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物业公司组织机构和职能部门及岗位职责

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2020年4月19日
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湘西自治州宏泰物业公司组织机构和职能部门
及岗位职责

一、 管理架构

宏泰物业公司组织架构
总经理
物业经理
行政人事部
财务部
物管部
保洁部
工程部
安管部管
主管
保安员
消防专干
文员
各部门主管
会计
出纳
主管
管理员
收费员
主管
保洁班长
保洁员
主管
负责人
水电工

二、职能部门及岗位职责

总经理
职能范围：
1、负责主持总公司的全面经营管理工作；
2、组织实施总公司及大会决议；
3、审定公司内部管理和基本管理制度；
4、负责审定公司内部机构设置方案、定岗定编；
5、负责公司高层以下人员的任免；
6、组织审定公司的年度财务预、决算方案；
7、负责公司下属管理人员及员工的思想建设；
8、审定公司工资奖金分配方案并组织实施。

物业经理
职能范围：
1、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理活动；
2、协助组织工作，对公司中层管理以下人员有任免建议权；
3、定期或不定期的召开分管部门会议，听取分管部门的工作汇报，及时解决工作中出现的问题和矛盾；
4、检查、督导、催办各部门的工作；
5、负责公司事务及外联工作；
6、全面主抓公司各部门管理工作；
7、负责组织制定分管部门的管理考核标准；
8、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务。

行政人事部
部门职能：
行政人事部负责对内的日常事务性工作，协调公司各部门之间关系，维护公司整体利益，及时完成各级领导交办的各项任务，为总经理当好参谋和助手
1、检查督促各部门的工作执行情况；
2、负责文件的上传下达，并将总经理的指示及时传达至有关部门和相关人员；
3、负责公司档案的编目、立卷、归档、借阅工作；
4、负责公司的合同管理工作；
5、负责公司的人事管理工作，包括发布招聘信息、人员招聘及安排面试等工作；
6、负责公司印章的管理和使用工作；
7、负责各部门之间有关问题的协调；
岗位职责：
一、行政人事部经理
1、组织制定、执行、监督公司的各项管理制度；
2、组织制定各岗位职责，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证与实际工作相符；
3、根据现有编制及业务发展需求，组织协调、统计各部门的招聘要求，及时督促与招聘相关岗位的缺岗人员；
4、组织检查制度的贯彻执行情况；
5、组织、协调公司年会、员工活动的开展；
6、负责组织编制公司月度、年度工作总结和计划；
7、考核和指导工作人员的工作并给予业务指导；
8、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；
9、完成上级领导交办的其它工作。
二、各部门主管
1、协助物业经理拟定公司的各项规章制度及工作流程；
2、协助上级为其它部门提供及时有效的行政服务；
3、协助上级执行公司的培训计划以及有效的后勤保障工作；
4、协助组织、开展企业文化活动；
5、建立各种物品、低值易耗品的登记台帐，并随时进行盘点，保证财产物资的完整；
6、建立固定资产卡片台账，对已提完折旧仍在用的固定资产、设备及帐外物资另建帐保管；
7、负责员工考勤工作；
8、填制和上报各类人事报表、收入月报表等工作；
9、负责收集、整理业主档案和保存物业公司筹备、建立和发展的资料及人事档案；
10、完成领导交办的其它工作。
三、行政文员
1、协助经理安排组织有关会议，做好会议通知和会议记录，做好会议纪要的整理工作；
2、负责文件的起草、打字、复印等工作，并及时归档公司的相关文件；
3、负责往来文件、信件、传真的签收、拆封、登记、呈转及归档工作。
4、管理公司重要资质证件及办理公司所需各项证照；
5、负责发放日常福利、节日福利；
6、负责办公用品的保管与发放工作；
7、负责编制采购计划，并督促采购员及时采购；
8、负责公司公章的管理工作；
9、完成总经理或行政经理交办的其它工作。

