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哈佛管理导师

主题摘要
本主题包含有关如何完成以下各项的相关信息：
· 根据读者的需要组织文稿
· 利用各种写作策略开始写作
· 利用编辑和设计准则，提高文章内容的影响力

主题列表

主题概述
如果是您，您会怎么做？
主题列表
主题摘要
导师简介
主题使用说明
核心概念
商务写作基础知识
界定项目的范围
使用谋篇布局策略
根据目的来组织材料
初稿写作
确定段落结构
内容修改
格式修改
起草电子邮件
步骤
规划写作任务的步骤
内容编辑的步骤
风格编辑的步骤
技巧
运用重要性排序法的技巧
运用比较和对比法的技巧
电子邮件的写作技巧
商务备忘录写作的技巧
撰写业务信件的技巧
提案写作的技巧
练习
说明
工具
关注焦点工作表 TM
文件组织指南
视觉效应设计参考指南
“做自己的编辑”检查表
自测
说明
学习更多内容
在线文章
文章
著作

导师简介
黛博拉·杜梅因 (Deborah Dumaine)
黛博拉·杜梅因是享誉全球的学习公司 Better Communications 的创始人兼总裁，该公司已成功组织过商务类、领导才能类、技术类、财务类及销售类写作研讨会。自 1978 年以来，已有 86,000 名学员参加了 Better Communications 的研讨会。杜梅因女士是 Write to the Top: Writing for Corporate Success（最近由 Random House 修订和再版）和 The Instant-Answer Guide to Business Writing(iUniverse) 的作者。她还为 World Book Encyclopedia编写了有关商务写作的章节。杜梅因女士在 Smith College 获文学学士及文学硕士学位。若想了解更多信息，请访问她的网站：。

如果是您，您会怎么做？
辛迪的同事对她的工作一直鼎力支持，但最近他们好像不太买辛迪的账了。辛迪不知道到底发生了什么事。两周前，她将会议纪要用电子邮件发送给团队成员，并在邮件中注明周五上午要召开团队会议。然而到了周五那天，只有两个人到会。一周后，辛迪再次向每个人发了份电子邮件，这次是关于月度报告的事宜。在邮件里，她说明将有高层管理人员参加他们的员工会议。可是，当销售副总裁出现在下一次会议上时，他们的团队却表现得措手不及。是她的团队成员不把她当回事吗？还是因为她没有与他们做好沟通？如果是您，您会怎么做？
这时您会怎么做？
辛迪在电子邮件中试图传递大量信息，这使她可能并没有真正实现与她的同事之间的沟通。通常情况下，每封邮件只应包含一个主题。如果邮件涉及的主题过多，内容冗长繁琐，阅读者往往会抓不住主要内容，甚至没有耐心读完整封邮件。辛迪还应该使邮件目的一目了然，在邮件主题行和正文开始处，都应该清晰地说明邮件目的。如果要通知大家参加会议，就应开门见山，提醒大家注意。最后一个同样重要问题是，电子邮件应该写得简短精练，通常大家都喜欢看简短的邮件。
在本主题中，您将学习如何疏理自己的思路，如何拟订一份完整的草稿，以及怎样才能使您的日常电子邮件、备忘录和报告更加实用，条理更加清晰，更加引人关注。了解了本主题中阐述的各种观点后，请点击“练习”，参与互动场景练习、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。

主题使用说明
主题架构
“商务写作”主题分成下列几个部分。屏幕顶部显示了进入各部分的链接。

主题概述
点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先浏览“如果是您，您会怎么做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会怎么做？”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。
核心概念
点击“核心概念”，可详细了解这一主题的主要思想。您将学习写作的指导性原则，了解如何有效地将信息传达给受众。这些原则能够帮助您完成从思想酝酿到文章润色的整个过程。
步骤
点击“步骤”，可了解帮助您规划写作任务、编辑写作内容以及调整写作风格的程序。
技巧
点击“技巧”，可获得有关如何撰写电子邮件、备忘录、信件以及提案的简要建议。
练习
点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演管理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。
工具
点击“工具”，可获得各种表格，它们可帮助您：专注于您想表达的内容；组织材料；最大限度地发挥视觉设计的作用；将文稿编辑得清晰明了、风格贴切而又言简意赅。
自测
点击“自测”，可了解自己对所学内容的掌握程度。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。
学习更多内容
点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相关的文章。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。
主题导航
点击屏幕顶部和左侧的链接，可浏览本主题中的内容。点击屏幕顶部的链接，您将看到屏幕左侧的链接有相应变化。按以下步骤，可循序渐进浏览本主题的全部内容：
· 从左到右点击顶部的链接，访问本主题的各个部分。
· 从上到下点击左侧的链接，查看各部分中的内容。
· 在“练习”部分中，点击“下一页”可继续场景练习。在需要选择答案时，请选择一个选项，并阅读相应反馈。然后再尝试其他选项，以了解更多信息。再次点击“下一页”继续。
· 在“工具”部分中，点击图标可打开相应工具。您可以将工具打印出来以便脱机使用。或者，您也可以在线填写工具，并将其保存到您的硬盘。
· 最后，参加“自测”中的测验，并阅读“学习更多内容”中的“在线文章”，至此完成整个主题的学习。

