论中小企业秘书部门督查工作存在的问题及对策本科毕设论文.doc

目 录
引言……………………………………………………………………………………………3
一、秘书部门督查工作内容概述……………………………………………………………3
二、中小企业秘书部门督查工作的突出问题………………………………………………4
(一)督查职权不明，缺乏规范性 ………………………………………………………4
(二)督查意识薄弱，存在片面性 ………………………………………………………5
(三)督查思想偏失，忽视合作性 ………………………………………………………5
(四)督查作风懒散，缺乏务实性 ………………………………………………………5
(五)督查方法单一，缺乏沟通性 ………………………………………………………5
三、中小企业秘书应如何做好督查工作……………………………………………………6
(一)必须加强制度建设，为督查工作提供根据………………………………………7
(二)增强督查意识，及时向领导献计献策……………………………………………7
　 (三)要端正思想，加强合作……………………………………………………………8
(四)坚持实事求是，树立务实的工作作风……………………………………………8
(五)科学变换督查方法，增加灵活性…………………………………………………9
参考文献………………………………………………………………………………………10

论中小企业秘书部门督查工作存在的问题
及对策

中文摘要
近年来中小企业发展虽然取得了一定成效， 但也面临着体制不顺、政策不公、市场无序、产权不清等困难和问题。问题的产生有外部原因，如上级精神来源多、内容杂，也有内部原因，如体制上的一些矛盾制约。这就需要秘书部门发挥督查工作的作用，及时掌握问题，深入探索解决问题的关键，协助领导，推动决策落实，以适应领导工作的需求，全面推进中小企业的改革与发展。本论文将通过调查中小企业秘书实际工作中的督查工作情况，了解其在督查意识、督查方向、工作作风、方式和方法、等方面所存在的问题，针对问题，提出了中小企业秘书在实际督查工作中，应该加强督查意识，坚持实事求是的工作作风，科学变换方式、方法，逐步改进督查工作习惯，确促督查工作全面进行。

[关键词]中小企业；秘书部门；督查工作；问题及对策

Small and medium-sized enterprise sector supervision of the Secretary of Problems and Solutions

Abstract
Development of SME has made some achievements in recent years， but also facing system is imperfect and unfair policies， market disorder， unclear property rights and other difficulties and problems. Problems arise with external causes such as higher spiritual source of the more complex the content， but also internal reasons， such as some of the contradictions of institutional constraints. This requires the Secretary of sector to play its supervisory work in the timely grasp the problem， Explore in depth the key to solving the problem， to help lead and promote the implementation of decision-making to meet the leadership needs， and comprehensively promote the reform and development of SME.
This paper will investigate the actual work of the Secretary of SME inspection work， to understand consciousness in inspection， supervision， direction， work styles， ways and means， such as the problems， solve the problem， the Secretary proposed SME In the actual inspection work， should strengthen supervision and awareness of the work style of seeking truth from facts， scientific transformation approach， methods， and gradually improve the supervision work habit， do promote a comprehensive inspection work carried out.

Key words: Small and medium-sized enterprise; Secretary of the department; supervision work; Problems and Solutions

督查工作既是一种秘书行为，又是一种领导行为。作为一种秘书行为，主要是通过督查调研为领导决策提供情况、预案、当参谋出主意；作为一种领导行为，督查是领导工作的重要组成部分，是决策执行程序中必不可少的环节，是确保政令畅通及重要工作部署落到实处的重要手段，是领导改进工作作风，提高工作效率的有效措施。通过调查了解，发现中小企业秘书在实际督查工作中存在诸多方面的问题，这些问题得不到解决，对于一个需要提高自身竞争力的中小企业来说是远远不可行的，对于新一代秘书的自身素质和能力的提高来说也是远不足的。作为新时代的秘书，我们有必要对这些问题进行思考，以促进企业和自身的全面发展。以下，笔者将通过分析中小企业秘书督查工作现状，发现其存在的问题，找到解决问题的方法，这不仅有利于中小企业秘书的督督工作，有利于中小企业掌握员工动态，引导合理竞争，实现优化管理，也便于更多的秘书人员在做这一工作时做一参考。

