装饰家居有限公司行政管理制度资料.doc

四川华西装饰家居有限公司

目 录

编制说明 ………………………………………………………
第一章 行政部 ………………………………………………
第一部分 组织结构……………………………………………
第二部分 部门职责及岗位说明书……………………………
第三部分 部门管理制度及流程………………………………
1、 员工行为规范及处罚细则…………………………………
2、 证照管理………………………………
3、 印信管理与制度………………………………
4、 公文管理………………………………
5、 办公用品管理与制度………………………………
6、 固定资产采购和管理办法………………………………
7、 固定资产（电子类）规范使用及处罚细则
8、 公司行政费用管控办法………………………………
9、 图书报刊管理………………………………
10、 档案管理与制度………………………………
11、 车辆和驾驶员管理………………………………
12、 来宾接待管理………………………………
13、 保密制度………………………………
14、 安全保卫制度………………………………
15、 卫生管理制度………………………………
16、 电话管理………………………………
17、 会议管理………………………………
18、 电脑管理制度………………………………
19、 附则

第一章 行政部

第一部分 组织结构

人力资源中心

行政人事主管

司机

行政专员

第二部分 部门职责及岗位说明书

一、协助公司总经理贯彻执行党和国家对生产行政工作的各项方针、政策、法令以及指示和公司的决定；
二、复杂组织经理办公室会议及其有关的会务工作，督促检查经理办公会议决定的贯彻；
三、负责收发文工作及催办工作；公司行政行文的审批；公司印章的使用以及各种专用印章的刻制；
四、工程档案、文书档案、员工个人档案管理，实行档案管理工作制度，办理档案借阅手续；
五、按规定购买、登记、发放办公用品，做好各项费用台账，按时缴纳房租、水电、物管费等，做好复印统计台账；
六、负责公司网站、网络的正常运行，网站资料的审核上传，网络设备、公司电脑、打印机、传真机的维护、维修、管理；
七、公司各类培训、会议、活动的组织；
八、协助公司工会及企业特定组织做好相应工作；
九、负责公司车辆管理；
十、负责办公室区域卫生及管、线维修。

行政专员岗位说明书

岗位
标识信息
岗位名称
行政专员
隶属部门
行政人事部
岗位编码

直接上级
行政人事总监
工资等级

直接下级

可轮换岗位

分析日期

工作概述
协助行政人事总监做好各方面工作，保障生产经营正常运行
工 作 职 责 与 任 务
1、熟知装饰工程档案的有关法律法规和业务规范；
2、熟悉公司《档案管理办法》，并严格执行；
3、负责公司档案资料的收集、整理、登记和借阅、销毁工作；
4、负责公司内部会议的前期准备工作；
5、填制和分析各类行政统计报表；
6、执行公司各项管理制度，处理员工奖罚事宜；
7、协助上级推行公司各类规章制度的实施；
8、协助各类活动的举办；
9、负责制度、完善、与审核本部门的规章制度与工作流程；
10、负责公司卫生检查工作，监督各安全防护措施；
11、做好车辆的管理使用工作；
12、负责公司CI规范的制作与实施；
13、完成领导交代的其他工作。

工作
绩效
标准

1、办公用品领用登记台账健全，签领手续完善；
2、各项规章制度熟悉运用，并根据公司情况拟出相关制度；
3、能按时、按质、按量完成领导交代的其他任务。
工 作 权 限
1、公司固定资产及办公用品管理权；
2、信息收集的报告权；
3、公司内部文件的管理权；
工作时间
综合计时
工作环境
在办公室工作
任 职 要 求
知识及教育水平要求
拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解装饰行业基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。
技能要求
文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。
工作经验要求
专科以上学历，中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。
基本素质要求
身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性，30岁以下。

