食品企业管理程序文件.doc

福 建 翠 云 山 食 品 开 发 有 限 公 司文件编号： CYS/QHS2A/O 分发号：福建省翠云山食品开发有限公司管理体系程序文件受控状态：编制：审核：批准：2014年 8月 10日发布 2014年 9月 10日实施目 录001 文件控制程序2002记录控制程序7003 管理评审控制程序10004 人力资源控制程序14005 与顾客有关的过程控制程序17006 采购控制程序20007监视和测量装置控制程序24008 顾客满意度测量控制程序27009 内部审核控制程序29010 不合格品(潜在不安全品)控制程序34011 数据分析控制程序37012 纠正措施控制程序40013 预防措施控制程序43014 应急准备和响应控制程序45015 验证控制程序47016 产品撤回控制程序49文件题目文件控制程序执行日期2014年9月10 日编 码CYS-QHS2-001-A/O编制日期替 代审核日期颁发部门及数量行政部 共 份批准日期001 文件控制程序1 目的本程序规定公司质量食品安全管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各相关部门所使用的文件保持一致性。2 适用范围适用于公司各部门与质量食品安全管理体系有关的文件的控制，包括质量食品安全管理手册、程序文件和作业性文件等体系文件及相关的外部文件的控制。3 职责3.1 行政管理部负责质量食品安全管理手册、程序文件、公司管理文件的管理，并建立质量食品安全管理体系文件一览表。3.2 技术部负责公司技术性文件（工艺文件、产品标准、生产配方等）的编制和管理；3.2 各部门负责按文件编制、审核、批准、保存的规定对各类文件进行管理，并确定文件管理人。4 工作程序4.1 文件的编制、审核、批准文件的编制，根据文件级别要求，必要时可组成文件编写小组进行。同一级别、类型文件的编制须保持统一的格式、风格。编制人、审核人、批准人在原文件上签名确认，交与技术部。4.1.1 质量食品安全管理手册：行政部组织编写，主管副总审核，管理者代表（食品安全小组组长）（总经理）批准。质量食品安全管理手册应准确、全面和扼要地阐明公司的概况、质量食品安全方针和质量食品安全目标、质量食品安全管理体系的范围、质量食品安全管理体系过程及其相互作用、有关职责和权限、程序文件或对其引用等内容。4.1.2 程序文件：由相关部门编写，主管副总审核，管理者代表（总经理）批准。程序文件应包括目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、记录等主要内容，具体要求为如下。a) 目的：具体阐述制定本程序文件的目的和作用或对质量食品安全管理体系的影响。b) 适用范围：具体阐述本程序所包含的管理过程或活动范围，说明其适用性。c) 职责：具体规定负责实施该程序文件有关活动的主要部门或人员的责任和权限。d) 工作程序：详细阐述实现程序的行动步骤和方法。应一步一步地列出所要做的工作 ，保持合理的顺序，提出值得注意的任何例外或特殊领域。可应用流程图和使用参考资料。e) 相关文件：应标明使用本程序文件所涉及的相关作业性文件。也可能涉及程序文件，但在此不必列出。f) 记录：详细标明使用该程序文件产生或使用的记录。需要时，可附记录表格的样本。4.1.3 作业性文件：技术部主要责任部门编写，主管副总审核，总经理批准。作业性文件一般指各部门的工作规范、业务过程的各种作业指导书、操作规程、检验规程和试验规程、方案、服务规范、工艺卡、产品标准等。根据控制要求的不同，可将作业性文件分为两类：a) 技术文件：如产品标准、工艺卡、法规等。其格式和编号等，国家、地方和行业管理部门均有明确规定或已有习惯做法，不需另行规定，使用时可直接引用。b) 其他作业性文件：一般由有关部门针对具体的岗位或工作细节的作业活动、步骤、方法及相关资源所达到的目的和要求进行设计和规定。