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WORD应用技巧

1、Word文档加密技巧 
文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题，尤其是在公共办公场所，如何更加有效地保护我们的文档，更是一个刻不容缓的问题。Word有着非常强大的文字编辑功能，是我们日常工作生活中十分常用的办公软件，同时Word本身也提供了许多安全和保护功能，下面就让我们来看看给Word文档加密的技巧。这几种方式，各有玄机，正所谓是“一山还比一山高”啊：普通加密
首先打开需要加密的Word文档，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“保存”标签，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码，然后点击“确定”按钮退出，最后将该文档保存即可。
注意：“打开权限密码”和“修改权限密码”可以相同也可以不同，设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档，而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档，如果只设置“修改权限密码”，那么别人仍然可以打开该文档，但是如果不知道密码的话，并不能做任何修改

2、word快捷键卡 
Ctrl 
Ctrl+Shift 
Alt+Shift 
Ctrl+Alt 

A 
全选all 
大写allcaps 
显示所有标题 

B 
粗体bold 
粗体bold 

C 
拷贝copy 
格式拷贝copy format 
关闭预览cancel 
版权copyright符号 

D 
字体格式dot 
分散对齐distribute 
插入日期date 

E 
居中对齐Center 
修订edit 
编辑邮件合并数据 
插入尾注endnote 

F 
查找find 
定义字体font 
插入合并域 
插入脚注footnote 

G 
定位go to 

H 
替换huan 
应用隐藏格式hide 

I 
斜体italic 
斜体italic 

预览preview 

J 
两端对齐adjust 

K 
超级链接link 
小型大写字母 
预览邮件合并 
自动套用格式 

L 
左对齐lef 
列表样式list 
显示 
Listnum 域 

M 
左缩进margin 
减少左缩进 
打印已合并文档 
批注 动词margin 

N 
新建new 
降级为正文normal 
合并文档 
普通视图 

O 
打开open 

标记目录项 
大纲视图outline 

P 
打印print 
定义字符大小pound 
插入页码page 
页面视图page 

Q 
取消段落格式quit 
symbol字体quick 

R 
右对齐right 

页眉页脚链接 
注册商标register? 

S 
保存save 
定义样式style 

拆分窗口Split 

T 
首行缩进indent 
减小首行缩进 
时间time 
商标trademarkrm 

U 
下划线underline 
下划线underline 
更新域update 
更新表格格式 

V 
粘贴 
格式粘贴 

插入自动图文集 

W 
写盘关闭write 
只给词加下划线word 

X 
剪切 

标记index entry 

Y 
重复 

重复查找 

Z 
撤消 
默认字体样式 

返回 

0 
段前6p切换 

1 
单倍行距 

显示“标题 1” 
应用“标题 1” 

2 
双倍行距 

显示“标题 2” 
应用“标题 2” 

3 
锁定 

显示“标题 3” 
应用“标题 3” 

5 
1.5倍行距 

应用“标题 3” 
应用“标题 5” 

= 
下标和正常切换 
上标与正常切换 

如果上面的功能不能用，请注意是否在英文输入状态。 

3、如何同时打开多个文档? 
在使用Word时，为了便于集中编辑或浏览，可以同时打开多个文档，下面就介绍几种方法。 
（1） 在资料管理器中，选中要打开的多个WORD文档，按下回车键，系统会自动启动WORD97/2000，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名；如果要选中多个不连续文档，就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名； 
2） 如果Word已经启动了，可以单击工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，找到文件所在目录，然后选择要打开的文件，单击“打开”按钮，就可以把选中的文件依次打开了。文件的选择方法与上面所讲是一致的。
（3） 如果文件在不同的目录中，可以在资源管理器中的相应目录中，选中要打开的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的WORD图标上（注意:此时的WORD中没有打开的文档），所选文档就被打开了；再找到其他目录，用同样方法将所选文档拖到WORD图标上

4、如何一次转换多篇文档？ 
 有时我们需要一次转换多篇文档，比如将HTML文件转为Word文件，或是将Word文件转为Txt格式的文件等，可以用下面的方法，图中的例子是将很多WPS 2000编辑的文件一次转换为Word 2000格式的文件。 
将要转换的文件放在同一个文件夹中，然后单击“文件”菜单中的“新建”命令，单击“其他文档”选项卡。 
选中“转换向导”图标，单击“确定”。 出现“转换向导”，我们可以按照向导进行文件转换。选“下一步”。 
在这个对话框中，可以看到既可以将其他文件格式转换为Word文档格式，也可以将Word文档转为其他文件格式。我们选择第一个单选钮，并从下列表框中选择“WPS file”，再单击“下一步”。这一步是要求选择源文件夹和目标文件夹。单击“浏览”按钮，然后存放源文件的文件夹，再确定目标文件夹，点“确定”。 
这一步中要我们选择要转换的文件，可以单击“全选”按钮。单击“下一步”，单击“完成”。 
“文件转换过程”可以要等上一段时间，对话框中会显示转进度。 
文件转换完后，转向导结束，会问我们是否还要转换其他文件。选择“否”，文件转换完成，你可以去目标文件夹中看一下了。 
注意 如果“新建”对话框中没有“转换向导”，就需要进行安装。

5．Wrod功能键 
Shift 
Ctrl 
Ctrl+Shift 
Alt 
Alt+Shift 
Ctrl+Alt 

F1 
获得联机帮助Office助手 
内容敏感型帮助或展现格式 

定位至下一域 
定位至前一域 
Microsoft系统信息 

F2 
移动文字或图形 
复制文本 
打印预览 

保存 
打开 

F3 
插入“自动图文集”词条 
改变字母大小写 
剪切到“图文场” 
插入“图文场”中的内容 
创建“自动图文集”"词条 

F4 
重复上一操作 
重复“查找或定位” 
关闭窗口 

退出Word 
退出Word 

F5 
定位 
移动到前一处修订 
还原文档窗口文档大小 
编辑书签 
还原程序窗口大小 

F6 
定位至下一窗格 
定位至前一窗格 
定位至下一窗口 
定位至前一窗口 

F7 
拼写 
同义词库 
“控制”菜单中的“移动"命令。 
更新Word源文档中链接的信息 
查找拼写错误（自动拼写检查） 
中英词典 

F8 
扩展所选内容 
缩小所选内容 
“大小”命令 
扩展所选内容（或块） 
运行宏 

F9 
更新选定域 
在域代码和其结果之间进行切换 
插入空域 
解除域的链接 
在所有域和它们的结果之间进行切换 
中运行Gotobutton或Macrobutton 

F10 
激活菜单栏 
显示快捷菜单 
将文档窗口最大化 
激活标尺 
将程序窗口最大化 

F11 
定位至下一域 
定位至前一域 
锁定域 
解除对域的锁定 
显示Visual Basic代码 

F12 
另存为 
保存 
打开 
打印 

6、在WORD输入特大字和特小字

在Word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具有较好的阅读性。可是Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只能为5磅，那么如何输入比72磅还大或者比5磅更小的字呢？操作的步骤是：先选中要修饰的文本，然后点击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间。在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大，使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小，直到您满意为止