第三部分 部门管理制度及流程

1、员工行为规范及处罚细则

为建立井然有序、和谐舒适的办公环境，严格办公纪律和规范员工行为，维护企业统一形象，结合集团公司办公形象管理办法，特制定本管理要求。
第一条 办公着装要求：
总体要求：沉稳大方、精神饱满，体现个人的精、气、神及公司职业化着装要求。
第二条 工作牌佩带要求：
(1)所有员工在上班时间内必须无条件的佩带工作牌。
(2)工作牌必须佩带在胸前，不得佩带在其他任何地方。
第三条 办公礼仪要求：
(1)仪容：端庄得体，衣着整洁，修饰大方，精神饱满
(2)站姿：要有美感，端立，身直、肩平、正视
(3)坐姿：腿直、脚正、正视、上身端直
(4)态度：礼貌、尊重、忠诚、精神、团结、协作、沟通、效率、尽责、威信
(5)用语：您好、请、对不起、谢谢、再见
(6)文明待客，微笑服务：来有迎声，问有答声，去有送声。眼到、口到、意到
(7)说话：语气温和亲切、声音清晰、音量适中
(8)公德：爱护公共财物，保持整洁的办公环境，创造和谐
(9)做人诚实可信，做事公私分明，公平公正
第四条 办公纪律要求：
严格遵守公司相关管理规定，如考勤管理、办公环境管理、会议管理、各部门内部管理规定等。
第五条 员工行为规范管理责任：
行政人力资源部负责公司员工行为规范管理要求及标准的制订，指导、监督各部门的对制度的履行情况，不定期进行检查、考核和评比工作。
各部门总监、部门经理、主管为首问责任人，负责按本管理要求对本部门的员工行为规范进行日常管理。
第六条 员工行为规范管理要求：
（1）每日上班后由各部门主管、经理对本部门员工行为规范进行一次检查，不合规范者，立即责成其进行改变或给予一定的经济处罚。
（2）每日各部门总监、经理对本机构员工行为规范进行巡检，巡检至少一次（不限次数），对不合规范者，立即责成其进行改变或给予一定的经济处罚。
（3）每周行政人力资源部不定期进行巡检，对不合规范者，责令其回家更换，更换着装耽误上班时间按旷工计算。同时该部门的总监、经理、主管对该结果承担连带责任。
第七条 工作牌佩带违规处理：
未佩带工作牌或佩带不规范，则按基层5分/次、中层10分/次、高层15分/次的标准予以处罚。
（1）部门总监、部门经理、主管例行检查中发现员工未佩带工作牌或佩带不规范，按5分/次的标准予以处罚。
（2）部门主管、经理对该项工作监督不到位，管理不负责，部门总监对该部门主管处以5分/次，部门经理10分/次处罚。
（3）行政人力资源部巡检中发现员工未佩带工作牌或佩带不规范，该部门主管承担5分/次，部门经理承担10分/次，部门总监承担15分/次的处罚。
第八条 办公环境管理违规处理
各部门下班后要关好部门与自己的电脑、空调、灯，如发现电脑没关的，扣相应人经理级的20分/次，部门经理10/次，员工5/次，如发现部门空调、灯没关的所在部门员工每人都扣5分
第九条 办公礼仪不达标处理：
按照每违反一条，给予5分/次的处罚，以此类推。
第十条 办公纪律违规处理：
1、总体要求
(1)尽忠职守，服从领导，保守业务秘密。
(2)爱护公司财物，不浪费，不化公为私。
(3)遵守公司一切规章制度及工作守则。
(4)维护公司利益和公司形象，保持公司信誉，不做任何有损公司利益、形象和信誉的行为。
二、具体要求
(1)所有员工必须严格遵守国家的法律、法规、政府规定以及专业要求。
(2)所有员工必须严格遵守公司的各项规章制度、管理办法、实施细则、公告、通知等。
(3)所有员工需服从本公司的各项合理要求及工作安排，所有员工必须无条件服从上级的工作安排，一经上级主管决定，应严格遵照执行。
