知识经济时代人力资源1.doc

知识经济时代企业秘书的人力资源
开发与管理
摘要：知识经济是21世纪的主导性经济形态，对于人才的需求和要求都达到了前所未有的高度，人力资源的开发和管理变得极为重要。当前我国企业秘书的人力资源开发和管理中还存在许多现实的问题，应调动一切积极因素，探索我国人力资源开发的有效途径以及人力资源管理的科学策略，实现企业秘书的人力资源开发管理的科学化、制度化和规范化，使秘书职业向着更加职业化、专业化、市场化的方向推进。
关键词：知识经济；秘书；人力资源；开发；管理

秘书是领导的助手，秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。秘书实务的具体工作内容十分广泛，我们比较熟知的有拟写文书、处理文书、组织会议、安排领导活动、接待工作、信访工作、督查工作以及其他办公室日常事物。但随着全球经济一体化和知识经济的到来，国际竞争日益激烈，中国企业面临着前所未有的挑战，企业间的竞争就是人力资源开发与管理的竞争，企业的生存与发展越来越依赖于人力资源，对专业秘书人才的质量也提出了更高的要求。
一、我国企业对秘书较高的素质和能力要求
在当今知识经济时代条件下，我国企业迅速发展，特别是民营企业异军突起，对秘书的需求也越来越大，同时对秘书知识结构、能力、气质等综合素质的需求也越来越高。秘书如果仅仅掌握一般的知识，如办公室管理、档案管理等已经不能满足企业的需要。当今大部分企业急需的是秘书专业方面的适用人才，他们更看重的是秘书人才的专业素养、技能和处理事务的能力。
企业对秘书的素质要求包括：品德素质、文化素质（专业技术知识、专业知识、人文科学知识、社会科学知识、相关的学科知识）、业务素质（独立工作能力、组织管理能力、实际操作能力、创新能力、获取加工和利用信息的能力）、心理素质（易于投入、热情工作的心理、自信心、自主性、追求卓越、渴望成功、开放乐观）、身体素质（要有健康的体魄）[1]。由此可见，企业不仅对秘书人员的业务能力有较高要求，还在心理素质、品德修养等方面提出了更高要求。
同时，根据我国企业对秘书能力要求的相关调查报告，得出我国大部分企业对秘书的能力要求主要包括创新能力、协调能力、组织能力、洞察能力、执行能力、沟通能力、思维逻辑能力、语言表达能力。其中对秘书的创新能力、协调能力、执行能力、沟通能力最为重视[2]。调查结果显示出，秘书人员仅仅能够做好文书工作、办公室日常事务等是远远不能满足现代企业的要求的，秘书人员更应该是企业中灵活处理人事关系的活跃个体，是为企业管理人员做出有效决策的献计献策者，现代企业制度下的秘书工作与从前已大不相同。
二、我国企业秘书在职业技能方面面临挑战
一方面，企业对秘书人员的素质和能力要求提出了更高的要求，而现实情况是，我国企业从业秘书的职业技能还有很多不尽如人意的地方，能力和素质亟待提高，主要表现在以下几个方面：
1、专业技能单一，知识面狭窄。企业秘书要有活到老、学到老的这种强烈的学习意识。随着当今知识更新步伐的加快，特别是当今管理知识、办公自动化技术的不断更新，对秘书的外语、信息采集与管理、公关礼仪、电子商务、文书拟写、会务与接待、办公室事务管理等方面的工作提出了更高的要求。秘书只有不断地充实自我、不断地给自己充电，才能掌握新的知识，才能更好的适应工作。
2、专业工作经验不足，锻炼机会缺乏。在当前就业形式下，工作经验已经成为一些企业招聘的重要依据，也是就业人员就业和再就业的重要条件之一。一些秘书由于工作范围狭小，工作内容单一，工作不稳定，岗位流动频繁以及秘书个人原因等造成了经验不足，锻炼机会缺乏。
