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综合档案管理制度

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2020年4月19日
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一、综合档案管理制度

1、为规范公司档案管理，充分利用档案信息资源，为公司生产、经营、管理服务。依据有关规定并结合公司实际，特制订本制度。
2、适用范围
本制度适用于本公司在各项活动中形成的各类档案资料的收集归档工作。
3、职责
3．1分管行政的经理负责综合档案的分管工作，并负责重要类档案借阅的审批工作。
3．2人事部负责综合档案的归口管理，并负责对划分为一般档案借阅的审批工作。
3．3档案室负责综合档案的归档、整理、保管、借阅、销毁工作。
3．4各相关部门负责本部门工作资料的收集工作。
4、工作规定
4．1基本原则
公司档案实行集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即财务档案由公司财务部根据《会计档案管理办法》分管，便于保密，维护档案的完整与安全。

4．2档案分类
4．2．1属性分类
将文件按形成或承办的部门或机构分类，根据我公司实际情况，明确十大类基本类别档案的名称与范围：
1行政管理类、2人力资源类、3财务审计类、4销售类（可细分内贸、外贸及各专业领域市场等）、5技术研发类（可细分为各项目）、6采购物流类、7生产类（可细分机加工和组装封测）、8质量检测类、9设备仪器类、10基建类。
4．2．2保管年限分类
4．2．2．1根据国家有关档案保管期限，制订适合公司实际的各类档案保管期限，并由所在部门主管人员依照档案资料性质进行明细划分。档案保管期限分为永久、长期、短期三类。
4．2．2．2凡对公司有长远利用价值的列为永久，对公司在一定时期内有保存价值的列为长（短）期（ 以上为长期，可根据需要注明保管年限； （含）以下为短期，短期可根据保存价值在归档时注明3年、5年、 、 等）。具体保管期限由所属部门经理提出，由分管经理审核经过。格式详见《文件材料归档范围及保管期限表》。
4．3资料归档
4.3.1 每个年度开始，兼职档案员应按归档范围规定要求，对上一年度产生的重点工作执行和落实情况，制订文件立卷的具体类目。归档对象包括纸质文件、电子文件、音像制品等信息载体。原则上以归档纸质档案为主，电子文件和其它文件可作为补充性归档。
4.3.2 根据立卷类目，兼职档案员要及时把办理完毕的文件归入有关类目，当有出入时，要及时调整、修改、补充立卷类目。
4.3.3 最后收集整理、立卷、装订成册，于次年4月底前立卷完毕，移交给档案室。
4.3.4 为了提高档案的管理质量，减少档案庞杂臃肿的现象，对一些临时性、无查考价值的文件则不必归入档案范围。
43.5 归档资料一般以原始的正稿件为准，同时允许各部门按上交的内容复印一份留本部门存查利用。
4.3．6 归档的材料要收集齐全、完整，按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，进行分类、折叠制订成册，便于保管和利用。
4.3.7 案卷封面的各个项目均应填写清楚，永久和长期保存案卷内文件的排列顺序，编制件号，填写卷内目录和备考表，制订整齐。
4.3.8 归档案卷要按一定的次序系统排列、编顺序号，编制《案卷目录》，目录一式两份（其中一份部门留底，一份随档案移交档案室）。交接档案时，根据《案卷目录》，清点核定，并履行签字手续。
4．4档案保管
档案是一种重要的文献，为了更好地确保档案的安全，最大限度地延长档案寿命，必须加强档案库房管理。
4．4．1储存档案必须有专门库房，不得与其它工作室兼用。
4．4．2库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做到防火、防潮、防尘、防有害生物、防光，并根据实际需要，配备必要的设备、工具、改进保管条件。
4．4．3库房内应保持适当的温度和湿度，库房内应经常保持清洁，做到窗明几净，地面、箱柜无积尘。
4．4．4库房内箱柜摆放整齐，按规定编码，档案分类存放，严禁在库房内存放不相关物品。
4．4．5库房门窗必须关闭，确保库房安全。库房钥匙应专人保管，不相关人员禁止入内。
4．4．6档案室对接收的各种档案材料，如发现不符归档要求的案卷要进行退还或局部调整。
4．4．7按照分类表进行分类、编号、登记、统计等工作。档案柜应从上到下，从左到右编号。存放有序、便于查找。
4．4．8档案人员要定期检查档案的存放状况。发现问题及时处理，要采取有效措施，确保档案的完整。
4．5鉴定与销毁
4．5．1档案的鉴定工作由档案产生部门负责人、专业人员和分管经理及以上人员对档案进行直接的鉴定。
4．5．2对已满保管期限需要销毁的档案，应由档案室登记造册，提出销毁意见，经鉴定人员鉴定，分管副总批准后方可销毁。
4．5．3销毁档案应在安全地带进行，同时要有两人以上在场，并在销毁清册上签名后，销毁清册列入档案保存。
4．6档案查阅与借阅
4．6．1档案人员要熟悉室藏的数量、内容与存放地点，调阅档案要准确、迅速。
4．6．2根据利用工作的需要，编制档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、底图目录、档案索引等多种检索工具。
4．6．3公司重要会议记录和决议、重要的财务数据、客户资料以及其它属于保密（绝密、机密、秘密）的档案资料，一般不查阅。非密级档案资料允许在档案室登记后查阅。
4．6．4查阅档案案卷时必须十分爱护，不得任意拆卷、撒页、涂改、划杠折角等。
4．6．5查阅档案不得随意抄在本子上或其它纸上，如需复印需在申请查阅单上说明，按制度办妥手续方可。
4．6．6查阅档案只限于在档案室或指定场所进行，不得将案卷带离该场所。若因工作需要，需按规定权限批准后改为借阅，按期归还。归还时，档案人员应认真检查案卷有否缺页、撕破、涂改等现象，若发现问题，及时向上级反映，以便做出处理。
4．6．7公司各类档案原则上不向外借阅，如确因工作需要 借阅时，经经理以上批准方可。凡档案借阅者均应办理借阅手续，须填写《档案查阅/借阅申请表》。一般资料借阅经档案产生部门负责人批准，列入密级档案须经经理以上批准后方可借阅。档案保管员根据审批内容编制《档案借阅登记册》备查。
4．6．8凡本企业有关人员因工作需要查阅、借阅或利用密级类档案，应按如下规定办理有关手续：