(4)所有员工应时刻自觉维护公司形象和公司利益，严禁弄虚作假、隐瞒真相、知情不报、欺骗公司等行为。
(5)所有员工在与同事、上下级交流、沟通时严禁语言粗俗，不得使用攻击性、侮辱性或偏激性语言，严禁辱骂他人或打架。
(6)工作时请保持安静，禁止大声喧哗。做到说话轻，走路轻，操作轻。
(7)上班时间禁止打堆闲聊、随便串岗、吃东西，女员工不得在办公室内化妆。
(8)因工作需要使用电话时，请长话短说。严禁公话私用。
(9)尽量避免在工作时间处理私人事务，如遇特殊情况请尽量缩短时间。
(10)所有员工必须时刻注意爱护并维持办公区域的整洁卫生，每日下班前应清理自己的办公桌并将办公椅归位。
(11)所有员工必须自备水杯，不得使用为客人准备的纸杯。
(12)严禁在公司办公公共空间区域内吸烟。严禁随地吐痰，乱丢烟头和纸屑。
(13)亲友及无关人员可带进工作区域，但不得滞留两个小时以上时间。
(14)爱护公司财物，勤俭节约。不得私自将公司物品携带回家。
(15)遵守安全规则，下班前整理好个人保管的公司物品、关闭电脑、电灯、空调及办公室内其他电器，做好“三防”工作。
(16)严禁携带有毒、易燃、易爆及放射性物品进入公司。
(17)严禁在公司办公区域内非指定地点张贴广告、指示牌，粘贴表格、字画、电话一览表等。如因工作需要，需征得总经理批准。
(18)办公室内办公设施、挂图、固定设施等不得随意搬动。
(19)在接待完客人后，应将客人使用的纸杯丢弃，并将椅子归位。
(20)禁止在公司电脑上玩游戏、QQ聊天、看小说及吃零食或做其他与工作无关的事情，具体如下：
严禁员工在上班时间以任何网络形式聊天，或其他对话式的窗口用于非工作范畴的交流，任何人不得在上班期间浏览QQ空间，以及和与自己的本职工作无关的网站和网页。
不得利用公司网站，使用任何下载工具下载与本职工作无关的电影、歌曲、图片、游戏、视频。
在上班时间均不得戴耳机，中午和下班时间不在此规定范围。
任何人不得利用公司网络资源在上班时间内玩任何游戏（包括所谓的益智游戏）。
任何人不再在公司上班时间在网络个人博客上写文章，开办网络商店，进行网上交易或购物行为。
使用QQ的员工不得利用上班时间用于私人业务性质的聊天。
(21)公司安排的会议、培训，相关人员不得无故迟到、早退、脱岗和缺席。
(22)就餐后请立即将一次性饭盒丢弃至指定地点，并清理台面。
(23)上班时请按公司规定着装并佩戴公司工作证。
(24)员工不可使用本公司的打印机或复印机打印或复印与工作无关的资料，也不可使用公司的信纸信封和邮资寄私人信件。
(25）严禁在工作时间内睡觉、聊天、吃零食、化妆或吵闹。
(26)严禁擅自毁坏和动用公司消防器材和防火设施。
(27)严禁上班时衣帽不整、满身酒气。
(28)工作期间严禁打扑克、打麻将等。
(29)午休时，员工不得躺、卧在椅子或桌子上，脚不得放在桌椅、茶几上，不得脱掉皮鞋或凉鞋裸露袜子或光脚。
(30)未经他人允许，员工不得乱拿、乱翻他人物品。借用他人的公用或私人工具、用品书籍、报纸等，用后立即归还或放回原处。
(31)上班时间不得带除午餐外的任何食物进入公司办公区域。员工不得带早餐进入公司，应在进入公司大门前将食物吃掉或处理。
(32）不可当众做出不雅之举（如：擦鼻孔、挖耳朵、剔牙、打喷嚏等），如特别需要，应立即回避或用纸巾以示遮掩或立即到卫生间进行处理。
三、违规处理
凡违反以上条款规定者，似情节轻重给予当事人至少5分至100分每项的负激励，其直接主管上级将获得至少5分的负激励

