监理合同、信息管理.doc

9、合同管理
9.1合同管理的监理工作内容、原则、程序和方法
9.1.1合同管理的监理工作内容
⑴ 合同管理的监理工作内容
1) 协助业主确定本工程项目的合同结构；
2) 协助业主起草与本工程项目有关的各类合同（包括施工、材料和设备定货合同），并参加与各类合同谈判；
3) 进行上述各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检查；
4) 协助业主处理与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜；
5) 向业主递交有关合同管理的报表和报告。
9.1.2合同管理的工作原则
合同管理是指监理工程师对工程项目建设中业主与设计、材料设备、施工承包商签订的合同的管理工作，从合同条件的拟订、协商、签署、执行情况的检查和分析等环节进行的组织管理工作，以期通过合同体现“三大控制”的任务要求，维护合同订立双方的正当权益。
在业主签订上述合同时，项目总监应注意在这些合同中有明确的监理工程师地位、管理权限及协调关系的内容，以便监理工程师按合同条件对合同的执行进行监督管理。
合同管理的原则是要求监理工程师从监理目标控制角度出发，依据有关政策、法律、规章、技术标准和合同条款处理合同问题。

9.1.3合同管理的监理工作程序
工程延期，延误处理（总监理工程师、专业监理工程师）
费用索赔管理
（总监理工程师、专业监理工程师）
工程暂停及复工处理（总监理工程师）
收集，熟悉合同管理工作有关资料
（专业监理工程师）
制定合同管理工作方案
（专业监理工程师）

工程变更管理
（总监理工程师、专业监理工程师）

是否发
生争议

是

合同争议调解
（总监理工程师，
专业监理工程师）

否

否

是否
调解成功

是否解除
继续履行
否
否
是

配合仲裁诉讼（总监理工程师，专业监理工程师）
协助合同解除
（总监理工程师、
专业监理工程师）
是

协助合同终止
（总监理工程师、专业监理工程师）

9.1.4合同管理的监理工作方法
监理工程师在工程建设合同管理中主要方法推行合同管理目标制，合同管理目标制是各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。而合同目标管理的过程有个适宜动态过程，是指工程项目合同管理机构和管理人员为实现预期的监理控制，对工程合同订立时的管理、合同履行中的管理及合同发生纠纷时的管理几个阶段。
9.2合同争议的调整
9.2.1 合同争议调整的基本程序
争议发生
争议一方或双方书面提交解决争议申请
总监理工程师协调并作出处理决定
合同争议解决
向仲裁委员会申请仲裁或直接向法院起诉
执行仲裁委员会的裁决或法院判决
双方
满意
对决定
不满意