A、绝密级：需经总经理批准，持《档案查阅/借阅申请表》到档案室查阅，一律不准外借。
B、机密级：需经与档案相关的分管副总批准，持《档案查阅/借阅申请表》到档案室查阅，确需借阅的允许三天为限，需四天以上由总经理批准。
C、秘密级：经档案产生部门经理批准，持《档案查阅/借阅申请表》到档案室查阅，确需借阅的允许三天为限，需四天以上由经理以上批准。
D、凡使用企业密级档案者，必须承担保密义务，如造成泄密或失密的按公司《保密制度》处理，情节严重或造成后果的应负法律责任。
4．7档案密级划分
4．7．1企业档案的保密级别划分为绝密、机密和秘密三级。具体定级由档案产生部门负责人提出密级意见，经经理批准后生效。一般指导原则为：
A、失密可能对企业战略发展带来深远影响的列为绝密级，如重大的科研档案、重要技术专利、新开发项目等；
B、失密可能对企业发展带来一般影响的列为机密级，如一般性科研档案、技术文件、重要会议记录、对外项目洽谈合作等；
C、失密可能对企业现阶段工作带来影响的列为秘密级，如一般的产品档案、生产技术档案、重要的经营档案、财务档案、重要的自制设备档案等。
D、其它档案资料不定密级。密级档案比例不宜过高，否则会造成档案利用率的下降。
4．7．2凡划定为企业档案的保密内容，不准利用公开的宣传形式进行报导，确需宣传的应经总经理助理以上审查批准，否则引起失密由个人负责。
4．7．3私人通讯、接待客人、参加学校交流活动、向国外投寄论文、稿件、出国携带技术资料、样品等，按本公司规定，未经批准不得涉及企业档案的保密内容，否则将追究责任。
4．7．4要正确处理档案保密与正常的技术交流和传授活动，不能借口保密而拒绝正常交流和传授。
4．8处罚条款（10∕分）
4．8．1未按期整理并逾期提交归档材料，扣部门档案员1-3分，部门负责人连带扣1分。
4．8．2归档文件的质量、数量、分类及清单目录不符合要求的扣1-2分。
4．8．3有关档案培训、沟通会未如期参加，按《会议管理制度》进行处罚。
4．8．4档案交接不清楚造成档案遗漏归档的，扣移交人（接交人）0.5分；
4．8．5对已归档文件或已列入归档范围的档案，因移交不当或档案员管理不善，造成档案损毁、遗失的扣1-3分，如属重要、密级的档案损毁、遗失的应再酌情加大处罚。
4．8．6对已确定密级的档案，造成失密的按公司《保密制度》处理，造成严重后果的应负法律责任。
4．8．7对档案归档工作配合较好、工作质量较高的档案工作人员，给予1-5分奖励。
4．9档案分类与编号
根据公司文件材料形成规律，将档案划分为十大类进行编号（详见附表）。
5、附录
附录一：《档案分类编号结构表》
附录二：《档案分类说明》
附录三：《文件材料归档范围及保管期限表》
附录四：《目录标准格式如下》
附录五：《档案箱标识的标准格式》