第十一条 问责及奖励：
(1)各部门的处罚通报必须报行政人力资源部备案。
(2)对执行不力、管理不善的部门，行政人事部依据公司有关规定进行问责。
(3)对连续1个月无任何员工行为规范处罚的部门，由行政人事部通报表扬一次并公示。
(4)对连续2个月无任何员工行为规范处罚的部门，由行政人事部通报表扬一次并申请一定的奖励，以资鼓励。
(5)对连续3个月无任何员工行为规范处罚的部门，由行政人事部通报表扬一次并申请季度奖励，以资鼓励。
(6)该项考核作为公司季度、年度评比优秀部门及个人的依据。

2、证照管理
一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等，个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。
二、经营预算部副总公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由经营预算部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理XX事使用”。
三、经营预算部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。
四、位保证公司的合法经营，公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由经营预算部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责予以协助，并提供所需的材料。

3 、印信管理与制度

公司资质证照、印章外出借用申请制度、流程
内容
相关制度或表单
备注
需将公司资质证照或印章外带使用的人员到行政人事部领取《公司资质证照、印章外出借用申请表》并详细填写。

本部门总监审批申请表

行政人事部审批申请表

行政人事部核实无误后将公司资质证照或者印章交予使用人，蓝章（加盖此复印件仅用于办理________再次复印无效）
总经理审批申请表
使用人要确保所借物品安全并按规定时间归还所借用的物品，并签字确认归还。
使用人要确保所借物品安全并按规定时间归还所借用的物品，并签字确认归还。

《公司资质证照、印章外出借用申请表》、《公司资质证照、印章管理制度》

填写时必须将借用时间、归还时间、使用类型及用途等选项填写清楚。

如不能按时归还的需到行政人事部办理续借手续，办理流程与此流程相同

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部 门

申请人

申请日期
年 月 日
使用资质类别

份 数

归还日期
年 月 日
使用事由说明
资质类别

1、公司公章； 盖章
2、公司合同章； 盖章
3、营业执照（正、副本）复印件；
4、税务登记证（正、副本）复印件；
5、组织机构代码证正、副本）复印件；
6、其他__________________ 复印件；
行政人事审批盖章 （此复印件仅用于办理____再次复印无效）

总经理审批

公司资质证照、印章外出借用申请表
注： 1、公司任何公章资质若遗失应立即向公司领导汇报，并尽快采取补救措施，将损失或影响减少到最低限度。
2、公章资质借出遗失/被盗后，将视损失或影响的程度，追究借用人和相关责任人的责任，若情节严重或造成重大后果者，应报司法机关追究其法律责任。
…………………………………………………（存根）…………………………………………………
________已于_______年____月_____日将______（公章/资质□原件□复印件）归还于__________处。
 归还人确认签字： 
收回人确认签字：
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年 月 日

4、公文管理
一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。
二、公司行文要做到规范、准确、及时、并实行统一管理。
三、公司行文的程序为：拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、分发、登记、归档、销毁。
四、行文与打印管理
1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。
2、经总经理批准签发的文稿交行政人事部统一编号打印，由起草人校对（对文稿内容、质量负责）修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政人事部发出。
3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。
五、发文管理
1、公司发文由行政人事部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。
2、部门和个人收文应在行政人事部发文登记册中签名。
3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。
4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政人事部统一收回处理。
六、收文管理
1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。
2、公司收文由行政人事部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅适合主办部门处理后，收回归档。
3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。
七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

5、 办公用品管理与制度

一、为使办公文具用品管理规范化，特制本制度。
二、各员工使用公司办公用品时应注意节约，严禁浪费；且不能将办公用品挪为私用，如有违反，按公司相关规定处罚。
1、 公司采购：
1）办公用品包含以下物品：打印纸、文件袋、档案袋、档案盒、计算器、回形针、订书钉、订书机、起钉器、胶水、胶棒、剪刀、美工刀、长尾夹、文件夹、标签、双面胶、泡沫双面胶、印泥、印油、电池、电话机等。
2)公司采购由各部门每月25日前上交《固定资产申请表》、《办公用品购买申请表》经各部门经理及行政审核后，由行政部统一采购；办公室与每月5日前发放至各部门。
3）公司各部门申请购买的办公用品，由行政部建立领用台账，该台账应载名领用人及领用数量、金额，并形成报表，于每月30日交至财务部，由财务部负责成本的划分，成本划分依据为OA中的《固定资产申请表》、《办公用品购买申请表》 。
三、办公用品费用的报销：
1）公司采购办公用品的费用由行政部凭购买发票和《办公用品购买申请表》报销；
2）没有纳入《办公用品购买申请表》的办公用品，其费用不予报销。 附:《办公用品采购申请表》
《固定资产申购表》

