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工程物资采购管理办法

1、总则
分公司工程物资管理采用“统一归口、一级管理”，归口管理单位为经营采购部。
2、目的
规范工程物资采购从计划到结算等环节的工作；明确职责和工作流程；有效控制项目材料采购成本。
3、适用范围
本办法适用于分公司下设各项目部的工程物资的采购和监督管理（固定资产、办公物品采购除外）。
4、职责分工
4.1、分公司所属项目部项目经理为工程物资采购管理第一责任人。经营采购部所有采购合同、评审及供应商的选定必须经过项目部项目经理审核、签字确认。
4.2、经营采购部是工程物资采购管理的归口管理部门。负责工程物资采购管理的具体工作。
4.3、分公司所属项目部是工程物资的使用单位，负责提出采购计划、工程物资的验收检验、试用期间的管理、工程物资入、出库管理。
5、材料采购方式
经营采购部对大宗材料（包括原材料如钢材、水泥、商品砼、沥青砼、钢绞线、雨污水管材、路边石、人行道板、大批量地材，耐火材料，防水材料，电缆、桥架，管材、门窗，桩材，装饰材料等）采购实行竞价招标。二、三类材料的采购，由经营采购部统一定价，专职工程师提出材料预算经项目经理审批，由各项目部自行采购。
6、材料现场管理方式
材料到达施工现场，由现场材料员到场进行实物验收和交接，需复检的材料，做好待检标识工作，项目部取样员负责取样、送检，检验合格后按程序文件要求进行材料标识管理，并做好入库登记手续，并建立现场材料台帐。
商品混凝土由现场专职工程师签收小票，根据图纸计算混凝土体积对小票总用量进行核实，并提出混凝土用量清单。每次混凝土浇筑完毕后将小票交现场材料员收存，由材料员办理入库、出库、台帐登记及商品混凝土结算手续。
工程物资的计划必须通过专职工程师审核，分包单位必须执经过专职工程师确认的材料计划单报送现场材料员，现场材料员根据规定报经营采购部招标采购或自行采购，同时现场材料员要做好工程材料的入、出库手续，并在现场材料台帐上登记。
每月10日后，现场材料员与领料施工单位进行材料核对，核对后将各单位材料领用量电子台账与入、出库原始单据于15日前报财务部，财务部核对数据并在电子台账上输入发票号、凭证号后，于20日前报送经营采购部，作为施工单位结算依据。
工程竣工后材料员应和经营采购部做工程全部工程物资清理工作。
7、工程物资采购程序
7.1、对供应商的评定
7.1.1、经营采购部应组织有关人员按照供应商选择、评价和重新评价的准则进行供应商评价工作；
7.1.2、经营采购部根据工程需要，按供应商选择、评价的准则对供应商进行考察评价，将有关资料填入《物资供应商评定表》，并保存；
7.1.3、经营采购部组织成立供应商评价小组，对物资供应商进行综合比较评价，确定合格供应商，填写、保存《合格供应商名录》；
7.1.4、对已发生供货的合格供应商，根据其历次履约状况及持续保证能力定期进行重新评价；
7.1.5、周转材料（除劳防用品外）、低值易耗品等零星材料的采购，可不做供应商的评定；
7.2、材料预算
7.2.1、专职工程师提供材料预算，提交材料预算应充分考虑材料的供货周期。材料预算应以单位工程或单项工程为单元，明确需采购材料的名称、规格、型号、数量、使用部位和供货时间、供货地点等要求（详见附表）。专业负责人（或区域负责人）对专职工程师的材料预算进行审核。经项目经理批准购买后，报经营采购部。
7.2.2、材料预算报送要求有项目经理确认的书面预算一份，电子版一份。
7.3、采购招标
7.3.1、经营采购部收到材料预算后，选择可靠的材料供应商并发出材料招标文件，在3～5个工作日内完成采购招标工作。
7.3.2、由项目经理、项目技术负责人、经营采购部组成的评标委员会完成标书评审工作；确定中标单位（项目经理有最终决定权）。物资采购评审及呈批表及相关资料由经营采购部存查。
7.3.3、合同拟定，由经营采购部进行集中招标采购的工程材料，由经营采购部根据材料预算的要求，拟定材料采购合同。
7.3.4、由项目经理和材料供应商签订采购合同。
（1）工程物资采购合同条款应包括的主要内容：
物资的名称、品种、规格和质量（产地、生产厂家、牌号或商标、材质）；物资的技术标准（质量要求、技术或质量文件及份数、标识、质量保证条款），送货时间及地点、验收方式，价格及付款条件；对于有环境、安全要求的物资，应符合国家相关法律法规规定；物资的数量及其合理损耗的计量单位、计量方法；物资的包装标准和包装物的供应与回收（所供货物必须由供应商妥善包装，任何因供应商包装不善而造成的损失由供应商负担）。
（2）物资采购合同应以项目承揽合同相关条件为基础，在相关内容中不得有抵触或遗漏，并体现公司管理体系的要求；
（3）物资采购合同的销售人员必须具有公司法定代表人的授权委托书。签订采购合同时要签订廉政协议；
（4）采购资料填写要字迹清晰、内容准确、完整，并及时整理、归档。
7.4、工程物资接收
7.4.1、合同签订后，由经营采购部将工程物资采购合同复印件发项目经理部，现场材料员以工程物资采购合同为依据对工程物资进行接收。
7.4.2、到场工程物资接收，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的材料不能接收）；做好入库、出库手续及初步检验工作。供应材料数量、型号等如有出入，应及时向经营采购部反映，未经允许不得擅自接收。
7.4.3、运到加工、制作厂的材料由加工、制作厂有关人员接收，并由项目部材料员或项目部委派的监造人员进行确认，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的材料不能接收）；供应材料数量、型号等有出入，应及时向现场材料员报告，未经允许不得擅自接收。
7.5、材料结算
7.5.1、对供应商供应的工程物资结算。以现场材料员的签收的送货清单为依据，由经营采购部负责结算，财务部按合同办理付款手续。
7.5.2、对分包商领用的工程物资结算。由现场材料员与分包商进行材料核对。
7.5.3对供应商的材料结算数量与对分包方的材料结算数量应 一致，项目部临时设施所采用的材料直接计入项目成本。
8、材料采购监督检查
项目部以现场抽查和宏观监控检查为手段，如实填写《物资采购监督检查表》。每半年一次反馈到经营采购部，达到有效控制。
9、附则
9.1、本办法由分公司经营采购部起草并解释。
9.2、本办法自发布之日起实施。

