监理公司工程监理技术档案管理办法.doc

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工程监理技术档案管理制度

为了保证本公司工程监理技术档案管理的完整性、系统性、可追溯性，进而实现公司内部的资源共享、有效利用、总结经验，公司依据国家、行业工程建设档案管理的有关规定，特制订本办法。
第一条 本办法所称的档案是指过去和现在的公司依据监理委托合同所监理工程的过程中直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的记录。
第二条 公司及各部门、各综合部、各监理部、每一个员工均有保护档案的义务。
第三条 档案工作实行统一领导、专人管理、总监负责、分级保管、分级查阅的原则。
第四条 档案工作由工程技术部负责接收、收集、整理、保管，并监督各项目监理部的档案工作。
第五条 公司指定专人负责兼职档案管理工作。
第六条 工程技术部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。档案室禁止吸烟，禁止存放除文件档案外其他的易燃物，档案室地面要保持清洁无杂物，存放档案的柜体要整齐光亮，做好防霉、防潮、防虫蛀工作。
第七条 工程监理档案依据国家标准制定的保存期限进行保存，区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第八条 公司档案应按工程性质的不同进行分类保存，并建立档案台帐。公司现场检查工作时应检查项目监理部档案的归档情况。
第九条 监理部在项目实施过程中应报送的资料：
1.监理规划、各专业监理实施细则、安全监理细则（或方案）、旁站方案；
2.项目监理部与建设单位签订的“目标责任书”，如安全、廉政责任书；
3.每月5日前报上月《监理月报》,每年1月10日前报上年《年度监理工作报告》、《监理业务手册》；
4.工程项目的重大变更(特别是增加监理工作量和延长工期的重大变更)，应进行定量分析并及时上报公司；
5.监理部阶段工作总结；
6. 工程上获得的有关荣誉证书；
8.安全、质量事故处理报告。
第十条 各项目监理部资料员应做好平时文件的预立卷工作，并在工程完工后及时装订成册（包括经业主或档案局签字的移交清单）立卷移交公司工程技术部保管，任何人不得据为己有，案卷的整理按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）和相关规定执行。
竣工工程监理资料清单如下（参考）
1.工程建设监理合同、监理部总监理工程师任命文件及人员名单 
2.监理规划、监理细则、安全监理细则、旁站监理方案
3.工程进度控制资料
4.工程质量评估报告或工程验收签定书（监理）
5.监理工作总结（竣工）或阶段验收报告
6.监理通知及回复单、会议纪要、监理报告
7.监理月报、监理日志、旁站记录
8.工程材料监理检查、复检、实验记录、报告，合同变更材料，见证取样记录，外委托试验单位资质材料
9.监理测量、外观复核资料
10.（单位、分部）工程开/复工审批表、工程开/复工暂停令
11.质量事故报告及处理意见、有关质量方面的报告
12. 单位（单项）工程验收记录，分部、分项（单元）、检验批（工序）工程验收记录
13.工程声像资料、电子文档
14.工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见
15.监理部向业主（或其它部门）移交竣工资料清单
总监或现场负责人负责对竣工资料的整理归档，综合监理部负责督促指导，施工过程中已报公司的有关资料，竣工时监理部可向公司要回重新整理成册。保修期间的监理资料由总监或现场负责人负责整理。
第十一条 为了保证档案的保存期限，延长重要档案的保存寿命，所有文件材料在归档时要保证其清洁、完整、准确、系统、无破损、无灰尘、无杂质、装订整齐，零乱的、未经过系统整理的文件材料，不允许向档案室归档。
第十二条 工程档案的销毁须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十三条 档案的借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经工程技术部主任核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十三条 罚则
1．擅自向外界提供、抄摘监理档案或未按手续借阅、外带、越级查阅者（档案管理者同罚）。 给予警告，二次触犯者处100-200元罚款。
2．毁损、涂改、伪造档案，给予记过并处300-1000元罚款。
3．擅自销毁监理档案者， 给予记大过并处1000-2000元罚款。情节严重者开除直至移交司法机关追究刑事责任。
第十四条 本制度监督责任部门为总经理工作部。
第十五条 本制度自公司经理办公会通过之日起执行