前期物业管理.doc

入伙前工作准备
物业管理前期准备
人力资源《人事操作指南》品质管理部体系文件和法律法规财务管理部《财务制度汇编》和《出纳操作手册》总经理办公室《行政制度汇编》
《入住指引》、《入伙流程》《业户手册》《常规服务项目表》防盗门、窗花、阳台推拉门、遮阳棚款式需填写的入伙资料房屋设计平面图、水真走向图入伙现场宣传展板及其他标识入伙现场的布置和模拟演练
指定专人办理各种证照
接管验收
指定专人负责记录入伙前后发生的由地产公司支付的各项费用
建立对外公共关系
各类物资的采购
编制管理处组织架构和职务说明书
拟定入伙工作计划时间表
从职能部门接收各类资料
★物业前期介入
★入伙前工作计划表

工作
项目
主要内容
负责人
完成时间
完成情况
备注
与发展商沟通
对接管理用房和保安住房
经理

对接小区公共洗手间的设置
经理

对接保安宿舍水、电和排水污问题
设备主管

对接垃圾收集点
设备主管

对接装修款式
设备主管

跟踪前期工程遗留问题的处理情况
设备主管

设备交接
设备主管

住宅交接
设备主管

公用设施交接
设备主管

再次递交整改、返修清单
设备主管

签定返修合同
经理

列出所有分包方的联系电话
设备主管

管理处
食堂和员工宿舍的租用
经理

技术员值班室装修
设备主管

食堂和员工宿舍的装修
设备主管

管理处的装修
经理

会议室的装修
经理

购置办公设备及用品
行政后勤

办公场所的布置
行政后勤

保洁外包人员到位
经理
入伙前1个月

绿化人员、会所人员到位
经理
入伙前1个月

购买绿化工具
行政后勤

管理人员到位
经理
入伙前1个月

维修人员到位
经理
入伙前2个月

安全管理人员到位
经理
入伙前1个月

刻制近利处公章
行政后勤

办理管理处营业执照、收费许可证、税务登记证
行政后勤

办理停车场营业执照
行政后勤

制作备用钥匙柜（办公室宿舍等）
设备主管

制作员工宿舍床50床
行政后勤

购买文件柜
经理

建立与政府部门联系
行政后勤

购买证件悬挂镜框
经理

确定管理制度、岗位职责及工作管理流程
设备主管

编写各类设备操作作业指导书及规章制度
设备主管

购置管理处办公设备（保险柜、电脑、打印机、白板）、用品、值班室办公桌椅、培训椅及电视机
行政后勤

购置保安用品
行政后勤

购置维修工具
行政后勤

购买维修材料
行政后勤

制作培训室隔离展板、培训桌
设备主管

管理处
领取公司《人事操作指南》《行政制度汇编》《财务制度、规定汇编》CI手册
客户主办

领取体系部分常用表格（如值班本、物资领用单）
客户主办

安装人事、设备、财务软件
电脑室

跟总办对接安全员、保洁员服装款式
行政后勤

领取各岗位人员服装
客户主办

负一层建消防消池
设备主管

员工岗前培训、在职培训
客户主办

为施工人员办理临时出入证
客户主办

电话安装
设备主管

消防电梯桥箱临时装修
设备主管

制作公布栏
行政后勤

交通及设备房等各类标识的悬挂
设备主管

控制中心
控制中心布置装修
工程部

会所经营
确定会所经营方案
经理

拟订会所酒吧水价表
经理

确定会所规章制度、公约及会员章程
经理

宿舍
购衣柜
行政后勤

购宿舍木桌子
行政后勤

购排气扇、挂衣架
行政后勤

购热水器
行政后勤

联系饮水机
行政后勤

操作间
制作操作台、工具架
设备主管

停车场
制作停车场标识
工程部

车位划分及制作倒车架
工程部

停车场卫生清扫
行政后勤

控制中心
跟踪控制台的制作
设备主管

整理备用钥匙并列清单
设备主管

中心各系统的安装调试
工程部

中心各系统使用方法培训
工程部

购置消防器材及工具
行政后勤

门禁系统的启用
工程部

仓库
仓库现场布置
行政后勤

制作货架
设备主管

仓库货架分类标识制作
仓管员

宿舍
宿舍卫生打扫
行政后勤

制作上下铺床
设备主管

制作鞋架
设备主管

安装宿舍窗帘架及窗帘
行政后勤

安排排气扇、挂衣架
设备主管

安装宿舍热水器及冲凉管道
设备主管

标识
