Excel数据透视表入门到精通.ppt

Excel 数据透视表入门到精通培训发展部培训发展部花旺东花旺东Contents初识数据透视表初识数据透视表1数据透视表入门篇数据透视表入门篇2数据透视表进阶篇数据透视表进阶篇3数据透视表活用篇数据透视表活用篇4初识数据透视表概述 从从Excel数据列表、关系数据库文件或数据列表、关系数据库文件或OLAP（联机分析处理（联机分析处理）多维数据集中）多维数据集中的特殊字段中总结信息的分析工具。的特殊字段中总结信息的分析工具。一种交互式报表，可以快速分类汇总比一种交互式报表，可以快速分类汇总比较大量的数据，并可以随时选择其中页、较大量的数据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的不同统计结果。源数据的不同统计结果。可以随意显示和打印出你所感兴趣区域可以随意显示和打印出你所感兴趣区域的明细数据。的明细数据。初识数据透视表用处 对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。据。可以对数据透视表重新安排，以便从不同可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。的角度查看数据。具有具有“透视透视”表格的能力，从大量看似无表格的能力，从大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策所用。决策所用。入门篇创建数据透视表11.在工作表中，选择包含数据的任意单元格。在工作表中，选择包含数据的任意单元格。在在“数据数据”菜单上，单击菜单上，单击“数据透视表和数据透视表和数据透视图数据透视图”。将显示向导。将显示向导。2.在向导的步骤在向导的步骤1中，选择中，选择“MicrosoftExcel数据列表或数据库数据列表或数据库”。3.选择选择“数据透视表数据透视表”。4.单击单击“完成完成”。入门篇创建数据透视表2n n新工作表包括三个项目：新工作表包括三个项目：“数据透视表字数据透视表字段列表段列表”、报表的布局区域（其中包括各、报表的布局区域（其中包括各个用于放置拖放字段的带外边框的独立拖个用于放置拖放字段的带外边框的独立拖放区域）和放区域）和“数据透视表数据透视表”工具栏。工具栏。入门篇设置报表布局1n n从从“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”中，将中，将“销售销售人员人员”字段拖动到标签为字段拖动到标签为“将行字段拖至将行字段拖至此处此处”的拖放区域。的拖放区域。注意：注意：拖放字段名称后，它们仍保留在列表上，但是更改为黑体。拖放字段名称后，它们仍保留在列表上，但是更改为黑体。入门篇设置报表布局21.从从“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”中，将中，将“订单订单金额金额”字段拖动到标签为字段拖动到标签为“请将数据项拖请将数据项拖至此处至此处”的拖放区域。的拖放区域。2.将字段拖放到数据项的拖放区域中时，将将字段拖放到数据项的拖放区域中时，将显示报表，其中显示有每位销售人员的销显示报表，其中显示有每位销售人员的销售总额。售总额。入门篇转动报表1.单击单击“销售人员销售人员”字段标题字段标题2.拖放拖放“销售人员销售人员”字段标题到字段标题到“汇总汇总”正正上方的单元格。拖动时，只要获得灰色框上方的单元格。拖动时，只要获得灰色框光标并把光标指向目标单元格即可。光标并把光标指向目标单元格即可。入门篇重命名字段标题 n n在工作表的底部单击数据透视表选项卡，在工作表的底部单击数据透视表选项卡，以便看到数据透视表。然后单击单元格以便看到数据透视表。然后单击单元格（在（在“销售人员销售人员”字段标题之上的灰色框字段标题之上的灰色框中的字段标题）中的中的字段标题）中的“求和项求和项:订单金额订单金额”，键入，键入“全部订单全部订单”，按，按Enter键。键。入门篇创建页视图 n n页字段：在数据透视表或数据透视图报表页字段：在数据透视表或数据透视图报表中指定为页方向的字段。中指定为页方向的字段。在页字段中，既在页字段中，既可以显示所有项的汇总，也可以一次显示可以显示所有项的汇总，也可以一次显示一个项，而筛选掉所有其他项的数据。一个项，而筛选掉所有其他项的数据。n n将将“国家国家/地区地区”字段从字段从“数据透视表字段数据透视表字段列表列表”拖放到拖放到“将页字段拖至此处将页字段拖至此处”区域。区域。入门篇从报表中拖出字段 n n单击工作表上的单击工作表上的“国家国家/地区地区”字段标题，字段标题，然后拖放到外边框外面的任何位置。然后拖放到外边框外面的任何位置。n n单击工作表上的单击工作表上的“订单金额总额订单金额总额”字段标字段标题，然后拖放到外边框外面的任何位置。题，然后拖放到外边框外面的任何位置。n n单击工作表上的单击工作表上的“销售人员销售人员”字段标题，字段标题，然后拖放到外边框外面的任何位置然后拖放到外边框外面的任何位置。注意：将字段拖动到布局区域外面后，一个红注意：将字段拖动到布局区域外面后，一个红“X”X”显示在插入点显示在插入点下方。