3、外语水平急需提高。根据秘书职能的划分，可分为涉外秘书和中文秘书两种。根据秘书功能划分，可分为商务秘书、行政秘书、特勤秘书、公关秘书、接待秘书等等。据调查结果显示，秘书外语整体水平低下，以英语为例，调查对象中只有7%的人较熟练笔译，5%的人较熟练进行口语交流，而这部分人所从事的工作及接触的业务主要以外项型事务为主。[3]同时，从企业对秘书一些职位和种类的招聘情况分析，可以看出企业对秘书的外语需求有着越来越高的趋势，秘书人员不但要熟练使用英语，而且口语也要应用熟练，需要与外商进行无障碍的交流。
除此之外，我国企业秘书面临来自社会偏见和自身认识的挑战。受中国传统封建思想观念的影响，社会上的一些人仍然对秘书存在着一些偏见，“大茶壶”、“花瓶“等便是对秘书的蔑称，秘书的工作不容易得到认可。在企业中，很少有人愿意一辈子做秘书工作，大部分人在做了一两年的秘书后，会转向其他的行业，如营销、管理、人事等等。流动性大、能力素质结构不完善、职业素养建设低等方面的原因，加大了企业秘书人力资源开发与管理的难度。
三、我国企业秘书人力资源合理开发和管理的途径
在当今知识经济时代下，如何提高企业秘书的人力资源的合理开发与管理，使人力资源开发与管理体系更具主动性、竞争性和前瞻性，使秘书职业向着更加职业化、专业化、市场化的方向推进，是需要我们着重探讨的重要课题。企业对秘书人力资源的开发与管理，可以通过多种方法和途径。
（一）企业应加强秘书人员的职业素养建设
参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。同时由于秘书人员工作的全面性、活动的宽广性以及角色的多变性，企业加强秘书人员的职业素养建设势在必行。
1、企业应该重视企业秘书的品德，尤其是秘书的职业道德。一个人品德的高低，密切关系着他的做事以及行为方式的好坏。一个秘书人员“德”放在首位，而且要甘做幕后英雄，无怨无悔地付出，才能有所成就。如果秘书只有才能，而没有良好的品德，终究不会成就一番大的事业。这就要求秘书要有较高的忠诚度，时刻为公司的利益着想，不能为了一己之利损害公司的利益。同时，秘书作为公司的一个特殊群体，由于接触范围较广，尤其是关系公司的财务、人事、业务、策划等方面的重要文件资料，保密意识又成为秘书必须具备的一项职业道德。而且，秘书不但需要对外保密，也需要对公司的内部员工、家属及朋友保密。这也是秘书加强秘书的职业道德修养的一个重要方面。
2、企业要注重秘书的参谋作用的发挥。秘书之职重在参谋，参谋之道重在谋略。秘书参谋工作的谋略一般表现为：建议、意见、预案、方案、见解。秘书是领导的“左右臂”，是领导的“外脑”，要充分发挥谋略的作用 [4]。同时秘书要做到正确地角色定位、角色规范，善于了解领导的意图。注重进言技巧，要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。
3、企业加强秘书的秘书写作和文件的处理工作。秘书写作是指秘书在本职工作范围内的各种公务文书及其他各类应用文体的写作。擅长书写文稿，应该是秘书人员最起码的素质要求。文书的写作可以及时传达一些信息，在企业中发挥着重要的作用。从企业经营的角度看，文书拟写的质量、流转的速度，直接标志着一个企业“血脉”畅通的程度、管理质量的高下。因此，企业的秘书人员必须对文书写作进行熟练的掌握和应用。
4、企业要注重秘书公关礼仪知识的学习、应用及个人形象的塑造。礼仪在秘书工作中发挥着极其重要的作用,是秘书人员不可忽视的一种修养和技能。礼仪接待的基本原则包括：宾客至上、把握角色；自尊自爱、不卑不亢；少花钱、多办事、办好事。接待人员的基本要求包括：不畏艰苦、努力创业；注重仪表、礼貌服务；认真负责、一丝不苟；虚心学习、提高能力；恪尽职守、严格自律 [5] 。秘书要明白公关礼仪的重要性，因为秘书的个人形象也代表着公司的形象。而重要的礼仪接待，是社会主义精神文明建设的需要，是公司业务发展的需要，是服务对象的需要。秘书在接待时要注意自己的仪容、仪表和仪态。在仪容、仪表方面应注意的有头发整洁和谐、面部的清洁修饰、指甲的清洁、首饰适当、衣着服饰的清洁和谐大方。衣服的穿着和搭配要根据要出席的场合、时间和自身的身体特征而定。同时，还要注重姿态和风度，它也是人际交往的一种表现方式，也是内在气质的表露，体现了良好的教养。秘书只有不断的加强意识和气质的修养，才能更好的适应工作，更好的为领导发挥辅助的作用，才能改善社会对秘书的一些歪曲的认识。