办公室、培训室各类标识的制作及张贴
设计室

设备房各类标识的制作及张贴
设计室

公共设施各类标识的制作及张贴
设计室

楼道内各类标识的制作及张贴
设计室

地下车库各类标识的制作及张贴
设计室

购买各类临时挂牌、警告标识
行政后勤

入住
入伙手续培训
品质部

领取公司各类入住表格
资料员

办理水电抄表到户、水电气及电放、电线等申请表领取
行政后勤

入住现场宣传展板设计
设计室

入住现场资料的分放
设计室

准备住户入伙装修手续的各类表格资料
资料员

住户入伙资料袋
资料员

房屋验收
设备主管

递交整改、返修清单
设备主管

入伙前房屋的清洁
行政后勤

入住手续的办理
资料员

业主资料的归档
资料员

发放入伙通知书及入伙须知
★入伙管理

业主准备资料

家庭户： 1、入伙通知书；2、业主身份证原件和复印件4份及家庭成员身份证复印件 1 份；3、《购房合同》复印件1份；4、 业主及家庭成员一寸照片 1 张/人；5、业主委托书（如非业主本人办理）等资料

公司户： 1、入伙通知书；2、公司营业执照复印件（加盖公章）；3、公司法人身份证原件及复印件2份、联系电话；4、委托人身份证复印件2份及一寸照片 1 张；5、《购房合同》复印件1份等资料

引导业主到现场办理

核对业主资料，确认身份

签定《业主临时规定规约》、《前期物业服务协议》、《区域防火责任书》等资料

交纳费用，办理委托银行代扣物业相关费用业务

管理处、客服中心和销售部三方陪同验房，抄录水.电.气表底数

施工队返修和管理处跟进
业主填写《验房记录表》

与管理处双方确认验收情况

领取钥匙及相关物品，填写《物品领用登记表》

向业主介绍服务中心关于房屋租赁服务内容，并作相关信息登记

审核业主资料归档

★印鉴证照办理流程

咨询证照的颁发单位，了解办理事项的相应条件和要求

领取和填写有关表格，准备相关材料

将全套申请材料递交办证单位，领取回执

跟踪办理进展状况

凭回执到办证单位领取证照或批复文件

说明：
1、 申办是指证照的首次办理；
2、 变更是指证照的登记事项（如地址、负责人、名称等）发生改变后需办理的相应备案或换证手续。
3、 年检是指在证照有效期内，根据颁证单位的要求和时限，进行一年一度的申报审核手续。
4、 延期：在证照有效期临近前向颁证单位申请办理的证照续期工作。
5、 新部门成立，筹备人员应及时办理正常经营所需的全部证照
6、 各部门应做好证照的登记、保管、借用等工作，并充分关注证照的有效期限及年检日期，及时办理证照变更、年检和延期等手续。

★印鉴证照办理指引表
序号
名称
证照主体
颁证单位
备注
1
营业执照正副本
管理处、停车场
市工商局注册分局

2
申请刻制印章登记卡
管理处、停车场
区公安分局
也可在公司印鉴卡上登记
3
公章
管理处、停车场
区公安分局
必须申办
4
业务专用章
管理处
区公安分局
根据业务需要申办
5
收费专用章
停车场
区公安分局
根据业务需要申办
6
发票专用章
停车场
区公安分局
根据业务需要申办
7
组织机构代码证、代码卡
管理处、停车场
市技术监督局
必须申办
8
国税登记证、登记表
管理处
市国家税务局登记分局
必须申办
9
地税登记证、登记表
管理处、停车场
市地方税务局登记分局
必须申办
10
收费许可证、价目表
管理处、停车场
区物价局
必须申办
11
机动车停车场许可证
停车场
市交通管理局
必须申办
12
卫生许可证（会所或泳池）
管理处
区卫生防疫站
必须申办
13
卫生许可证（食堂）
管理处
区卫生防疫站
根据食堂规模及外卖情况申办
14
统计登记证正副及信息卡
管理处、停车场
市统计信息局
必须申办
15
二次供水设施清洗消毒合格证
管理处
市水务局
有相关业务的部门必须申办
16
房屋租赁许可证
管理处
辖区租赁所
根据业务需要申办
17
对讲机执照
管理处
市无线电管理委员会
一机一证，凡配置对讲机的部门均需申办
18
电梯安全检验合格证
管理处
市技术监督局
所有电梯均须申办，一般由电梯维护的专业公司代办

