在Word中正确设置2012党政机关公文格式.doc

在Word中正确设置2012党政机关公文格式

本文的Word操作以Office2003为例，格式规定的引用和解释以GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》及中国质检出版社和中国标准出版社配套的《国家标准应用指南》为准。
目前，不少单位在Word中设置公文格式的通行作法是：页边距上3.7厘米、下3.5厘米，左2.8厘米、右2.6厘米，公文主体“行距”采用“固定值”28磅、正文三号字仿宋_GB2312，虽然大体上实现了每面22行，每行28个字的要求，但较2012版国家标准还有不少差距。
一、版面的设置
1．2012版国家标准的格式规定
A4型纸、尺寸297 mm×210 mm（高×宽），版心尺寸为225 mm×156 mm（高×宽），版心上边缘距离纸张上边缘（称为天头或上白边）为37 mm，下白边为35 mm，版心左边缘距离纸张左边缘（称为订口或左白边）为28 mm，右白边为26 mm
无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。一般每面22行，每行28个字，并撑满版心。2012版国家标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。3号字的字高约为5.54 mm，3号字的一行就约等于10.39 mm。
注：1磅≈0.35277783 mm ，1 mm≈2.8346磅，10.39 mm≈29.4515磅。
2．Word中设置版面的注意事项
要在Word中正确设置2012版国家标准的公文版面，必须注意两个问题：
一是公文格式中撑满版心的含义是公文第一行顶格编排在版心左上角，公文最后一行必须沉底到版心下边缘，因此确切地讲，每面公文应该是由22行3号仿宋字加21个行间距组成。
二是Word中的行距，当使用“固定值”时，文字位于行距垂直方向的下端，距离下边缘有很窄一段的空白；行距垂直方向上端的空白高度较大，设为3号字、28磅时，下端空白约1 mm、上端空白约3 mm。
因此，在Word中设置公文格式时如果不考虑这两个问题，而简单地设为：上3.7厘米、下3.5厘米，行距固定值28磅，就会使实际版心下移，且版心高度小于标准值225 mm，在这样的版心里放置22行正文，每一行的高度就会小于标准值10.39 mm，并且最后一行文字不能沉底贴紧版心下边缘。
3．Word中公文格式版面的设置
打开Office Word2003，点击“文件-页面设置”，在“页边距”页签里，将页边距调整为：上3.3厘米、下3.3厘米，左2.8厘米、右2.6厘米。
点击“格式-字体”，在“字体”页签里，将“中文字体”设为仿宋_GB2312、“西文字体”设为“(使用中文字体)”，将“字号”设为三号；点选“字符间距”页签，将“间距”选为“紧缩”磅值设为0.2磅。