9.2.2 合同争议调整的具体方法
（1）项目监理机构接到合同争议的调解要求后应进行以下工作：
  a、及时了解合同争议的全部情况，包括进行调查和取证；
 b、及时与合同争议的双方进行磋商；
  c、在项目监理机构提出调解方案后，由总监理工程师进行争议调解；
 e、当调解未能达成一致时，总监理工程师应在施工合同规定的期限内提出处理该合同争议的意见；
  f、在争议调解过程中，除已达到了施工合同规定的暂停履行合同的条件之外，项目监理机构应要求施工合同的双方继续履行施工合同。
（2）在总监理工程师签发合同争议处理意见后，建设单位或承包单位在施工合同规定的期限内未对合同争议处理决定提出异议，在符合施工合同的前提下，此意见应成为最后的决定，双方必须执行。
（3）在合同争议的仲裁或诉讼过程中，项目监理机构接到仲裁机关或法院要求提供有关证据的通知后，应公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证据。
9.3合同管理的监理技术、组织、经济、合同措施
9.3.1技术措施
(1) 严格控制施工单位的分包，严禁不合法的分包。
(2) 熟悉掌握本工程所有合同的各项条款要求，严格按合同进行监理工作。
(3) 做好合同管理的预控工作，针对有可能发生合同争议及纠纷的部分做好预测，采取对策，减少各类索赔的可能。
9.3.2组织措施
(1) 建立并完善监理组织机构，设专人进行合同管理，落实合同管理的责任。
(2) 编制本工程合同管理工作计划。
(3) 建立工程合同变更、工程暂停等合同纠纷的处理制度，明确审核处理责任。
9.3.3经济措施
(1) 按合同编制资金使用计划，确定、分解投资控制目标。
(2) 按合同要求支付工程款，严格控制合同外工程款的发生。
9.3.4合同措施
(1) 做好合同执行情况记录，保存所有合同文件，注意收集积累素材，为正确处理可能发生的索赔提供依据。
9.4加强索赔管理、与反复索赔事件的发生
9.4.1 工程施工前的准备工作
9.4.1.1按合同条款的规定使施工现场具备施工条件
取得建设工程施工合同中规定的应由业主办理的各种法律上的许可；检查工程地点的交通条件、三通一平、供水供电是否满足施工需要；确定水准点与坐标控制点，以书面形式交给承包人；向承包人提供施工场地的工程地质和地下管线资料，保证数据真实、位置准确，及时按建设工程施工合同要求向承包商提供现场进入和占用权。
9.4.1.2及时组织设计交底和图纸会审
组织各方专业技术人员熟悉图纸，充分了解拟施工的工程特点、设计意图和工艺与质量要求，同时也及时发现图纸中存在的问题，把设计中的质量隐患消灭在萌芽状态之中。对于发现的问题，要及时向设计单位反映并督促其尽快出具设计变更，整理好图纸会审纪要并保证其准确和完整。
9.4.1.3审查施工单位报送的施工方案或施工组织设计
施工方案的审查主要包括：施工程序的安排；施工机械设备的选择；主要项目的施工方法，其中主要项目的施工方法是施工方案的核心。合理的施工方法应当是：具有针对性、可操作性，突出"质量第一、安全第一"的原则，经济合理。为确保工期目标能够得到顺利实现，在施工过程中，监理工程师以承包单位提交的、经自己审核确认后的施工进度计划为依据来控制工程进度，决定是否批准工程延期。
9.4.2 施工过程管理的关键环节
（1）严格控制工程变更
业主或监理工程师要严格控制工程变更指令的签发，施工中承包人未得到工程师的同意不允许对工程设计随意变更，否则承包人将承担费用损失，延误的工期不予顺延。若工程变更是由非承包商原因引起的，则承包人可提出变更涉及的追加合同价款要求的报告，经工程师确认后相应调整合同价款，增加的工程变更价款作为追加合同价款，与工程进度款同期支付。这就要求业主或监理工程师事先对引起工程变更的原因进行分析，采取预控措施，有效减少工程变更事件的发生。
（2）按时支付工程款