10、附件
附件一、物资采购管理工作流程
附件二、物资采购计划单（样表）
附件三、物资采购呈批表
附件四、物资供应商评定表（样表）
附件五、新增物资采购供应商申请表
附件六、物资采购监督检查表（样表）
附件七、安全物资验收记录表（样表）
附件七、供货商材料款支付申请表（样表）

附件一
材料采购管理工作流程

归口管理部门
经营采购部
流程名称
材料采购管理流程
层 次
2
任务概要
物资采购管理
单位
项目部
经营采购部
财务部
供应商

项目经理
专职工程师
现场材料员
节点
A
B
C
D
E
F
1

2

3
4
5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15
16
审批
确认
审批
审批

材料预算
评定
合格
材料
检验

材料用量控制

标识、记录
材料防护

材料接收
供应商评价
材料交付使用
不合格

开始

结算
材料招标
组织评标委员会评标
签订采购合同
合同管理
进货跟踪
不合格
材料处置
结束
供应商选择
供应商复评

合格供应商名录发布

付款

审核

提供材料
办理结算

物资采购管理工作流程说明

A 2——项目经理审批采购预算；
A 4——项目经理确定参加投标供应商（原则上不少于3家）；
A12——项目经理评定、确认供应商评价；
A14——项目经理审批供应商结算；
B 2——专职工程师提出材料采购预算；
B 9——专职工程师负责采购物资的材料检验；
B11——专职工程师负责审定分包商材料用量计划，开具领料单；负责材料用量控制；
B12——专职工程师负责参加评定供应商；
C 8——现场材料员负责对材料进行验收、清点，登记现场材料台帐，办理入库手续，并同步接受材料合格证书。
C10——现场材料员负责作材料的标识，并做好材料防护；
C11——现场材料员负责按专职工程师出具的领料单分发材料，并办理出库手续，记入现场材料台帐；
C13——现场材料员负责对供应商进行评价。
D 2——经营采购部发布合格供应商名录；
D 3——经营采购部协助项目经理选择参加投标的合格供应商； D 5——经营采购部向选定的合格供应商发招标文件；
D 6——经营采购部组织评标委员会（评标委员会由工管部、项目经理、专职工程师、财务部和经营采购部的成员组成）评审供应商投标文件，确定中标供应商；
D 7——经营采购部组织项目经理、中标供应商签订采购合同；
D 8——经营采购部负责采购合同的管理和材料进货情况跟踪；
D 9——经营采购部负责不合格材料的处置；
D13——经营采购部负责供应商复评；
D14——经营采购部负责给供应商办理最终结算，并报项目经理确认；
E12——财务部负责审核供应商结算，并交经营采购部办理最终结算；
E15——财务部负责支付供应商结算款；
F 7——供应商提供合同约定材料；
F10——供应商办理供料结算手续。