作业性文件一般应包括目的、范围、工作要求、相关文件、记录等内容，具体要求为如下。a) 目的：具体阐述制定本作业性文件的目的、作用和意义。b) 范围：具体阐述本作业性文件所包含的过程、活动或岗位的应用范围，说明其适用性。c) 工作要求：包括使用的设施，活动或作业步骤，部门人的职责、环境条件限制，活动或作业应达到的目标（如技术指标），检查或测量的规定，使用的文件和记录。d) 相关文件：使用本作业性文件所引用的相关作业性文件。e) 记录：运作本作业性文件所使用和导致产生的记录。4.2 文件的发放4.2.1 文件责任部门或文件主要责任部门负责人确定实际需要数量及发放范围，管理者代表批准后，由技术部在封页加盖红色“受控文本”章，文件颁发部门按发放编号发放并在文件发放登记表上登记。质量食品安全管理手册及程序文件发放到公司执总经理、副总经理、各部门经理，作业性文件发放到各相关部门和人员。4.2.2 需要时，部门对领回的文件可进行二级分发，并填写文件发放登记表。4.3 文件的修改4.3.1 文件需要修改时，应填写文件更改申请、批准记录单，审核、批准程序按4.1进行。4.3.2 文件修改的时机：a) 文件在使用过程中有不适用的地方；b) 与质量食品安全管理体系相关的标准，国家地方政府或行业法律法规发生变化时；c) 公司组织机构、业务范围和工作方式发生重大变更时。4.3.3 文件修改注意事项：a) 必须满足食品QS安全管理体系（谷物加工企业要求）CCAA 0001-2014及ISO9001：2000标准和ISO22000：2005要求；b) 文件修改后应经过必要的验证；（内审）c) 文件修改应与公司其他现行文件不发生矛盾。4.4 文件的保存4.4.1 行政部管理应保存文件的原稿及其电子文档、文件发放登记表、文件一览表及相关的记录。4.4.2 文件的使用部门应妥善保管好文件，以防文件的损坏或丢失。4.5 文件的复印4.5.1 质量食品安全管理手册和程序文件的复印必须经过管理者代表（食品安全小组组长）同意后方可进行，根据情况由行政部加盖“受控文本”或“非受控文本”印章并填写文件发放登记表。4.5.2 作业性文件的复印由文件使用部门根据实际需要提出复印申请，经部门经理确认、总经理批准后，由行政管理部加盖“受控文本”印章并填写文件发放登记表。4.5.3 加盖“受控文本”印章的文件，为现实有效，供内部使用；注明“非受控文本”的文件，可根据需要提供给供方、顾客、咨询机构、认证机构或主管部门等，此类文件不受更改控制。4.6 作废文件的销毁4.6.1 作废文件销毁时，由文件管理人员填写文件作废申请、批准、销毁记录单，经文件批准人同意后执行，同时通知技术部并备案。4.6.2 作废文件需保留时注明“保留”标志，由行政管理部继续保存。保存期限由作废文件的批准人规定。4.7 文件的定期评审各级文件的批准人每年年底组织对其所批准的文件进行评审，以保持文件的适宜性、有效性、充分性和可操作性，必要时进行修订。4.8 外来文件的管理4.8.1 各部门负责收集与业务相关的外来文件，交行政部统一管理，行政部统一组织评价其适用性，填写文件一览表，对发放进行控制。4.8.2 外来文件包括与质量管理相关的ISO标准，国家、地方、行业法律法规、标准及有关管理部门的业务指导文件的最新版本等。