岗位分析与岗位说明书编写培训PPT课件.pptx
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1、人力资源专家华恒智信第 1 页华恒智信版权所有华恒智信版恒智信版权所有所有岗岗位分析与位分析与位分析与位分析与岗岗位位位位说说明明明明书编书编写培写培写培写培训训1人力资源专家华恒智信第 2 页华恒智信版权所有内容提要内容提要一、一、岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义与作用与作用二、二、岗位分析流程和方法位分析流程和方法三、三、岗位位说明明书编写流程和方法写流程和方法 四、本四、本项目目岗位分析与位分析与岗位位说明明书编写工作介写工作介绍人力资源专家华恒智信第 3 页华恒智信版权所有岗位分析与位分析与岗位位说明明书的含的含义岗位分析:岗位信息的收集、分析及综合,以便确认岗位整体概况,对
2、其作出正确、详尽的描述。岗位位说明明书:整理岗位分析结果的工作描述的书面文件,包括:工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等,以及任职资格要求(如技能、学历、训练、经验、体能等)人力资源专家华恒智信第 4 页华恒智信版权所有什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景?VISION愿景愿景STRATEGY战略略我们公司存在的目的和长期目标是什么?怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略?CRITICALSUCCESS FACTORS 关关键成功要素成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系?岗位分析及岗位说明书能够把组织实现
3、战略的职责落落实到到具体具体组织成成员,确保组织正常运转,支持组织目标的实现。岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义:落:落实组织职责,支持,支持实现组织目目标人力资源专家华恒智信第 5 页华恒智信版权所有岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义:奠定人力:奠定人力资源管理体系的基源管理体系的基础在人力资源管理系统中,岗位分析和位分析和岗位位评估是最基估是最基础的工作的工作,提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实,其他各项工作才有依据。岗位分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划人力资源战略人力资源战略人力资源专家华
4、恒智信第 6 页华恒智信版权所有内容提要内容提要一、一、岗位分析与位分析与岗位位说明明书的意的意义与作用与作用二、二、岗位分析流程和方法位分析流程和方法三、三、岗位位说明明书编写流程和方法写流程和方法 四、本四、本项目目岗位分析与位分析与岗位位说明明书编写工作介写工作介绍6人力资源专家华恒智信第 7 页华恒智信版权所有岗位岗位岗位分析四条基本原位分析四条基本原则n紧盯组织战略及目略及目标设置岗位的目的是为了落实岗位职责,实现组织战略目标,因此,岗位分析必须紧盯组织战略及目标。进行岗位分析时,必须思考该岗位为实现组织战略贡献了什么价值,需要达到什么目标,而不是从事某些活动。n“对岗不不对人人”,
5、岗位服位服务于特定于特定顾客客组织设置岗位不是为了安排某个人,而是要从企业战略出发,因事设岗。岗位设置应满足于特定的内部顾客和外部顾客需求。n着眼于着眼于该岗位全部位全部职责进行岗位分析,应该从该岗位的全部职责出发,看有没有漏掉的项目或重复性工作,而不是眼前正在做的工作。n客客观条件与主条件与主观条件相符条件相符该岗位要履行岗位职责,需要什么样的客观条件(对知识、技能、心理和特殊要求),需要什么样主观条件(对人、财、物的要求)。人力资源专家华恒智信第 8 页华恒智信版权所有岗位分析流程位分析流程岗位分析流程比位分析流程比较简单,但工作繁但工作繁琐,工作量也,工作量也较大,工作大,工作时需要耐心
6、和需要耐心和细心。心。8准备工作收集资料分析资料123人力资源专家华恒智信第 9 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-准准备工作工作9选择被分析部门及岗位为了保证分析结果,应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前,应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程,希望他们提供怎样的配合。了解企业战略、组织、流程岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计,最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此,参与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。收集和分析相关的资料:从宏观的工作视角,不应该局限于具体岗位的信息收集,有些能够收集到国家、行业背景资料对开展工作分析也
7、是有价值的。准备工作建立岗位分析项目小组:建立岗位分析小组,分配进行分析活动的责任和权限,明确分析活动的流程、方法及安排,以保证分析活动的协调和顺利完成。分析人员应具有一定的经验,同时要保证他们进行活动的独立性。9选择信息来源信息来源:信息来源有:组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件,岗位任职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈,相似工作分析汇编、职业名称辞典等参考资料。人力资源专家华恒智信第 10 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料岗位基本信息:如位基本信息:如岗位名称、位名称、职衔等是什么?等是什么?上下上下级汇报情况?情况?岗位存在的基本目的是什么?存在
8、的意位存在的基本目的是什么?存在的意义是什么?是什么?为达到达到这一目的,一目的,该岗位的主要位的主要职责?(什么,怎?(什么,怎样,为什么?)什么?)什么是什么是该岗位独有的位独有的职责?(?(这个个问题使分析者能使分析者能够从更宏从更宏观的角度看待的角度看待该岗位)位)什么是什么是该岗位最关位最关键(必不可少)的(必不可少)的职责和和负责的核心的核心领域?(域?(这个个问题能帮分析者搞清楚公司能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心位的核心定位是什么)定位是什么)该岗位任位任职者需要者需要负责并被考核的具体工作成果是什么?并被考核的具体工作成果是什么?该岗位的工作如何与位的工作如何与组织的其它工