商务写作基础知识
有效的商务写作要以一些基本原则为基础。掌握了这些基本原则，您就会知道该如何处理自己遇到的各种写作任务。
明确写作目的
在着手撰写商务文件时，您首先应该做的就是问自己：“我为什么要写这份文件？”商务写作的目的有很多，例如：
· 解释或证明某些行为的合理性：“由于现有供应商给我们的所有出价都太高，因此我们决定拒绝他们并寻找其他供应商。”
· 传达信息：“管理层想让所有员工都知道新产品的季度销售额超出了期望值。”
· 影响读者：“工程队能够如期完工。”
· 公布好消息或坏消息：“不幸的是，你们报告的引擎起火事件发生在保修期结束后的第二天。”
· 要求行动：“设计队应该在 5 月 1 日之前完成并提交产品规格。”
在开始写作的时候应牢记自己的写作目的。在从事文件撰写这样的普通任务时，许多撰文者都会偏离自己的目的。为了帮助您始终牢记自己的目的，您可以将写作目的略记在草稿的开头以作为提醒，并在写作过程中回顾和参考。起草完毕之后，应检查您的草稿，以确保最初目的得以实现。
遵循“以读者为中心”的方法
一个公司如果没有考虑到客户的需求和态度，就无法与客户沟通，同样地，您如果不了解读者、读者的要求以及他们所喜欢的接收信息的方式，您也无法与他们沟通。
从读者的角度对文件进行构思、起草、组织和编辑，能够提高文件的明确性并促使读者付诸行动。如果读者能够理解您想要传达的信息以及他们下一步应该做些什么，他们的工作就更容易开展。
采用以读者为中心的方法为什么重要？下面将讲述一个真实的故事，故事里的公司要通过明信片宣布地址的变更，这看似简单，但公司在写明信片的时候却没有对受众进行分析。由于没有站在读者的角度考虑，公司忘了写出最重要的信息之一：搬迁日期。客户们知道了公司将搬到什么地方，但却不知道应该从什么时候开始使用这个新地址。
另请参见 Harvard ManageMentor《演讲》主题中的“创建演讲稿”。
清楚表达关键信息
确定了文件的写作目的并从受众的角度进行了考虑之后，下一个任务就是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明清晰，通常只有一两句话。例如：“为了不超过客户的交付期限，我们必须在 5 月 1 日之前完成产品设计。”
在很多情况下，关键信息应该在文件一开头或接近开头的地方阐明，而剩下的部分则用于阐述细节，并回答“为什么”或“我的提议的意义是什么”。
每份文件集中讲述一个主题，以使文件尽量清楚明确。如果您发现有两个彼此无关的关键信息要写，则应分别撰写两份不同的文件。
让信息简明扼要
忙碌的读者喜欢简练的文件。事实上，在能传达必要信息的前提下，文件越短越好。简短的文件可以确保突出关键信息。简练的文字还可以节省读者宝贵的时间。
请思考下面的例子：
“应老板的建议，琼在公司法律顾问的帮助下，向五位因不满而威胁要提起诉讼的客户写了封道歉信。”
作为撰文者，您的挑战在于如何让语句表达出最佳效果。就上述例句而言，对受众的了解能提供有效指导。是否有必要让读者知道这封信是琼的老板建议写的，或公司的法律顾问参与了这封信的撰写？有五位客户感到不满的事实或他们威胁要提起诉讼的事实又有什么相干吗？如果没有必要透露这些信息，则可以考虑将其删除。
这样一来，句子就变成：
“琼向感到不满的客户写了封道歉信。”
确定交付策略
懂得有效写作的人知道，即便文件写的不错，如果未能以合适人选的名义在合适的时间以合适的方式撰写，其效果也会受到影响。
在开始写作之前，考虑应该以谁的名义传达信息。您自己？您的上司？整个团队？不同的选择必定会对读者有不同的影响。
同时还要考虑文件的撰写时间是否太早或太晚。如果写得太早，读者将难以关注您提出的问题。如果写得太晚，则丢掉了提出建议或防范问题的机会。
最后，写作方式也会影响文件的效果。在选择写作方式时，应考虑写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如，如果要分发客户满意度调查结果，可以用电子邮件向全公司发送该报告的总结，并提供有关如何获取完整报告的详细信息。您也可以邀请管理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。
理想的沟通方式需要深思熟虑才能决定。就算您使用的是书面形式，您也会发现用口头交流的方式作为补充有助于您获得最佳效果。
另请参见关注焦点工作表 TM。