（二）企业应加强对秘书人员的培训
从公司成长来看，秘书人员是公司人员系统中一支重要的组成部分，虽然处在不同的工作层次、不同的工作部门，但都是企业运行的重要公务系统、参谋系统、决策支持系统、公关系统。在当今知识经济时代下，秘书面临着工作多样性与复杂性的挑战，虽然秘书具有比较专业的知识，但要想合理的应对挑战、处理好出现的各种问题仍需要一定的努力。企业培训正好为秘书人员提高职业技能和增强综合能力提供了客观的动力。在培训过程中，企业必须把对秘书的培训落实到实处，主要对策包括：
首先，企业要事前做好培训需求分析。培训需求分析是培训活动的首要环节，既是明确培训目标、设计培训方案的前提，也是进行培训评估的基础。企业可通过数据调研、问卷调查、面对面访谈、秘书申请等形式开展，对为什么要培训，培训与企业效益、秘书职业发展关联度有多大，要开展什么样的培训，是专业知识的培训还是技能的培训，新老员工分别需要什么样的培训等问题进行调研。这样可以避免培训与需求的脱节，做到有的放矢，从而提高培训质量。
其次，企业要根据岗位特色、员工层次选择合适的受训人员和培训内容，这是企业培训成功的必要条件。企业要对不同层次、不同知识能力结构的秘书进行不同内容的培训。比如，对董事会秘书培训的知识主要有：WTO知识、经济法、法律文书、商务写作、人际沟通 、会务管理 、公关实务 、商务谈判 、商务礼仪、职业形象设计等；对高级秘书培训的知识有：高级秘书素养、高级秘书写作、文档管理、会务管理、人际沟通、公关实务、商务谈判 、商务礼仪、职业形象设计、经济法等；对办公室主任培训的知识有：办公室管理、经济法 、公文写作、公务管理、人际沟通 、公关策划、礼仪、职业形象设计、文档管理、人力资源管理等；对行政秘书培训的知识有：秘书素养、公文写作、文档管理、人际沟通、办公礼仪、会务管理、公关实务、秘书形象设计等；对商务秘书培训的知识有：秘书素养、商务写作、文档管理 、商务沟通、商务礼仪 、会务管理 、公关实务 、秘书形象设计等 [6]。
知识经济是建立在高科技和信息化基础上的经济，它不仅使全球经济关系和经济结构发生重大变革，同时也将导致人力资源管理和实践的深刻变革。我国加入WTO后，企业面临着更大的竞争压力，只有加强人力资源的合理开发和利用，我国企业才能从容地迎接21世纪的挑战，在当今激烈的世界竞争浪潮中，站稳脚跟，实现经济的飞跃发展。

参考文献：
[1]何文丰.现代办公室文秘写作标准规范百科全书[M].北京:中国人民大学出版社,2005.
[2]徐二明.人力资源开发与管理卷[M].北京:中国人民大学出版社,1999.
[3]陆予圻、郭莉.秘书礼仪[M].上海:复旦大学出版社,2005.
[4]谭一平.职业秘书实务[M]. 北京：东方出版社,2006.
[5]万欣.现代文秘工作标准操作指南[M].长春:吉林音像出版社,2003.
[6]陆瑜芳.秘书学概论[M].上海:复旦大学出版社,2005.
[7]袁维国.秘书学[M].北京:高等教育出版社,2003.
[8]吴季松.知识经济[M].北京：北京科学技术出版社,1998.220-221.
[9]陈东健.人力资源开发与管理[M].苏州:苏州大学出版社,2004.
[10]丁柏铨、张建勤、胡素华.现代文秘原理[M] .南京:南京大学出版社,2005.

6