固定资产申购表
申请人

所属
部门

申请时间
年 月 日
需求原因
情况说明

采购
明细
名称
规格/型号要求
单价
数量
合计金额
备注

使用人

管理者

责任人

部门负责人/部门经理意见：

机构行政负责人/行政主管意见：

机构负责人/总经理意见：

经办人（购买人）确认：
完成情况
（时间）

6、 固定资产采购和管理办法

一、管理范围：各部门、各事业部、子公司。
二、分类
1、计算机，包含主机、显示器、键盘、鼠标、音箱等；
2、办公设备，包含打印机、复印机、传真机、扫描仪、办公桌 椅、文件柜等;
3、网络连接设备，包含交换机、路由器、防火墙等硬件。
4、多媒体设备，包含投影仪、摄像机、相机、外置刻录机等；
三、
1、计算机申购程序：员工转正后或员工未转正但确有需要的，由该员工填写《固定资产申购表》，由该部门经理审批后交行政部审核，行政部很据目前公司库存情况确定是否购置，提出建议上报集团总裁审核后实施，采购成本计入申请部门。
2、办公设备、网络连接设备、多媒体设备由部门经理填写《固定资产申购表》，交行政部审核，行政部根据目前库存情况和部门特殊需求情况确定是否购置，提出建议上报集团总裁审核后实施，采购成本计入申请部门。
四、 使用，维修，回收
1、固定资产的所有权归集团公司，委托行政部代管，行政部根据工作需要有收回、调配、处置的权利，除行政部外的任何个人和部门只有该固定资产的使用权。固定资产在配置到部门和个人后，该固定资产由使用权人负责（计算机由个人负责，办公设备、网络设备、多媒体设备由该部门经理负责），未转正员工领用的固定资产由该员工部门经理负责。
2、在使用过程中为维护该设备的正常工作性能而产生的所有费用由该设备的使用部门承担，实施主体为行政部。
3、需要年检的设备由使用部门负责年检。
4、由于人事变动（离职、调离、转岗、升迁）时间，原责任人必须及时将该设备交还行政部，同时会同财务部门办理该设备的成本转移手续，部门不得自行保管闲置（无责任人）设备。行政部在收到交回的设备时应该当面检查该设备的工作性能，如发现该设备工作异常，应由设备使用责任人恢复该设备的正常工作性能，由此产生的费用由该部门承担。行政部只对交回设备的硬件负责，任何软件、资料、文件等由交回部门按《电子文档管理细则》保存。
5、员工使用固定资产（电子类）设备必须遵守《固定资产（电子类）规范使用及处罚细则》。
6、员工离职一旦得到同意，开始办理离职手续，则该员工直接领导人必须监督该员工在办理离职手续期间不将办公设备代理办公区。
7、行政部每季度盘点固定资产台账，报财务部核对。
五、 报废
设备确因非人为原因而不能达到需求的性能且无法维修时，由行政部固定资产管理人员填写《设备报废申请表》报行政人事总监或机构行政负债人审批后实施。

7、固定资产（电子类）规范使用及处罚细则

1、 电脑责任不得私自更改IP地址和计算机名，计算机名必须按《固定资产（电子产品类）采购及管理办法》附件三设置，私人电脑未经许可，不能接入公司局域网；违反则处以100元/次罚款。
2、 计算机标志卡不得损坏或遗失，违反则处以电脑责任人20元/次罚款。
3、 公司员工应爱惜使用办公设备，不得粗暴对待（如大力锤、打、摔等），若有违反，当处以1000元/次罚款。如有损坏，在罚款之外，应照原价赔偿。
4、 各部门、员工不得私自借用、更换电脑及配套设备，如因工作需要，则须至行政部管理相关手续，未经许可私自借用、更换者，处以200元/次罚款。
5、 员工人事变动（离职、调离、转岗、升迁）时，必须按《固定资产采购管理办法》办理相应手续，如未按管理办法办理手续，处以200元/次罚款。
6、 各部门员工不得进行任何非工作性质的文件资料上传、下载、不得利用公司电脑玩游戏、炒股、网购等，若有违反则处以电脑责任人200元/次罚款。
7、 公司员工应掌握正常的开、关机及基本操作，如因个人使用方法原因造成的电脑损坏，电脑责任人应承担全部的维修费用，且处以100元/次罚款。
8、 电脑及配套设备出现故障，各员工应及时通知网络管理员经行维修，不得私自进行拆分，若有违反，则处以电脑责任人200元/次罚款。
9、 计算机上不得吹风