界定项目的范围
在开始撰写任何文件之前，应首先界定写作项目的范围。界定范围意味着确定主题的广度与深度。若能有效界定范围，您就可以为自己和受众节省大量的时间与精力。
全面铺开与简明扼要
在考虑写作项目的范围时，您可以从或广或窄的角度阐述主题。例如，在汇报公司在营销职能方面的不足时，全面铺开的阐述可以包括下列内容：
· 营销对实现公司目标有什么作用
· 公司营销部门的发展历程
· 营销方面的人力资源
· 出现特定绩效问题的领域
· 潜在的解决方案
简明扼要地阐述此主题时只需强调一到两个方面，可能包括的内容有：
· 绩效低下的两大领域：经销商支持与促销
· 建议的补救措施
作为撰文者，您必须根据自己的目的和受众来确定文件范围的宽窄。就上述营销报告的例子而言，如果您的目的是向负责研究营销部门和潜在解决方案的任务组提供信息，则可能需要全面铺开。因为受众将希望尽可能多地了解该部门的情况。
另一方面，如果您是向高层管理人员汇报该任务组的实际调查结果，则应简明扼要。因为在这种情况下，受众最感兴趣的可能只是详细了解您所确定的问题以及建议的解决方案。

使用谋篇布局策略
对于许多管理者来说，谋篇布局往往是写作过程中最艰难的部分之一。在界定了项目的范围之后，首先应确定文件将要涉及的主题。以下策略有助于完成此任务。
提问
写出读者对您的话题可能会产生的疑问是开篇方法之一。这种方法有助于确保您的文件能告诉读者他们需要了解的内容。这种方法还能帮助您预见读者对文件的反应。
例如，吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新产品的员工召开的每周部门间会议。通过预计读者关注的事项，她提出了下列问题：
· 我们为什么要召开这些新会议？
· 议程将包括哪些内容？
· 我应该怎样准备这些会议？
将这些问题转化为肯定性陈述之后，吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。例如：“召开第一次会议时，请事先准备好您所在部门的工作计划。”
使用这种方法时，应考虑您对受众的兴趣和关注事项的了解。如果您对受众不太熟悉，则应找一位熟悉他们的人对您预计的问题进行补充。
传统式提纲
另一个谋篇布局的方法就是使用传统式提纲。这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。如果您缺乏写作经验，或者涉及的主题很复杂，这种方法就格外有用。
传统式提纲通常使用字母、罗马数字和阿拉伯数字表明信息的层次。
1. 大写罗马数字加英文句号，例如

I.

2. 大写字母加英文句号，例如

A.

3. 阿拉伯数字加英文句号，例如

1.

4. 小写字母加英文句号，例如

a.

5. 在圆括号中加阿拉伯数字，例如

(1)

6. 在圆括号中加小写字母，例如

(a)

7. 在圆括号中加小写罗马数字，例如

(i)
对大多数商务文件来说，三级标题（罗马数字、大写字母和阿拉伯数字）就足够了。
一旦拟好提纲，就应考虑以下问题：
· 提纲中是否已经列出了我要写的所有主题和副主题？
· 他们的排列是否符合逻辑顺序？
· 开头、中间和结尾是否清楚明白？
如果提纲的逻辑和顺序符合您的要求，您就可以开始对每一条加以充实，从而创建文件。
头脑风暴式提纲
头脑风暴式提纲是一种形式自由的构思技巧，即一想到什么就立刻将其记下。头脑风暴式提纲鼓励自由联想，这有助于激发您的创造力。在进行团队集体写作的时候，这种方法格外有效，因为使用这种方法在写作之初就能获得每个人的想法。创建头脑风暴式提纲的方法：
· 在一张纸的中间画一个圆圈。
· 将您的目的写在圆圈里。记住，您的目的就是您撰写这份文件的原因。目的的表述应简洁：以“为了”开头，并包括一个动词，例如“说服”。
· 在想到与您的主题相关的想法时，从圆圈向外画线，就像车轮的轮辐，然后在每一条线上写一个想法。
· 如果某个想法激发了其他与之相关的想法，就从那条线上再引出几条线，然后将这些相关想法写在上面。
· 如果您突然想到了与之前所写的想法完全无关的想法，就从中间的圆圈上再引出一条新线。
· 一边继续构思想法，一边从中间的圆圈和其他线条上画新线。