二、综合档案室档案分类编号结构表

（三级及以下类目由各部门分类后增补，待定）
一级类目按十大类分别编为流水号（见《档案分类说明》）。
二级类目按部门分类，部门分类号次序以该部门产生时间先后为序，再按年度分类，再按问题分类，一个问题为一个案卷号，案卷号为流水号。
三级及以下类目因需设置，由所属部门自编顺序号，提交综合档案室。
1行政管理类（包含部门：行政综合部、战略与监管部）
1.1行政综合部
1.2战略与监管部
2人力资源类、（包含部门：人力资源部）
2.1人力资源部
3财务审计类、（包含部门：财务审计部）
3.1财务审计部
4采购物流类（包含部门：采购部）
4.1采购物流部

三、档案分类说明

1、 主题内容与适用范围
本标准规定了本企业档案的分类原则及要求、分类方法、标识符号和一级类目的设置。本标准适用于本企业的档案分类。
2、 术语
企业档案：是企业在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
企业档案分类：企业档案分类就是根据工业企业档案的性质、内容、特点和相互之间的联系，把企业档案划分成一定的类别，从而使企业档案形成一个具有一定从属关系和平等关系的不同等级的系统。
类目：类目是一类在性质上具有某种或某些共同属性的档案的总称，用以表示一类档案的概念。
3、 分类原则及要求
类目的设置和序列的先后，力求反映企业档案的特点，保持企业档案材料之间的有机联系，便于企业和社会各方面利用档案的需要。
所设类目在总体上应具有较强的概括性，能包容企业各类活动所形成的档案。档案的设置应系统、准确。同级类目的档案材料不得互相兼容。
类目名称和标识符号力求准确、简明、易懂。
4、 类目体系
一级类目：企业档案设十个一级类目，即1行政管理类3财务审计类、4.采购物流类。
二级类目：一般按部门按设置之日的先后顺序以流水号排列。
年度号：在二级类目后设置，按四位数自然年份作为编号。
三级类目、四级类目及更多子类目按需设置，不限层级。
案卷号：在类目设置的末端以“-”隔开设置案卷号，同一种问题为一个案卷号，如一个年度内的质量月活动有关资料归为一个案卷号，装入一个档案盒（袋）内，材料较多可连续分装几个档案盒（袋）以顺序号标注。在每个档案盒（袋）上应标注案卷名（由所属部门取名）。
标识符号
类目用阿拉伯数字表示，并以数字大小反映各类的序列。一级类目、二级类目及以下各级类目之间用“.”隔开。
2.1. .1-1

案卷排列顺序号
三级类目（部门内分类文件流水号）
年度号 （四位数实际年份）
二级类目（部门流水号）
一级类目（大类流水号）
5、电子档案
5.1电子文件的收集整理
5.1.1文件的鉴定
要存档的资料要经过部门经理的审核与鉴定
5.1.2专人负责、专人收集
为保证电子档案的保管做到全过程管理，保证管理工作的连续性，各部门应指定专门人员负责收集整理，如兼职档案员离职或因故调岗由当前的工作代理人完成该项工作；
5.1.3各部门将要存档的资料按时间和类别进行整理，同时附一份所有资料的电子版本清单，注明保密等级、保存期限等详细内容（可参照纸质文档整理要求）后随载体一起交行政人事部保管；
5.2电子档案区别于纸质文档的特性
5.2.1对系统和软件的依赖性，故在收集电子档案时注意文件的格式并同时收集相应的软件；
5.2.2载体的抽象性决定了保证电子档案的安全要注意以下几个内容：
n 物理状态 保证档案载体的完好无损
n 有无病毒
n 是否可读出信息
n 信息的原始性，不被改动性（以只读的方式保存）
5.3电子档案的保存：
5.2.1选择标准化程度高、性能稳定、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体；
5.2.2软盘不能作为长期保存的电子档案的载体，光盘最长的保存时间为 左右；
5.2.3对于永久保存的特别珍贵的电子档案，一定要同时保存纸质档案；
5.2.4各部门将本部门要存档的文件集中放在本部门一台固定的电脑上，文件的清单目录到行政人事部备案，清单上须注明该资料所在的目录位置，明确档案的归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、保密等级等（详见附件；
5.2.5各部门的电子档案资料应该至少在2处备份（本部门负责收集资料的人1份，部门负责人1份）；
5.2.6电子档案的归档范围可参照附录四；
5.2.7各部门的电子档案每年1月份把电子档案清单，经部门经理审核、分管经理批准后上报行政人事部备案；如有新增，则新增档案目录以月为单位（25日之前）上报。