一、秘书部门督查工作内容概述
督查即督促检查，是秘书部门的重要业务活动之一。秘书人员在实际调研督查中，一类是决策督查，如公司管理层提出执行某一项决策，办公室秘书应及时根据事项执行要求，了解各方面情况，督促执行部门按要求落实决策，将落实情况向管理层反馈，并提出合理化建议；一类是专项督查，也称问题督查、专项查办，是指对上级和本级领导批示和交办的重要事项所进行的督促查办；一类是督查调研，是把督促检查和调查研究结合起来的一种督查形式，通过督查调研，能及时发现决策落实过程中出现的矛盾和问题的深层次原因，从而为针对性地解决矛盾和问题提供科学依据，有效地推动管理层决策的贯彻落实。不管是哪种督查，它在内容上，都有包含以下几个方面：1、围绕企业生产经营现状开展督查；2、围绕企业一个阶段的中心工作开展督查；3、围绕管理层一把手交办事项来开展督查。4、围绕职工反映的带有普遍性、倾向性的问题开展调研。同时，也有关于企业日常经营状况和员工工作状态等方面的督查，它们都是秘书日常工作的重要职责。无论是进行调查了解，综合反映情况，辅助领导决策，起草各种文稿，还是安排一次会议，处理顾客意见信等，都离不开秘书进行广泛、正确、深入的督查。

二、中小企业秘书部门督查工作的突出问题
作为中小企业的秘书工作人员，作为领导的参谋和助手，作为单位上下、左右、内外的枢纽和中介，应充分认识督查工作的重要性，主动加强督查，发挥督查工作的推动作用、“桥梁”作用、“耳目”作用以及“外脑”作用。然而，在实际工作中，秘书人员对督查工作却没有那么积极主动，笔者通过调查南宁市豪富房地产经纪有限公司秘书督查工作的情况，发现中小企业秘书在督查中存在几个问题。
南宁市豪富房地产经纪有限公司，（以下简称“豪富”）是专业的房地产中介公司，主要从事房地产营销策划、销售代理、二手房租售、银行按揭、物业评估等业务。自2007年11月成立以来，公司以“公平、公正、不吃差价”的理念，为客户买房、卖房、租房、贷款提供专业、规范的服务，以热情的服务态度，全心全意为广大百姓阶层改善住房条件提供优质服务，为活跃南宁市房地产市场作贡献。总公司位于南宁市大型现代化商业广场——五象广场，下设金湖湾、水晶城、天池山、商务区四家分行。总公司统一管理分行各项工作，各分行按地区电脑联网，信息共享，按总公司决策并根据实际情况连锁经营。
笔者调查的天池山分行位于仙葫大道中段，主要为客户买房、卖房、租房、贷款提供专业、规范的服务，分行员工共19名，其中2名分行经理，1名分行秘书，A、B两组共有16位置业顾问（置业顾问是在售楼处通过现场服务引导客户购买，促进楼盘销售，为客户提供投资置业的专业化、顾问式服务的综合性人才）。分行秘书作为房产中介公司总部的特设岗位，直属于总公司，其工作性质与一般意义上的秘书不同，主要职责是执行总公司决策，履行监督检查职能，及时向总公司反映情况；协助分行经理制订销售日、周、月报表；对分行员工的出勤考核；管理分行除销售外的日常事务。分行经理与秘书在职责上的关系是：经理管业务，秘书管行政，业务上秘书协助经理，行政上经理协助秘书。
通过三个月的调查，笔者发现“豪富”分行秘书在督查中存在以下五方面的问题：
（一）督查职权不明，缺乏规范性
我们现阶段多数中小企业都没有设立独立的督查部门，有些企业仅把督查看作一项具有“秘书”性质的工作，其主要职责是了解情况，反映情况，“督”没权威，“查”无手段。笔者在“豪富”调查中发现秘书在督促决策落实时，员工有这么一句话：“不拿手枪的督战员，不会有多少人听你话的”，根本不把秘书的这项职能放在眼里。有些企业的领导并没有设立督查根据，仅将督查工作中的诸多职权授予身边的“亲信”，这一行为无论是对督查者还是被督查者都产生不利影响，对于督查者，在督查时可能会出现目中无人、大摆架子和夸夸其谈等现象，对于被督查者，可能会巴结督查人员，拉帮结派等，不利于企业的规范化管理。