对于从中间的圆圈发散出来的主要想法，应认真进行分类。一经组织整理，这些想法就成为您在写作中将要提及的主题。
自由写作
当您出现写作障碍（也称为“头脑空白综合症”）时，自由写作通常是最好的选择。与头脑风暴式提纲一样，自由写作允许您放飞想像，以催生灵感，并且既可以手写也可以打字。请记住，有关自由写作最重要的一条规则就是没有规则。采用自由写作法的要点包括：
· 准备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。
· 写下大脑中出现的任何想法，哪怕这些想法与您的写作主题毫无关系。
· 至少应自由写上 10 分钟，这样才能思如泉涌。
· 当您思维受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停止。
· 不要对记下的东西进行编辑。如果您用的是计算机，降低屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。
自由写作完成后，读一读您之前记下的内容，突出标示重要的观点和想法。然后将这些要点整理成符合逻辑的分类，这一步骤与传统式提纲或头脑风暴式提纲相同。
另请参见在线文章：“Ayn Rand on Writing”。

根据目的来组织材料
您必须对所写内容进行符合逻辑的组织，否则就无法达到您想实现的目的。通过选择最适当的组织方式，您可以更清楚地向读者传达信息。
首先，应考虑受众的需求和喜好。通过提出并回答下列问题选择组织方式：
· 我的基本要点是什么？
· 我的读者可能会乐于接纳还是会抵制？
· 我的读者可能想立即知道些什么？
重要性排序法
对于许多内部文件，撰文者通常会采用“结论先行”(BLOT) 法。通过将最紧要的信息放在文件开头，您可以帮助忙碌的读者快速看到最重要的信息。
另请参见运用重要性排序法的技巧。
时序法
时序展开法按照事件发生的时间顺序对事件进行排列，从而说明主题。当文件的内容包含产品发展史这样的信息时，这种方法非常有用。
使用此方法时应注意下列事项：
· 抓住重大事实。
· 利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息，因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信息。
· 如果有五个以上的日期，应避免每个句子都以日期开头。
流程和程序法
流程和程序法对使用说明和用户手册都适用。
所谓流程就是从总体上描述在各阶段由谁做什么以及发生了什么或将要发生什么。由于这些阶段的发生与读者无关，因此请使用第三人称进行叙述。例如：“发票应首先交给费用发生部门批准，然后再交给会计付账。”
而程序则按照完成目标所需的顺序提供读者可以实际采取的行动步骤。由于程序是安排就绪的一系列步骤，因此可以使用与软件安装说明一样的方式进行陈述。描述步骤时请使用第二人称，每一步都以表示该行动的动词开头。例如：“给发票加盖日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部门记录”。
无论使用哪一种方法，都应注意下列事项：
· 以表格形式陈述正式程序，并给每一步编号。
· 按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶段或步骤。
空间排列法
空间排列法适用于差旅报告、机械说明以及销售研究报告。将其想像成一幅二维或三维地图，带领读者畅游您的主题，以帮助他们理解您的信息。
例如，要解释公司的销售区域规划，您首先应该讲述洛杉矶的发展机遇，然后介绍纽华克的新客户，最后再讲一讲华盛顿特区的政府潜在客户。
使用此方法时应注意下列事项：
· 设定具体、连贯而便于理解的顺序，例如从左至右、从上到下或由内而外。
· 用细节描述充实每一个空间，为读者创立生动的影像。
· 有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥调，以吸引读者的注意力。
比较和对比法
比较和对比法用于展示各种概念的相似或不同之处。这种方法很适合可行性研究、调查结果和计划报告。当您想评估两种可能性各自的优缺点时，这种方法格外有效。
例如，在研究了两种可能性之后，您建议在市区的某个地点设立新办公室，为此，您可以按下列顺序陈述研究结果：
· 优点：地点 A 和地点 B
· 缺点：地点 A 和地点 B
另请参见运用比较和对比法的技巧。
归纳法或演绎法
归纳法或演绎法适用于工作指令、培训资料和客户服务信件。在使用归纳法或演绎法时，需要考虑的关键问题是：“我的读者已经了解了多少？”回答了此问题后，即可用读者熟悉的信息开始写文件。
例如，在宣布所有部门领导都必须修改每月预算时，可以使用归纳法创建送给会计部的备忘录。由于是会计团队发起的要求，因此在给他们的备忘录中应首先重申他们提出的修改细节，然后从更广的角度讲述此次修改会对全公司产生的影响。对于其他所有部门，则分别单独起草备忘录，首先从最高层面对该要求进行描述，然后阐述每个团队为了修订预算必须实施的具体调整。务必随时对读者可能不熟悉的关键术语给出解释。
使用此方法时应注意下列事项：
· 确定您的读者对该主题已经了解了多少。
· 以读者熟悉的信息开始写文件。
· 对熟悉该主题的读者采用归纳法。
· 对不熟悉该主题的读者采用演绎法。
· 尽可能将关键信息置于开头。
分析法
要使用分析法，应首先提出一个假设，然后通过提问严格检验其真实性。这种方法适用于技术报告、年报和财务分析。
使用此方法时应注意下列事项：
· 务必将假设的每个方面都包括进来，以避免说服力不强甚至更糟的情况，即做出错误的业务决策。
· 从以下几个方面分析您的资料：相似之处、不同之处、逻辑联系、内在含意以及建议采取的行动。
· 为非技术型读者简化技术方面的语言，特别是面向普通大众的公司报告。
另请参见文件组织指南。

