信贷业务档案管理办法-部分.docx

信贷业务档案管理办法-部分
信贷业务档案管理办法-部分
******小额贷款公司
信贷业务档案管理制度
第一章总则
第一条为加强信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，促进信贷业务经营的合法性和信贷资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定，特制定本制度。
第二条信贷业务档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款人的基本资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。
第三条信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各信贷部门应配合综合档案部门，对信贷业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案部门负责信贷业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。
第四条各级管理单位要制定有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，
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做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保信贷业务档案的完整和安全。
第五条信贷业务档案涉及国家、小额贷款公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
第二章信贷业务档案的归档方法
第六条信贷业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。
第七条信贷业务档案分为五类：
权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件；
要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；
管理类：借款人的基本资料；保全类：资产风险管理的相关资料；综合类：小额贷款公司内部管理资料等。
每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区（立卷区和归档
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区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在信贷档案中管理，其中有价单据必须存放于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。
第三章信贷业务档案的基本内容
第八条权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物（质物）所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（企业办理的要收集）等，抵押物的保险单。
……
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中国农业银行信贷业务档案管理办法
第一章总则
第一条为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《中国农业银行档案管理办法》、《中国农业银行信贷管理基本制度》、《中国农业银行信贷业务基本规程》、《中国农业银行关于进一步加强贷后管理的若干规定》以及相关信贷综合制度和单项业务管理办法等规定，特制定本办法。
第二条本办法所称信贷业务档案是指农业银行提供、管理、收回各类信用全过程的真实记录资料，包括客户和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料的纸质和电子档案。
第三条信贷业务档案管理要遵循以下原则：一是集中统一管理原则；二是及时完整、真实有效原则；三是方便实用原则；四是保密性原则；五是规范管理原则。做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。
第四条下级行的信贷业务档案管理工作，在业务上接受上级行信贷管理部门、档案管理部门的管理、指导和监督。
第二章信贷业务档案管理职责
第五条信贷业务管理行和经营行应以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一管理，及时将档案信息录入信贷管理系统并在规定时间内将纸质、电子档案移交信贷业务档案库归档。
第六条信贷业务档案库的设立及管理员职责。
（一）信贷业务经营行应在信贷管理部门或档案管理部门设立信贷业务档案库，配备档案管理员，集中统一管理信贷业务档案。具有非低风险信贷业务审批权的分理处视同经营行。
（二）信贷业务管理行应在档案管理部门设立信贷业务档案库，配备档案管理员，集中统一管理本级行内部运作形成的信贷资料档案（以下统称本级行信贷运作档案），包括本级行信贷决策所依据的有关资料、本级行信贷决策产生的有关资料、向上级行的报备报批材料及上级行批复。
承担经营职能的管理行参照经营行模式管理全部信贷业务档案。
（三）信贷业务档案库管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。
第七条信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷业务档案。信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性和完整性负责。
（一）经营行客户部门职责。
客户部门负责收集整理客户和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件等信贷业务档案。客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。
不良贷款按规定移交给风险资产经营管理部门或其他专业不良贷款经营管理部门后，由该部门履行客户部门档案管理职责。