这个下方。这个 X X 表示该字段已从报表布局中删除。表示该字段已从报表布局中删除。入门篇小节n n创建数据透视表创建数据透视表n n设置报表布局设置报表布局n n转动报表转动报表n n重命名字段标题重命名字段标题n n创建页视图创建页视图n n从报表中拖出字段从报表中拖出字段进阶篇更改排序次序 1.单击单击“销售人员销售人员”2.在在“数据透视表数据透视表”工具栏上，单击工具栏上，单击“数据数据透视表透视表”，然后单击，然后单击“排序并显示前排序并显示前10项项”。3.在在“自动排序选项自动排序选项”下，单击下，单击“降序降序”。4.在在“使用字段使用字段”列表中，单击向下箭头，列表中，单击向下箭头，选择在练习选择在练习1中为中为“订单金额总和订单金额总和”字段字段指定的新标题进行排序。例如，如果将该指定的新标题进行排序。例如，如果将该字段重命名为字段重命名为“全部订单全部订单”，则单击该名，则单击该名称。单击称。单击“确定确定”。注意：也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到注意：也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到“排序并显示排序并显示前前 10 10 项项”命令。命令。进阶篇设置数字的格式 1.单击数据拖放区域中包含数值的任一单元单击数据拖放区域中包含数值的任一单元格。格。2.单击单击“数据透视表数据透视表”上的上的“字段设置字段设置”按按钮钮，然后单击，然后单击“数字数字”。3.在在“单元格格式单元格格式”对话框中，单击对话框中，单击“分类分类”列表中的列表中的“货币货币”。4.在在“小数位数小数位数”列表中，单击向下箭头使列表中，单击向下箭头使列表中的值为列表中的值为0。这将去掉小数位。这将去掉小数位。5.单击单击“确定确定”两次。两次。进阶篇刷新数据 1.在工作表的底部，单击在工作表的底部，单击“练习练习”选项卡切选项卡切换到源数据。换到源数据。2.在单元格在单元格C2中，将中，将“￥440.00”修改修改成成“￥5,000.00”，按，按Enter键。键。3.单击工作表底部的单击工作表底部的“sheet1”选项卡，切选项卡，切换回数据透视表。换回数据透视表。注意，注意，Buchanan的的总额是总额是￥68,792。4.单击单击“数据透视表数据透视表”工具栏上的工具栏上的“刷新数刷新数据据”按钮按钮。进阶篇更改数据汇总的方式 n n单击数据区域中的任何单元格。单击数据区域中的任何单元格。n n单击单击“数据透视表数据透视表”工具栏上的工具栏上的“字段设字段设置置”按钮按钮。n n在在“汇总方式汇总方式”列表中，单击列表中，单击“计数计数”，然后单击然后单击“确定确定”。进阶篇删除数据透视表 n n单击数据透视表。单击数据透视表。n n在在“数据透视表数据透视表”工具栏上，单击工具栏上，单击“数据数据透视表透视表”，指向，指向“选定选定”，然后单击，然后单击“整整张表格张表格”。n n在在“编辑编辑”菜单上，指向菜单上，指向“删除工作表删除工作表”，然后单击，然后单击“确定确定”注意：也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到注意：也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到“选定选定”命令。命令。进阶篇同一拖放区使用两字段 n n将将“订单日期订单日期”字段添加到报告的字段添加到报告的“行行”拖放区，这会使得拖放区，这会使得“订单日期订单日期”成为报告成为报告的第二行字段。的第二行字段。n n从从“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”将将“订单日期订单日期”字段拖动到字段拖动到“销售人员销售人员”字段的左边。字段的左边。进阶篇按季度组合订单日期 n n在在“订单日期订单日期”字段的单元格中单击鼠标字段的单元格中单击鼠标右键。右键。n n在快捷键菜单上指向在快捷键菜单上指向“组及显示明细数据组及显示明细数据”，单击，单击“组合组合”。n n在在“组合组合”对话框中，单击对话框中，单击“季度季度”。如。如果同时选择了果同时选择了“月月”，请单击取消选择它，请单击取消选择它，然后单击然后单击“确定确定”。注意：本步骤中不能单击报告中的任何单元格，必须单击包含在注意：本步骤中不能单击报告中的任何单元格，必须单击包含在“订单日期订单日期”字段中的某个单元格。字段中的某个单元格。进阶篇交换位置以获得不同的视图 n n将将“季度季度”字段拖到字段拖到“销售人员销售人员”字段的字段的右边。记住，该字段在报告中是灰色框，右边。记住，该字段在报告中是灰色框，包含包含“季度季度”。在列。在列B与列与列C的中间看到的中间看到灰色框时释放鼠标键灰色框时释放鼠标键。进阶篇尝试新的技术 n nBuchanan在第一季度取得成功的背后是在第一季度取得成功的背后是什么呢？在本次练习中，您将发现这个秘什么呢？在本次练习中，您将发现这个秘密。密。