拖欠工程款除了会引起承包商对工程款及其利息的索赔外，还会造成承包商流动资金困难，或者导致承包商依据施工合同暂停施工或放慢施工速度甚至终止施工合同的情况发生，由此带来一系列的合同纠纷。因此，业主一定要注意建设工程施工合同中有关工程款支付的条款规定，特别注意相关条款中的时间限制规定，避免此类索赔事项的发生。
（3）不干扰承包商的施工进度
业主不可随意指示承包商改变作业顺序，不能由于业主负责的原因造成承包商的进度延误。因此，为了减少承包商建设工程施工合同索赔，业主要尽量提供施工条件，尤其是要按照建设工程施工合同的规定认真履行业主的各项义务，使承包商能够按照批准的进度计划施工。
（4）加强现场文件、资料的收集和管理工作
证据资料是承包商索赔报告的重要组成部分，而业主方收集、管理施工现场各种文件、资料、记录，并确保其完整性和真实性，可能是今后用来说明某项索赔或索赔中的某部分应由承包人自己负责的重要依据。
9.5工程反索赔
9.5.1 对承包商履约中的违约责任进行索赔
（1）工期延误索赔
由于承包商的原因造成工期延误，业主可要求其支付延期竣工违约金，一般要考虑的因素有：业主盈利损失；工程拖期引起的贷款利息增加；工程拖期引起的附加监理费；由于工程拖期不能使用，继续租用原建筑物或租用其他建筑物的租赁费。
（2）质量不满足合同要求索赔
当承包商的施工质量不符合合同的要求，或使用的设备和材料不符合合同的规定，或在缺陷责任期未满前未完成应负责修补的工程时，业主可据此向承包商索赔，并有权雇佣他人来完成工作，发生的费用由承包商承担。
（3）承包商不履行的保险费用索赔
如果承包商未能按照合同条款指定的项目投保，并保证保险有效，业主可以投保并保证保险有效，业主所支付的必要的保险费可在应付给承包商的款项中扣回。
（4）对超额利润的索赔
如果工程量增加很多（超过有效合同价的15%），使承包商在不增加任何固定成本的情况下，预期收入增大，或由于法规的变化导致实际施工成本降低，产生了超额利润，应调整合同价格，收回部分超额利润。
（5）对指定分包商的付款索赔
在承包商未能提供已向指定分包商付款的合理证明时，业主可以直接按照监理工程师的证明书，将承包商未付给指定分包商的所有款项（扣除保留金）付给这个分包商，并从应付给承包商的任何款项中如数扣回。
（6）业主合理终止合同或承包商不正当地放弃工程的索赔
如果业主合理地终止承包商的承包，或者承包商不合理放弃工程，则业主有权从承包商手中收回由新的承包商完成工程所需的工程款与原合同未付部分的差额。
9.5.2 对承包商提出的索赔要求进行评审、反驳与修正
（1）此项索赔是否具有合同依据、索赔理由是否充分、程序是否恰当
具体来说，与合同对照，事件已造成了承包人施工成本的额外支出或总工期延误；造成费用增加或工期延误的原因，按合同约定不属于承包人应承担的责任；承包人按合同规定的程序提交了索赔意向通知和索赔报告，以上是索赔得以成立的先决条件。
(2)在索赔事件初发时承包商是否采取了控制措施
按国际惯例，凡遇偶然事故发生影响工程施工时，承包商有责任采取力所能及的一切措施，防止事态扩大，尽力挽回损失。如确有事实证明承包商在当时未采取任何措施，业主可拒绝其补偿损失的要求。
(3)认真核定索赔工期、款额，肯定其合理的索赔要求，反驳、修正其不合理的要求，使之更加合理、准确
如确定工期索赔，要看被延误的工作是否处于施工进度计划关键线路上的施工内容，只有位于关键线路上的工作内容的滞后，才会影响到竣工日期。在审核停工损失中，不应以日工费计算，通常采取人工单价乘以折算系数计算；停驶的机械费补偿，应按机械折旧费或设备租赁费计算，不应包括运转操作费用。再如施工期间遭遇不可抗力，对承包方的人员伤亡、机械设备损坏及停工损失，不予补偿，但延误的工期可相应顺延。
10、信息管理
10.1信息管理的监理工作程序
项目监理部文档管理系统功能
文件处理
档案处理
文件编辑
系统维护
文件编辑
排版打印
文件登记
文件处理
文件查询
文件统计
组卷登记
修改案卷
删除案卷
查询统计
按文号查
按收文日期查
按成文日期查
按成文机关查
按主题词查
多功能灵活查询

