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办公室主任工作职务说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考

北京公交房产开发有限责任公司职务说明书——办公室职务说明书

办公室主任职务说明书 1
行政秘书职务说明书 4

办公室主任职务说明书
岗位名称
办公室主任
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
人事副总经理
所辖人数

直接下级
行政秘书
岗位分析时间
7月
职责概述:
负责公司文秘、档案管理等综合事务,按照公司领导意图发挥督察、协调、服务、参谋助手作用
职责与工作任务
职
责
一
职责表述:检查、督办、协调各部门工作,对会议、文件决议进行催办
工作
任务
检查公司重大决议和领导指示的情况,并督促办理,及时向公司领导反映
协调各部门制订、完善公司各项规章制度及主要的业务流程并报公司领导审批后下达执行
组织召开总经理办公会、重大业务会议及其它重大会议、活动;保证会议和活动的会议资料、设备、场地等物质条件的合理安排
负责会议室借用管理,监督会议室的清洁和办公设施的安全
职
责
二
职责表述:负责公司重要文书起草,监督文件的传阅归档;处理来往文电,负责公司信息的宣传报道,保障上情下达和下情上报
工作
任务
起草重要的领导指示、通报、总结、信函等文件,上交总经理审阅
负责公文审核、呈批、催办等工作
收集房地产相关宏观政策、法规,及时了解公司内部动态,汇总各部门上报信息,分析各项检查结果,督促工作简报信息的出版发布
负责公司介绍信的管理工作
职
责
三
职责表述:加强对外联络,拓展公关业务,促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来,树立企业良好形象
工作
任务
负责对外信息发布、宣传、联络、协调、公关与接待工作
征收各部门对口单位节日拜访清单,上报总经理审签,采购节日外送礼品
公司负责公司法律事务,为公司的经营管理和决策及各项活动提供法律支持
职
责
四
职责表述:负责组织公司公文及本部门文档资料管理
工作
任务
负责组织公司公文及部门文档资料的及时分类、汇总,安全存放保管。
按公司档案管理制度执行档案的借阅和收缴。
职
责
五
职责表述:负责办公室的组织管理工作
工作
任务
负责办公室的工作任务分派,指导下属完成各项工作
负责下属员工的绩效考核和评价
帮助解决下属工作中的困难,协调处理下属之间的工作纠纷
负责下属员工职业生涯指导、能力开发指导和培训安排
负责制订部门费用预算计划,审核和控制费用开支
职
责
六

职责表述:负责公司党、团、工会组织的内部管理工作,负责完成上级单位交办的任务
工作任务
负责公司党、团、工会的组织建设工作
负责组织学习、传达党、团、工会相关的各种精神和文件
负责执行、监督、实施上级交办的各项工作
职责
七
职责表述:完成上级交办的其它任务
权力:
计划的制定下发、监督执行、总结汇报权
对其它部门制度执行情况有检查、监督权,处罚建议权
内部信息通告权、印鉴保管使用权
备用金支领保管权
预算内部门费用的使用权
对下级工作的检查权和工作中争议的裁判权
对下属员工的聘用、调岗、晋升、辞退有建议权
对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权
工作协作关系:
内部协调关系
各个部门
外部协调关系
政府部门、新闻媒体机构、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等
任职资格:
教育水平
大学本科以上学历
专业
管理、经济、建筑工程等相关专业
培训经历
企业管理、公共关系培训
经验
2年以上管理工作经验
知识和技巧
很强的人际交往能力,善于协调、沟通;公正通达,善于学习并不断提升自己
能力
有一定的行政管理、企业管理、文秘、公关知识;有信息搜集能力;能够使用WORD,EXCEL等办公软件和办公设备,具备基本的网络知识;最好有驾照
其它:
使用工具设备
电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络、保险柜
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间,按规定值班,根据需要加班
所需记录文档
月计划、年计划、费用预算表、员工考核表、社会关系档案
备注

行政秘书职务说明书
岗位名称
行政秘书
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员

直接上级
办公室主任
所辖人数
无
直接下级
无
岗位分析时间
7月
职责概述:
负责办公室行政事务工作;起草一般文稿,往来文件批转发存,记录公司历程大事;协助上级进行企业形象对外宣传,协调政府、行业的关系;接待来访客人
职责与工作任务
职
责
一
职责表述:跟催本部门工作计划完成的情况,起草公司一般性文稿,并交直接上级审阅
工作
任务
跟催本部门的工作计划执行情况,及时向直接上级汇报已完成的工作
提醒直接上级按时完成领导布置的任务
打印公司内部文件
起草直接上级或总经理制定起草的文稿,并交直接上级或总经理审阅
职
责
二
职责表述:通知、组织公司会议,管理会议设施
工作
任务
按直接上级或总经理的指令通知召开会议
协助上级组织召开会议、活动;提前准备好会议活动所需的资料、设备、场地等物质条件。做好会议纪要
负责执行公司会议室借用管理,协调、安排各部门会议时间;负责会议室卫生工作和物品安全
职
责
三
职责表述:执行公司印鉴使用规定,接收、批转各种来往文件
工作
任务
按照”加盖公章申请单”上审批结果,为所需文档加盖公司印章
按照直接上级或总经理的指令开具介绍信
内部文件的盖章、发放、传阅,各种往来文件的转发
职
责
四
职责表述:负责公司公文及部门文档资料归档管理
工作
任务
负责公司公文及部门文档资料的及时分类、汇总,安全存放保管。
按公司档案管理制度执行档案的借阅和收缴。
职
责
五
职责表述:内部宣传材料管理
工作
任务
记录公司发展历程中的大事
及时把企业中的信息向各个部门传播
职
责
六
职责表述:接待来访者,并为其找到接口单位,或负责人
工作
任务
接待客户投诉,并为其找到接口单位,或负责人
接待来访宾客,并为其找到接口单位,或负责人;若此时无人,留下联系方式
接待预约客人,安排吃、住、行程,及时通知负责接待的领导
职
责
七
职责表述:协助公司对外宣传
工作
任务
负责按上级指示对外信息发布直接上级确认的信息, 为企业做软性宣传
协助营销部做宣传促销工作,包括售楼、广告发布、活动支持
职
责
八
职责表述:负责公司党、团、工会相关的各项工作
工作任务
负责公司党、团、工会的相关工作
负责组织学习、传达党、团、工会相关的各种精神和文件
职责
九
职责表述:完成直接上级交办的其它任务
权力:
本部门工作的跟催权、对有关文字材料的审核权
向各部门索取必要资料的索取权
文件发放传阅执行权(公司决议的督办权)
印鉴使用的执行权
本部门工作的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
各个部门
外部协调关系
媒体、政府机关、友好联系单位
任职资格
教育水平
大学专科及以上
专业要求
文秘、管理等相关专业
培训经历
无特殊要求
工作经验
无特殊要求
个人素质
形象端庄大方,声音亲和;具备较好的人际交往能力和沟通能力,具备良好的服务意识,为人谦和,工作主动
知识与技能
具有行政管理、文秘知识,能够使用WORD,EXCEL等办公软件和办公设备,具备基本的网络知识
其它
使用工具/设备
电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间及按规定值班,偶然加班
所需记录文档
收发文登记簿、会议纪要、会议签到表、会议室借用登记表、检查记录、介绍信使用登记、印章使用登记、公司大事记、简报、信息、投诉登记、来客留言、接待登记
备注