4.9 质量食品安全管理体系文件的编号4.9.1质量食品安全管理手册的编号版本号质量食品安全管理手册公司代号 CYSQHS1XX 4.9.2 程序文件的编号版本号文件顺序号程序文件公司代号 CYSQHS2XXXXX 4.9.3 作业性文件的编号版本号文件顺序号部门代号作业性文件公司代号 CYSQHS3XXXXXXX 4.9.4 部门代号部门名称部门代号部门名称部门代号总经理01营销部06副总经理02技术部07生产部03财务部08行政部055 相关文件5.1 记录控制程序 6 相关记录6.1 文件一览表 CYS-QHP001-01-50页6.2 文件发放登记表 CYS-QHP001-02-51页6.3 文件更改申请、批准记录单 CYS-QHP001-03、04-52页、53页6.4 文件作废申请、批准、销毁记录单 CYS-QHP001-05-54页文件题目记录控制程序执行日期2014年9月10 日编 码CYS-QHS2-002-A/O起草日期替 代审核日期颁发部门及数量行政部 共 份批准日期002记录控制程序1 目的有效地管理记录，为质量食品安全管理体系的有效实施提供证据。2 适用范围适用于公司使用的质量和食品安全有关的记录的管理。3 职责3.1 各部门负责本部门记录的标识、收集、编目、归档、贮存、维护、查阅和处置工作。3.2 各部门的记录使用人员，负责记录的填写。3.3 行政部负责记录的备案及监督管理。4 工作程序4.1记录的范围4.1.1 记录是质量食品安全管理体系连续运行的证据。4.1.2 记录要将重点放在那些为实施与运行质量食品安全管理体系所需的和关于质量食品安全方针、目标实现程度的记录上，应包括：a）关于适用的法律法规要求的记录；b）产品或服务的记录，产品和服务的提供过程的记录；c）有关供方与顾客的记录；d）测量和监视记录；e）不合格方面的记录：产品或服务的不合格；f）人力资源管理方面的记录；g）审核与评审记录；h）纠正和预防措施方面的记录等。4.1.3 各部门根据质量食品安全管理体系对本部门的要求和4.1.2的规定明确本部门应有的记录。4.2 记录的编号和格式4.2.1 记录的编号 CYS QHP XX 记录序号记录公司代号4.2.2 记录的格式由各部门自行设计，行政部进行形式审核，对其进行编号，以保持记录的协调、统一。行政部对所有记录备案并建立记录一览表。4.3 记录的填写4.3.1 记录填写人员应做到：a）认真填写记录、表格，字迹清楚，版面清洁，并对填写的数据负责；b) 对记录表格中要求填写的数据或其他文字都要详实填写；c) 凡属记录一览表内的记录，不允许使用铅笔填写，以防止随意擦改；填写时如出现错记或笔误时，由修改人签名并注明日期。4.3.2 各部门的主管负责记录使用情况的监督管理。4.4 记录的保存4.4.1各部门记录由各部门自行归档管理。4.4.2 各部门应设置专（兼）职记录保管员，负责收集已填报的记录，并进行分类和保存。当记录保管员发生变动时应进行记录移交。4.4.3 记录的贮存必须有适宜的场所。4.4.4 对于日常使用的记录，为便于查找区分，各部门应根据实际情况选择适当的编目方法对记录进行编目。4.4.5 记录需经有关人员批准后方可借阅，记录的借阅人应做好记录的维护工作，不得随意涂写，以保持记录的完好无损。4.4.6 公司内借阅记录应及时归还，外单位人员在离开公司前应归还所借记录。4.4.7 记录保管员应对记录进行日常检查维护，及时收回所借出记录，防止记录的损坏、变质或遗失。4.4.8 各部门记录保存期根据实际情况提出，由行政部确定。法律法规或另有规定要求的记录按相应规定执行。记录保存期应在记录一览表中予以明确。保存期内记录保管员应确保各项记录的完好。4.5 记录的处置。超过保存期限的记录经部门主管同意后可自行销毁。5 相关文件5.1 文件控制程序6 记录6.1 质量记录清单 CYS-QHP002-01-55页6.2 记录归档移交单 CYS-QHP002-02-56页6.3 记录借阅、复制登记表 CYS-QHP002-03-57页6.4 记录销毁申请表 CYS-QHP002-04-58页文件题目管理评审控制程序执行日期2014年9月10日编 码CYS-QHS2-003-A/O起草日期替 代审核日期颁发部门及数量行政部 共 份批准日期003 管理评审控制程序1目的评审公司质量、食品安全管理体系的适宜性、充分性和有效性，持续不断地改进和完善质量、食品安全管理体系，确保公司质量方针、食品安全方针、食品安全目标的顺利实现。