8、公司行政费用管控办法
为有效提高公司费用使用效率，减少人为浪费，特制定本办法。
公司的行政办公费用包括：水电费、车辆的汽油费、办公用品费、耗材费、纸张费用、设备设施维修费、话费、名片制作费等费用。
一、水电费用管理办法及控制标准
各部门通过员工办公行为规范的考核对水电费用加以控制管理。要求各部门下班后，无人时必须做到人走灯灭，电源关闭（包括电脑显示器、主机、光源、空调）。午休无客户时，可关闭光源。各部门经理为费用管控第一责任人，部门总监协助经理执行该项工作，行政部负责进行核查，未按要求执行的，以次论处，给予部门经理5分/次处罚，同时要求各部门总监对部门经理进行相应的管理要求，并实施监督考核；各总监、部门经理未认真履行本项工作职责，监督不力，由行政部负责对其进行查处，按违规部门数2分/个进行处罚，各职能部门按2分/次进行处罚，由总监和部门负责人承担。公共区域使用的打印机、微波炉、饮水机、空调等用电设备，要求公司下班最后离开的员工自觉关闭，由行政部负责第二天进行核查，如发现未按要求执行，则给予分公司总经理5分/次处罚。
二、办公用品管理办法及控制标准
1、办公费用是指：办公用品费、耗材费、纸张费用、维修费。
2、市场部、设计部办公费用以5元/每人每月的原则进行办公费用分配，按正常编制：设计部35元/月，市场部45元/月，费用按照公司采购标准计算，超支部分由部门自理，在每月15日按照部门标准由部门负责人填写“部门物资申请表”（附表1）报至行政部，由行政部一次性发放申请物资。各市场部门经理、设计部门经理为办公费用管控第一责任人和监管执行人。
3、前台打印复印机按各部门每月实际使用频率进行纸张、耗材、维修费用分摊并计入部门费用开支。
4.文件打印、复印规定：
对于需打印出来的文件，一定要在电脑上修改资料，减少重复打印次数，在确定无误的情况下打印；对于公司内部非正式文件，打印页面参考数据如下：页边距和段落举例尽量设置为最小值，字体为宋体五号字（可讲文档放大为150%-200%的模式，而不影响操作）；答应采用双面打印，双面打印办法如下：选择“打印”选项后，选择打印机型号，点击打印菜单“属性”进行打印设置， 在右侧选测“双面打印、长边装订”即可。
5、为强化公司的月度营销活动方案的理解及宣贯，自本制度执行之日起，营销部门客户名单必须使用双面打印，若公司发现有违规现象，行政部对该部门经理按2分/份进行处罚。
6、各设计部使用报废的纸张，要求各部门按纸张型号分类进行整理，可使用的继续使用，不能再次使用的，每月由行政部统一进行报废处理。
7、公司在日常管理中如发现有办公用品浪费现象的，将对其部门经理予以10分/次处罚。
三、通讯费用的核定
1、各部门通讯费用严格按现有核定标准进行考核，超过公司核定额度的一律由其部门承担。
2、当月部门通讯费用结余的可累加至下月；当月超标的当月考核，同时次月费用重新计算；后期节约费用不能冲抵前期已超标考核费用。
四、车辆汽油费控制办法
各分公司总经理每月油费报销不超过1000元；
市场部、设计部用车油费除特殊情况外不予报销。
五、企划文宣用品管理办法
企划部根据营销活动方案、邀约的客户数等情况对营销活动礼品进行分类统计核定。活动完成后1日内由领用人到企划部进行领用核销，同时需要向企划部报备实际到场的客户数，报备材料由部门经理签字确认。由企划部核实材料领用数与实际到场客户数是否匹配，超额使用的，由该部门经理承担相关费用。
对活动领用的电源线、展架等高值耐用品，在领用时双方确认是否完好；退库时，由发放人负责验收入库。因活动造成的损坏或遗失，由发放部门根据实际情况确定是否需要赔偿。
本规定自颁布之日起执行。

9、图书报刊管理

一、图书、报刊种类
分类：公司的报刊是指各种报纸和期刊（专业与非专业），图书是指各种工具书和专业用书。
二、 图书、报刊的订购管理
1、公司根据业务需要和各部门的要求制定年度报刊订阅计划，行政 人事部统一负责办理订阅手续。
2、各部门根据业务需要制定图书购买计划和预算，报行政人事部预审，经公司领导批准后由所需部门或行政人事部统一购买。
3、报刊和图书由行政人事部负责登记、分发、保管、借阅管理。
4、对不遵守规定和损害报刊的行为，行政人事部有权制止，并按照公司规定予以处罚。