附件二
物 资 采 购 计 划 单
CX·16·J01—2010(A)
项目名称： NO：
序 号
物 资 名 称
规 格 型 号
材 质
计量单位
采 购 量
到货时间
其它需说明事项

编制： 审核： 批准： 批准时间：

附件三 物 资 采 购 呈 批 表

CX·16·J02—2010(A) NO.
使用单位
工程名称

申请人及申请时间

物资类别
工程材料( )周转材料( )施工机具( )机械配件( )批量行政备品( )安全物资( )
表 周转料具
施工机具
批量行政备品
机械配件
劳防用品
物资品名

预算或计划
编号
（可附后）
采购方式
一、招标或询价采购（ ） 二、协议零星采购（ ）

一
招标
(询价)
采购
序号
公司
名称
材料
类别
规格
数量
单价
总价
（元）
付款条件
是否合格
供应商
1

2

3

招标或询价结果： （相关招标、询价详细信息可附后）
工作组参加人员：（签名）
工作组组长：（签名） 年 月 日
二
协议
零星
采购
序号
单位名称
性质
总价（元）
是否
合格供应商
1

2

3

部门主管
审核意见

签名： 年 月 日
合同会签

公司领导
审批

年 月 日
注:表中“物资类别”、“采购方式”需打“√”选择相应的选项。

附件四 物资采购供应商评审表
CX·16·J05—2010(A)
单位名称（盖章）:

序号
产品类型
生产厂家
生产许可证
供应商名称
营业执照
法人 代表
联系人
联系电话
纳入名录时间
质保 能力
履约 能力
服务 质量
价格
评价结果
评价单位
许可证号
有效期
注册号
有效期

审核人：

填表人：

时间： 年 月 日
注 1、随表需同时附物资供应商有效见证资料复印件；

2、本物资供应商评价记录各单位要存档。

3、安全物资和有特殊要求的物资供应商的评定，须填写“生产厂家”及“生产许可证号和有效期”；

4、生产型供应商需同时提供生产许可证和营业执照。

5、若产品类型不在本表“产品类型”的下拉菜单中，可自行列示。
6、表中“产品类型”“纳入名录时间”“质保能力”“履约能力”“服务质量”“价格”“评价结果”通过点击空白表格，从右侧的下拉菜单中选择适当的选项

附件五
新增物资采购供应商申请表
CX·16·J03—2010(A)
申请单位

申请单位
主管领导

工程项目名称

申请人
申请时间

本次新增原因（打勾，可多选）
新材料新工艺
新施工地址
价格更低
质量更优
付款更优
其它（简述）
（ ）
（ ）
（ ）
（ ）
（ ）

供应商信息
供应商名称

主营范围

注册资金

公司地址

拟采购
产品名称

联系人
联系电话

应用业绩

（可附相关资料）

审核意见

审核人： 年 月 日
经营部审批
审批人： 年 月 日

附件六
现场物资管理监督检查表
CX·16·J07—2010(A) NO：
工程名称

项目负责人
（签名）
单位名称

检查时间
年 月 日
参 检 人
（签名）
管理体系检查
1
管理制度：
2
管理
人员

职
责

执证情况

3
其它:
现场物资使用管理检查

1
材料验收入库记录
有( ) 无 ( )

2
不合格品记录

3
材料发放记录
有( ) 无 ( )

4
产品标识
良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( )
5
状态标识
良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( )
6
物资搬运
有无措施 ( ) 完好情况 ( )
7
物资贮存
有无措施 ( ) 完好情况 ( )
8
物资保管
有无措施 ( ) 完好情况 ( )

其它：
安全物资管理检查
1
书面验证资料台账
有( ) 无 ( )

2
实物验收记录
有( ) 无 ( )

3
使用及发放记录
有( ) 无 ( )

6
其它：
管理反馈

（本栏由反馈单位有关人员和检查人同时填写）

附件七
安 全 物 资 验 收 记 录 表
CX·16·J08—2010(A)
物 资 名 称
规 格
单位
收 料 日 期
验 收 数 量
质 量 验 收
验收人
签 名
备 注
年
月
日
送料数
实收数
发票或入库单号
质保书号
检验
状况
检验单号

单位名称（公章）： 负责人： 填表人：

附件八
供货商材料款支付申请表（样表）
申请单位：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　单位：万元
工程项目

材料名称

供货单位

合同编号

帐　　号

合同总价

开 户 行

已 付 款

本次付款金额（大写）：
（小写）￥： 元
注：附结算单；送货单（经材料员签收）；入库、出库单。
备　　注：

经营采购部：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　项目经理：