文
档
管
理
工
作
程
序
按文组织对地基基础、主体工程门窗工程、装饰工

项目监理部信息管理工作程序
发文处理
收文处理
审查、处理收文信息
收集监理工作信息
相关负责人进行信息传阅
信息汇总、整理、分析并形成监理文件
签发
监理资料归档
信息资料编码保存
按要求完成处理工作并记录
监理文件审核
建设单位、承包商、设计及其它相关单位

10.2信息管理的工作方法
质量信息管理是对质量信息收集、加工处理、传递、输出、存储等活动的总称，它是信息流的全部活动过程。具体要做好如下几方面的工作：
1) 收集质量信息。质量信息管理的第一项活动。收集的对象包括动态信息和反馈信息。收集的质量信息必须真实、可靠、准确、有用，并保持信息的完整性。
2) 加工处理质量信息。将收集的信息，用手工或借助电子计算机进行加工处理，形成新的、用于管理的信息。要对这些信息进行分类、排队、筛选、计算处理、分析、比较、判断。
3) 传递质量信息。加工处理后的信息，即可传递给需要该项质量信息的部门或人员。
4) 存储。为了以后调用检索加工后的正常信息，所有可使用的信息，都要存储起来，建成信息档案。
5) 检索。把存储的质量信息迅速找出来的科学的方法和手段。
6) 输出。质量信息要以一定的形式提供给需要信息的部门和人员，以报表、报告、备忘录、通知书等形式输出。
10.3信息管理的重点和措施
10.3.1信息管理的重点
质量信息管理是对质量信息收集、加工处理、传递、输出、存储等活动的总称，它是信息流的全部活动过程。具体要做好如下几方面的工作：
（1）收集质量信息。质量信息管理的第一项活动。收集的对象包括动态信息和反馈信息。收集的质量信息必须真实、可靠、准确、有用，并保持信息的完整性。
（2）加工处理质量信息。将收集的信息，用手工或借助电子计算机进行加工处理，形成新的、用于管理的信息。要对这些信息进行分类、排队、筛选、计算处理、分析、比较、判断。
（3）传递质量信息。加工处理后的信息，即可传递给需要该项质量信息的部门或人员。
（4）存储。为了以后调用检索加工后的正常信息，所有可使用的信息，都要存储起来，建成信息档案。
（5）检索。把存储的质量信息迅速找出来的科学的方法和手段。
（6）输出。质量信息要以一定的形式提供给需要信息的部门和人员，以报表、报告、备忘录、通知书等形式输出。
10.3.2信息管理的技术、组织、经济、合同措施
10.3.2.1信息管理的技术措施
（1）工程信息管理员在项目总监代表（副总监）及专业监理工程师的直接领导下，负责合同、信息、资料的收集、发、管工作。
（2）积极主动收集在监项目的所有合同、信息、资料，并建立监理台帐，将收集的合同、信息、资料分类 编号、复制、分发、立卷、归档。
（3）每月底负责拍摄工程现场四张（东、西、南、北）8寸彩色鸟瞰照，一式两份，次月8日前送总监代表（副总监）。
（4））由专人负责驻地监理组的保密工作，经常提醒监理人员注意保守在监项目的商务机密。妥善管理所用图纸、文件、资料等。
（5）工程竣工后，按有关规定，整理所监理项目监理档案，一式两份，经总监代表（副总监）审核后，报项目总监，报送建设单位，公司总监各一份。
10.3.2.2信息处理的组织措施
（1）信息处理的要求
要使信息能有效地发挥作用，在处理的过程中就必须符合及时、准确、适用、经济的要求。
及时 就是信息的传递速度要快 ；
准确 信息要如实地反映实际情况 ；
适用 就是信息要符合实际需要 ；
经济 采用什么样的信息处理方式，必须根据符合经济效果的要求来确定 。
（2）收集的大量信息，找出信息与信息之间的关系和运算公式。从收集的少量信息中得到大量的输出信息。信息处理包括收集、加工、输入计算机、传输、存储、计算、检索、输出等内容 。
收集 就是前面讲到的，收集原始信息，收集是信息处理的首要步骤。
加工 这是信息处理的基本内容。其中包括对信息进行分类、排序、计算、比较选择等工作。通过加工信息，提供更多的有用信息。
传输 信息借助于一定的载体（如纸张、磁盘等）在各部门之间传播。通过传输形成各种信息流，畅通的信息流能为工程项目负责人提供可靠的工作依据。
存储 指的是对处理后的信息的存储。存储收集原始信息，便于查找原始信息。存储处理后的信息，有的并非立即就有用，有的虽然立即使用，但日后还需应用或作为参考和依据。因此，就需要将他们全部存储起来，建立档案，妥善保管。
检索 就是查找，工程项目管理中既然存储了大量的信息，为了查找方便，按某一条件建立索引文件，编制专门的查找程序，便于快速检索。
输出 处理好的信息，按照要求编制各种打印报表文件。
10.3.2.3信息处理的经济措施
（1）依据投资控制信息，对工程结算情况的意见和指示。
（2）工程价款结算一般按月进行，要对投资完成情况进行统计、分析，在统计基础上作一些短期预测，以便对业主在组织资金方面提供咨询意见。
（3）依据合同信息，对索赔的处理意见，在工程施工中，由于业主的原因或客观条件使承包商遭受损失，承包商提出索赔要求；承包商由于违约使工程遭受损失，业主提出索赔要求。监理对索赔提出处理意见。
10.3.2.4信息处理的合同措施
（1）工程项目信息管理中，对收集来的资料进行加工整理后，按其加工整理的深度，可分为如下几个类型：
第一类：对资料和数据进行简单整理和滤波；
第二类：对信息进行分析，概括综合能产生辅助决策的信息；
第三类：通过应用数学模型统计推断可以产生决策的信息。
（2）依据进度控制信息，对施工进度状态的意见和指示
监理每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并做出综合评价，包括当月整个工程各方面实际完成，实际数量与合同规定的计划数量之间的比较。如果某一部分拖后，应分析其原因。存在的主要困难和问题，提出如何解决的意见。
（3）依据质量控制信息，对工程质量情况的意见和指示
监理应当系统地将当月施工中的各种质量情况，包括现场检查中发现的各种问题、施工中出现的重大事故，对各种情况、问题、事故的处理情况除在月报、季报中进行阶段性的归纳和评价外，如有必要可进行专门的质量情况定期报告。
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