企业数字档案馆建设试点完成后的阶段性任务刍议.pdf
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1、2023.4机电兵船档案信息化建设 数字化转型是当今各企业的重要任务,档案业务必须紧跟这一发展。为此,许多企业都按照 企业数字档案馆指南 的要求,结合自身实际开展了数字档案馆的建设,国家档案局也多次发文,征集企业数字档案馆建设试点。笔者所在企业有幸成为国家档案局第二批数字档案馆建设试点单位,经过近三年的建设,于 2021年 3月通过了国家档案局的验收。实践证明,通过建设试点,笔者所在企业完善了档案馆的基础建设,建立了企业档案管理系统,数字档案资源有了一定基础,档案信息得到了部分开发利用,制定了符合企业数字档案馆建设要求的相关标准及安全保密体系,档案工作取得了很大的进步。随着试点任务的完成,企业
2、数字档案馆进入长期运行阶段,也遇到了一些新的问题:1.数字档案馆价值还需要进一步发挥。企业数字档案馆建设通过国家档案局的试点验收,在企业内部也产生了不小的水花,但试点验收完成后,数字档案馆进入常态化运行,工作趋于平静,虽然在档案界有一定声誉,但在企业内部,若不能充分利用这一契机,尽可能的把数字档案馆融入企业的经营管理各项工作中,数字档案馆最终也很难在数字化浪潮中站稳脚跟。2.用户的使用习惯需要进一步培养。企业数字档案馆的建设试点工作受到了企业上下的关注,但在实际工作中,企业用户利用数字档案馆的积极性并不一定随之高涨,对利用渠道和方法往往一知半解,如有查档需求,还是习惯于打电话,或者直接到档案馆
3、实地查询,数字档案馆的远程便捷优势没有得到应有的发挥。3.数字档案馆资源需要进一步扩充。数字档案馆建设试点验收要求传统档案的数字化率达到70%以上,除OA外至少一个系统实现在线归档,余下的30%及新归档的传统载体档案仍是馆藏的一部分;随着企业信息化建设的发展,新的业务系统层出不穷,新产生的数据逐步取代传统档案。若线上和线下数字资源得不到进一步扩充,数字档案馆的建设就会停滞不前,用户不能做到一键查全,数字档案馆就将逐渐失去吸引力。4.档案管理系统的作用需要进一步发挥。数字档案馆试点建设完成后,使用者很快感受到档案管理系统带来的规范和便捷,但随着应用深入,档案工作者和利用者都会提出一些改进意见和建
4、议,需要结合公司业务发展进行个别改进或者全方位升级;另外,随着档案业务和信息化手段的发展,档案管理系统的应用范围和场景也可以进一步扩充和提升。5.安全保密设施和标准制度需要与时俱进。数字档案馆存储着企业的宝贵财富,安全保密要求极高,当今社会信息化高速发展,数字档案馆的安全保密措施若不能紧跟时代脚步,就可能面临新的危机。在试点建设过程中,企业数字档案馆建立了一整套制度,随着数字档案馆建设的深入,这些制度如不定期进行梳理和完善,也将沦为一纸空文。企业数字档案馆建设试点完成后的阶段性任务刍议邓红英摘要笔者所在企业数字档案馆建设通过国家试点验收后,进入平稳运行的新阶段。本文对企业数字馆建设试点任务完成
5、后的短期及中期任务进行了探讨,阐述了几个关键环节的内容和措施,为企业数字档案馆的长期稳定发展提出了建议。98机电兵船档案2023.4 信息化建设 为此,笔者认为,企业数字档案馆试点完成后,应立即从以下几个方面规划、布署下一阶段任务,使企业档案馆建设通过验收后继续取得更大的发展。一、运用多种手段,加强数字档案馆的宣传推广 1.企业档案馆通过国家档案局试点验收后,要努力成为企业的品牌。可通过在外来人员参观交流、对外宣传、技术介绍等时机,在客户中树立档案品牌,使数字档案馆成为企业对外宣传的名片之一。2.充分利用企业广播、电视、公众号等媒介对数字档案馆建设过程中的节点、亮点进行宣传,吸引企业领导和员工
6、都关注数字档案馆的建设,为以后的档案利用推广宣传。3.用好“6.9”国际档案日这一宣传时机,每一年的6月9日是档案人的宣传主场,要在传统宣传报道的基础上,利用企业户外大屏、开展专题培训、档案知识竞赛等方式,大力宣传数字档案馆的相关信息。4.在企业的各项经营活动中,往往需要举办一些专题展览,档案人员应主动作为,以需求为导向,利用数字档案馆、专题数据库等系统和资源优势,又快又好地提供档案服务,通过档案利用者的口口相传,提升数字档案馆的影响力。二、开展多层次多角度培训,增强用户黏性 1.最常使用的是通用培训。企业数字档案馆可以采用召集企业各部门档案人员一起参加的大培训方式,对数字档案馆的基本通用操作
7、进行培训,由资深的档案工作者对数字档案馆作用、馆藏、专题数据库、审批流程等基本应用进行讲解,使档案利用者对企业数字档案馆有一个整体的认知。2.如有需要也可采用个性化培训的方式。由于参加通用培训的人员有限,且不同类别的档案有着不同的利用需求,在实践中,企业数字档案馆可采用分专业的方式进行个性化培训,建议采用分片到户的方法,按档案门类划分,或者一个档案人员分别负责几个部门的个性化培训,可集中培训,也可以一对一地解惑。3.常规问题解答也是十分有必要的手段。企业数字档案馆还可以设立专门的答疑电话、邮箱等,及时解决数字档案馆利用过程中遇到的各种问题,用户能顺畅完成一次档案利用是多个下次利用的前提。4.编
8、写利用指南是高效的手段。企业数字档案馆以指导文本或视频的形式总结数字档案馆的使用方法,形成利用指南,放在数字档案馆首页,使档案利用者能够随时学习,在遇到问题时也可以自行学习解决。5.输入引导可提高查档效率。在档案利用中的输入过程中尽量采用灰色示例、下拉菜单等方法,引导和培训用户进行规范输入,避免用户因细节错误造成的查不出或查不准的问题。6.拍摄培训短视频是大势所趋。企业数字档案馆在培训或用户使用过程中出现的一些共性问题,可由专人进行收集后做成问题解答,以视频或专题的形式在企业公众号中进行发布,既能宣传,也能解惑。同时,这些问题也将作为日后常规化培训的重点。三、从两个维度入手,促进业务系统的在线
9、归档 企业数字档案馆建设试点工作完成时,根据验收标准,除OA外,一般只有一至二个业务系统实现在线归档。试点工作完成后,还需要从深度和广度两个维度,实现在线归档资源的扩充,以确保企业数字档案馆的活力。1.在深度方面,一是指定专人对已建成的业务系统的在线归档流程进行长期监控,确保在线归档渠道的畅通,出现问题及时从业务系统和档案管理系统两个方面找寻原因并及时解决;二是及时对在线归档电子文件进行整理,确保按照国家档案局10号令的要求进行整理分类,安全有效地进行管理;三是关注上游业务系统的变更情况,若上游业务系统面临升级,及时提出档案的接口要求,保证业务系统变更后在线归档流程不脱节。2.在广度方面,积极
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