集团公司档案规章制度.docx

集团公司档案制度
立卷归档制度
一、归档范围
凡是反映本机关工作职能，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围（详见各类档案的归档范围）。
二、归档时间
（一）文书档案要求在次年六月底前归档。
（二）科技档案材料，在项目完成后二个月内归档。
（三）会计档案在年度终结后，根据工作需要可由财务部门保管一年，期满由会计部门立卷移交综合档案室。
（四）声像载体材料在完成制作后三个月内归档案。
三、归档要求
（一）归档的文件材料必须保持齐全性和完整性。
（二）归档的文件材料必须准确、真实。
（三）凡归档的文件材料用纸一律要求纸质优良，文件要求字迹清楚，签署完备，书写符全档案规范要求，用炭素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、铅笔、彩色笔、圆珠笔或复写纸书写，以利于长期保存，按
29、7cm×21cm规格（a4）纸装订案卷（特殊情况采用折叠式）。
四、归档份数
本机关各类文件材料归档一般一式一份；部分特殊材料或使用频繁的档案材料可二至三份，存以备用。
五、归档手续
（一）凡归档的文件材料必须用word文档编制归档移交清单，归档清单一式两份，交接双方签字，由交接双方各保留一份，以便查考。
（二）一些重大活动的归档材料由归档人或归档部门撰写“归档材料说明书”。内容包括材料的来源、过程、完整、准确状况；主要人物、时间、地点以及材料整理人的姓名、日期等。一并向综合档案室移交。
档案登记统计制度
一、移交进档案室的档案必须及时进行编目，建立档案收进、移出、销毁库存登记簿，并按门类进行登记、统计，随时掌握库存档案来源、数量、移出去向、销毁原因和库存情况。
二、文书档案按保留期限、年度、机构进行统计、登记；科技档案按类别进行登记统计；科技资料、基建档案、会计档案、照片档案及其它档案随来随登记。
三、建立档案查阅和利用效果登记簿，严格履行登记手续，每年12月底前分别按人次、卷次及利用效果做好登记、统计和汇总记录。
四、建立档案机构、人员、库房、设施装具登记簿，了解掌握馆藏情况及设备现状。
五、库房内应每天做好温湿度记录，发现问题及时采取措施。
六、按照有关要求，每年做好年中及年终档案工作情况统计报表。
档案保管制度
一、本机关的全部档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为己有。
二、加强档案室的管理，做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，并配备必要的保护设施。
三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并做好记录，发现问题及时向分管负责人汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
四、认真做好档案收集工作，按规定向档案馆移交，每年做到目录与室藏档案相符。
五、定期做好档案鉴定工作，对无价值的档案登记造册，经分管领导同意后，由两人以上在指定地点进行销毁。
六、档案人员在调动工作时，必须办好移交手续，方可离开岗位。
七、因保管不善，造成丢失和损坏，按损坏程度追究责任。
档案借阅制度
为确保档案的安全和完整，更好地为本机关各项工作提供服务，查阅档案的人员必须遵守以下规章制度：
1、凡本机关工作人员查阅档案必须严格履行查阅手续。
2、因工作需要拟抄录档案，须经档案管理中心主任同意，抄件要经检查校对方可带出。
3、档案资料一般不借出室外使用，确因工作需要必须借出时，须经档案管理中心主任同意，并限期归还，最长时间不得超过一周。非党员干部不能查阅干部人事档案，不得查阅借用本人及其直系亲属的档案。
4、在接交档案时双方要认真检查案卷的完整情况，发现问题当即追查责任。
5、借阅秘密、机密档案，须经本单位领导证明，档案管理中心主任批准。查阅常委、党委会议记录必须经党委办公室负责人批准，查阅机关办公会议记录或其他绝密档案，须经机关办公室负责人批准。借阅干部、人事档案，须经人事处处长批准。
6、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾划、涂改、撕页、照像等。借出的档案不准转借他人，要严加保管。如发现丢失、损坏，应按《档案法》的有关规定追究有关人员责任。
7、阅档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，视情节轻重给予批评教育，以至纪律处分。
档案鉴定销毁制度
档案室保管的档案，已经保管期满经认真鉴定后，确认没有保存价值的档案应进行销毁。档案销毁工作是一项十分严肃的工作，必须认真做好，为此，特制定如下销毁制度。
一、销毁档案的标准
档案鉴定、销毁应以国家有关规定和《档案保管期限表》等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。档案鉴定、销毁工作一般每5-10年进行一次。
1、时间标准短期保管的档案，保管期满，经过认真复查，主管领导批准即可销毁，长期保管的档案，50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经主管领导批准即可销毁。
2、档案内容、来源、形式标准
档案室对保管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行一次认真的鉴定，用档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。
二、鉴定销毁档案的程序
（一）鉴定档案工作程序：
1、档案室拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。
2、成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案室和有关部门兼职档案员参加。
3、学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。
4、鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。
5、领导审查、批准档案鉴定报告。
（二）销毁档案的程序
1、档案室对经鉴定拟销毁的档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，分别送交档案形成部门领导进行初审。
2、送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷登记册，必须经部门领导签字
3、汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册是准备销毁案卷的登记簿。同时还应撰写一份销毁档案的书面报告。
4、销毁清册连同销毁档案的书面报告送交主管领导审核、批准。
5、经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点化为纸浆或焚毁，任何单位、或部门均不得将应销毁的档案作其它用途或当作废纸出售。
6、销毁档案须有两名以上监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。
三、档案鉴定、销毁工作结束后，档案馆应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。
档案保密制度
一、档案人员要加强保密观念，认真学习《保密法》，自觉遵守党和国家的保密规定，做到不泄密、不失密、不传密。
二、认真做好档案文件、资料的密级划分和保密期限的确定。
三、对办理完毕的秘密文件，档案人员要收集齐全，妥善保管，及时归档。
四、查阅、复印秘密文件资料必须持单位介绍信，经分管领导批准。本机关查阅、复印秘密档案资料，必须经办公室主任批准。
五、销毁秘密档案资料，必须经主管领导批准同意签章，由两人以上销毁并造册登记。
六、发现秘密档案资料丢失或被盗，必须立即报告并及时查追，根据责任大小给予当事人纪律处分或追究法律责任。
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