初稿写作
当您坐下来开始写初稿时，请记住：最重要的是把稿子写出来，而不是确保每个细节都正确！初稿的句子结构、拼写、语法和标点符号都可以粗略一点。只有您一个人看而已。
粗略写作初稿有两大好处。第一，能让您的思路集中在自己想要写入文件的关键信息上。第二，由于您只投入了些许精力粗略写稿，所以在改变资料的顺序或将其完全丢弃时，感觉可能会舒服点。
从让您感觉最方便的地方开始
没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作计划摆在面前，并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作经验丰富的人都会到最后才写引言部分，因为在知道了结论之后更容易写出精彩的开篇之语。
例如，选择一个大标题，然后就这个标题写上一段。写完之后，再选择下一项让您感觉方便的来写，依此类推。定时停止写作，将草稿与您的计划进行对比。
按“类别”写作
写重要信件时，如果您没办法将其分割为若干易于驾驭的部分，则会感到难以下笔。如果您将其视为一系列更小的任务，写作质量必定能提升。
商务信件、备忘录以及电子邮件中经常出现的类别包括：
· 变革公告
· 背景资料
· 实施计划
· 最后期限
· 流程说明
· 结果
· 结论
· 建议
· 观察
· 建议的行动
· 要求采取行动
· 评估
正式的建议书包括下列标准组成部分：
· 扉页
· 目录
· 摘要
· 简介
· 客户需求陈述
· 建议的程序（或技术计划）
· 该计划的优点
· 该计划的影响
· 实施计划
· 合格条件
· 成本分析（或您的投资）
· 同意声明
· 附录
关于技术文件的特殊考虑
在起草面向非技术型受众的技术文件时，要多花一点时间分析您的受众。确保您准确掌握了以下问题的答案：“受众对该主题已经了解了多少？”
有一种经验证对许多撰文者都很有用的方法是分两栏写。一栏中写下针对技术型读者的信息。另一栏则针对非技术型读者对前一栏中的信息进行精简。

确定段落结构
对于任何文件来说，段落都是最基本的组成部分。段落可以向读者介绍主题，有时还能用于引出接下来将要讨论的话题。因此，段落可以指引读者，同时也能帮助撰文者保持思路的清晰和简洁。
限制每一段中的主语数量
要让您的读者获得连贯和简明的感觉，控制段落中主语的数量是关键。一般说来，一个段落中有三到十二个句子。每个句子都有一个主语。
务必将一段当中使用的主语限制到最少。在普通长度的段落中使用三到四个以上的主语，就很可能会让读者感到迷惑。但应记住，尽管限制主语的数量是一个好办法，但在同一段落中使用完全相同的主语会让您的文字读起来过于简单，有时甚至显得带有优越感。
过渡自然
在构建段落时，应思考一下每个段落应怎样融入整个文件。如果段落及段落中各个句子之间能自然过渡，就可以帮助读者理解各种观点之间的联系以及论证展开的过程。
思考下列过渡句（斜体）：
“提议增加餐馆座位的人没有提供任何有关工程、运作成本以及税金的估算。没有这些估算，试图评估他们的建议书只会浪费时间。
就算工程成本合理且可以应付，我们仍然面临着巨大的收益不确定性。谁都不知道座位增加一倍会对年收入产生什么影响。假设收入将增加一倍合理吗，还是更有可能增加 75%？”
上述示例段落包括两个截然不同的事项：扩展现有餐馆的成本；以及如果扩展，收入可能增加多少。过渡性陈述向读者提供了从工程成本到收入问题的自然过渡。
在各个句子之间，词和短语也能如上述句子一样起到连接作用。看看下列过渡范例（斜体）：
“我们的库存管理人员严格控制着原料或成品。因此，营运资本需求已经下降了八个百分点。”
在这个例子中，因此一词建立了两个句子间的因果关系。其他有用的过渡表达还有：结果、此外、同样、同时、例如、最后、另一方面、而且以及然而。

