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公司采购作业实施细则样板

14
2020年4月19日
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公司采购作业实施细则
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GLZD127
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10-1
第一条 目的
为使采购作业有章可循,以最好的效益向各部门提供材料、物品需求,特制订本细则。
第二条 要求
1.采购对象:采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价,以供选择参考。
2.价格质量:以合理价格购取较高品质材料。
3.时限:配合使用部门需要时间及需要量,联络厂方及时供应。
第三条 方式
采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素,选择最有利的采购作业方式进行采购作业。
1.定期契约采购:对于经常使用且生产过程中不可一时或缺的或经常使用且市价稳定的材料,可选用本方式办理。
2.特约厂商采购:对于用量、费用不太高的单项材料,可简化采购作业,由采购部门择定特约厂商,介绍使用部门径向该厂商洽订购。但在付款前应送采购部门审核,不高于市价时予以付款。
3.一般采购:不适用于前述采购方式者可按本方式采购,程序如下:
采购部门按请购部门提出的请购单,逐笔询价、议价,并了解交易条件后订购。
第四条 期限
1.采购部门应按照请购部门提出的”需要日”办理采购。为达到这一要求,掌握适当采购时机,采购部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限,呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合约内记明的交货期限为准,加计请购呈批及验收所需时间。
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10-2
2.原订采购作业处理期限变更时,采购部门应专函报告具体原因,呈总经理核准后,通知各有关单位,以利于存量管制及适时提出请购。
第五条 权限
1.特约厂家采购项目由厂长核批,涉及资金超过××元者呈经理及总经理核批。
2.定期契约采购和一般采购由总经理核批。
第六条 供应厂商
1.各项材料的供应商至少应有三家(独家供应或总代理等特殊情况下除外),各家背景及交易资料应记载于”供应厂商资料卡”(见附表1)存档备用。对于未达本公司标准的材料,采购部门应开发新供应商,或报送主管部门拟订开发计划。
2.新供应商的开发,由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后,填制供应厂商资料卡(若由于采购时效而由采购人员自行开发,则由采购人员填制)呈总经理核准后,列为备选厂商。
3.对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购部门以签呈方式说明原因,送生产管理部门复查,并呈总经理核准后,通知对方。
第七条 询价
1.采购部门收件人员收到”请购单”或”外购单”时,即加盖收件章,转采购经办人员办理询价作业。
2.各采购经办人员收到”请购单”或”外购单”,应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填注明确,有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格欠详者,注明”填单异常,说明欠详”等字样后退请购部门修改。
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10-3
3.询价程序如下:
(1)由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象(特殊原因如独家制造,独家代理、原厂牌零配件无法替代等报经主管核准者除外),并填记于”请购单”。
(2)对于加工契约采购项目,采购部门应要求厂商填具”成本分析表”(见附表2)连同报价单一并送来,以做为议价参考。
(3)采购经办人员询价时,应将询价截止日期填注于”请购单”内以通知供应厂商。
(4)采购经办人员于通知厂商报价后,应即跟催进度。
4.询价完成后,采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员,据以议价。
5.若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同,采购助理人员可将全部资料填制”采购事务征询单”(见附表3),连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后送交采购经办人员按请购部门意见处理,必要时重新询价。
第八条 议价
1.采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时,应结合会签结果、各厂商报价,查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情,经成本分析后,拟订议价对象、议价策略及拟购底价(并报告有关主管),据此进行议价作业。
2.议价:
(1)议价时除注意质量、价格外,还应注意交货期有无保证,能否向厂商争取分期付款等。
(2)议价可采用面谈、通信等多种形式进行。议价完成后,由采购经办人员拟定合作对象,呈请有关领导核批。
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10-4
第九条 订购
1.由采购经办人员于”请购单”上填记订购日及约交日,再交由采购助理人员填制采购联络函,寄送厂商。将”请购单”第二联送材料库待收料。
2.预付定金或采购金额较大,或有附带条件的采购项目,采购经办人员应先与厂商订立买卖合约书。合约书正本两份,一份存采购部门,一份存供应厂商;副本若干,分存请购部门、收料部门、会计部门及供应厂商。以外销价购买,而厂商要求订约时,合约书除按前项分存各有关部门外,副本另需分送退税部门两份,以提示退税部门提供出口证明文件。
第十条 特殊情况的处理
1.请购项目的撤销:各采购经办人员收到原请购部门送来”撤销请购单”后按下列方式办理。
(1)若原请购项目尚未办理,由采购经办人员在原请购单据上加盖”撤销”章,再交由采购助理人员将原请购单与”撤销请购单”第二联退原请购部门,第一联自存,按一般请购单据存档方式处理。
(2)若原请购项目已向厂商订购,由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购,经供应厂商同意撤销后,向供应厂商取回采购联络函,依第1项方式办理。若供应厂商坚持不能撤销,采购经办人员应于撤销请购单上注明原因,呈总经理核签后,由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门。
2.紧急请购:采购经办人员接到紧急请购通知,应即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料,并即以电话询议价格,待收到正式请购单时,补入询议价结果,按急件方式处理。
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10-5
3.交货质量异常:各采购经办人员收到资材部门验收不合格的”材料检验报告表”时,应尽快与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜,并将交涉结果记录于”材料检验报告表”的”采购处理结果”栏内,并呈总经理核签后,送回材料库。(1)对于需退料、换料或补交者,采购经办人员应于”材料检验报告表”的”采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。
(2)因质量不合格而退货换料,可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。
(3)采购经办人员如未能按请购部门意见处理时,应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏,送原请购部门签注意见,或会同原请购部门共同处理。
(4)交期延误罚扣处理:采购助理人员收到交货延误(本地厂商延交3日、外埠厂商延交5日以内可不按延误论)或统一发票逾7天未送资料科的拟整理付款事务时,应按下列方式处理:
①计算逾期罚扣金额(定期契约采购按每天5‰计扣,定有买卖合约者按合约所订比例计扣,其余按每天3‰计扣),并通知厂商罚扣原因与金额,使之立即补送发票,凭以整理付款。
②在厂方同意扣款或补足发票时,由采购助理人员于收料单及发票上填记实付金额或发票号码,呈总经理核签后,连同原”请购单”第二联、收料单、材料检验报告表等资料,送会计部门整理付款。
③如厂方不同意按第一项方式扣款,采购经办人员应继续与厂商交涉并呈董事长核决后按第二项方式处理。