没有非低风险信贷业务审批权、履行客户部门职责的支行或分理处视同客户部门，管理信贷业务档案。客观上不具备向上级行移交信贷业务档案条件的，经一级分行信贷管理部门和办公室批准，可设立临时信贷业务档案库，落实专人统一管理信贷业务档案，年后40个工作日内将已结清或核销的信贷业务档案资料移交上级行。
经营行直接审批的信贷业务，可将客户和担保人基础资料原件作为各环节决策资料。经营行报上级行审批的信贷业务，客户和担保人基础资料原件仍留经营行客户部门，需要上报的基础资料由经营行调查人员复印并签署“与原件核对相符”字样。
（二）经营行信贷管理部门职责。
经营行信贷管理部门负责管理本级行信贷运作档案。其业务经办人员负责收集整理本级行信贷运作档案资料，月后10个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理。
（三）管理行信贷部门职责。
管理行信贷运作档案由审查部门负责，落实部门档案管理人员统一管理。特事特办业务在总行层次的信贷运作档案年中由客户部门负责收集管理。贷审会审议信贷事项的运作档案年中由贷审会办公室负责收集管理。信贷运作档案于年后40个工作日内统一移交信贷业务档案库归档。
第八条信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。
第三章信贷业务档案内容
第九条信贷业务档案资料分为三类：客户、担保人基础资料及相关法律文件；本级行信贷运作档案资料；贷后管理资料及相关法律文件。
第十条客户、担保人基础资料及相关法律文件包括：
（一）客户基本资料。客户和担保人的营业执照或事业法人证书，法人授权书(为分支机构的)，法定代表人身份证明复印件；特殊行业经营许可证；企业资质等级证书；组织机构代码；验资证明；公司章程；各期财务报表、审计报告；贷款卡及查询资料；客户印鉴卡，董事会成员、法定代表人、有权签字人的签字样本等。
（二）业务资料。客户信贷业务申请书；法定代表人的授权书；董事会同意申请办理信贷业务的决议；项目建议书；项目可行性研究报告；项目立项批复；项目水、电、环保、消防、规划和土地等部门的有关批复文件；进口合同、销售合同或代理进口协议等。
（三）担保资料。担保人法定代表人的授权书；董事会同意提供担保决议；共有人同意抵（质）押书面证明；有权机关办理的抵（质）押登记，抵（质）押物清单及评估报告；抵押物他项权证、产权证明书、保险单等法律文书的复印件（原件入会计部门现金库保管）等。
（四）信贷业务承诺函、意向书、合作协议，主从合同、借据等。（五）其他综合及单项业务管理制度规定的信贷业务资料及辅助资料。第十一条本级行信贷运作档案资料包括：（一）本级行信贷决策所依据的有关资料。
开户行负责人签署同意进行调查的客户信贷业务申请书复印件，客户及担保人基本资料、业务资料、担保资料复印件。经营行直接审批、以原件作为内部运作材料的，相关基础资料不重复保存。
有权审批行受理上报业务的，决策依据资料还包括申报行的请示报告（文件）、调查报告、审查报告、有权审批人签字的贷审会审议表、《主责任人名单表》等；其他综合及单项业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。
（二）本级行信贷决策产生的有关资料。
1．评级、调查资料，包括客户基本情况调查表、信贷业务调查表；客户信用等级测评资料；信贷业务评估报告；保证人担保能力、抵（质）押物担保能力调查的相关资料；调查经办人和调查主责任人签字的信贷业务调查报告等。2．审查资料，包括信贷业务审查表、信贷业务法律审查表，审查经办人和审查主责任人签字的信贷业务审查报告等；
3．贷审会审议、审批、报备资料，包括会议记录本、《贷审会投票表决表》、会议纪要、行长签字的审议表、批复、《主责任人名单表》等。
（三）向上级行的报备报批材料及上级行批复，包括信贷业务报备表及报告、上报有权审批行的请示报告（文件）、有权审批行的批复等。
（四）不良贷款认定资料，包括申报行的请示报告、对应的《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》、损失类贷款的内部确认材料或外部证明材料、审查报告、贷审会审议表（没有设立贷审会的支行可以不提交贷审会审议表）；本行的审查报告、贷审会审议表、会议纪要、批复等。
（五）核销资料，包括呆账核销审批呈报表、申请报告、呆账形成原因及责任的审计报告、责任人处理文件；按规定须提供的有关证明材料；内部审查、审批材料等。核销申报审批材料的管理执行核销管理办法相关规定，并于年后40个工作日内统一移交信贷业务档案库归档。
（六）风险预警信号处理资料，包括经营行上报的《风险预警信号处理表》、审批行信贷管理部门或客户部门组织研究制定的风险化解措施方案、主管行长审批同意的批件等。
（七）其他综合及单项业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。第十二条贷后管理资料及相关法律文件包括：
（一）经营主责任人、管户主责任人、风险监控主责任人名单，重点管理客户的客户经理组名单，贷后管理方案及贷款台账。
（二）贷后检查材料：按规定填制的《贷后管理台账》、《信贷业务发生后首次跟踪检查表》及限制性条款落实情况报告；日常检查形成的《信贷业务发生后定期检查表》及检查分析报告，项目法人贷款填制《项目贷款检查表》；客户、担保人的各期财务报表；《贷后管理检查表（按客户）》及所附专题报告说明等。
（三）按规定复测客户信用等级的资料，信贷资产风险分类资料。
（四）《风险预警信号处理表》及报告，化解措施方案，处理情况报告；潜在风险客户退出方案。
（五）信贷业务到期处理材料：向借款人发出的《贷款到期通知书》，会计部门填写的《还款凭证》；贷款展期的，有《借款展期申请书》，担保人同意担保展期的书面证明，经营行信贷业务展期决策各环节的运作材料，展期备案材料，与借款人、担保人签订的《借款展期协议》等。
（六）有问题信贷业务处理材料：在诉讼时效内和保证期间内取得借款人、保证人签名的《贷款逾期催收通知书》；《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》及相
关认定资料；事实风险客户退出方案，不良信贷资产清收、盘活、保全方案及组织实施情况报告；通过法律程序起诉、裁定、以资抵债、保全的有关资料等。
（七）信贷业务总结评价报告。
（八）信贷管理系统中相关电子档案资料完整性情况说明。