2 范围本程序适用于对公司质量、食品安全管理体系运行情况、改进和变更需求进行正式评审的控制。3 职责3.1总经理负责主持管理评审会议；批准管理评审计划和管理评审报告。3.2公司管理者代表负责编制管理评审报告；提供全面的质量、食品安全管理体系运行情况总结，批准整改/改进措施计划。3.3管理者代表负责编制管理评审计划；针对管理评审报告中提出的各项整改/改进措施的实施情况，组织有关人员进行跟踪和验证；提供质量方针和质量目标实施情况的报告。3.4公司各部门经理负责准备并提供本部门主管的各过程运行情况报告；制定并实施直接与本部门有关的各项整改/改进措施。4 工作程序4.1评审频次4.1.1公司每年进行1次管理评审，通常在内部审核结束后的46月内进行。4.1.2当公司的质量、食品安全管理体系发生重大变化、产品结构发生重大调整、市场战略及社会要求或环境条件发生变化时，可由总经理提出随时召开管理评审。4.2评审人员4.2.1管理评审由管理者代表（食品安全小组组长）负责组织。由公司技术部做好与管理评审有关的各项准备工作。.2.2参加管理评审的人员通常有：管理者代表及各部门负责人。4.2.3必要时，由总经理决定是否需要增加参与管理评审的人员。4.2.4每次管理评审的参加人员，在管理评审计划中作出具体规定。4.3管理评审计划4.3.1由管理者代表按每次管理评审的目的和要求编制管理评审计划，并填写“管理评审计划”。管理评审计划的内容包括：评审目的、评审内容、评审人员和时间安排等，报总经理批准。4.3.2在实施管理评审前2周，由行政部负责将管理评审计划下发给参加管理评审的有关人员。4.3.3管理评审计划的审批及1份正文由技术部归档保存。4.4管理评审的输入管理评审的输入包括：a) 审核结果：包括各种审核(如第一方、第二方、第三方审核)的结果；b) 顾客反馈：包括顾客满意的测量结果；与顾客沟通的结果；c) 各部门质量、食品安全管理体系运行情况总结；d) 产品质量和符合性：包括过程测量和监控、产品测量和监控的结果；e) 预防和纠正措施的实施情况；f) 上期管理评审后采取措施的情况和有效性；g) 可能影响质量食品安全管理体系的变化，包括组织内外部环境的变化；h) 资源的需求和改进的建议。4.5管理评审的实施参加管理评审的人员在签收到管理评审计划后，依据评审目的和评审内容，通过调查研究、分析有关的记录，在2周内，准备好需提交的资料。通常情况下，各部门/人员按以下分工，准备管理评审所需的各类总结性报告和有关资料。技术部准备有关审核结果、生产部准备有关产品质量的符合性、营销部准备有关顾客满意度调查结果。4.5.1总结报告评审资料的准备a) 预防和纠正措施的实施情况、上期管理评审后采取措施的跟踪情况和有效性等汇总分析报告；b) 营销部提供销售情况、提供市场分析及顾客反馈汇总分析报告（售后服务部份）；c) 各部门按职责分工，针对质量、食品安全管理体系中各主管过程，提供相应的运行情况报告。同时，各部门应针对公司内外部环境变化对质量、食品安全管理体系的影响、质量改进需求以及由此产生的质量体系改进和变更需要，提交相应的报告。d) 管理者代表（食品安全小组组长）准备全面的质量、食品安全管理体系运行情况报告。4.5.2总结报告评审资料的提交4.5.2.1各部门准备的主管过程运行情况报告应于管理评审实施前1周准备完毕提交给管理者代表（食品安全小组组长），管理者代表（食品安全小组组长）在此基础上，在管理评审实施前准备好全面的质量、食品安全管理体系运行情况报告。4.5.2.2各部门人员准备的各总结报告管理评审资料，应按管理评审计划中所确定的参加本次管理评审的人数，准备相应数量的报告资料，提交管理评审，并另外准备1份交技术部归档保存。