会务前期准备工作.docx
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会务前期准备工作 会务前期准备工作 会务前期准备工作: 会议的设计与策划服务:根据实际要求和费用预算、提供整体策划,明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。1.公关礼仪服务:礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等 人员的准备。 2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。 3.选择会议场地。 4.准备会务用品(代表证、餐票、横幅等),收集、整理、印制会议内容 梗概和装订会议资料。 5.发邀请函,会议通知,整理会议回执,参会名单整理并列表。6.会议酒店预订,用餐安排(预算:餐费和酒店费用预算),车辆安排(落 实接站人员及车辆的安排)。 7.签到准备工作:如签到簿、横幅等。 会议过程服务: 1.会场协调管理工作。(会场资料收集、整理与分发)。 2.秘书事务服务及翻译(同声或资料翻译)服务。3.根据人数和要求,确定会议的台形并根据要求摆放。 根据要求先将所需的各种用具和设备准备好(会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议 牌),并要求台面整洁,各种用具干净、齐全、摆放符合标准。 按要求将所需用设备摆放就位,并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视 机、录像机、投影仪等。会议开始前半小时,各项准备工作到位(备好充足开水、调试音响,开启灯、 空调〈22-24〉)。 4.根据要求,将指示牌放在特定位置。5.礼仪接待小姐开会前30分钟,在门口等候。 6.会议的全程服务 当参会来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。 先到达的客人入以后,提供茶水服务,会议人数到齐后。 通常每半个小时左右为代表添加茶水等,特殊情况要按代表要求服务。 会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品。 7.会议录像,摄影,广告宣传,会议纪念品。8.会议留念拍照,意见反馈。 观光考察服务: 会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项 目。 会展后期服务: 票务服务:为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。 接送车服务:为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。 会议结束时服务: 会议结束,礼仪小姐和服务员应站在门口,微笑着向客人道别。会议结束,仔细地检查一遍会场,看是否有遗忘的东西和文件等。将会议用具、设备整理好,关闭[空调、电灯、窗、锁好会议室门]。 公司内部资料:年中会文件 201*年年中会议准备工作 一、 会议前准备工作 1、会前所需准备的文件:会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会人员表、会议议程、各组名单(分派到各组长手上,负责会议和活动前的点名)、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料。(各文件具体形式如附件)2、会前准备工作流程2.1、会议的计划: 1)确定会议的目的,试图达到的效果,会议预期取得的成果等。 2)确定会议的名称,初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 3)决定会议的工作人员和服务人员(会务组),必要时成立筹备组。2.2、确定会议日程。编排会议日程表,并与会前发给各参会人员。1)议程表: 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序,编排议程,印成文字,即议程表,会前发给与会人员。2)日程表与作息时间表。 按两天时间订出日程表和作息时间表。2.3、会议成本预算: 会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费。2.4、准备会议资料。 1)开幕词、工作报告、发言稿等 2)会议所用的技术性、程序性文书材料,如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。 2.5、发送会议通知及接受回执。 1)会议通知:本单位的小型会议,可采用口头、电话、书面通知等方式通知。2)回执:为准确统计与会人数,做好相应准备,通知时应提前7天以上并附回执。 第1页;共3页公司内部资料:年中会文件 2.6、会场布置,会场根据与会人数选择适当场所,具体要求如下: 1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全,按地区、系统、单位等分组,事先划分席位,摆放好桌签。2)主席台席位。 第一排的正中为首席,其次是左位,再次为右位-先左后右,左高右低,前排为主、后排为次,其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签,便于按位入座。3)会场设施。 会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试,以免临时发生故障或出现差错。2.7、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。二、 会议期间工作 1、会议期间需准备的文件:签到表、会务发放表、考勤表。2、会议期间的工作流程 2.1、在机场、码头、车站等处,派专人、专车分批分时段按要求接站。2.2、做好来客接待工作,确认和分发房间,确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。2.3、会场桌椅摆设确认:2.4、会议现场 2.5、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等)。 2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 2.7、协助会议期间的交通工具的安排。 2.8、会议接待人员应全程跟踪会议,以便及时和与会者保持联系,出现突发 第2页;共3页公司内部资料:年中会文件 事件能以最短的时间解决。三、 会议后续工作 1、会议后需准备的文件:参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、 会议纪要、新闻稿、返程票登记表。2、会议后的工作流程 2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。 2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 第3页;共3页- 配套讲稿:
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