对执行情况的相关考核：
按制度进行归档整理，效果好的+1分/次，对档案管理工作的推进提出改进性意见，且建议确实可行的+1分/次；未按制度执行归档工作的扣1分/次，档案未及时整理，造成重要资料遗失、后果严重的进行通报处理。
6、档案保管制度

6.1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

6.2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

6.3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

6.4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

6.5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

6.7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

7、档案保密规则

7.1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

7.2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

7.3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

7.4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其它场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

7.5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

8、档案借阅制度

8.1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

8.2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

8.3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借她人。

8.4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

8.5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

8.6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
四、人事档案管理规范
人事管理（ ）

人事档案是员工从入职报到到员工离职其个人信息的完整记录。员工人事档案是员工个人基本信息，职位变动、工资变动、工作表现、奖惩等信息的全程记载，是公司储备和培养人才，合理解决工资、保险等问题的重要依据，直接为现实工作服务。为帮助和规范各单位、各部门人事档案管理，特制定本办法。
一、人事档案内容
人事档案主要包括人员入职时基本资料、在职期间资料、离职资料三大部分（具体资料内容见附件1：《瑞弘公司员工档案目录》）
二、操作程序
1、人力资源部人员根据《入职通知书》要求，收集新入职员工基本资料，核对无误后根据《瑞弘公司员工档案目录》，建立员工档案，并以《瑞弘公司员工档案目录》为档案封面。
2、人力资源部门人员根据员工资料更新情况，如《调动申请表》、《调薪申请表》等（具体内容见《瑞弘公司员工档案目录》在职资料），及时更新员工档案信息。
3、如员工因工作需要调入其它单位/部门，由调出部门人力资源部门填写《转递人事档案通知单》（附件2），及时将该员工档案转入员工调入部门人力资源部。
4、员工离职时，应及时整理员工入职资料、在职资料及离职资料，并将此员工人事档案单独、妥善保管壹年。
三、操作流程：
接收新员工入职资料/调职档案

检查档案所需资料是否完整

限期内由员工/调出部门补全缺失资料
是 否
将员工资料存档

存档类别

离职：将员工在公司期间的资料存档并保留两年
在职：将员工在职期间表现情况及时存入个人档案
转职：将员工档案转至员工调入单位人力资源课

四、注意事项
1、各人力资源部收集新员工入职基本资料时，应仔细检查、核对员工提交的资料是否真实、有效，是否符合法律规定及公司相关政策。
2、人力资源部门，则负责招聘人员在办理好员工入职后，再由薪酬福利及绩效考核组建立、保存及更新员工人事档案信息。
3、各人力资源部人员须依据员工工号、员工所在部门将人事档案有序排放，档案存放顺序与《瑞弘公司员工档案目录》序号从上之下一致。
4、各人力资源部人员应定期维护员工档案，及时将员工任职期间资料放入员工人事档案中，以保证员工档案的完整性。
5、当员工因公司工作需要，调往其公司或部门时，该员工人事档案应在员工调入部门上岗一周内及时转入调入部门人力资源部，以便于人事档案管理与员工人事管理相统一。
6、《员工调动申请表》一式两份，调出、调入部门各一份。调入部门须在接收员工档案后，及时填写回执单，并将《员工调动申请表》反馈至调出部门人力资源课。
7、整理员工离职资料时，应仔细查阅员工离职/解聘资料是否齐全，是否符合公司政策及相关法律规定，并从员工离职之日算起，将该员工人事档案保存一年。
8、人事档案属公司机密文件，公司董事长、总经理、人力资源部经理能够查阅全公司所有人员人事档案。其余干部仅限于查阅本部门职级低于本人的员工人事档案，查阅时应填写《人事档案查阅登记表》（附件4），任何人不许以任何方式复印人事档案资料及将其带出办公室。
9、鉴于工作调查等特殊工作安排，部门经理经人力资源部经理同意且登记《人事档案查阅登记表》后，可查阅公司全体员工档案信息。
此规范从董事长审批之日起执行
附件1：