物业管理部
部门职能：
1、对所辖物业实施一体化综合管理，推进公司质量方针、质量目标、管理目标以及经济效益指标的实施；
2、落实公司关于商业楼盘及住宅小区的有关规定、决议，有计划、有步骤地完善小区的房屋公共设施和综合服务管理。
3、定期向公司各职能部门和公司领导汇报本部门的工作情况，听取公司领导的意见和要求，并负责贯彻实施。
岗位职责：
一、物业管理部经理
1、贯彻执行公司制订的各项管理规章制度；
2、全面负责管理项目的经营管理工作，制定部门月度、年度的经营计划，并保证计划的实施；
3、以身作则，调动员工的积极性，保质、保量的完成各项工作；
4、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，并做好记录；
5、定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；
6、协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源；
7、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作，不断促进物业管理与服务水平的提高；
8、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；
9、及时掌握所管辖项目的物业费收取情况，督促下属及时有效的完成物业费收取；
10、完成领导交办的其它工作任务。
二、各项目主管
1、负责制定工作计划并负责经物业经理认可后的组织实施，协助物业经理制订和实施工作职责及考核计划；
2、负责对物业管理员的日常工作进行管理、统计有关资料并及时向物业经理汇报；
3、负责发现工作中存在的不合格服务项目，并进行跟踪、验证，处理业户投诉，遇有紧急事故，及时向上级领导报告并协助处理善后工作；
4、接受及处理业主投诉，并予以记录，重要情况及时向上级领导汇报，负责配合物业管理员收缴各项费用；
5、负责清洁用品采购计划的编制和购买物品的验证工作，并控制其合理的使用，协助管理员合理储存和使用保管；
6、每月、季做好业主物业费收取情况的统计报表，并及时上报总公司；
7、协助管理物业小区清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工作；
8、收集有价值的物业信息，为推动公司物业服务工作的发展出谋划策；
9、收取及审阅小区的巡楼报告及每天的有关投诉记录并对重点内容进行归纳；
10、负责对管理员的工作做出安排并进行指导；
11、负责装修档案，业主档案的管理；
12、负责定期对服务质量进行统计、分析、并提出整改方案；
13、负责门禁卡的使用及管理工作。
14、完成领导交办的其它工作任务。
三、物业管理员
1、保持物业公司同业主的联系，经过与业户接触和定期拜访，收集、整理业主信息和需求，并及时传达到有关部门；
2、安排新入住的业主办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责联系业主的搬家事宜，并作好各项登记工作；
3、配合工程部、安管部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工；
4、催缴物业管理费、停车费及其它费用；
5、负责业主资料的整理及归档工作，建立业主档案和二次装修施工管理档案；
6、负责管理区内业主的接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反映敏捷、处事稳健；
7、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门；
8、负责接待及处理业主咨询、投诉工作，并定期进行回访；
9、定期对小区进行巡视，发现问题及时记录并向上级汇报；
10、接受并处理业主投诉，做好记录，并及时向上级领导汇报；
11、记录小区管理日志，跟进所列问题；
12、完成领导临时交办的工作。
四、保洁班长
1、熟知小区绿化布局和区域养护状况；
2、负责小区的环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务；
3、根据作业频率，负责绿化，景观护理的日检工作，并做好记录；
4、负责制定保洁员的值班工作表，安排好日常保洁员的各项工作；
5、分配好各个保洁员对小区内公共区域的环境卫生、绿化管理工作；
6、负责指导保洁员的日常工作；
7、对保洁员的服务质量进行定期或不定期的检查；
8、配合部门经理定期组织保洁员进行业务知识学习和专业技术的培训；
9、负责上级部门交办及下达的各项工作任务。
五、保洁员
1、在保洁班长的领导下工作；
2、负责责任区内的保洁、清洁工作；
3、严格按照操作规程操作；
4、严格保证礼仪形象的要求；
5、对突发事件应及时上报并做相关处理；
6、完成班长交办的其它工作。

