浅议建设数字档案馆对档案管理的影响和对策.pdf
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1、282023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究随着信息化管理技术不断进步和社会需求不断改变,传统档案馆的档案管理体制已不再适用于社会发展需求,需要利用先进的信息技术来实现档案管理信息化,为此,应加大力度建设数字档案馆,弥补传统纸制档案管理的不足,有利于节省档案管理人员的时间和精力,提高档案管理工作质量和工作效率。同时,信息化技术应用于数字档案馆的建设,符合当前信息时代的潮流和趋势,使数字档案馆能够更好地为用户提供服务,并使档案馆服务的质效得到全面提升。因此,本文结合数字档案馆的建设对档案管理体制产生的影响,制定数字档案馆建设的对策,从而通过不断革新数字档案馆管理,使档案管理体制逐渐向良性方
2、向发展。一、数字档案馆的概念及建设内容1.数字档案馆的概念数字档案馆是利用先进信息化技术,建立具有档案信息资源储存和利用功能的信息空间,具有收集、归纳、分析以及处理档案资源的功能,能够为用户提供更优质和便捷的档案管理服务。与传统档案馆的档案管理相比,数字档案馆的档案管理更具优势,数字档案馆的建设依托先进的信息化管理技术,具备档案信息资源数据化、档案信息传输网络化、档案信息资源共享化以及档案信息查找快捷化等特点,能够更好地适应社会发展需求,为人们提供优质的档案管理服务。但是,数字档案馆依托先进的信息管理技术,对信息管理技术依赖性较强,需要不断优化创新信息管理技术,为数字档案馆的建设和利用提供技术
3、支持。2.数字档案馆建设的内容数字档案馆的建设内容比较多,也比较复杂,主要涉及计算机网络信息管理相关技术的应用,具体包括以下几方面内容:一是数字档案馆的建设应严格按照数字档案馆设计方案开展。应明确数字档案馆技术应用要求,合理配置数字档案馆软件与硬件设备设施,确保数字档案馆的网络架构科学、合理,综合考虑数字档案馆长远发展目标,建立满足数字档案馆日后档案增长需求的各类管理和服务基础设备设施。二是建立数字档案馆应做好数字档案管理系统的开发应用。利用先进的信息化管理技术研究创新数字档案管理系统,确保数字档案管理系统具备收集、归纳、分析、处理、存储以及查询等功能,有利于档案管理实现自动化和智能化。三是建
4、立数字档案资源库群。应当先建立数字档案馆的档案类别及目录数据库,在现有档案管理工作基础上,将传统纸制档案逐渐分批次录入数字档案馆,将其转换成电子档案。同时,应做好电子档案的接收、存储以及管理工作,确保数字档案馆基础数据库的建设能够高效顺利开展。四是确保数字档案馆的档案信息数据真实可靠。应利用先进的信息管理技术完善稳妥的档案保管措施,确保数据档案具备与传统档案同样的效用,将原始凭证以图片和图像的形式保存于数据档案中,保证数据档案真实、可靠和长期可读。五是实现数字档案信息数据共享,档案使用者比较多,需要综合运用多种技术管理手段,依据使用者身份性质不同,利用不同渠道实现数据档案信息数据共享。六是建立
5、数字档案馆安全保障机制由于数字档案馆管理与应用是通过网络实现的,为此,应积极建立数字档案馆网络安全防护系统,确保网络安全环境,避免数字档案在传输过程中出现信息数据被泄露的问题,保证数字档案信息数据安全。二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响数字档案馆是信息时代发展的产物,也是迎合信息时代发展趋势的必然要求,由于数字档案馆与传统档案馆相比无论是在档案管理形式和手段,还是在档案管理的对象方面,均出现了较大的变化,从而导致档案管理体制受到影响,这些影响主要体现在弥补传统档案管理不足、提升档案管理效率以及为档案管理带来新的挑战三个方面。浅议建设数字档案馆对档案管理的影响和对策文/郭超萍摘要:随着信息时
6、代的到来,信息化技术不断应用在各大领域,也在档案管理方面得到有效应用,利用信息化技术建设数字档案馆,实现档案的信息化管理,能够有效提高档案管理工作质量和工作效率。但是,在数字档案馆的建设过程中会遇到一些问题,阻碍数字档案馆的信息化建设,为此,需要结合实际情况,采取科学、合理的有效措施,完善数字档案馆的建设和使用。本文阐述了数字档案馆的概念及建设内容,分析了数字档案馆建设对档案管理体制的重要影响,并研究探讨了完善数字档案馆管理建设的有效策略。关键词:数字档案馆;档案管理;影响;有效策略作者简介:郭超萍(1969),女,汉族,山东菏泽人,本科,副研究馆员,研究方向:档案管理。292023年 第22
7、期 兰台内外数字档案创新研究1.弥补传统档案管理的不足随着信息化管理技术的应用发展,数据档案是社会发展的必然趋势。数字档案馆的建立完善,能够有效弥补传统档案管理体制不足,大幅度提高档案管理工作质量和效率。传统纸制档案存储占用的空间加大,而且,由于纸张特性,档案长期保存会受环境因素及其他因素影响,对纸制档案的完整性和清晰性会造成一定影响。并且,纸制档案利用查找会耗费管理人员大量时间和精力,严重影响其工作效率。而数字档案馆的建设,实现了档案电子化存储和管理,弥补了传统档案管理体制的不足,利用网络虚拟空间展开电子数字档案云存储,能够大大节约档案存储空间。由于数字档案是网络数字化存储,不会受时间和环境
8、等因素影响,能确保数字档案长期完整、有效地保存和管理。同时,能够有效地提高档案质量。除此之外,数字档案运用先进信息化管理技术,可以建立档案查询系统,能够实现档案信息快速查找,大大节省管理人员查找档案的时间和精力,有效地提升了档案利用效率。2.有效提升档案管理效率数字档案馆的建设,能够利用先进的信息化管理技术实现档案管理的智能化和数据信息化,从而可以进一步提升档案管理效率。传统的档案管理体制以人工管理为主,主要凭借管理人员多年的工作经验开展档案管理工作,但由于新入职员工或者人员调动等原因,他们业务不熟练会造成档案管理效率不高。而借助信息化管理技术开展数字档案管理工作,使得数据档案管理工作更加简单
9、快捷,新入职的员工经过数据档案系统操作培训,其业务管理水平能够快速达到工作标准,可以大大提高档案管理的工作效率。另外,数字档案馆的建设能够进一步精简和优化档案管理流程,也能够节省管理人员的大量时间和精力,从而提高档案管理人员的档案管理效率,数据档案管理更具规范性,能够减少档案管理的错误及过失,有利于提升其档案管理质量水平。3.给档案管理带来新的挑战数字档案馆的建设对档案管理体制有着非常重要的影响,将传统的档案管理体制完全打破,建立新的适应时代发展的数字档案管理体制,虽然取得一定成就和效果,但仍然需要面对新的挑战。目前来看,数字档案馆的建设需要耗费大量人力、物力、时间以及经费,数字档案馆建设是长
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