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工程档案资料管理制度
工程档案资料管理制度
目 录
序号
名称
1
总则
2
工程档案资料管理
3
工程档案资料收集
4
工程档案资料发放
5
设计修改通知单、工程联系单、传递及管理
6
工程档案资料借阅与复制 
7
程序状态控制 
8
附表

1 总则
1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。
1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
2 工程档案资料管理
2.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.2档案室负责工程档案管理，建立组织、健全制度，并负责实施与推行。对工程档案管理进行监督、检查和考核。
2.3档案室、工程项目部为公司工程档案的保管部门。档案室保存原件，项目部保存项目档案、设计、施工档案、部分工程资料（工程档案的发放、保管范围见《工程档案存档明细表》）。
2.4档案员负责公司工程档案原件的接收、保管、借阅的业务工作。建立工程档案，保证档案安全，执行工作制度。
2.5工程项目部负责工作需要和经办的工程档案管理工作。资料员负责本部门的工程档案的接收、保管、借阅和复制的业务工作。
2.6各相关部门负责本部门工作需要和经办的工程档案的管理，经办人负责按规定承办工程档案的接收、保管、移交、借阅和复制工作。
3 工程档案资料收集
3.1.单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案室统一接收。
3.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案室。
3.13档案室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.4制定《工程档案存档明细表》，并发放至各部门，各部门依据《工程档案存档明细表》将本部门经办的工程档案于指定时间内交至档案室，并办理移交手续。
3.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收登记帐。
3.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按部门领导审定的工程文件分发给有关单位和部门。
3.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
4 工程档案资料发放
4.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案室统一归口办理。
4.2呈送上级单位的工程文件由部门领导确定发放单位和数量。
4.3档案室按施工图分发表分发工程施工图（档案室要确保留存两套施工图纸）。为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。
4.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
5 设计修改通知单、工程联系单、传递及管理
5.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。
5.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存。
6 工程档案资料借阅与复制 
6.1借阅人根据工作需要从档案室领取并填写《工程档案借阅申请表》、由本部门领导签署意见后报该档案室主管领导审批。 
6.2借阅人持批示件到档案室借阅（复制）。 
6.3档案室根据有效申请单办理借阅手续。 
6.4借阅时间在两周以内，借阅到期后，借阅部门到档案室归还工程档案，到期不能归还的须重新办理申请手续。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。
6.5凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。
7 程序状态控制 
7.1档案室及各相关部门按职责范围持续进行程序状态控制，保证程序在受控状态下进行。 
7.2档案室负责工程档案业务工作与本程序的一致性。 
7.2.1档案室在收集、验收工程档案中发现与规定不一致时应及时纠正。必要时向主管上级汇报，对影响工作、给公司造成损失者按公司相关制度规定追究相关人责任责任。 
7.2.2借阅、复制不符合规定，不予办理借阅和复制。 
7.2.3逾期不还、丢失或损坏工程档案的，由经办人写明情况及原因、部门负责人签字审核后报机要室。由机要室报主管上级按公司相关制度规定追究责任。 
7.3各部门负责人负责工程档案管理工作与本程序的一致性，定期进行检查，发现问题及时纠正。 
7.4档案室负责公司工程档案管理工作与本程序的一致性，检查、指导和纠正各部门的工程档案管理工作。每半年组织一次检查，并根据公司有关制度规定对违反本制度规定的行为进行处理。
8 附表 
8.1  附表一《工程档案归档范围》 
8.2  附表二《工程档案存档明细表》 
8.3  附表三《工程档案借阅目录》 
8.4  附表四《工程档案移交记录》 
8.5  附表五《工程档案接收记录》 
8.6  附表六《工程档案发放记录》
8.7  附表七《工程档案借阅申请表》 
8.8  附表八《工程档案借阅登记表》 
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