瑞弘公司员工档案目录
□总部 □ 分公司：
姓名： 工号： 入职日期：
部门： 岗位：

基本资料：
1、录用通知书□ 2、面试评估表□ 3、个人简历□
4、职位申请表□ 5、身份证复印件□ 6、学历证复印件□
7、离职证明/声明原件□ 8、户口本本人所在页复印件□ 9、结婚证复印件□
10、独生子女证复印件□

在职资料
1、员工手册确认书□ 2、劳动合同1、□ 2、□ 3、□ 4、□
3、员工调动呈报表：1、□ 2、□ 3、□ 4、□ 5、□ 6、□ 7、□
4、调薪申请表：1、□ 2、□ 3、□ 4、□ 5、□ 6、□ 7、□
5、绩效考核资料：1、□ 2、□ 3、□ 4、□ 5、□ 6、□ 7、□

离职资料
1、 辞职申请/解聘信□ 2、考勤统计□ 3、离职交接清单□

其它资料：

附件2： 转递人事档案通知单（一式两份）
人力资源部：
因工作需要， 调入您部工作，现将其人事档案转入您部，请接收，并于 年 月 日前将回执单反馈至我部，谢谢。
人力资源部：
年 月 日

姓名： 工号： 入职日期： 岗位：

基本资料：
1、录用通知书□ 2、面试评估表□ 3、个人简历□
4、职位申请表□ 5、身份证复印件□ 6、学历证复印件□
7、健康证原件□□ 8、离职证明/声明原件□ 9、红底一寸照片： 张□
10、户口本本人所在页复印件□ 11、结婚证复印件□□ 12、独生子女证复印件□
在职资料
1、员工手册确认书□ 2、劳动合同： 份□ 3、表扬通报： 份□4、处罚通报： 份□ 5、员工异动呈报表 份□
6、调薪通知单： 份□ 7、绩效考核资料： 份□
其它资料：

回执单
人力资源部
已于 年 月 日接收 《转递人事档案通知单》上资料。
人力资源部：
年 月 日
附件3：
人事档案交接单（一式两份）
一、交接档案基本信息
1、
姓 名

2、
工 号

3、
部 门

4、
入职时间

5、
录用通知书

6、
面试评估表

7、
个人简历

8、
职位申请表

9、
身份证复印件

10、
学历证复印件

11、
离职证明/声明原 件

12、
户口本本人
所在页复印件

13、
结婚证复印件

14、
独生子女证
复 印 件

二、其它资料说明

三、交接双方签字
交接人
接收人
交接日期

注：
1、此交接清单为人力资源部门内部使用，供招聘组与薪酬组内部交接人事档案时使用；
2、此交接清单一式两份，交接人持原件，接收人持复印件，以备日后核查。

附件4：
人事档案查阅登记表
人力资源部
序号
查 阅
日 期
查阅档案
名 称
查 阅 理 由
查阅人
签 字
人力资源
部门签字
备 注

附录（五）
文件材料归档范围及保管期限意见表
（本表由各部门填报）
一级类目名称
内部分类编号
归 档 范 围
保管期限

注：本表由各部门兼职档案员根据实际工作选取需存档的文件材料填入此表，并提出保存期限意见，由本部门经理签字后再提交分管经理审核经过，作为本部门档案收集整理和保管的依据。次年内容如需调整可重复本程序提报，覆盖之前内容。
审核人： 提报人： 提报部门：

附录六
目录标准格式如下：
部 电 子 档 案 目 录
第 页,共 页
档案年度/
所在位置
档案名称
密级
保管
期限
备 注
责任人
部门负责人

备注说明：
1、期限 ◎永久 ◎长期 ↑ ◎短期 ↓（含 ）

移 交 人/ 日 期： 接 收 人/ 日 期：
部门负责人/日期： 部门负责人/日期：
分管 副总/日 期： 分管 副总/日 期：

附录七
贴在档案箱上的标准格式如下：
归档部门：
档案年度/
所在位置
档案名称
密级
保管
期限
备 注

备注说明：
1、期限 ◎永久 ◎长期 ↑ ◎短期 ↓（含 ）
2、各部门存档的资料须用统一档案箱，封存后连同档案移交清单一起交行政人事部档案管理员存档

签发人
签 名
行政人事部：现将《综合档案管理制度》抄发你部，请严格执行。
总经理：** 日期：
执行负责人 签 名
总经理：兹收到《综合档案管理制度》，本人明白制度的详细内容，保证在本部门严格贯彻。
执行人：行政人事部负责人 日期：
编制/日期

审核/日期

批准/日期