★物业接管验收标准
一、 土建类
1、 封闭式小区应设通透式围墙，且在入住前面15天竣工；在设计时间考虑红外线防越系统和监视系统的设立；
2、 物业管理各类用房应在入住前装修完毕，办公场所和员工宿舍必须配备洗手间，装修标准见住宅局制定的《物业管理用房装修标准》
3、 小区道路出入口、大厦车库出入口道闸及岗亭
4、 小区内设平面指引图；
5、 小区内垃圾转运站，按环卫要求住宅楼标准层应考虑垃圾桶的摆放位置；并配置垃圾桶；标准层垃圾收集点（站）应安装水龙头，并设地漏；
6、 每层电梯厅设楼层标志、防火疏散线路图，消防通道楼梯设楼层号；
7、 设备房门上应有标识牌，各设备房应装单独锁，墙面用ICI涂料，地面铺瓷砖
8、 高层所有防火门、消防通道门、强弱电井、电水表房用通锁；应有标识牌；
9、 配电室、发电机房、变压器室应比地下室排水沟高手1米的
10、 配电室应设计有独立值班室；
11、 高层消防楼梯应增设扶手，消防楼梯及楼层通道照明开关应选用感应开关。
12、 控制中心面积应在这20平方米以上，室内应设能与电梯乘客联络的对讲电话和轿箱监视器，并有电梯的楼层显示。
13、 层顶天台门用防火门，天台设水龙头号
14、 屋顶女儿墙上设固定挂钩（供清洗外墙吊绳用）。
15、 高层大厦应考虑将商业和住宅的通道隔离。
16、 电梯轿箱内应安装监视探头，电梯地板应铺地毯，消防电梯内要安装防护板，电梯底坑内应设爬梯。
17、 大厦（小区）必须配备背景音乐设备，大厦大堂内应配置沙发、家俱。
二、 给排水
1、 水表房应有地漏排水，地漏排水管直径不能小于50毫米。
2、 天面雨水管应直接排入地面雨水井、沟。
3、 水泵房控制柜应与水泵隔离。
4、 地面水池应设水位计，天面水池应设检修爬梯、水池盖应加锁、透气孔加防蚊网。
5、 应考虑空调的集中排水。
6、 大厦(小区）地下水池到给水泵的管道的两侧都要装阀门，所有水表、阀门一侧都应加装活结，以便维修更换。
7、 所有大厦（小区）地下室排污井、雨水井都应安装排污泵并有备用泵。
8、 卫生间地漏要安装存水弯头。
三、 电气
1、 风机房控制柜应安装在便于操作的位置。
2、 高、低压配电房应设计绝缘工具壁柜。
3、 高低压配电柜前、后应园丁绝缘胶板。
4、 所有设备房应有应急照明，通风设备。
5、 备用发电机房应安装水龙头并设置排污地漏。
6、 电梯已办理运行许可证，机房应安装通风降温设备。
7、 配电柜上标识清晰。
8、 所有电缆首尾端应接编号挂牌。
9、 地下车库照明控制应采用分区、分组控制。
10、 公共部分应设计、安装公用插座、公共电表。
11、 庭园照明宜采用自动控制（定时）。
四、 消防
1、 消防控制中心应安装通风、降温设备。
2、 地下室排风管应刷防火漆。
3、 大厦各楼层设立消防紧急对讲电话。
4、 办公室、仓库、主要出入口、底下停车场、所有设备房、控制中心应设内线电话。
五、 其他
1、 规划小区时应考虑管理处工作人员的集体宿舍和食堂，且在住宅区交付使用前竣工。
2、 绿化地浇水宜采用自动喷头和公共水表。
3、 小区大厦主要活动、休闲场所应配置公园椅和果皮箱。
4、 地下室出入口应设置防洪闸。
5、 所有机电设备机体应干净无污迹，各类水泵机体及管道重新刷漆，水管标明水流方向，各类开关标识清楚。
6、 机电设备配件、专用工具等应随同交付。
7、 水池、水箱应清理干净，盖板加锁，连同真实水质化验报告一并交付。
8、 有关电抄表到户工作已完成。
9、 上下水及室外排水畅通。
10、 具备电话、煤气、邮路开通硬件条件。
11、 应完成物业公司提出预留水管、电源插座，节日彩旗、彩灯及宣传横幅广告等挂勾。
12、 留守足够的返修人员并服从物业公司管理。
13、 儿童游乐设施：小区每5万平米至少设1处，大厦每座塔楼设一处。
14、 标识牌齐全。
15、 车库内有各类指引标志、标示牌（自行车、摩托车、限高、限速、车场防盗、道路导向等）、停车场反光镜、标线。
16、 小区内主要路口、通道，大厦主要通道、地下车库必须设闭路监视器。
17、 所有设备房，各单元进口、仓库、车场、车库、维修加工场所、公共场所应设置灭火器。
18、 小区绿化布局合理优美，花草树木与建筑小品配置得当。
19、 每户设置一个信箱，每单元设置一个住户韶钢箱、公布栏。
20、 商铺广告牌、灯箱应统一设计制作。
21、 停车场智能化系统完备。
22、 小区安防设施及布置合理，无安全隐患和死角，管理区域内必须设立保安巡更系统。
23、 泳池应设浅水区并有安全警戒浮标线，设立儿童戏水池。
24、 应将大厦（小区）水电费的用户名称改为万科物业某某管理处。
六、 发展商应移交的资料
（一） 、产权资料
1、 用地批准资料。
2、 项目批准资料。
3、 施工许可证。
4、 用水、用电、用气指标批文。
（二） 、技术资料
1、 住宅区规划图、小区竣工总平面图。
2、 所有单体建筑、结构、设备安装竣工图。
3、 单位工程竣工验收证明书。
4、 地质勘探报告，沉降观察记录。
5、 地下管网竣工图。
6、 所有设备订货合同、产品合格证、随机资料（使用说明书、检验报告），随机专用工具清单。
7、 电缆铺设记录。
8、 线路及电力电缆试验记录。
9、 发电机、电动机检查试支转记录。
10、 电气设备试验调整记录。
11、 电气设备绝缘检查。
12、 电气设备送电验收记录。
13、 防雷接地电阻检测记录。
14、 防雷引下线焊接记录。
15、 水、卫生器具检验合格证。
16、 通风机风量测量调整记录。
17、 空调器性能测定调整记录。
18、 环保达标验收许可证。
19、 消防验收许可证。
20、 房屋测绘验收资料。
21、 房屋验收记录。

