机关公文管理规章制度.docx

机关公文管理制度
为加强文件、资料（以下简称“公文”）管理，规范公文处理工作，结合单位实际，制定本制度。
一、基本原则公文处理过程中，必须严格执行国家法律法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
二、公文处理公文处理分为收文和发文。收文办理即公文运转，一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
三、公文运转
（一）公文运转由综合科确定文档管理员具体负责，并实行定岗补位制，文档管理人员因公外出或请假，应提前向补位人交接有关事项。
（二）文件传阅过程中，不得横向传阅，不得任意扩大或缩小传阅范围。
（三）文档管理人员应及时领取文件，及时从省政府法制办网站和政务办公网接收文件（政务办公网每日查看次数不得少于4次）。文件收到后应立即进行登记、分类、编号，填写文件传阅单或处理单。
（四）综合科根据文件内容，于收文当日提出拟办意见。文档管理员根据拟办意见，及时呈领导阅示。一般性传阅文件，原则上不超过2个工作日，到期由文档管理员收回继续传阅。需要处理的文件，文档管理员根据拟办意见逐级呈主任、副主任签批，文档管理员根据签批意见交责任科或责任人员办理，原则上由承办科留存复印件，综合科留存原件备查。
（五）承办科应根据领导批示尽快提出贯彻落实和处理意见，一般情况下，领导批示件应在规定期限内反馈办理情况，非急件应在15日内办结；涉及长远规划方面的问题，要制定分步实施计划；对受客观条件限制一时难以落实的批示件，应及时向作出批示的领导反馈情况。领导有特殊交代的批示件按领导要求及时办理。
（六）涉及两个或两个以上科办理的事项，由主办科牵头办理，办理情况由主办科负责报送。主、协办科在办理过程中意见发生分歧时，由主办科将意见分歧所在、协调经过、各方意见的依据和解决问题的意见进行整理，报作出批示的领导协调。
（七）承办科在规定时限内完成领导批示件的办理工作，并及时向作出批示的领导报送办理结果。确因特殊情况不能在规定时限内反馈或办结的，应及时向作出批示的领导汇报，根据领导要求办理。承办科应将领导批示、办结结果、办理过程中形成的有关资料等及时进行整理归档。
（八）批办文件一律使用黑色或兰黑色钢笔或签字笔，不准使用易褪色的圆珠笔、铅笔，以利于文件保存。
（九）文件阅办人员应自觉遵守保密纪律，妥善保管文件。机要文件当天未能阅批的应有防范措施，对丢失机要文件的按照上级有关规定追究有关人员的责任。
四、发文办理为提高效率、建设节约型机关，应尽量控制发文数量。行文应注重必要性、实效性，做到该出的文件必须出好，可出可不出的文件一律不出。
（一）公文结构公文一般由公文文头、发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄报机关、印发机关和时间等部分组成。
（二）公文种类及文号1、常用公文种类（1）决议——适用于经会议讨论通过的重要决策。（2）决定——适用于对重要事项作出决策和安排。（3）意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。（4）通知——适用于发布规章制度、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和需要有关单位共同执行或周知的事项。（5）通报——适用于表扬先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况。（6）报告——适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。（7）请示——适用于向上级机关请求指示、批准。（8）批复——适用于答复下级机关的请示。（9）规定——适用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范。（10）函——适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准和答复审批事项。
2、办机关发文字号本办发文字号有东府法发、东府法函、东府法督字。（1）东府法发文件：适用于以本办名义向上级领导机关请求指示批准、汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问；转发上级机关的重要文件；发布本办领导同志的重要讲话、重大决议、决定、批示、意见，部署或总结重要工作。（2）东府法函文件：适用于与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准以及答复审批事项。（3）东府法督字文件：适用于安排部署紧急单项工作，经会议研究确定或主任确定的重点工作督查事项。
（三）公文制发1、根据工作分工，由各科负责拟稿。拟稿完成后，应严格按照文件办理程序，填写公文运转单。公文送领导签发前，需送综合科核稿，审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；是否需要与有关部门和单位协商、会签；文字格式是否符合公文管理规定。核稿完成，核稿人在核稿栏内签字后，经分管业务领导审核，由主要领导签发，综合科统一登记编号后印发，未按规定程序报送主要领导审签，综合科一律不得发放文号、用印。
2、公文文号、格式出现问题，由综合科承担全部责任；公文出现内容错误、遗漏、错别字等问题，由承办科负全部责任。
3、文件印发范围应合理，除综合科存档3份外，其他范围尽量压缩，减少文件印发份数。报市政府的文件1式5份。
（四）缮印1、各科起草文件应尽量使用本办打印机及印刷设备自行印制并认真校核，切实提高准确率。确需外出印刷的文件材料，由承办人填写《外出印刷制作申请单》，经分管业务领导、分管机关事务领导审核，主任审批后，由综合科联系指定地点印刷。
2、无申请单的印刷费用，不予报销。
3、外出制作牌匾条幅等，参照上述规定执行。
（五）注意事项1、符合有关法律法规和有关规定，密切结合工作实际，杜绝假、大、空。
2、情况真实，观点明确，条理清楚，结构严谨。篇幅应力求简短，内容应开门见山，言简意赅。
3、文号用3号楷体，居中，上行文（请示、报告）要注明签发人，文号居左，签发人居右，签发人姓名使用3号楷体，其他使用3号仿宋体。文件标题用2号宋体加黑居中，正文用3号仿宋体。文中第一层题目用3号黑体。
4、文件一律用a4纸，每页22行，每行28个字。
5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日，要使用国际法定计量单位。
6、正文结构层次顺序，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
7、文件如有附件，应注明附件顺序和名称，与正文一起装订。
8、公文排版后最后一页必须有正文，通过采取调整行间距等方法杜绝“此页无正文”的情况发生。
9、文件的成文日期以主任签发日期为准，不得早于签发日期。
10、公文标题应简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
11、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和特殊词、词组必须使用汉字外，其他应使用阿拉伯数字。
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