内容修改
写作初稿时，您的目标是确保所有关键信息都已按符合逻辑的方式列出。写完初稿后，您接下来的任务就是对内容进行编辑。编辑的第一道关口就是要最后确定文件的结构、逻辑和信息。
让您的信息重点明确
撰文者常常因为不清楚自己想要说什么而失去重点。如果连作者都不清楚，读者又怎能明白呢？另一个许多撰文者都会犯的错误就是只关注自己的议程而忽略了读者的需求。
为了避免这些常见问题，应检查您的初稿并回答下列问题：
· 我是否清楚陈述了关键信息？
· 我是否写出了读者需要的所有信息，以便让他们明白自己需要做些什么？
如果其中任一问题的答案是否，则应回顾您之前确定的目标、受众以及基本要点。对您的文件进行编辑，以满足受众的需求，并清楚陈述您的关键信息。
检查文件是否清楚明了
在读初稿时，应考虑您的目的是否易于确定和理解。同时检查一下精确度和内容范围。
当您编辑文件以使其清楚明了时，应回答下列问题：
· 我的信息准确吗？
· 我的信息完整吗？
· 我是否标注了行动要求以及最终期限，以便读者能轻松识别？
· 我是否强调了接下来的步骤？
有技巧地排列关键信息
初稿中另一个需要关注的要素就是关键信息的位置。您最想让读者记住的一点是什么？在大多数情况下，您应将该信息放在文件开头。如果关键信息不够显眼，您的读者可能会略过不看。
如果您认为读者可能不愿接受您的观点，则需要有技巧地安排关键信息的位置，将其放在读者最容易看到和关注的地方。您会发现，在介绍关键信息之前为其做些铺垫会更有帮助。
回答您的读者对原因的质疑
您的文件不仅要讲述关键信息，还要向读者解释该信息之所以重要的原因。例如，如果您的关键信息是您需要更多的时间来完成某项目的工作，您就不能一说完您的需要便结束文件。还应从以下方面对原因做出解释：
· 如果您不能获得更多的时间，会发生什么情况
· 延长时间会对哪些人造成影响
· 延长时间会对您正在从事的其他项目造成什么影响
· 您的读者会受到什么影响
在撰写文件时，务必要清楚说明您的关键信息会造成哪些与受众有关的影响。例如，不要简单地说“选项 A 比选项 B 更好”，而应该说“选项 A 可以为我们节省 30% 的年度管理成本，因此比选项 B 更好”。

