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采购部经营物资采购管理办法

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2020年5月29日
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西藏天路交通股份有限公司
采购部经营物资采购管理办法
(征求意见稿)

第一章 总 则
依据国家经贸委第九号令<国有工业企业物资采购管理暂行规定>为规范企业的采购行为,加强企业的监督管理,防止国有资产流失,结合西藏天路交通股份有限公司的实际情况制定机械、设备、材料采购管理办法,以防止采购过程中的不正当行为发生。
第二章 决策管理
第一条:本着对企业负责的精神,加强对物资采购的管理工作,使采购过程中的决策 ,价格监督、质量检验等工作步入规范化、制度化。
第二条:
1、 企业所需的一切材料、设备等,必须由各使用单位填报详细计划表,附采购申请报告,报工程管理部,由工程管理部审核调整计划后报采购部,采购部根据库存情况确定编制材料订购或采购计划,报主管领导审批。
2、 所采购的机械、设备及材料,工程管理部根据施工要求,可建议性的提出供货商及采购品牌,最终确定供货商及采购品牌,由采购部会同主管领导商定。
第三条:
1、 根据机械、设备、车辆的使用情况,其正常维修保养的零配件由资产管理公司结合配件库的储存情况自行采购。
2、 公司购买电脑、打字机、复印机等成套办公用品,由办公室制定采购计划会同采购部统一购买。其它办公用品及耗材由办公室自行采购。
3、 各项目部使用的小型材料及低易品,必须先在库房提货,库房无存货,工程急需的,可按单件不超过10000元,批量不超过100000万元自行采购。
第四条:公司购买主要原材料、机械、设备等金额较大的物资,必须由总经理、副总经理和相关部门负责人经过会议或其它形式实行集体决策 ,增加透明度。
第五条:严把进货渠道关,本着科学有效,公开公正,优质优价,监督制约的原则。在比货、比价、比信誉、比售后服务的基础上实行定点采购。
第三章 比质比价采购
第六条:采购部要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息,掌握主要采购物资的信息变化情况。在进行市场调研的前提下,根据市场信息做到比质、比价采购。对金额大的物资采购,具备招标条件的,尽量实行招标采购或从厂家直接进货。
第七条:对采购的零星机械配件,小型五金机电、建材、润滑油等需定点的供货单位,由公司有关会议决定,实行比质比价的原则,同类产品定点两个供货单位,从质量价格,信誉等方面择优进货,以便在市场竞争中,使我公司有效的降低采购成本。供货单位一经确定,使用部门、采购部门要及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况。以便及时调整。
第四章 价格监督
第八条:加强对采购物资的价格、质量、数量的监督,各级管理者对其审批的物资采购负有审查、监督责任。
第九条:各项目部自行采购材料后,详细制表,报采购部,采购部对各项目部自行采购的材料实行价格总监督,严格控制采购成本。
第十条:申请采购单在总经理最后签批后,财务部对需采购的物资事前进行价格审核,并报财务总监审批,采购部要在上级审核的价格内进行采购。
第十一条:采购后财务部对采购的主要物资的单据价格进行再审核。发现未在审核价格内进行采购的,及时向主管领导反映,由主管领导提出处理意见。
第十二条:财务部要及时了解、掌握主要采购物资的市场价格,对其审核的物资采购价格承担相应责任。
第五章 质量检验与监督
第十三条:严把进货质量关,所购材料需要检测试验的,其质量以试验部门做出的质量检验报告为准,做到每批材料都有检验报告单,对不符合试验技术要求的材料,采购部要及时将情况上报主管领导,同时及时与供货单位联系处理或退货。对采购部购买的一切材料,各使用单位有权进行全面质量监督,发现问题及时与采购部联系,杜绝不合格的材料验收入库。
第十四条:对本公司不具备检测条件的所购物资,可由试验室委托交通厅科研所进行检测。大宗物资必须要求供货单位出具国家认定的检测机构的质量合格检验报告。
第六章 采购管理
第十五条:对需要招标采购的材料、机械、设备,由采购部编制招标文件,由公司领导安排成立招标工作组根据采购材料、机械、设备的特点,临时组建相关技术人员进行评标,评标人员采取不固定的方式进行组合。
第十六条:采购部对每次招标文件及投标单位的资料进行整理归档,做好资料保存,凡参与招标人员对招标有关事项严格保密,工作人员不得将投标单位的报价及招标情况私自泄漏。更不得有损害公司利益的情况发生。
第十七条:材料、机械、设备如需在内地进行考察订货的,由公司领导决定并带组前往。
第十八条:公司一应采购物资,在与供货商谈价时,必须有两人至两人以上人员参加谈判定价,最终购买价由公司决定。
第十九条:一切外购材料、机械、设备均严格按批准计划采购,如有变更或追加计划,按书面通知执行。杜绝物资盲目购进,增加库存。
