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文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序
一、 应用文书的含义与分类
（一） 含义
应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
（二）分类
主要分为三类：
行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、
事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：
意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程
（一）通用公文的制发程序
草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发
（二）事务文书、商务文书的制度发程序
事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。 

秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式
一、 通用公文的格式
指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格
（ 要求字目闪动）
1、 采用国际标准A4型纸
2、 公文页面与版心尺寸
3、 文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。
4、 公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。
（二）通用公文中各要素标识规则
1、眉首
1) 公文份数序号
2) 秘密等级和保密期限
3) 紧急程度
4) 发文机关标识
5) 发文字号
6) 签发人（会签人）
7) 红色反线

　 ①00001　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②机密★一年　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③ 特 急
　 　　　　　　　④××××××××文件

　　　　　　　　　　　　 ⑤×××〔2006〕号

眉
首
分析：“①”表示　公文份数序号
1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。 每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。
2、 份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999
“②”表示　秘密等级和保密期限
1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。 如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。
2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密”
“③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。
紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。
“④”表示　发文机关标识
一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。
版头用套红大字居中印在公文首页上部。
版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：
**发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。
**几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。
几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，
例 ：安徽省人事厅
　　　　　 安徽省 科 委 文件
　　　　　 安徽省财政厅
** 在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
“⑤”表示　发文字号有固定的模式：由发文机关代字＋年份(发文年度)＋序号(发文顺序号)
机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。
年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。
序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。
发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线
　　　　　　　　　　　　　 ①关于×××工作的通知
　　　②××××××
　　　　　　③ ××××××××××××××××××××××××××××
　　　×××××××××××××××××××××××××××××××××
　　　××××××××
　　　 ×××××××××××。
　④附件：1. ××××××
　　　　　2. ××××××
　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　⑤××××××
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○一一年一月十号
　⑥(××××××)