（二）督查意识薄弱，存在片面性
督查工作贯穿秘书工作的全过程和各个环节，是一种经常性的工作。然而，在调查中发现，中小企业秘书普遍对督查工作采取的是“既来之，则安之”的态度，认为督查没什么用，如果真的要对某个项目进行督查，那就简化督查工作，督查时仅停留在听汇报、看报告、翻数据和查简报上，什么工作都一般性地布置布置，草率反映情况，简单过场而已。秘书人员在平时的工作中，受主要经营决策者的影响，对督查工作仅仅停留在经营情况的汇报上，基本不做相关信息的搜集，他们往往凭个人主观经验或凭偶然打听到的消息来为领导提供决策，根本没有科学系统资料的支持。举个向管理层汇报员工日常工作情况的督查来说，大部分中小企业秘书只汇报说，员工出勤率比较低，工作情绪低落，例会效果不好，也没有向领导提供具体数据，根本没有说服力。这都是由于秘书人员在实际工作中缺乏督查意识，且在督查上存在片面性造成的。
（三）督查思想偏失，忽视合作性
秘书在进行督查时，极容易产生一些错误认识，一是认为督查工作只是秘书部门的事，不关其他部门的事，也不需要其他部门的帮忙，因而缺乏秘其他部门的沟通。二是把督查工作与其他秘书工作分离，导致督查工作的单打独斗，没有形成督查工作合力。这些都不利于督查工作的开展。据了解， “豪富”的分行秘书在工作的时候常犯这样的错误，妄想凭着自己的力量，将上级的各项决策落实到所属分行经理的置业顾问们身上，结果一是被告越权，二是结仇。这一问题是督查道路上走误区的迹象，在一定程度上削弱了秘书督查工作的作用。
（四）督查作风懒散，缺乏务实性
秘书在督查工作中，树立务实的工作作风是整个督查工作能否取得成效的关键。据调查，中小企业秘书在督查工作中存在以下作风问题：1、不深入实际真查实访，搞形式主义和做表面文章。如亲眼看的东西较少，听汇报或是其它形式的较多；亲自整理材料的较少，翻阅参考别人的较多；亲自听取员工的呼声较少，做办公室闭门造车的较多。2、督查时，没有明确的目的，随便看看，到处转转，抱着单纯完成任务的观点，跑到下面看一下，海阔天空谈一阵，鸡毛蒜皮记一点，报告随意写一篇。3、抓落实的时候，发现问题不敢抓，考虑个人得失多，考虑工作和事业少；在解决一些重大问题的棘手问题时软弱无能，畏难情绪多，遇到困难绕道走；有风险的事不干，得罪人的事不干，吃苦的事不干，没有个人好处的事不干；工作紧紧松松，抓抓停停，虎头蛇尾，不能往深里做，往实里做，往长里做；应付上级，掩盖矛盾问题等。4、督查时未能积极开动脑筋，思考问题，不能从全局，从理性角度思考和研究工作，没有把调研和督查结合起来，觉得调研和督查是两码事。这样督查，其工作实质仍然“浮”在上面，没有真正“沉”下去，没有真正了解实情，吃“透”客观实际，因而，就不能真正发现问题、分析问题和解决问题，接触的只是浅的、零碎的东西。
（五）督查方法单一，缺乏沟通性
做每一件事，讲究方法和效率始终是摆在第一位的。据了解，中小企业秘书督查活动之后的普遍感觉就是：在督查时，要看人家脸色，会结很多仇。究其原因，这都与督查方法、方式有关。如在督查方法上，收集信息时，与员工沟通的方式单一、渠道欠缺、技能欠缺，不善于发现问题和解决问题，遇到问题只会一味地依赖领导的帮助，造成工作上的被动性。在方式上，只采取了听、问、看等方式，很少涉及查和访这些方式，查和访也是督查活动能否收到实效的关键环节。采取恰当的调查组合方式、方法是搞好实地调查，掌握真实情况，完成督查任务的基本保证。