第七章 物资管理
第二十条:采购部验收、管理调拨好所购物资,并经常与使用部门保持联系,了解物品的使用情况,管理控制库房,迅速高效的完成本职工作。
第二十一条:积极配合工程管理部门及财务部门做好每月的盘点对帐工作,做到帐物相符,帐卡相符、帐帐相符。
第二十二条:货物入库必须严格检验,根据购买的数量及规格,检查货物的质量,符合要求方可入库。货物入库时要分类码放整齐,保持物品的完好无损,存放合理,及时办理入库手续,登记有关帐卡。
第二十三条:发货时要做到按规章制度办事,领货手续不全不予发货,如遇特殊原因需要发货,需得到部门经理的审批方可出库。发货后要及时按发货单办理物品的出库手续,登记有关帐卡。
第二十四条:物品进库后由于保管不当及发放混乱造成的货损货差,其损失金额由物品保管员承担,并经过会议决定,在工资中扣除损失金额。
第二十五条:常见物品如帐蓬、盖布,允许有部分储存,其余材料随用随购,不得造成积压浪费。
第二十六条:各项目部由于自身施工材料计划不当,施工结束,工程剩余物资材料回购,采购部门应根据物资情况拟定回购价格后方可验收入库(未经加工过的钢材按原调拨价80%-85%折价入库,沥青包装完好的按原调拨价75%-80%折价入库,水泥属季节性物资,按调拨价40%折价入库,其余加工过的钢材和经过使用,但还可利用的旧物品,为不造成资产流失,可按帐外物资登记入库)。
第二十七条:
1、 各项目部在根据工地施工情况编制爆炸物品(炸药、雷管、导火索等)计划时,应尽量避免工程完工后此类物品的剩余,避免增加保管、运输上的困难。如出现此类物品必须运回拉萨,成本摊入项目部,采购部门按帐外物资登记后负责联系存放地点,但所发生的仓贮费用仍由项目部自行承担。
2、 各项目部使用的爆炸物品,其管理、使用、发放办法按公司有关规定执行。
第八章 信息资料管理
第二十八条:
1、 建立健全情报工作,广泛收集资料,详细掌握市场最新信息,了解市场变化情况和所购物资生产、流通、消费情况,是信息收集的主要事项,给经营管理决策提供必要的信息资料,是制定最适合的购买,取得较好经济较果的必须条件。
2、 信息管理由信息管理员收集需采购物资与存货的市场价格,及时向领导反映价格等情况。采购后整理供货商的相关资料,建立相应数据库。
第九章 仓库管理
第二十九条:仓库的物资验收入库:
仓库验收人员与保管员,必须根据购货凭证、货物运输单、发货明细表及装箱单或损坏记录,对所到物资进行详细按数量、规格、型号、质量进行验收,符合要求方可入库。货物入库时要分类整齐堆放,并做好入库物资帐、卡登记。
第三十条:物资在库存期间管理:
保管员应对物资在库房存放期间,物资应摆放科学(五五摆放,四号定位),数量准确,质量不变(应采取一定的维护措施,做好防锈、防尘、防水、防潮、防震、防腐、防磨、防爆、防变质、防漏电等”十防”工作)。物资管理必须有健全的帐、卡档案,并及时向有关业务主管部门反映物质和库存情况。
(注:”五五摆放”为五五成行、五五成堆、五五成层、五五成串、五五成方等。”四号定位”为按库号、架号、层号、位号统一编号。)
第三十一条:物资的发放:
物资的出库和发料应按料具调拨单或领料凭证,及时正确地将物资发放到生产岗位,并对出库物质进行帐、卡登记。
第三十二条:库存物资清查盘点:
1、 仓库物资流动性大,及时准确掌握物资实际变动情况,对物资家底做到心中有数,及时处理积压,加速资金周转。保管人员每日应在物资收发的基础上,对有动态物资复查一次,及时检查库存物资帐、卡、物是否相符。
2、 每月、季定期对库存物资进行轮番抽查。每年年底由采购部、财务部共同组成有领导干部、管理人员、保管人员三结合的清仓盘点小组,对仓库物资进行全面地清点,在清点中如发现盘盈盘亏,必须分析原因,说明情况。如发现严重短缺和损坏,应查明原因,追究责任。对超储、呆滞物资及时处理解决。
第三十三条:仓库管理规章制度:
1、 仓库工作人员,每天必须坚守岗位,随时做好发放料工作,确保工地施工正常进行。
2、 严格遵守物资出入库规定,保管人员必须根据出入库单据正确收发物资。
3、 保持库房清洁,严禁易爆物品在拉萨总库入库存放。
4、 库房重地严禁吸烟,严格做好防火、防盗工作,确保库存物资的安全。
5、 禁止一切闲杂人员进入仓库重地。
第十章 其它事项
第三十四条:采购部人员应做到各负其责,勤奋工作,不断提高自身的业务素质,积极配合好公司的整体工作。
第三十五条:对违反本规定,弄虚作假,以权谋私,帐外暗中收受回扣和收受贿赂人员,一经查证属实,立即给予调离岗位,或解聘、除名等处理。给企业造成损失的,要依法赔偿,构成犯罪的依法追究刑事责任。
第三十六条:对违反本规定,损害企业利益造成国有资产流失的,直接责任人员,直接负责的主管人员,企业经营者要承担相应的责任。
第十一章 附则
第三十七条:本办法若与公司管理法规有抵触,以公司管理法规为准。
第三十八条:执行中对本办法有意见,建议请及时书面上报公司。
第三十九条:本办法自颁布之日起实行,本办法解释权属西藏天路交通股份有限公司。

采 购 部

二00二年四月十七日