格式修改
如果您认为自己已经掌握了传达有效的行动导向性信息所需的全部原材料，便可以集中改进和强化您的终稿。
设计视觉效果
写作光是清楚、准确、连贯还是不够的。读者需要在粗览文件之后就能找到关键信息，而不用在一大堆枯燥难懂的陈述中搜寻。如果一份文件易于阅读且关键信息能跃然纸上，该文件就具有了视觉效果。
花时间打造能够吸引受众的视觉结构。利用视觉增强效果，可以使要传达的要点从让读者眼花缭乱的大量信息中脱颖而出。但需要注意的是，如果使用电子邮件或任何电子文档，则您的读者不一定有必要的格式化能力或程序能以您创建时使用的格式打开文件，甚至根本无法打开。
下面针对增强视觉效果的方法举了一些例子：
· 用大字标题突出最关键的要点
· 使用长度不超过 20 个字的句子
· 使用简短的段落和句群（最多 5 到 6 行）
· 适当留出空白区域
· 用粗体和斜体突出重要信息
· 对列举的条目使用圆点或序号，哪怕是在句子当中
· 利用表格分类组织信息
让语气贴近受众
写作的语气会影响读者对内容的看法。例如，随意的语气可能适合您所熟悉的同事，但不适合客户或上级。
您的信息中使用的语言类型也会影响读者的理解。许多撰文者都会采用晦涩或过时的语言，因为他们认为这样能让自己显得更有才华。出于相同的原因，许多撰文者会选用较长、较复杂的措辞，而不是更简短的表达。
想让自己显得更有才华并没有错。但简单明了的语言而不是华而不实的语言更有助于您实现自己的目标。例如，不要写：
“我们将召开一次为时简短的预先规划会议，目的在于赶在南希的委员会继续前进之前将分配给他们的任务合并起来。”
应该写：
“我们将开个短会，以便在南希的委员会继续前进之前合并他们的工作。”
检查文件是否简明扼要
正如您的语气应该直截了当，您的句子和段落结构也应该简洁明了。
当您检查文件是否简明扼要时，应考虑下列问题：
· 我是否将每一段都限制在 6 行以内？
· 我是否让每一段只集中讲述一个想法？
· 我是否将每句话都限制在 15 到 20 个字以内？
· 我是否尽量去除了不必要的文字？
另请参见在线文章：《让您的文章变得简洁的五条途径》。
使用主动语态
看看下面这个句子：“被动语态被太多撰文者使用。”这个句子有什么问题？问题在于使用了被动语态。下面这个句子效果更好：“太多撰文者使用了被动语态。”
主动句与被动句的主要差别在于主动句表示施动者主动执行某动作。一般情况下，您可以通过主语与动词的关系判断一个句子是否为被动句，被动句的主语通常是动词所示动作的受动者。例如，“会议将在大会议室举行。”
精确度修改
精确的文件应保证正确的语法、标点符号以及拼写。不要全盘依赖计算机的拼写检查功能，因为这种功能无法找出用词方面的错误，例如在本该写他们的地方写成了她们，或者在本该写影像的地方写成了影响。请一位写作水平让您钦佩的同事检查重要文件。

起草电子邮件
发送电子邮件太过容易，以致于有时候电子邮件看上去根本不像信件。但电子邮件也是一种沟通方式，应该得到和商务信件、备忘录以及报告相同的关注。
常见问题
在越来越多的公司中，电子邮件已成为主要的沟通方式，因为它快捷、简单、便宜。不幸的是，电子邮件的快捷与方便也为商务写作者及其所在公司带来了一些问题，例如：
· 员工互相收发浪费时间、毫无必要的信息。
· 许多电子邮件都是仓促写成，品质欠佳。
· 写电子邮件的人发送的信息有时带有情绪或不适合其工作环境。
· 信息有时会错发或转发给非计划中的收件人，有时会导致不良后果。
· 收件人通常会匆匆浏览电子邮件，因此错过一些重要的细节。
通过运用写作常识以及一些正确的写作原则，这些问题通常可以避免。
从主题行开始
主题行就是邮件的大标题，它可以吸引读者的兴趣并使其阅读邮件。主题行应该具有下列特点：
· 包含关键信息（例如“销售会议的时间改为周五下午 3 点”）
· 包括您希望读者做出的行动或响应（例如“今天下午 4 点之前要给出评论”）
· 具体而简短（例如“明天一起吃午饭好吗？”）
· 让您的信息便于归档和复查（例如“约翰的全球企业报告”）。
如果您的主题行过于笼统或含混，读者可能会跳过不看。如果主题行为空，读者可能会将其删除。记住：忙碌的人通常每天都会收到 50 至 100 封电子邮件。要确保他们会打开并阅读您的邮件，就要让您的电子邮件鲜明醒目。
每封电子邮件只讲述一个主题
将每封电子邮件都视为目标一致的信息包，用于提出问题、表达您的意见、通报新闻等等。为实现一致性，每封电子邮件只传达一个信息。这种方法有两大优点：
· 收件人能更轻松地理解和回复单个信息。
· 收件人将该信息转发给其他人时不用带上可能极不适合此人的其他信息。
清楚表明邮件的目的
将您的目的直接告知读者，可以在主题行中，也可以在邮件开头处告知。让读者明白您的邮件是用于号召行动、征求信息、传达信息还是提出建议。
简明扼要，并使用附件
篇幅太长的电子邮件需要收件人不断滚动屏幕，令人厌烦。因此，邮件应力求简短。如果要发送长篇信息，请使用附件，而不要用电子邮件文本。用电子邮件信息告诉读者附件的内容，以及应该怎样处理该附件。
谨记受众的需求
如果写作对象是同级同事和朋友，您可以随意采取非正式形式。如果写作对象是上级或客户，则要将电子邮件处理为简要的专业备忘录。根据读者调整自己的语气和语言。
采用简单的格式
在电子邮件系统中，您无法控制信息会以什么形式呈现在收件人的计算机屏幕上，因此不要期望别致的格式能在传输过程中得到保留。对于大标题和重点内容，可全部采用大写，但不要在整封邮件中都使用大写字体，因为这会让读者感到您在大吼大叫。用适当的空白帮助读者快速理解该信息，过多文本内容挤在一起会让人难以阅读。
回顾公司的电子邮件政策
尽管电子邮件给企业带来了巨大的便利，但也让公司容易卷入有关骚扰和诽谤的诉讼纠纷。为此，许多公司都制定了政策，明确规定了在工作中应怎样使用电子邮件。了解您的公司是否有这样的政策，以确保自己不会违反规定。
知道什么时候不能发送电子邮件
电子邮件可能是现在许多组织首选的沟通方式，但并不一定总是最有效或最恰当的方式。除了遵守所在公司的电子邮件政策，您还应考虑以下建议：
· 不要通过电子邮件发送私人信息。若要交流私人或机密信息，应打电话或与对方会面。
· 如果电子邮件起不到有效作用，则应安排面谈。如果您连续数小时或数周不断与某人邮件往来，而无法达成解决方案，请拿起电话安排会面。通常应该遵循的原则是，将电子邮件交流的次数限制在四次以内。
· 删除群发邮件，不要将它们转发。
在电子邮件中表达情绪时要格外谨慎。幽默可能被误解，批评可能被曲解，而愤怒的情绪则可能被进一步放大。如果您无法确保自己的意图能得到正确理解，则应重新考虑是否发送该信息。面谈或打电话可能是更好的选择。