（九）其他综合及单项业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。
第十三条个人信贷业务档案内容执行《关于印发〈中国农业银行个人信贷业务贷后管理实施办法（试行）〉的通知》（农银办发［201*］481号）、《关于印发〈中国农业银行个人住房贷款业务档案管理规定〉的通知》（农银办［201*］58号）及相关管理制度的要求。
第四章信贷业务档案管理要求
第十四条信贷业务档案的整理、移交和归档。
（一）信贷业务档案的整理及移交。信贷部门经办人员要按信贷业务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。信贷业务档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录（一式两份，各留存一份）上签字。
（二）信贷业务档案的归档。档案资料归档要便于保管、查找和利用。
1．立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒（或夹）保管，标明客户全称和立档时间。档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。
2．目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。二是以客户为单位建立档案目录，检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名（包括审批时间、业务品种、金额、期限）等，并注明卷与卷之间的从属关系。三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。
3．装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。4．与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人消费信贷业务、个人住房贷款业务，可以将合作协议项下客户归集建立总档，以客户名称、审批发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档，分档参照立卷、建档要求管理。其他个人客户信贷业务逐户建档。
5．贷款台账等难以逐户归档的信贷业务档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。《贷审会投票表决表》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，以会次装订成册，逐年建档。本级行直接经营的信贷业务，其信贷运作档案归入客户档案管理；经本级行贷审会审议、下级行经营的信贷业务，其本级行信贷运作档案作为贷审会档案附件归档。
第十五条信贷业务档案的借阅。
（一）内部人员借阅信贷业务档案。借阅本人经办业务资料的，信贷业务档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。
（二）外部人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，本行应有专人在场陪同，严禁将原件借出。
第十六条信贷业务档案库管理员应保持相对稳定，因工作变动离岗的，应对信贷业务档案收进、移出、销毁情况予以书面说明，待接管人员到位，办结移交手续后，方可办理调动手续。信贷业务档案资料办理移交手续，要由所在部门负责人进行监交。
第十七条档案库房建设及档案存放。档案库房要按照《关于印发〈中国农业银行档案管理办法（试行）〉的通知》（农银发［201*］135号）的相关要求设置。档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。
第十八条档案保管期限。信贷业务档案保管期限分为短期保管、长期保管和永久保管。短期保管的信贷业务档案保管期限为5至10年：短期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少５年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少10年。
长期保管的信贷业务档案保管期限为10年至15年：信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷业务档案再保管期限为至少10年，中长期信贷业务档案再保管期限为至少15年。
永久保管的信贷业务档案：信贷业务到期未结清、至今未收回的（包括已核销的信贷业务），其信贷业务档案要永久保管。
第十九条信贷业务档案的销毁。对超过保管期、需要销毁的信贷业务档案由信贷业务档案库管理员提出并慎重鉴定，编制销毁清册，经办公室、信贷管理部门负责人审查，行长审批后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁。档案销毁须由监销人员现场监督。信贷业务档案库管理员和办公室、信贷管理部门负责人同时在留存销毁清册上签字备查。政府档案行政管理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行，禁止擅自销毁档案。
第二十条信贷管理系统电子档案信息的保管和利用，执行信贷管理系统相关管理规定。第二十一条各级行要加强信贷业务档案管理工作的检查。对未按规定要求设立信贷业务档案库集中统一管理信贷业务档案或未按规定履行档案管理职责形成风险的，按照《中国农业银行员工违反规章制度处理暂行办法》及《中国农业银行关于进一步加强贷后管理的若干规定》等制度规定追究相关责任人责任。信贷业务档案管理工作成绩突出的，给予表扬和奖励。
第五章附则
第二十二条本办法实施前已办理信贷业务的档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档；新发生信贷业务档案必须严格按照本办法进行管理。
第二十三条各一级分行可结合实际情况制定信贷业务档案管理实施细则，并报总行备案。境外分行及公司在参照本办法基础上结合当地监管机构有关要求制定实施细则，报总行备案。
第二十四条本办法由总行制定、解释和修订。第二十五条本办法自发布之日起执行，《关于印发〈中国农业银行贷款客户档案管理办法〉的通知》（农银函［1999］1059号）同时废止。