n n双击单元格双击单元格C5，它包含了，它包含了Buchanan第一季度的销售数据。第一季度的销售数据。n n新工作表新工作表Sheet1会添加到工作簿中。它会添加到工作簿中。它包含所有用来汇总以得到包含所有用来汇总以得到Buchanan第第一季度结果的销售数据。一季度结果的销售数据。进阶篇小节n n更改排序次序更改排序次序n n设置数字的格式设置数字的格式n n刷新数据刷新数据n n更改数据汇总的方式更改数据汇总的方式n n删除数据透视表删除数据透视表n n同一拖放区使用两字段同一拖放区使用两字段n n按季度组合订单日期按季度组合订单日期n n交换位置以获得不同的视图交换位置以获得不同的视图n n尝试新的技术尝试新的技术 活用篇使用同一数据字段并更改字段汇总方式 n n在在“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”上单击上单击“订单订单金额金额”，并将它拖动到包含订单金额字段，并将它拖动到包含订单金额字段的任何地方。的任何地方。n n单击任何标为单击任何标为“订单金额总和订单金额总和2”的单元格，的单元格，然后单击然后单击“数据透视表数据透视表”工具栏上的工具栏上的“字字段设置段设置”按钮按钮。n n在在“汇总方式汇总方式”列表中，单击列表中，单击“计数计数”，然后单击然后单击“确定确定”。活用篇格式化报告 n n单击报告，然后单击单击报告，然后单击“数据透视表数据透视表”工具工具栏上的栏上的“设置报告格式设置报告格式”按钮按钮。n n在在“自动套用格式自动套用格式”对话框中，单击对话框中，单击“报报告告5”，然后单击，然后单击“确定确定”。n n现在更改现在更改“订单金额计数订单金额计数2”字段的名称。字段的名称。活用篇以总和的百分比显示数值数据 n n单击单击“订单订单#”字段中的任一单元格。字段中的任一单元格。n n在在“数据透视表数据透视表”工具栏上，单击工具栏上，单击“字段字段设置设置”按钮按钮。n n在在“汇总方式汇总方式”列表中，单击列表中，单击“求和求和”将将汇总方式由汇总方式由“计数计数”更改为更改为“求和求和”。我。我们希望显示总计的百分比，而不是计数。们希望显示总计的百分比，而不是计数。n n单击单击“选项选项”按钮。按钮。n n在在“数据显示方式数据显示方式”列表中，单击箭头，列表中，单击箭头，向下滚动列表，然后单击向下滚动列表，然后单击“占总和的百分占总和的百分比比”。单击。单击“确定确定”。活用篇确定奖金百分比1 n n销售人员每季度会得到销售人员每季度会得到7%的奖金，但今的奖金，但今年每个销售额超过年每个销售额超过￥25,000的销售人员的销售人员会在任何季度获得会在任何季度获得10%的奖金。在本次的奖金。在本次练习中您将使用计算字段输入公式。这里练习中您将使用计算字段输入公式。这里是公式：是公式：=IF(订单金额订单金额25000,10%,7%)。活用篇确定奖金百分比2n n单击报告内部。然后在单击报告内部。然后在“数据透视表数据透视表”工工具栏上单击具栏上单击“数据透视表数据透视表”，指向，指向“公式公式”，然后单击，然后单击“计算字段计算字段”。n n在在“名称名称”框中输入公式名。例如，输入框中输入公式名。例如，输入“奖金奖金%”。n n删除删除“公式公式”框中的文字。框中的文字。n n在框中，输入在框中，输入=IF(。活用篇确定奖金百分比3n n在在“字段字段”列表中，单击列表中，单击“订单金额订单金额”，然后单击然后单击“插入字段插入字段”。n n注意注意尽管尽管“订单金额订单金额”字段重新命名字段重新命名为为“订单订单￥”，但该字段名在，但该字段名在“插入计插入计算字段算字段”对话框中仍为对话框中仍为“订单金额订单金额”。n n接着输入公式的其他部分：接着输入公式的其他部分：25000,10%,7%)，然后单击，然后单击“确确定定”。n n名为名为“奖金奖金%”的新字段将插入报告中。的新字段将插入报告中。活用篇关闭自动分类汇总 n n单击单击“销售人员销售人员”字段中的任何地方，因字段中的任何地方，因为您希望关闭该字段的分类汇总。为您希望关闭该字段的分类汇总。n n在在“数据透视表数据透视表”工具栏上单击工具栏上单击“数据透数据透视表视表”，然后单击，然后单击“分类汇总分类汇总”清除复选清除复选标记。标记。活用篇确定奖金额 n n创建另一个计算字段公式以确定每位销售创建另一个计算字段公式以确定每位销售人员每季度的奖金额。这里是公式：人员每季度的奖金额。这里是公式：=订单金额订单金额*奖金奖金%n n在在“数据透视表数据透视表”工具栏上，单击工具栏上，单击“数据数据透视表透视表”，指向，指向“公式公式”，然后单击，然后单击“计计算字段算字段”。n n删除删除“公式公式”框中的文本，并在框中的文本，并在“公式公式”框中，输入公式：框中，输入公式：=订单金额订单金额*奖金奖金%活用篇小节n n使用同一数据字段并更改字段汇总方式使用同一数据字段并更改字段汇总方式n n格式化报告格式化报告n n以总和的百分比显示数值数据以总和的百分比显示数值数据n n确定奖金百分比确定奖金百分比n n关闭自动分类汇总关闭自动分类汇总n n确定奖金额确定奖金额Thank You!