4.5.3召开管理评审会4.5.3.1本公司所进行的管理评审通常以会议的形式进行，管理评审会由执行总经理主持，行政部负责会议的准备工作，做好会议签到和会议记录并予以保存。4.5.3.2参加管理评审会的人员应按管理评审计划的安排，对所提交的报告资料进行逐项的分析和讨论，确定不合格改进项目，并进行原因分析，提出相应的整改改进措施计划和要求，落实责任部门。4.5.3.3由技术部按管理评审会的分析和讨论结果，填写“整改改进措施报告”包括责任部门、整改项目陈述、整改/改进措施计划和要求。该报告1式2份，1份由技术部留存，1份经管理者代表（食品安全小组组长）填写整改改进措施计划批准一栏后，下发给相应的责任部门。4.6管理评审输出。4.6.1管理评审输出应包括以下各方面：a) 质量、食品安全管理体系及其过程的改进决定和措施；b) 产品改进的决定和措施，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核等评审内容相关的要求；c) 资源需求；d) 食品安全管理体系（包括质量方针和质量目标）的评价结论。4.6.2管理评审结束后3日内，由管理者代表（食品安全小组组长）根据管理评审输出结果的要求进行总结，编写出“管理评审报告”。其内容包括：评审目的、评审日期、评审内容、评审时间、组织人、参加人员管理评审综述等。4.6.3管理评审报告经总经理审批后，由技术部负责在管理评审结束7个工作日内，分发给参加管理评审会的有关部门/人员，并做好发放记录。4.7整改/改进措施的实施与跟踪4.7.1各责任部门按要求制定并实施相应的整改/改进措施并完成后，在“整改/改进措施报告”中“整改/改进措施实施情况”一栏填报实施情况，报技术部。4.7.2技术部按照反馈回来的“整改/改进措施报告”后，一同与有关人员对责任部门的整改/改进措施的实施情况及其有效性进行验证，并负责的整改/改进措施由管理者代表（食品安全小组组长）负责验证。4.7.3对验证不符合要求的，应重新执行本程序的有关规定。4.8技术部负责按记录控制程序的有关规定，保存与管理评审有关的记录。“整改/改进措施报告”中“整改/改进措施实施效果”一栏签署意见。4.9由管理评审所引起的文件更改执行文件控制程序。5 相关/支持性文件5.1 记录控制程序 5.2 文件控制程序 6 记录6.1 管理评审计划 CYS-QHP003-01-59页6.2 管理评审报告 CYS-QHP003-02-60页6.3 整改/改进措施报告 CYS-QHP003-03-61页6.4 会议签到表 CYS-QHP003-04-62页文件题目人力资源控制程序执行日期2014年9月10日编 码CYS-QHS2-004-A/O起草日期替 代审核日期颁发部门及数量行政部 共1 份批准日期004 人力资源控制程序1目的通过对所有与质量有关的人员实施有效管理并提供适宜培训，确保其能胜任本职工作，特制定并执行本程序。2 范围本程序对人员的能力要求、资格考核、培训计划的制定与实施、培训效果评价以及人员档案的管理等作出了具体规定。本程序适用于公司所有与质量有关人员以及相关的供方人员的管理。3 职责3.1负责编制岗位工作人员任职要求负责公司培训计划的编制及计划的实施。3.2总经理批准岗位工作人员任职要求批准公司年度培训计划。4 工作程序4.1人员安排4.1.1行政部根据各岗位的要求编制岗位工作人员任职要求。 4.1.2岗位工作人员任职要求经审批后，作为行政部选择、招聘、安排人员的主要依据。4.2 培训要求公司应给员工提供培训的机会，通过培训具备相应的知识，这些知识与技能和经验相结合使员工具备相应的能力；同时，通过培训使每位员工意识到自己工作对质量、食品安全管理体系的重要性和各种活动之间的关联性，为实现公司的质量目标做出贡献。