规划写作任务的步骤
1. 明确写作目的。
仔细想一想，您希望读者做出怎样的回应。您的写作目的是什么？您可能想：
o 说明
o 通知
o 影响
o 传达
o 要求
您可以考虑通过在上述几个动词后面添加具体信息使您的写作目的更加明确。
2. 分析受众。
思考以下有关您的受众的问题：
o 我的读者对我的建议是会接受、漠视还是抵触？
o 我的读者已经对主题有了怎样的了解？
o 我的读者了解多少技术信息？
o 我的读者的风格是怎样的，我如何与其相匹配？
o 对我的读者来说，这当中包含了什么？
3. 分析和提炼您的基本要点。
基本要点是您希望读者记住的一个关键信息。您能越早用一两句话提炼出关键信息，您就越容易写作您的文章。如果您发现有两个不相关的关键信息，则应撰写两份文件。每份文件只表述一个主题，这样才能从读者那里得到最理想的结果。
4. 制定您的写作策略。
在思考写作策略时，您应自问以下问题：
o 我是否是传达这一信息的合适人选？
o 我是否需要在文件中包含一封单独的附信？
o 我应该使用怎样的传递方式？电子邮件？快递？
o 时间的选择是否太早？或者发送该信息是否已经太晚？

内容编辑的步骤
1. 确保您的信息以受众为中心。
最常见的错误之一是撰文者仅关注于自己的日程而没能满足读者的需求。仔细检查文件，确保所写的内容包含了读者的需要。
2. 检查文件是否清楚明了。
使您的写作目的（尤其是与读者有关的行动步骤或最终期限）易于发现和理解。同时确保您的写作内容准确，范围适中。
3. 有技巧地为信息排序。
对于乐于接受的读者，您可以在文章的开头部分就表明基本要点或关键信息。如果您认为您的读者不太容易接受您的想法，则需要有技巧地安排关键信息的位置，将其放在读者最容易读到和最有可能加以考虑的地方。您会发现在引出关键信息前做一些铺垫会更有效果。
4. 务必回答“为什么？” 不要跳过这个问题，这是确立您的可信性的关键所在。确保文件以读者能够理解的方式确切说明了您的关键信息为什么重要。

风格编辑的步骤
1. 设计视觉效果。
花些时间创建一个能够吸引读者的视觉构架。恰当地运用视觉效果能使您要传达的要点从让读者眼花缭乱的大量信息中脱颖而出。
通过运用标题、栏目、表格、粗体、斜体、带圆点和序号的条目，以及保留足够空白等方式帮助您的读者理解您的文件。
2. 让语气贴近受众。
写作的语气会影响读者对内容的看法。随意的语气可能适合您所熟悉的同事，但不适合客户或上级。
此外，您的措辞方式会对读者的理解产生影响。选择能阐明信息的词语，而不是使之模糊的词语。
3. 检查文件是否简明扼要。简