员办理移交手续。
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