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第一章 办公用品管理规定

第一节 总则
第一条 为有效控制办公费用，杜绝浪费，减少非生产性开支，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条 办公用品管理工作应遵循“物尽其用、以旧换新、杜绝浪费”的原则。
第二节 管理及分类
第四条 综合办负责办公用品的采购、平常保管、库存记录和发放，并负责控制办公费用。
第五条 办公用品分为非消耗性、消耗性、清洁用品及招待礼品四类，如下表所示：
类型
项目名称
非消耗性
计算器、电话机、打孔机、剪刀、U盘、裁纸刀、白板、订书机、文献夹、光盘（盒）等各类文具；
消耗性
中性笔、笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订书钉、笔芯、印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、曲别针、胸卡皮、电池、胶带、大头针等；色带、速印机墨、速印纸、软盘、影印液、晒图纸、硒鼓、信封等与文印相关的各类物品；报销单、借款单、账本、入（出）库单、粘贴单、口曲纸等各类单据；
清洁用品
纸篓、拖布、毛巾、笤帚、垃圾袋、垃圾桶、洗洁净、香皂、洗手液、纸巾等所有与卫生清洁有关的物品；
招待礼品
纸杯、纯净水、茶叶、保温瓶、饮料、礼品等。
第三节 办公用品的申购
第六条 每月25日前各部门负责人需填写《 部门办公用品申请单》并将电子版发给综合办。申请单中应列清本部门下月各类办公用品的需求，尽也许清楚描述品牌、型号、规格、数量，以便综合办统一安排采购。
第七条 采购人负责将各部门的办公用品需求计划汇总，经综合办负责人审核批准后统一采购，任何部门或个人不准私自购买办公用品。
第八条 综合办在采购办公用品时应保证价格合理、透明。购置前应做好市场调查，充足掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件，多家（三家及以上）询价、比价、议价后再进行选择，以保证所购物品质优价廉。
第九条 各部门如需申请购买计划外的物品时应填写《部门应急物品采购审批单》，按照审批权限，经本部门负责人审核，报综合办批准后安排采购。对随意申报导致物品积压的，应按照公司相关奖惩规定进行处罚。
第四节 办公用品的保管
第十条 办公用品入库前，综合办内勤应检查合格后再办理入库并建立台账。
第十一条 办公用品出库后应及时登记销账，月底盘点应做到账、物相符。
第十二条 办公用品存放应符合物品特性规定，避免因保管不妥导致物品变质或损坏。
第十三条 内勤要做好各类库存用品记录工作，每月出具办公用品库存报表，保证库存合理。对库存时间过长、有保质期规定、长期存放会贬值、已不再使用的物品应明确列出，及时报告综合办负责人进行解决。
第十四条 购买办公用品应凭综合办负责人签批的入库手续，方可办理财务报销。
第五节 办公用品的领用
第十五条 各部门负责人应对本部门申请的办公用品严格审核，减少不必要的办公费用开支。
第十六条 各部门在领取办公用品时，可以旧换新的办公用品必须提交旧物，综合办根据旧物实际数量予以发放。领用时，各部门应凭部门负责人签字领取，并在《办公用品领用单》上签字。
第十七条 各部门领取所需的物品（涉及：办公用品、招待用品及礼品）应先经部门负责人或相关领导签字后再到综合办领取。
第十八条 公司员工应本着节约的原则使用办公用品，不得将办公用品随意丢弃废置。
第二章 办公费用控制管理规定
第一节 总则
第一条 为减少公司办公成本，减少行政管理费用开支，使钱、财、物效用达成最大化，特制定本规定。
第二节 行政费用预算管理原则
第二条 公司各项行政费用的支出统一实行预算管理，应严格按照公司相关预算管理制度，每月提前完毕下月资金计划并上报。
第三条 各部门的办公设备、办公用品的采购需求，应按照公司《办公用品管理规定》规定，于每月25日前报至综合办以便统一协调、采买。
第四条 除特殊情况外，各部门均应严格避免计划外采购。如必须进行采购的，须由相关部门填写《应急物品采购审批单》，并报公司总经理审批后方可购买。
第三节 平常办公费用节约办法
第五条 文献打印、复印费用
1、文献尽也许双面打印，自用文献运用回收的单面废纸打印；
2、复印纸由综合办统一保管，各部门或个人因工作需要时向综合办领取。
第六条 修缮费
1、综合办设专人进行平常检查并定期盘点，对盘点丢失、损坏的物品、设备及时上报综合办负责人申请维修，同时应查明损坏因素，属于人为因素的，应追究相关负责人责任；
2、对于修缮完毕的物品、设备应及时入库，以延长使用时间；
3、加强对易毁损的公共设施重点防范，以减少也许发生的修复费用，防患于未然。
第七条 电话费的控制
1、公司内部之间的工作交流可使用微信、QQ，尽量不使用电话；
2、一般情况下，尽量不打长途电话，如确需拨打长途电话时应尽量简短。
第八条 车辆使用费的控制
1、车辆使用费涉及车辆燃油费、维护保养费、养路费、过路过桥费、保险费及其他费用；
2、各部门应严格按照公司《车务管理规定》规定使用公务车辆。外出用车应提前申请，由综合办统一调度，合理派车，可以合办的事情尽量合办，减少车辆的使用频率；
3、驾驶员应提高成本节约意识，增强参与管理的积极性和积极性。在行驶过程中应平稳驾车，减少熄火次数，适时更换机油，注意汽车的保养。行驶过程中应规划出最佳路线；
4、燃油费：加油必须到指定的加油站，由综合办人员陪同双方签字。出差加油须凭正规发票报销；
5、严禁运用油品谋私利，一经发现将按照公司有关规定严厉解决。
第九条 差旅费的控制
1、尽量减少出差的次数、人数；
2、一般员工出差提倡乘坐火车、长途汽车等交通工具，尽量不使用公车；凡可通过邮寄、电话、网络等形式进行沟通的工作，尽量不出差；
3、同性别人员（高管以上人员除外）出差应尽量选择两人共住一间。
第十条 水电费及绿植费用的控制
1、春秋季节不应使用空调。夏季：原则上室温低于30度时，不使用空调；6月份和立秋后，晚上九点后不使用空调；其它月份23：30—8：00（次日）不使用空调；空调启动后，白天温度设定在26度为宜。冬季：原则上室温低于0度时，启动使用空调，空调启动后，温度设定在20度为宜。不能频繁启动压缩机，停机后必须隔二到三分钟才干开机；
2、办公照明用电：办公区域应尽量使用节电较好的节能灯；坚持各办公场合人少少开、人走灯灭的原则；
3、空调、饮水机、风扇等电器的电源在最后一个人离开办公区域时所有关闭；
4、应避免长流水现象，各部门发现有漏水现象，应及时告知综合办及时维修；
5、绿植应每隔三天浇水一次，应按照其生长习性选择摆放地点，以保证其正常生长。
第十一条 其它费用
1、大宗印刷费：综合办负责统一使用印刷品的印制，各部门应根据实际需要进行领用，杜绝浪费；
2、会议费：公司召开会议应本着从简的原则进行费用支出，一般会议，不购买水果等物品，同时应尽量减少会议用餐。