财务部
部门职能
1、负责公司各项目的财务核算与日常财务管理；
2、制定和完善公司内部各项目的会计核算制度；
3、具体负责公司内部的年度财务预、决算；
4、负责协调处理涉税问题，配合银行、税务及总公司的审计工作；
5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料，定期向总经理汇报；
6、负责各项财产的登记、调拨，并按规定摊销折旧；
7、组织各部门编制收支计划，结合公司的情况进行综合平衡，编制月、季、年度财务收支计划和组织编制年度财务预算，定期进行分析；
8、严格执行国家规定的财务制度，严格遵守有关财经纪律，并督促财务人员遵章守法，做好财会工作；
9、检查各部门的经济活动情况，防止套汇、挪用内款，贪污盗窃违法乱纪的行为；
10、完成领导交办的其它工作。
一、会计
1、按照国家会计制度的规定进行会计核算，执行企业财务制度，针对公司财务工作中出现的问题及产生的原因提出改进建议和措施，会计核算及会计报表要及时准确；
2、负责指导检查各部门财产的登记保管使用工作，各种财产物资的管理平日要随时完善，并定期进行盘点，一般季度一小点，年度内进行两次彻底清查，对到期、报废、盘亏、盘盈的资产完善手续及时进行处理和帐务处理，做到帐帐相符、帐物相符；
3、负责做好管理费用、财务费用等帐簿登记工作，考核与控制各部门费用指标，抓好日常费用管理工作，负责编制部门经营状况报表；
4、负责对外来款的核算结算，特别是对应收款帐外部分建立台帐，每月做帐内帐外应收报表备查并报总经理一份，同时及时督促有关部门进行催款，结清欠帐；
5、正确计算应缴税金，依法依时纳税；
6、负责物业管理软件数据的统计和审核，停车场收费系统的使用和管理，使软件与财务帐相互统一，并达到财务统计核算的相关要求，用软件规范各项工作流程（如收费流程、有偿服务流程等）达到以软件为管理平台，同时及时对各种欠费的催缴及往来帐的核算管理；
7、定期不定期的现金、支票抽查制度，并做好现金检查记录，对出纳银行余额调节表每月都要签字核对；
8、按会计档案管理要求编制和管理帐册、报表、 传票，建立会计档案目录，平日随时归档，年度一次性归档；
9、完成领导安排的其它工作。
二、出纳
1、负责办理现金、银行存款收付及结算业务：
（1）及时登记现金日记帐，现金收付日清月结，防止长短款情况发生，接受现金库存的抽查并做清点记录；
（2）及时处理银行相关业务，了解银行相关运作流程，掌握企业在银行的资金存取情况，合理资金调拨；
2、各项收款业务手续齐备，各审批程序要完整准确，支付及时有效，当天收入当天入帐，各种收付款凭证支付完毕须加盖已收、已支或已结清字样戳记。同时严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收支付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。
3、物业管理收款的录入核对工作，对各项收入的物业管理费、停车费等要及时录入，每月与会计帐薄进行核对并编制录入核对情况表；
4、月份银行对帐单、工资存卡明细及有关付款明细等的保管装订并装订成册存档，会计凭证的编制、装订，凭证装订前要注意检查，编制是否完整、规范；
5、对物业服务性收费收入、其它由她人代收的费用入帐前要对相应的发票、收据或其它收款凭据进行签字确认，防止责任不清产生的差错，同时要及时入帐；
6、负责妥善保管现金、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、帐册、报表等会计资料的整理、归档工作；
7、完成领导交办的其它临时性工作。