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10-6
4.属买卖惯例或配合最小包装量需超交者,采购经办人员应于”请购单”采购记录栏内注明,以做为材料库收料依据。
5.以暂借款采购,采购经办人员应在”请购单”采购记录栏内加盖”采购部门整理付款章”,以免会计部门重复付款。
第十一条 采购作业进度控制
1.采购经办人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度管制点,预定作业进度。
2.预定作业进度应能配合请购项目缓急,且各作业进度须在预定日期前完成。
3.对于未能在预定日期前完成的采购项目,采购经办人员会同请购部门研究处理对策。
第十二条 价格变动之处理
1.外销产品原材料价格变动时,采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平,避免不当损失。
2.采购部门应于奇数月5日前,核算各种材料价格变动情形,填具”主要原材料价格波动月报表”呈总经理核批处理。
第十三条 本采购作业施行细则呈总经理核准后实施,修订时亦同。

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10-7
厂商名

地址

邮编

类别归属

营业执照号码

电话

注册资金

对外联络人
负责产品
重要关系企业
名称
法人代表
资本额
经营项目
年营业额

职工收入

法人代表

产品名称
商场
年生产能力
质量等级
市场占有率
销售区域
经营状况评估

附表1
供应厂商资料卡
(正面)
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10-8
供应厂商资料卡(续)

(背面)
主要制造设备状况
主要检测设备状况
主要原材料
名称
规格
生产厂
数量
运转状况
名称
规格
生产厂
性能
名称
规格
质量等级
来源

交易异常记录
时间

事由

结果

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征询厂家

被征询厂家

附表2
成本征询厂家分析表

主管: 生产会计(填表):
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10-10
附表3
采购事务征询单
请购单编号
品 名
规 格
数 量

征 询 事 项
请购部门签复
□请详细填注规格要求等
□厂商名称、住址、电话等欠详
□暂无货,请提供代用品名、规格
□厂商于 月 日始能交货
□现货质量稍差可否照购

说 明 事 项

采购部门经办: 请购部门经办:
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