9、作的其它工作协调?组织的内部和外部需要有哪些接触?(怎的内部和外部需要有哪些接触?(怎样,为什么,何什么,何时)怎怎样把工作分配把工作分配给该岗位位员工,如何工,如何检查和和审批工作?批工作?有怎有怎样的决策的决策权?该岗位工作的其它特点:如出差,非社交位工作的其它特点:如出差,非社交时间,灵活性要求,特殊的工作,灵活性要求,特殊的工作环境?境?要要获得所期望的工作成果,得所期望的工作成果,该岗位任位任职人人员需要有什么行需要有什么行为、技能、知、技能、知识和和经验?(?(这个个问题帮分析者找出能帮分析者找出能胜任任该岗位的人位的人员所必需的能力和个人素所必需的能力和个人素质)收集收集资料料是
10、岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题:人力资源专家华恒智信第 11 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料岗位位A岗位位B岗位位C职责清清单q分发信件q打字q维修打印机q方法方法1 1:从从组织、流程入手、流程入手方法方法2 2:从:从现岗位入手位入手职责清清单q分发信件q打字q维修打印机q人力资源专家华恒智信第 12 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料-某公司参考某公司参考样板板人力资源专家华恒智信第 13 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料岗位位A岗位位B岗位位C职
11、责清清单q分发信件q打字q维修打印机q个个别面面谈集体面集体面谈直接直接观察察 员工日工日记/记录调查问卷卷主要主要主要主要方法方法方法方法工作工作实践践 从从现有有岗位入手,可以采用的方法位入手,可以采用的方法 人力资源专家华恒智信第 14 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料如何从如何从现岗位收集位收集资料料工作工作实践法践法工作工作实践是指践是指岗位分析人位分析人员实际从事从事该项工作,在工作工作,在工作过程中程中掌握有关工作的第一手掌握有关工作的第一手资料。料。采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。这种方法适用于短期内可以掌握的工作,但是对那些
12、需要进行大量训练才能掌握或有危险工作,不适宜采用此法。观察法察法职务分析者通分析者通过对特定特定对象的象的观察,把有关工作各部分的内容、察,把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息原因、方法、程序、目的等信息记录下来,最后把取得的下来,最后把取得的职务信息信息归纳整理整理为适合的文字适合的文字资料。料。这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确,但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作;得不到有关任职资格要求的信息人力资源专家华恒智信第 15 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料如何从如何从现岗位收集位收集资料
13、料问卷法卷法通通过结构化构化问卷来收集并整理信息的方法,具体包括:卷来收集并整理信息的方法,具体包括:问卷卷调查表法、核表法、核对法。法。该类方法要求公司有方法要求公司有较好的人力好的人力资源管理基源管理基础。问卷卷调查表法表法即根据职务分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表,由岗位任职者填写后回收整理,提取出岗位信息。核核对法法是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对,从而获得有关工作信息的方法。访谈法法通通过岗位分析人位分析人员与任与任职人人员面面对面的面的谈话来收集信息来收集信息资料,料,包括包括单独面独面谈和和团体面体面谈。此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到
14、的岗位。此法需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧。员工日工日记/记录根据根据岗位任位任职者按者按时间顺序序记录的工作内容和的工作内容和过程,程,经过归纳提提炼,取得所需工作信息。,取得所需工作信息。人力资源专家华恒智信第 16 页华恒智信版权所有标题问卷卷调查表法和核表法和核对法的法的样本本人力资源专家华恒智信第 17 页华恒智信版权所有标题岗位分析位分析-收集收集资料料在在这次次岗位分析工作中,我位分析工作中,我们将将综合运用合运用调查问卷法卷法和和访谈法法,具体做法如下:,具体做法如下:1)对于通用性于通用性岗位,我位,我们主要采用主要采用访谈法法,我们通过与任职者进行个别访谈,挖掘更多的事
15、实依据,以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确2)对于于专业性比性比较强的的岗位位:我们一方面通过问卷调查岗位信息,另一方面,通过与任职者本人及其直接上级的访谈,确认岗位的具体信息。17人力资源专家华恒智信第 18 页华恒智信版权所有标题岗位分析位分析-收集收集资料料面面谈准准备获得得应答答面面谈开开头澄清澄清结束面束面谈反反馈工工作作面面谈步步骤面面谈准准备获得得应答答面面谈开开头澄清澄清结束面束面谈工工作作面面谈步步骤人力资源专家华恒智信第 19 页华恒智信版权所有岗位分析位分析-收集收集资料料工作分析面工作分析面谈是一种是一种事事实挖掘的面挖掘的面谈,切,切记其目的是其目的是获得
16、事得事实而非而非观点或偏点或偏见要引要引导整个面整个面谈过程程把把对方方带回主回主题让对方有方有时间思考思考面面面面谈谈开开开开头头面面面面谈谈准准准准备备获获得得得得应应答答答答时间约定定地点安排地点安排-不受干不受干扰之之处明确明确规定面定面谈目目标事先准事先准备有关有关资料料让面面谈者做好准者做好准备采用采用较友好的方式友好的方式营造一个造一个较为宽松的松的环境境去除偏去除偏见保持目光接触保持目光接触解解释面面谈的目的的目的告告诉对方你要方你要记一些笔一些笔记获得得对该工作的工作的总体体认知知人力资源专家华恒智信第 20 页华恒智信版权所有标题使用提使用提问和和倾听技巧听技巧及及时澄清任
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