三、中小企业秘书应如何做好督查工作
督查工作是一个系统工程，既要注重其系统性，又要懂得抓重点。抓重点而忽视全面，求特色而不顾整体，就很难落实到位。督查工作是企业秘书工作的重要任务和中心工作，必须下大工夫去抓好做好。秘书工作者应当在积极从事督查工作的实践中锻炼提高自己，及时抓获一些信息，发现一些问题，用科学的反馈信息辅助领导，使自己逐步成为具有较高的综合素质的优秀秘书工作者。针对以上分析存在的问题，笔都分别做出如下对应的建议：
（一）必须加强制度建设，为督查工作提供根据
建立健全制度是抓落实的根本，制定督查标准，不仅为秘书人员督查提供行政依据，可以增强对责任人的约束，而且可以理顺各方面的工作关系，使具体的责任人责任明确，避免互相扯皮、推诿，可以提高工作效率，加快决策落实的步伐。制度建设的重点在于建立目标责任制度和督查制度。要根据年度工作总体部署，建立目标责任制，年初由督查人员科学合理设置决策落实的目标体系，把各项工作指标细化、量化，对每项工作定人员，定职责，定任务，定标准，明功过，正视听，重奖惩。临时性工作即时立项，同样细化指标、明确责任、建立台帐。从而形成人人负责，层层负责，环环紧扣的落实机制。为了改变工作布置多、检查少、不落实的状况，就必须建立健全督查制度。通过开展督查，看看在抓落实上做了哪些工作，办了哪些实事，发挥了哪些效用，从而总结经验，纠正偏差，防止失误，充实完善，推进工作进程。
在建立完善制度方面，“豪富”先后制定了《目标业绩管理责任制》和《员工考勤奖惩制》，为秘书开展督查提供标准和依据，同时，领导部门还要求秘书围绕会议重要工作部署和文件立项。对于重大督查工作，要形成正式文件，制定配套表格，列出查办事由、办理要求、承办部门、完成时限、主要负责人等。但从实施效果来看，这些制度还不系统，实用性还不强。因此，笔者建议“豪富”进一步采取措施，主要围烧“三个环节”上的制度建设下功夫：首先，是在分解立项环节上，健全了《预案检查制》和《催办登记制》，通过每月、每季一次的预案落实情况的检查，以及对其体负责催报人员催办记录的掌握，迅速对整个预案办理情况作出客观评价，对需要进一步落实的问题尽早采取措施。其次，是在专查调研坏节上，建立了《专查调研效绩制》。要求凡秘书部门专查人员和其他人员在实施督查调研工作时，必须做到事前有课题安排，事后有专门反馈，不得放“空枪”。再次，是在反馈环节上，建立健全了《归口协调制度》。建立《归口协调制度》主要是将课题选择由专人归口，每个秘书人员在选择汇报专题时，都需经其协调，防止重复。
（二）增强督查意识，及时向领导献计献策
作为秘书人员，不注重督查工作，对于一项决策，一次事件，一个问题的发生，处于盲目状态，不及时反馈，是不可能履行好领导职责的。对于我们刚出校门的准秘书们，由于少经验，所以更要提醒自己，忌被动督查，应主动献策，及时发现问题直到找到解决问题的途径。这就要求督查时，对工作进行深入调查，对于存在的问题要进行逐层逐层的督查，使问题在每一个环节上都得到很好的解决。为了使督查工作取得显著成效，秘书人员应从被动中解放出来，发挥最大的能动性，及时献计献策，真正为领导当好参谋和助手。
首先，在督查前，秘书部门应加强观察了解，未雨绸缪，并能主动要求承担任务，在实际工作中，我们会碰到这样或那样的难题，但秘书不能只等领导来发号施令，才去搞调查。秘书人员应预先深入职工，了解决策落实的最新动态，及时掌握决策落实中存在的问题，特别是对苗头性的问题不可忽视，做到“防患于未然”，把问题消灭在萌芽状态，以确保不出问题，同时要注意到不能越权处理这一问题。这样可大大减轻领导工作的压力，也可加快工作进度。其次，在督查过程中，通过对实际情况的深入了解，要有自己对问题处理的主见，并及时把意见向领导反映，使督查与参谋相联系。最后，在督查结束后，应该做好报告工作，及时总结经验，以提高认识，一方面总结先进事例，推广新思想、新思路;另一方面对于性质严重的问题进行爆光批判，引起警戒，从而起到激浊扬清的作用，也为领导解决问题，落实措施提供依据，忌高高在上，需多方着手。
（三）要端正思想，加强合作