4.2.1对下列人员进行培训：a) 各类管理人员；b) 新进厂职工在上岗前、转岗或不能胜任本岗位需求的；c) 岗位操作工及国家相关法律法规要求应具备相应资格的人员，如司炉工、化验员、质检员、内审员、食品安全小组成员等；4.2.2培训内容：a) 有关质量的国际标准和国家标准；b) 管理手册、质量、食品安全管理体系程序及其支持性文件；c) 统计技术应用；d) 专业技术基础知识及操作技能等。4.2.3与质量、食品安全有关的下列人员，须经资格考核、持证上岗：a) 化验员、计量员、生产线作业人员健康证（国家部门发证）；b) 质检员（公司发证）；c) 内审员（公司授权）；4.3 培训计划4.3.1 各部门每年2月底前，结合本部门人员情况和实际工作需要，填报“培训需求计划”报行政部。4.3.2 行政部依据各部门的“培训需求计划”并结合公司工作需要，于每年3月底前制定公司的“年度企业培训计划”，报总经理批准后实施。4.3.3 培训计划内容包括：a) 培训目的、对象、培训科目、培训课时及考核发证要求；b) 培训的具体安排，如教材、师资、场地等。4.3.4 公司选派人员到社会培训机构进行外部培训时，由行政部推荐学员名单，经总经理批准后由行政部列入“年度企业培训计划”。4.4 实施培训4.4.1 行政部根据公司年度培训计划的要求，做好聘请教师、准备教材、落实学员、安排培训地点、落实教学用具的培训费用等准备工作。4.4.2 培训期间，行政部负责做好考勤、管理、协调工作。4.4.3 培训结束后，由行政部会同培训教师对参加培训的学员进行考试、考核、并作出合格与不合格的评价。行政部负责将每次培训和学员取证情况填写在“培训记录表”上，并通报给相关部门和人员。行政部按规定向培训合格者发证，并加盖公司印章后生效，即可持证上岗。对不合格者，待岗再培训，若经考核仍不合格者作转岗或下岗处理。4.4.4 当培训计划由于各种原因不能如期进行时，总经理批准，对培训计划进行适当调整。4.4.5 在外培训开始前，行政部负责与培训单位联络，落实好外培训事宜，及时通知培训人员做好准备，按时参加培训。培训结束后，参加培训人员要将培训取得的毕（结）业证书交行政部，登记在“培训登记表”上。培训不合格者，费用自负；再次培训不合格者作下岗处理。4.4.6需要时，行政部负责组织对供方人员实施培训并进行考核。4.5行政部通过理论考核、操作考核、业绩评定、观察和征求部门意见等方式来定期或不定期评价培训工作的有效性，并填写培训记录。对于不能胜任本职工作的员工，及时安排再培训、考核或转岗，使员工的能力与其从事的工作相适应。5 相关/支持性文件5.1 岗位工作人员任职要求5.2 记录控制程序6 记录表格6.1 培训需求计划 CYS-QHP004-01-63页6.2 年度企业培训计划 CYS-QHP004-02-64页6.3 培训记录表 CYS-QHP004-03-65页6.4 培训有效性评价表 CYS-QHP004-04-66页6.5 培训签到表 CYS-QHP004-05-67页文件题目与顾客有关的过程控制程序执行日期2014年9月10日编 码CYS-QHS2-005-A/O起草日期替 代审核日期颁发部门及数量营销部 共 1 份批准日期005 与顾客有关的过程控制程序1目的为确保充分识别并确定与产品有关的要求，包括顾客的需求和期望，对其实施有效的评审，并与顾客进行有效的沟通；确定公司有满足这些要求的能力，特制定并执行本程序。2范围本程序规定了对与顾客有关的过程的控制原则和方法，包括对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。3职责3.1营销部是负责识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品要求进行评审，并负责与顾客的沟通。3.2技术部、生产部按有关要求参与评审。3.3行政部负责采购合同的拟定，营销经理负责销售合同的拟定，生产部负责设备合同的拟定，经总经理批准，财务部留原件监督执行。