点击“格式-段落”，在“缩进和间距”页签，将“行距”选用“固定值”并设为29.5磅（或者设为29.45磅）。
4.设置效果验证
输入文字，验证是否每面22行、每行28个字。设置完成后，第1行输入“壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，不要回车，第2行输入“贰二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，以此类推，第10行输入“拾二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”。复制这10行，粘贴几次，使之超过1页。注意复制时，不要将段落标记符复制上。注：如果看不见段落标记符，点击“工具-选项”，在“视图”页签里，将“段落标记”勾选上。
画一个高×宽＝225 mm×156 mm的文本框，来验证版心位置是否符合标准。点击“插入-文本框-横排”，在出现的“在此创建图形”虚框里点一下鼠标，会出现一个小文本框，鼠标指向文本框的边框，出现实心十字箭头后，按住鼠标左键拖动鼠标，将文本框拖出“在此创建图形”虚框，然后在原位置再点出“在此创建图形”虚框，按Delete键将其删除即可。
鼠标指向文本框边框，出现实心十字箭头时，右击鼠标，选择“设置文本框格式”，弹出窗口里点选“大小”页签，将文本框的高度和宽度设置为22.5厘米和15.6厘米；再点选“版式”页签，“环绕方式”选“衬于文字下方”，最后点击“确定”退出文本框的设置。
选中文本框，用鼠标拖动，或用箭头键移动文本框，使文本框的上边框贴紧第1行文字的上边缘；使左右边框与左右边距线对齐。注：用Ctrl键+箭头键对文本框的位置可以进行微调。
现在打印出来看看效果：每页22行、每行28字，并且文字上下、左右撑满了文本框，用尺子量一下，文本框的边框距离纸张的边缘也符合2012版国家标准。
二、页码的设置
1．2012版国家标准的格式规定
用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，页码左右两边各空1个半角空格，放一条“—”字线；“—”字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
2．页码设置的注意事项
页码数字左右两边各空1个半角空格，放一条“—”字线，这个“—”字线是一个汉字的字宽，而不是半角“-”字符。
3．Word中公文格式页码的设置方法
继续使用版面设置时创建的文档，打开该文档后，点击“文件-页面设置”，点选“版式”页签，“页眉和页脚”部分中，将“奇偶页不同”勾选上，将页眉设为1.5厘米、页脚设为2.8厘米，其它保持默认选项，点击“确定”退出设置。
点击“插入-页码”，保持默认选项，即，位置：页面底端(页脚)、对齐方式：外侧，勾选首页显示页码，点击“确定”插入页码。
点击“视图-页眉页脚”，使页眉页脚处于编辑状态，点击第1页右下角的页码，出现可编辑的图文框，涂黑选中页码，将其字体设为宋体、字号设为四号，页码两侧各放一条“—”字线，页码与“—”字线之间分别用1个半角空格隔开。
接着点击“格式-段落”，“缩进”部分中，将“右”缩进改为2字符。注意：这里的缩进2字符就是1个汉字。
同样的操作方法，将第2页左下角的页码设置成2012版国家公文格式。这样，奇数页和偶数页的页码都设置成功。
三、将设置好的公文格式存为Word模板
将设置好的公文格式保存为Word模板，替换Word自带的模板，这样每次新建的Word文档，都是公文格式。
1. 创建公文格式的Word模板
打开前面设置好的文档，将所有文字和文本框全部删除，点击“文件-另存为”，将“保存类型”选为“文档模板(*.dot)”，输入一个文件名，如Normalnew，点击保存。
2. 替换Word自带的模板
关闭当前所有已打开的Word文档，找到并打开 C:\Documents and Settings \ Administrator \Application Data \ Microsoft \Templates 文件夹，将Word自带模板文件Normal.dot，重命名为Normalold.dot，将新创建的Normalnew .dot重命名为Normal.dot。完成替换，启用新的公文格式模板
⑴Administrator 是登录 Windows 的用户名，如有不同，请选择与你用户名相同的文件夹
⑵Application Data 文件夹默认是隐藏的，予以显示的方法：依次点击“工具-文件夹选项”，打开“文件夹选项”窗口，点击“查看”页签，拖动“高级设置”的滚动条，找到并点击“显示所有文件和文件夹”，点击“确定”按钮后，即可看到 Application Data 文件夹。
四、版头的设置
1．2012版国家标准的格式规定
⑴份号、密级和期限、紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行，三部分依序自上而下分行排列。
⑵发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
2012版国家标准不再规定发文机关标志的字号，以不大于上级机关为原则自行酌定；1999版标准中规定“国务院文件”五个字是22 mm×18 mm，所以以此为高限。
⑶发文字号、签发人：发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
⑷版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。分隔线的高度推荐使用0.35 mm～0.5 mm，具体高度可根据发文机关标志字体字号酌定。