督查工作涉及面广，政策性强，这就要求督查人员不仅要具备协调、组织等综合能力，还需要掌握相当的政策理论和相关的专业知识。然而，随着社会的分工日益专业化，有不少能力和知识是督查人员不一定具备和掌握的。由于督查人员来自领导身边或核心部门，往往受到被督查单位的尊重，甚至是吹捧，因而容易滋生自视甚高的思想，在督查时出现目中无人、大摆架子和夸夸其谈等现象。这样非但掌握不了真实的情况，反而招致干部群众的反感，直接影响党群干群的关系，对督查工作起到消极的作用。督查人员要牢记自己只是经领导授权而代表领导或上级机关到下属单位去督促检查的具体经办人员，而不是上级领导者。在督查过程中既不能越俎代庖，乱发议论，随意表态，自作主张，也不能以钦差大臣自居，傲气十足，乱发号施令，指手画脚，影响督查工作的顺利进行和上下级的正常关系。督查人员要谦逊为怀，俯下身子，虚心向领导干部和群众请教，不断汲取知识和经验，提高督查能力，为做好督查工作奠定良好的基础。在开展督查工作时要平等待人，态度谦和，行为检点。既要刨根问底，了解实情，又要虚心求知，待人以礼。对督查过程中发现承办单位在办理中存在的问题，要采取积极友好的态度，诚恳地提出自己的意见或建议。
督查工作是一个运行过程，也是一个系统工程。督查的关键是调动各方面力量的积极性来完成工作任务，促进决策和部署的有效落实。在实际工作中，秘书人员容易产生一些错误的认识，认为督查工作只是办公室的事，缺乏与其他部门的沟通；把督查工作与其他秘书工作分离，导致督查工作的单打独斗，没有形成督查工作合力，这些都不利于督查工作的开展。督查人员要加强与其他部门之间的协调，建立融洽的关系，从机构运行和督查整体的共同目标出发，注重系统内外的协调性和适应性，将各层次、各领域的督查统一起来，将督查工作与其他秘书工作结合起来，形成一个有机整体，充分发挥督查工作的能动作用，将督查过程变为发现问题、总结经验、服务基层、推动工作的过程。
（四）坚持实事求是，树立务实的工作作风
实事求是督查工作的基本原则，督查时能否坚持实事求是，是衡量督查工作成败的标准之一。提供的情况准确及时，对领导正确决策将起到促进作用，相反，则会产生负作用。作为秘书人员，在督查时，应该坚持真实性原则，不回避矛盾，遇到问题不避重就轻，不唯上，不唯权，必须做到以下几点：　　
首先，要准确无误地传达领导的指示，有严肃的工作作风和尊重客观实际的态度，有敏锐的洞察力，有敢讲真话，报实情，反映真实情况的无畏精神。深入实际了解和掌握真实情况，掌握第一手材料，全面、真实、准确地了解情况，是搞好督查工作的基础，是解决和处理问题的前提，因此，加强调查研究，是搞好督查工作的关键。其次，对情况作出透彻的分析，按照政策和有关法规，作出恰当的处理，对督查问题，在查清情况后，以政策和法律为依据，应予解决的，要及时抓紧解决。最后，要如实进行督查反馈。情况反馈要全面、真实，取得哪些效果，存在什么问题，原因是什么都要实实在在、不夸大、不缩小，做到客观、准确。
（五）科学变换督查方法，增加灵活性
在督查中，秘书人员想要了解落实情况，调查渠道不可单一，不能仅靠一种方法，一种来源收集资料，一方面，可以采用个别交谈，资料分析等种种方法多管齐下，综合了解；另一方面，有时生活本身就给我们提供了获取信息的机会，无论是召开座谈会还是资料分析，都不会有从平常上下班时期的观察，从茶余饭后的交谈中得到的情况丰富和真实，这样于无声处和少留痕迹的做法，也是一种很好的方法。
在督查过程中，秘书人员要想彻底地、圆满地完成这个任务，有必要养成依据督查方案，视情况采取听、问、看、查、访 “五位”一体的良好习惯，而不是仅仅停留在“一问一记”的工作习惯里。每个人都懂得笨鸟先飞的道理，作为刚踏入社会的准秘书们，要养成随时动笔的习惯，以动笔促调研，提高独立思考的能力。对于一个问题，应急早下手，自我总结，自我思考，自我加工，把自己在当天中感受最深的事例和观点，有用的数据等都及时整理在备忘录上，这样对问题的认识才能逐步深入。
笔者曾与天池山分行的秘书聊过督查这一话题，她就谈到：秘书人员要有不断思考的习惯。在督查过程中，秘书应该是一个积极的思考者，有良好的深入思考的习惯。一个企业无论是管理还是员工都十分复杂，对待每一件事每一个人都应拿出自己的主见，用脑子去思考，不人云亦云，不困于现实框框，这样才不会被表象和假象所迷惑。

参 考 文 献
[1]王西冀.秘书工作方法论[M].北京：中国财政经济出版社，2005.5，265-279.
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致 谢
在本次论文设计过程中，李琳老师对该论文从选题，构思到最后定稿的各个环节给予细心指引与教导,使我得以最终完成毕业论文设计。在学习中,老师严谨的治学态度、丰富渊博的知识、敏锐的学术思维、精益求精的工作态度以及侮人不倦的师者风范是我终生学习的楷模，导师们的高深精湛的造诣与严谨求实的治学精神，将永远激励着我。这三年中还得到众多老师的关心支持和帮助。在此，谨向老师们致以衷心的感谢和崇高的敬意！
   最后，我要向百忙之中抽时间对本文进行审阅，评议和参与本人论文答辩的各位老师表示感谢。
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