4工作程序4.1产品要求的识别4.1.1顾客要求的识别营销部根据顾客规定的合同草案、协议草案及口头订单等识别顾客要求，并把有特殊要求的填写在“产品要求评审单”上，顾客的要求包括：a) 顾客明示的产品要求：顾客规定的产品要求，还包括有关的可用性、交付、支持服务、价格等方面的要求；b) 顾客没有明确要求，但预期的或规定用途所必要的产品要求：这是一类习惯上隐含的潜在要求。c) 营销部负责识别并确定与产品有关的法律法规要求以及公司的附加要求，包括有关交付、运输、售后服务的承诺，应将结果形成记录并提交评审。4.1.2法律法规要求和公司附加要求的识别4.2产品要求的评审4.2.1在投标、接受合同订单之前，营销部都应组织相关部门对已识别的产品要求连同有关的法律法规要求以及公司确定的附加要求进行评审，并签定“产品要求评审单”。4.2.2合同/订单评审一般以部门会签的方式进行。4.2.3当合同/订单中没有特殊要求时，由营销部组织评审。当合同/订单有特殊要求时(新工艺和新材料超出正常生产周期)，由营销部组织，总经理，副总经理，技术部经理，生产部经理、参与评审。4.2.4评审应确保：a) 产品要求得到规定；b) 在以前表述不一致的合同或订单要求（如投标或报价单）已经解决；c) 公司有能力满足规定的要求。4.2.5评审结果由营销部经理审核，副总经理复核，总经理批准。4.2.6 营销部将评审结果向顾客反馈（通常以电话，传真方式），当取得一致意见后再签订合同/订单。由营销部业务内勤拟订销售合同并经营销部经理审核，副总经理复核，总经理批准。合同签定后，双方应各持1份。由营销部内勤根据合同/订单的要求，营销部经理批准后，向生产部下达“客户需求通知单（客户订单）”。由生产计划员根据原辅料仓，成品仓情况向各生产部门分配生产任务（生产任务单，原辅料仓库，技术部，生产部各一份）4.2.7 若由顾客拟定的合同，也应评审后签定合同，并由营销部保存1份，财务部保存原件合同1份。4.2.8 当产品要求发生变更时，营销部负责组织有关部门协调解决，重大问题及时请示总经理，由副总经理和总经理协调解决。应确保相关文件得到修改并将变更结果通知到有关人员。4.3合同的修订4.3.1 在履行合同/订单过程中，因公司原因需更改合同/订单内容时，根据顾客提供的传真、信函、电话等，按5.2条的有关要求重新评审。在履行合同/订单修改过程中，因公司原因更改合同/订单内容时，由业务员与顾客协商进行修改，并按4.2条的有关要求重新评审。4.3.2营销部将有关合同/订单修改内容填写“合同/订单变更通知单”，由营销部内勤报营销部经理审核、总经理批准后，营销部内勤及时传递给生产部计划员根据原辅料仓，成品仓情况向各生产部门分配生产任务（生产任务单）。生产部经理复核下发（原辅料仓库，技术部，生产部各一份）。由生产部计划员通知相关生产部门。4.4与顾客沟通4.4.1与顾客进行沟通的内容应包括：a) 产品信息；b) 问询、合同或订单的处理（包括修改）；c) 顾客信息反馈（包括投诉）。4.4.2 在产品销售前，营销部应通过多种渠道收集顾客对产品的需求信息，并向顾客介绍本公司产品，回答顾客的咨询，并予以记录。4.4.3 在合同执行过程中，营销部应接受顾客对合同/订单执行情况的问询，如合同/订单需修订，则由营销部按照5.3的规定与顾客协商。4.4.4 产品售出后，营销部负责搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，具体执行顾客满意程度测量程序。4.5 合同文本的管理营销部保存合同副本（复印件）/订单、产品要求评审表及有关记录。财务部保存正本合同及促销批复原件。4.6 直接销售顾客来公司按公司制定的销售政策购买产品时，不在进行书面的合同评审，可直接销售，营销部业务内勤负责开据销售凭证，财务交款开放行单。