附件一：
有关物业管理用房面积的规定
面积=住宅房屋总套数*户均人口数*人均管理用房面积系数
房屋总套数=公寓总间数+单元住宅总套数=建筑总面积（平方米）
户均人口数：暂为3.75每户
人均管理用房面积系数：暂为0.035平方米每人
位置：尽量调协在住宅区中心部位，便于住户。
竣工日期：在向住户发钥匙前15天。
装修标准：参见《物业管理办公用房装修标准》
附件二：
物业管理办公用房装修标准
为更好地贯彻执行《深圳经济特区住宅物业管理条例》及其配套实施（细则），规范物业管理办公用房的装修行为，特制定本标准。
一、 开发单位移交物业办公用房时，必须保证物业管理办公用房能够正常使用，即满足以下条件：
1、地面：水麿石地面或国产防滑地砖地面。
2、墙面：国产乳胶漆墙面。
3、顶棚：型钢T型龙骨、石膏板吊顶。
4、门：普通胶合板门、局部可用铝合金门。
5、窗：铝合金窗。
6、水、电、气相关设备，采用一般的国产设备。
7、前台本制收银柜台、各办公房功能隔断（砖砌、木制或铝合金隔断）、木制住户钥匙柜、办公低柜等。
二、如果开发单位移交物业管理办公用房时不能满足第一条标准，则由物业管理单位按第一条标准完善，费用由开发单位支付。
三、如果物业管理单位发生超出第一条标准的装修费用时，则由物业管理单位自付超出部分的费用。

附件三
各类标识清单
小区平面图、大厦应设立名称标识牌、楼栋号、单元号、楼层号、门牌号、公布栏、设施标识、儿童娱乐设施使用标识、单元防盗警示牌、天台重地非请勿进、防烟门、电梯机房、如遇火警请勿使用升降机、严禁吸烟、私家花园闲人免进、停车场标识、车场防盗标识、限速标识、限高标识、自行车停放点、摩托车修停放点、禁止鸣笛、为了小区的宁静请勿使用防盗报警器、道路导向标识、绿急生命请勿践踏、保障安全请勿跳水、设备重地非请勿进、设备房、水泵房、水池、水泵控制柜、生活稳压罐、消防稳压泵、CO2室、发电机房、消防使用说明标识、污水泵、雨水泵、消防专用工具箱、消防专用柜、各类仓库、备用钥匙柜、高压勿近严禁烟火、配电房、低压控制柜、变压器、有人工作严格合闸、儿童娱乐设施、读感器、泳池开放时间标识、桌球室、棋牌室、舞蹈室、乒乓球室、男女卫生间、更衣室、严禁烟火、小心地滑、健身房、值班室、生活垃圾收集点、可回收封闭收集点、禁停、油漆未干请勿触摸、童车停放点、消防疏散示意图、管理处导示图、弯道反光镜、管理处标识、消防接合器、室外消防栓、灭火器、车库告示牌