工程部
部门职能：
1、负责小区内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其它公共系统的运行管理、日常维修保养、设备维护及故障检修等工作；
2、负责小区内的整体设备设施的维修保养工作；
3、负责做好能源消耗控制工作；
4、负责对部门设备设施的购置、使用、保养、报废进行论证、安装、维护及监督管理；
5、负责项目大、中、小工程维修的组织实施与协调；
6、负责公共区域内的钥匙管理。
岗位职责：
一、工程部主管
1、全面负责工程部的管理工作；
2、负责管理区域内设施、设备的运行、保养、维修，安全检查工作的安排与落实；
3、履行物业公司签订的设备管理合同，完成下达的各项管理指标和经济指标；
4、确保机电安装维修工程管理的设施、设备处于安全、良好的运行状态；
5、执行政府部门的有关行业法规，加强安全管理和安全教育，建立各级安全制度，防止发生安全事故；
6、对设施、设备的运行、维修和保养的正常运行每月必须进行一次全面检查；
7、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；
8、负责组织对公司接管的机电设施、设备进行验收及其配套设施完善工作；
9、负责组织技术文件盒设备档案的接管、建立和管理工作；
10、负责业主对机电工作的投诉处理，负责本部门不合格服务的处理，纠正和预防措施的实施、跟踪和检查；
11、完成领导交办的其它工作。
二、水电维修工
1、负责物业全部公共设备、设施的运行管理，保证设备正常运转；
2、制定长期和日常的维修保养计划并付诸实施；
3、负责物业机电设备的日常维护保养工作；
4、负责物业土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其它公共系统的日常维修保养工作；
5、负责物业低压配电室的值班和日常维修保养；
6、负责客户服务部转发的业主报修的处理，及满足业户其它有关的服务要求；
7、负责各系统的完善改造及土建设施的维修，并组织施工和验收；
8、负责做好能源消耗的控制工作；
9、熟悉掌握了解小区各类设备、性能并及时输入相关资料；
10、负责监督指导各项目维修，保证积极完成业主的报修工作；
11、负责上级部门交办及下达的各项工作指标。
12、负责小区强、弱电系统的日常巡检工作，对楼宇感应灯、小区景观照明灯等设备进行日检，发现问题及时处理；
13、负责消防自动报警系统、通风系统、楼宇自控系统、保安监控系统等的运行、维护与管理工作；
14、负责供电系统的维保操作及提出供电设备的大、中、小修计划；
15、根据系统运行情况进行必要的技术改造，制定切实可行的节约能源措施，并保证实施，使供电方案为最优；
16、定期开展设备的维修保养工作；
17、发生突发情况，应迅速赶往现场，及时采取应急措施，保证设施、设备的正常、完好；
18、完成上级交办的其它工作。