5相关/支持性文件5.1 记录控制程序5.2 顾客满意程度测量程序6记录表格6.1 产品要求评审单 CYS-QHP005-01-68页6.2 合同/订单变更通知单 CYS-QHP005-02-69页6.2 合同登记表 CYS-QHP005-03-70页6.4 客户需求通知单（客户订单） CYS-QHP005-04-71页文件题目采购控制程序执行日期2014年9月10日编 码CYS-QHS2-006-A/O起草日期替 代审核日期颁发部门及数量行政部 共 1份批准日期006 采购控制程序1目的为确保外购物资符合规定要求，满足公司经营运作的需要，使采购过程处于受控状态，特制定并执行本程序。2范围本程序规定了为公司提供物资的供方的评价、选择、控制和重新评价的原则和方法，对物资采购计划等采购文件的编制与审批以及采购产品的验证等提出了要求，对本公司采购工作的实施作出了具体规定。本程序适用于公司所采购的直接用于产品的物资的控制。注：采购物品分类重要物资：面粉、食品添加剂等对产品质量影响大的物资。一般物资：产品包装物等物资。3. 职责3.1 行政部负责组织对供方的评价、选择、控制和重新评价，负责编写采购计划、签订采购合同并实施采购。3.2 总经理，副总经理、生产部经理、技术部经理、参与供方的评价、控制和重新评价工作，参与采购产品的验证。3.3 行政部负责合格供方名录的编制，副总经理审核，总经理批准后执行。3.4副总经理负责采购计划、采购合同的审核，总经理批准后执行。4工作程序4.1 供方的选择和评价4.1.1供方调查4.1.1.1拟选择的供方应具备基本的生产设备、检测设备及良好的信誉。4.1.1.2 由行政部负责对供方的能力进行调查，填写“供方能力调查表”。4.1.1.3“供方能力调查表” 副总经理审核，确认拟选择的供方具备基本的条件，方可实施后续的评价工作。4.1.2 供方的评价方法 根据物资对公司生产的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价：a) 样品评价公司向供方提出采购物资要求，请供方提供样品，公司对所提供的样品进行检测、评价或试用。b) 历史情况评价对供方以往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货是否及时等进行评价。c) 对比其他使用者的使用经验了解其他公司使用同类物资的经验，评定是否符合本公司的使用要求。4.1.3重要物资的供方必须使用a.b.c三种方法中的一种(或多种)进行评价，一般物资的供方可使用上述方法中的一种进行评价。4.1.4重要物资的供方的评价由行政部组织，总经理，副总经理，生产经理、技术经理等参加，一般物资的供方直接由采购部进行评价。4.1.5行政部负责填写“供方能力调查表”，1式3份，1份由采购部留存，1份存入合格供方档案。4.2合格供方的审批4.2.1行政部依据“供方能力调查表”，对各供方进行综合分析、比较，初选出合格的供方，并填写“合格供方名录”，同一种物资可选择多个合格供方。4.2.2“合格供方名录”经行政经理签字，副总经理审核后，报总经理批准后发至各有关部门实施。4.3合格供方的控制与重新评价4.3.1对列入“合格供方名录”的供方，采取以下方法进行控制：每年12月份，由行政部组织总经理，副总经理，生产经理、技术经理对在册的合格供方采用抽查方法对部分合格供方进行全面评价一次，评价时主要依据：对供方的相关经验进行评价；对供方产品的质量、价格、交货情况及对问题的处理情况进行评审； 对供方的提供所需产品的能力进行评价； 调查供方的服务的支持能力及后勤能力。由行政部负责填写“供方业绩评估表”并纳入合格供方档案。需要时，由行政部提出并组织技术经理、生产经理走访合格供方，了解其运营情况。4.3.2对考核中认为达不到规定要求的供方，取消合格供方资格，由技术经理、生产经理提出取消申请，报副总经