办公行政管理规章制度.docx

办公行政管理制度
第一章总则
第一条为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。
第二条总公司办公室负责本制度的组织管理监督。
第二章经理办公会议
第三条总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。
第四条每月第
一、
二、四周的周一上午8。40分召开管理工作会议，由总经理（或指定其他总公司领导）主持，总公司其他领导及各管理部门正副职总经理（主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。
第五条每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。
第六条各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。
第七条经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。
第八条办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。
第九条总公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。
第三章公文处理
第十条各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。
第十一条凡以总公司名义发出的公文、函件及用总公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。
第十二条办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。
第十三条办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。
第四章内部呈批
第十四条总公司各部门、各专业公司、子公司等以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。
第十五条总公司各部门的呈批件，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。
第十六条专业公司、子公司的呈批件，按呈报内容自行送交相关管理部门或分管领导。需报总经理审批的，应交由办公室负责呈送，批后按领导批示处理。
第十七条呈批件由总公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报单位必要时可留复印件。
第十八条办理呈批件必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。
第十九条承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。
第二十条各部门及各专业公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达、报迭呈批件及其他相关事务。
第五章印章使用
第二十一条凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。
第二十二条涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室秘书处审核，经分管领导签批后用印。
第二十三条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。
第六章机要文书
第二十四条机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印。打印内容须经办公室主任（或分管领导）审核签字。
第二十五条各单位需制发的业务公文、函件及其他材料等均应自行打印。
第二十六条办理复印、传真等应填写“机要室业务申请单”，经部门负责人签字后，送机要室办理。每季未由办公室统计费用后转财务本部，计入部门费用。
第二十七条一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由总公司分管领导签字。
第二十八条收到传真件应及时通知收件人签字领取。
第二十九条各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于总公司领导的，办公室负责办理。
第七章接待
第三十条凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。
第三十一条总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。
第三十二条业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。
第八章其他
第三十三条处以上干部每隔周六上午8：30——11：30应到公司集体议事。临时有事或有病的，须向总公司分管领导请假。
第三十四条总公司各部门、各专业公司正副职以上（含）领导每日应于晚六时下班、临时有事的，须向总公司分管领导请假。
第九章附则
第三十五条本制度由总公司办公室负责解释。
第三十六条各专业公司、子公司在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情况，制定实施细则。
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