2．Word中公文格式版头的设置方法
通过公文格式的Word模板，新建一个Word文档，敲击回车键15次，增加15个空行。
⑴第1～3行用于份号、密级和期限、紧急程度三个要素，设为三号黑体字，行距设为固定值29.5磅。注：即使无需标注这三个要素，也不能删除空行。
⑵第4行用于发文机关标志。字号64磅、字体方正小标宋_GBK、字体颜色红色，行距设为固定值94磅。根据发文机关标志字数的多少，点击“格式-字体”，在“字符间距”页签里，通过“缩放”百分比调整字宽、通过“间距”磅值调整字间距，使之醒目、美观、庄重。
⑶第5、6行用于调整发文机关标志与发文字号、签发人之间的间距，行距设为固定值20磅。
⑷第7行用于发文字号、签发人两个要素，行距设为固定值仍为29.5磅。可以按格式规定预置“青黄财字〔0000〕00号”、“签发人：局领导”字样。
⑸第7行与第8行之间，画一条分隔线。点击“视图-工具栏”，勾选“绘图”，调出绘图工具栏。点击绘图工具栏上的直线按钮，此时鼠标变为十字形状，按Delete键删除“在此创建图形”的虚框，按下鼠标左键，横向拖动鼠标，画一条分隔线。
鼠标指向分隔线出现实心十字箭头形状时，右击鼠标，选“设置自选图形格式”，在“颜色与线条”页签里，将线条颜色设为红色、粗细设为1.25磅（或1.35磅），在“大小”页签里，将宽度设为15.6厘米。
拖动分隔线（操作同文本框），使之横向与左右页边距对齐，纵向位于发文字号、签发人两个要素之下4 mm。该步操作需要打印出来，通过实际测量不断调试。
⑹第8、9行用于红色分隔线与标题的间隔，行距仍设为固定值29.5磅。
⑺第10行用于公文主体的标题，二号方正小标宋_GBK、行距设为固定值29.5磅。可以输入“发文标题”字样，以提醒该行用作标题行。
⑻第11行用于标题与主送机关的间隔，行距设为固定值16磅。第12行可以输入“主送机关：”字样，以提醒该行用作主送机关行；第13行可以点击“格式-段落”提前将“特殊格式”设为“首行缩进”2字符，以提醒该行开始用于正文。
3.版头设置效果验证。
验证方法还是通过画文本框的方式来验证，文本框的画法请参照版面设置效果验证部分。文本框可以复制，移动文本框并调整大小使之上下套住相关要素，共需要5个文本框：①模拟的版心、②套住发文机关标志的文本框、③套住发文字号和签发人的文本框、④套住标题的文本框、⑤套住主送机关的文本框。
文本框画好后，打印出来，用尺子测量一下，看看效果吧！
五、版记的设置
1．2012版国家标准的格式规定
版记中的分隔线与版心等宽（156 mm），首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度0. 35 mm），中间的分隔线用细线（高度0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。各要素用4号仿宋体字，左空一字，右空一字。
由于2012版国家标准规定公文双面印刷，要求版记置于最后一面，所以版记一定在偶数页上。即使公文很短，首页可以放下版记内容，版记也必须移至第2页上。
2．Word中公文格式版记的设置方法
公文各项要素完成后，按回车键添加空行，使段落标记符至偶数页的最后一行。将最后两行设为仿宋四号、首行缩进1字符、行距为单倍行距，倒数第3行，设为行距固定值22磅。
倒数第2行输入“抄送：”字样备用，倒数第1行输入“青岛市黄岛区财政局办公室2000年0月00日印发”字样备用，印发单位和日期之间用空格，使“发”字距右边距空1字。
画三条直线（可以将版头的红色分隔线复制过来），作为版记的三条分隔线，全部设为黑色，宽度仍为15.6厘米，上下两条线粗细设为1磅，中间一条设为0.7磅。
分别拖动三条分隔线，使之与左右边距对齐，并使版记的两行文字分别纵向居于三条分隔线所形成两行的中间位置。可以将两行文字选中涂黑目测调整，打印出来，用尺子测量一下，只要最下一条分隔线与页码的“—”字线距离为7 mm即可。

将带版头、版记的文件设置完成后保存，作为红头文件的模板备用。

（以下两页是设计好的版头、版记示例）

000001[无此要素时空行不能删除]
机 密[无此要素时空行不能删除]
加 急[无此要素时空行不能删除]

青岛市黄岛区财政局文件

青黄财字〔0000〕00号 签发人：局领导

区财政局发文标题

发文标题
[该行固定值16磅]

主送机关：
壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六贰二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八叁二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八肆二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八伍二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八陆二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八柒二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八捌二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

[该行固定值22磅]
抄送：
青岛市黄岛区财政局办公室 2000年0月00日印发
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