安保部
部门职能：
安保部主要负责小区内各种设施的安全、保卫工作，小区的消防监控工作，并负责维护小区内日常的秩序。
1、及时将国家制定的法律、法规和公司的各项安全保卫规章制度向员工宣传，以增强员工的法制观念，提高警惕，并做好防火、防盗、防暴、防破坏等工作；
2、加强内部治安管理，制定各种安全管理规章制度，打击各类违法犯罪活动；
3、配合公安机关参与调查重大事故，并写出调查报告，上报总经理；
4、负责小区及商铺的消防安全工作，领导、组织公司警卫和义务消防队，并开展教育和训练，经常进行安全检查工作。
岗位职责：
一、安保部主管
1、 负责安保部的日常管理及计划的编制工作，对公司安全管理的全过程进行检查和监督；
2、教育安保人员自觉遵守国家的法律、法规，认真执行公司各项管理规章制度；
3、负责召集和组织安保部的办公会议，研究决策，处理本部门职权内的各项工作；
4、负责编制安保部的年度计划，拟订年度《安保员培训计划》；
5、教育和培养安保人员熟悉和掌握小区治安、消防、服务等方面的工作特点和规律，不断增强安保工作的针对性和有效性；
6、对安保部的全面工作管理，负责安保员的招聘、录用、考核和奖惩，对安保人员的录用及辞退有建议权；
7、率先垂范做好本职工作，对安保员表现的好坏，有权进行表扬和批评，并对全班的工作负完全责任；
8、监督检查对公司各项管理制度、有关法规、政策标准的执行情况，负责协调有关职能部门，公安机关之间的关系；
9、及时组织安保人员完成各项临时警戒警备任务；
10、完成公司领导交办的其它工作。
二、安保班长
1、服从命令，听从指挥，认真执行规定的工作计划；
2、根据物业经理的指示、意图及治安、消防、服务等方面的相关规定，提出工作目标和任务，制定具体实施步骤和工作标准，并领导保安人员贯彻执行；
3、组织安保员进行治安、消防、服务等方面的业务培训和军体训练，规定班组的学习和训练任务，并经常进行督促检查，保证学习和训练任务的圆满完成；
4、根据安保经理的工作要求和岗点值勤规定，带领全班人员严格认真、一丝不苟地做好治安、消防、服务等方面的工作，并积极配合当日值班员的工作；
5、负责各岗位不合格服务的处理及纠正预防措施和跟踪；
6、负责签订《安全消防协议》，督促、考查安保员消防责任的贯彻执行情况，对违反规定的有权提出建议；
7、建立消防岗位责任制度，及时向领导反馈防火工作存在的问题；
8、负责组织消防训练和演习，协助制定消防预案，加强消防巡逻，及时消除火警隐患；
9、完成领导交办的其它工作。
三、安保员
1、服从领导，听从指挥，严格遵守规章制度；
2、严格要求，认真训练，熟练掌握规范的值勤要求，充分体现经典生活物业服务一流的形象；
3、努力学习安防业务，熟悉各类紧急、突发性事件的处理程序和各类器械的使用方法，不断提高安管服务水平；
4、对各种监控设备、器材进行维护，发现问题，及时解决，预防为主，安全检查，清除不良隐患；
5、对小区各类事件及时收集、整理、反馈，对突发事件及时报告，及时处理；
6、模范遵守国家法令、法规，做到依法办事；
7、熟悉本岗位职责和工作程序，掌握本辖区内每一个角落，圆满完成工作任务；
8、负责物业大型活动的警卫布置；
9、负责管理小区安全、防火、防盗、防破坏的防范工作；
10、负责小区应急处理的抢救工作；
11、负责管理小区内各项咨询服务工作；
12、完成上级交办的各项任务。
四、消防专干
1、接受部门经理的工作安排，认真完成消防安全管理的各项工作；
2、定期检查消防设施并做好消防巡视记录；
3、负责安全管理员消防知识的培训工作；
4、熟练掌握消防器材的使用，发生火警，应立即采取应急措施；
5、定期进行公寓高层防火演练，以提高安管员应对突发事件的处理能力；
6、负责组织消防训练和演习，加强消防巡逻，及时消除火警隐患；
7、对消防隐患之处，负责制定纠正和预防措施，并跟踪其实施；
8、负责制定所辖区各种突发事件（火灾、台风、暴雨、刑事案件、治安等）的预防组织架构和措施；
9、协助进行消防设备的检修保养；
10、完成领导交办的其它工作任务。
五、监控员
1、负责监视小区各部位的过往人员和物资；
2、发现可疑人员或不安全因素，要及时通知有关人员前往查处；
3、熟练掌握监控系统的操作规程，严格按照规程操作，发生监控设备异常或故障，应立即向保安部值班班长或部门领导汇报，不得擅自处理；
4，密切注意区域内易发案部位及重点部位动向情况，发现问题及时处理；
5、值班期间发现可疑情况及问题，及时上报，并做详细记录，并随时向安管部经理汇报情况；
6、详细记录当班工作情况和监控设备运转状况 ；
7、每日做好监控室的卫生工作，并随时保持监控室清洁；
8、严格按制度收发、保管器材（对讲机），并注意日常维护和保养；
9、认真完成上级交办的各项工作任务。

湘西自治州宏泰物业管理有限公司
11月22日