建设工程项目部库房管理制度.doc

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建设工程项目部库房管理制度

项目部采用用友软件进行存货管理，并辅以流水账作为备查和单据交接的依据。用友软件的收发存部分由项目部库管员进行数据录入（操作权限为：核算模块下的出入库制单及各种材料数据的查询、库存月报表打印等）。
一、项目部库管录单员工作要求
1、库房存货的发出采用“移动平均法”核算。
2、库房材料每月的核算期间为1日---25日；每月26—31日期间发生的所有（进出库及其它）原始单据在用友软件中应全部录入到次月1日，并在备注中注明具体送货日期；当月1—25日的单据仍按时间发生顺序依次录入。
3、库管员至少应在每月扎账后备份用友数据一次，财务室、材料室各留存一份。
4、库管员应对采购入库数据进行每天录入，做到当日事当日毕；领用出库数据可按领用部门汇总原始手工出库单据一周录入一次。凡入库时无单价，均不能填制用友入库单和开具相关存货的用友领料单。
5、其它项目部或其它仓库调入的存货，在调拨单未核价之前，不得开具“用友其它入库单”。
6、每月25日扎账后，库管员应填制库存月报表，并于30日前提供给项目财务负责人（报表需项目经理、制表人签字），库管员根据实际收货情况分供应商开具月结材料结账单；库管员应每季度对库房材料盘存，进行账实核对；平时由公司财务人员对库存材料进行不定期抽查。
7、库管员应核实所有原始及自制单据、报表手续是否齐全，并配合财务的工作，在财务上现场前，提前准备好所需资料及单据。
二、材料出、入库、月结等具体事项
1、入库单一式三联
白联------存根联，由库房人员留存，每月将存根联按入库单的顺序号排列进行装订保存。
红联------报销联，采购人员凭此联和发票及送货单填写费用报销单进行报销或支付货款。（送货单上要求列明：供应商名称、送货日期、品名规格、数量、单价、金额、供应商鲜章缺一不可。）
黄联------记账联，财务部门凭此联与采购部门的红联进行配对复核及账务处理。
如发生退货则用红字开具入库单进行冲销，同时供应商提供的退货单也必须是红字开具。
2、出库单一式两联
白联------存根联，由库房人员留存，每月将存根联按入库单的顺序号排列进行装订保存。
红联------记账联，财务部门凭此联与手工出库单记账联进行配对复核及账务处理。（手工出库单填写要素：手写一式三联(白联存根、红联提货、绿联记账)，日期；品名规格；单位；数量；提货人签字（领用人员签字）；项目部负责人签字；库管员签字；备注必须注明使用部位。）
如发生退料则用红字开具出库单进行冲销，同时手工出库单也必须用红字（红复写纸、红笔）开具，以冲减出库数量。
3、有关月结材料的结账单手续及格式
（1）月结材料，每月26日至30日，库房人员根据实际的收货情况，由供货单位提供对账单，双方进行核对无误后开具结账单（对方无对账单的由我方提供空白对账单格式，并要求对方填写规范，加盖公章或私章）。
（2）结账单上完整并准确填写供货单位、填开日期、材料名称、规格型号、所属起止日期、单位、数量、单价、金额，并由收货员、库房人员、供货单位经手人以及项目经理签字。
（3）采购部门凭结账单与入库单进行数量、单价的确认，然后填写费用报销单，经财务人员复核，并由刘总签字后进行账务处理。
（4）对于供货单位不及时办理对账手续，不能及时开具结账单的情况下，财务部门根据黄联入库单进行暂估处理。（财务人员根据费用报销单和黄联入库单进行暂估处理时，如时间问题，可先进行账务处理，再由项目经理及刘总补签字）
4、运费计入成本的处理方式
除钢材由代垫人在以后统一报销计入钢材的成本，其它材料在送货时能同时确认材料价格与运费金额，并由材料供应商收取货款及运费的，运费应计入该材料的采购成本。
三、材料验收入库流程细化
1、有关购入材料的处理程序
（1）购入材料时，必须附送货单，库房人员根据送货单上注明的供货单位、日期、材料名称、规格型号、计量单位、单价、金额及时准确地开具入库单。
（2）采购部门凭送货单和红联入库单及时填写费用报销单，一式一联，费用报销单上准确地填写报销部门（如：建安科院学生公寓东区D栋/华升科院行政楼）、日期、摘要、金额、报销人，并由项目经理签字再交财务部门复核后传递给刘总审批，财务根据审批后的单据进行相关的账务处理或付款。
2、有关委托加工材料的处理程序
（1）每批委托加工件应随货附上委托加工件的送货单，由收货员签收；另由采购员填制“委托加工件成本分摊明细表”一式两份，一张表对应一张送货单或几张送货单，采购员签字，收货员签字。
（2）库管凭此表及送货单，按分摊后的委托加工件明细开具“其它入库单”，并将送货单与此表一同作为入库附件；委托加工件购入价=原材料购入价+加工费。
3、有关自加工材料的处理程序
（1）原材料的购入处理程序同1。如需现场自制加工后使用，需由项目部填制“自加工成本分摊明细表”一式两份，将此表交收货员核实加工件品种及数量，双方在表上签字确认。
（2）库管员凭此表开具加工件“产成品入库单”及原材料“材料出库单”，此表分别作为两单附件。
4、有关内部调拨材料的处理程序：库房人员需将调拨单核价后，再办理调拨材料的出、入库手续。
四、材料出库流程细化：
1、进入仓库管理的材料及贵重的大宗材料
（1）根据符合财务要求的手工三联式出库单，库管发料。
（2）领料单按领料部门（领料人）及存货品名规格一周归集一次，将归集汇总后的领料单再区分临设用料、工程施工用料和应扣款用料，分别录入用友软件核算模块下的“材料出库单”。
2、低值易耗品与设备的领用出库流程
（1）按劳务班组和项目部员工名称分别设置低耗及设备流水帐，待班组完工后归还销账。
（2）各班组退场前或本项目部结束后凭此流水账中未归还的明细作为附件，在劳务班组结算中扣除。

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