学院档案管理规章制度.docx

学院档案管理制度
第一章总则
第一条为了加强对学院综合档案的科学管理，实现档案管理工作的标准化、规范化，更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）及有关文件精神，结合我院具体情况，制定本制度。
第二条本办法所指的档案是指学院在从事教学、科研、基建、财务、党政管理及其它各项活动中，直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文件、图表、声像和实物等不同载体的历史记录。
第三条学院档案工作是维护学院历史真实面貌、办好学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。因此，必须把学院档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导，实行集中统一管理，确保学院档案的完整、准确、系统、安全。
第二章机构与任务
第四条综合档案室主管学院档案工作，对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。
第五条各部门必须指定专人专职或兼职负责本部门档案材料的管理，包括档案的收集、整理、分类、建册以及档案移交前的保管。
第六条综合档案室的主要任务是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
（四）开展档案的开放或利用工作；
（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；
（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第三章文件材料的归档、移交工作
凡是反映本院重大工作与活动，具有参考利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围，均应按照规定向学院档案室移交，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。
第七条文件材料的归档范围：
（一）党政管理类
主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类
主要包括高等学校行政工作的各种会议、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类
主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类
主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类
按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（六）基本建设类
指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
（七）仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类
主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件资料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类
主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类
主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、着名社会活动家名誉职务的有关材料等。
（十一）财会类
指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。
以上各类归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第八条归档时间
（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年4月底前归档；
（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年10月底前归档；
（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。
第九条归档要求
（一）凡属归档的各种文字材料，要求字迹、图像清楚，用签字笔或钢笔书写工整。
（二）有关部门应自觉配合档案室将该归档的材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理并做好立卷工作。
（三）在教学、科研、行政后勤等职务活动中形成的对学院有保存价值的各种载体形式的文件、材料、均应按照规定向院档案室移交，各单位不得以任何借口不交，或将档案据为己有。
（四）根据档案的保存价值和保管期限的规定，准确划分保管期限：凡反映重大活动和基本历史面貌料等，有长期利用价值的档案列为永久保管；凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的列为长期保管；凡是在短时间内对学院有参考利用价值的列为短暂保管。
第四章
档案的保管与利用
第十条学院档案室应做好档案的安全与保护工作。
第十一条建立健全案卷，做好立卷、鉴定报告、交接凭证、检查记录等。
第十二条积极主动开展档案利用工作，建立档案借阅、调档制度，确定档案利用范围，严格履行档案借阅、调档手续；未经院领导批准，任何人不得超工作范围借阅档案。
第十三条任何借阅档案的人员不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，不得泄密、遗失和涂改。
第十四条学院定期组织人员对档案保管情况进行检查，发现问题及时向分管理领导汇报，按有关规定进行整改。
第十五条对已失去保存价值的档案，在经过相关部门鉴定和同意，并造册报经分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何的档案。销毁档案时要指定专人监销，并建立销毁清册。
第十六条各部门档案管理人员都应负责本部门文件材料的齐全、完整。
第五章考核与奖惩
第十七条档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对档案形成部门及专（兼）职档案人员的档案工作进行检查、评估。
第十八条有下列事迹之一的，学校给予表彰和奖励。
1、对档案的收集、整理、立卷、归档和提供利用做出显着成绩的。
2、对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的。
3、将重要或珍贵档案捐献给学校的。
4、同违反档案法律、法规的行为作斗争且表现突出的。
第十九条有下列行为之一的，根据情节轻重，轻者学校给予批评并责令其改正；重者，给予行政处分；违反档案法构成犯罪的，依法追究刑事责任。
1、将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，或随意处理，造成损失的。
2、不按规定归档或一拖再拖，以种种理由不按期移交档案的。
3、拒绝学校档案馆督促、检查、指导的。
4、损毁、丢失档案的。
5、擅自提供、抄录、公布、销毁档案的。
6、涂改、伪造档案的。
7、出卖、转让档案，或将档案卖给、赠送外国人的。
8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第六章附则
第二十条本办法由综合档案室负责解释。
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