10、档案管理与制度
一、公司档案：公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类合同、文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。
二、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
三、人事档案
1、员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料，保存为半年。
2、其他人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
四、其他档案的保存期限
（1）永久保存
1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件；
2、建筑物的新建、改建及增建的文件；
3、土地取得及处分的重要文件（土地证、土地评估资料）
4、建筑物取得及处分的重要文件（房产证、房产评估资料）；
5、工程竣工档案资料及图纸、资料；
6、工程施工类经营合同及设计类施工合同；
7、公司章程。
（二）保存10年
1、有关年度及每月的决算文件；
2、有关账目的决算记录及整理的重要文件（总决算表、现金收支表）；
3、有关账目传票的记录；
4、有关收入、支出的原始凭证；
5、有关财产的评估及折旧的文件；
6、有关税收方面的文件。
（三）保存五年
1、会议记录、纪要、决议；
2、有关政府法令的文件；
3、有关诉讼的文件；
4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件；
5、有关政府机关的指示及各种命令传达书；
6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件；
7、有关劳动协约及工会协定的文件；
8、有关经营协议及团体联系的文件；
9、有关贷款的重要文件；
10、有关投资及融资的重要文件。
（四）保存三年
1、经营会议、部门会议、办公会议记录；
2、发文薄、收文薄；
3、有关规定的制定，及施行的文件；
4、有关政府机关简易的许可、申请许可及报告的文件；
5、有关安全管理的文件；
6、有关转账整理的文件；
（五）保存二年
1、有关登记简易的文件；
2、有关和政府机关交涉联络的文件；
3、有关简易的契约协定及备忘录文件；
4、重要的统计资料；
5、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件；
6、有关银行存款及转账存款的文件。
五、档案的借阅
1、非本公司员工，不得借阅任何公司存档资料；
2、公司副总级以上领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
3、公司其他人员借阅档案，经分管领导批准，并办理借阅手续；
4、工程类经营合同、设计合同、竣工资料、获奖工程资料的借阅，须总经理签字批准；其他资料的借阅，须分管副总签字批准；
5、借阅人所借档案应按时归还，若未按时归还，则档案管理员有权拒绝该人再次借阅档案。
6、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须主管领导批准后方可销毁。
3、经批准销毁档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。
七、其他
1、档案存放室/处严禁无关人员进入、逗留。
2、档案管理员负责档案室/处清洁卫生，并注意防火、防盗、防虫。

11、车辆驾驶员管理
一、车辆的调度与管理
1、公司车辆的调度、维护、审验、缴费以及办理有关证照、保险等由行政人事部统一管理。各部门公务用车须按公司车辆使用规定办理有关手续，向行政人事部申请派遣，行政人事部按规定严格控制车辆的使用，享受公司车补的人员一律不派车辆。
2、车辆按统一调配、急用优先、保证重点、兼顾一般的原则进行使用管理。
3、车辆与驾驶人员相对固定，驾驶人员对分配给自己的车辆负有日常管理、保洁、养护，及时发现问题、及时维修保养，保持性能良好的责任。
4、出车须有行政人事部签字的派车单，出车过程中不得用于私人事务，返回后驾驶员填写《出车单》有关内容交用车人签字后交回行政人事部；驾驶员不得私自出车，违反的罚款50元/次，累计三次以上，予以驾驶员开除。
5、部门经理级人员出差，在公司车辆可调配的情况下可派车接送机场或车站。
6、非公司副总级以上领导，原则上不予派车；若因工作原因确需派车的，应提前1天向行政人事部申请，在公司车辆可调配的情况下，行政人事部可以派车。派车前由司机填写《出车单》，且《出车单》上各项内容应填写完毕；
7、各部门因工作使用到公司车辆时，需缴纳车辆磨损费；车辆磨损费具体收取比例如下：
A、成都市区内（三环内）用车50元/次，每增加一个目的地则另行加收20元；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；
B、成都市郊县地区（三环外）用车100元/次，每增加一个目的地则另行加收50元；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；
C、成都市以外的省内用车200元/次，每增加一个目的地则另行加收100元；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；
D、省外用车300元/2天，每增加一天另行加收100元/天；用车产生的过路费、停车费由用车部门（人）承担；
注：上述车辆磨损费由行政办公室于每月底交统计表至各部门经理签字确认后，报公司财务部直接交割。
二、 办理公事能使用公共交通工具的尽量不派车；能合并用车的就不重复派车。
三、 车辆派遣条件与使用范围
1、 派车条件：接送公司来宾、公司副总级以上领导公务用车