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政府合同管理操作规范

一、合同文本的选择与使用
1、起草各类合同时，优先使用国家、自治区政府及各部门制定的合同示范文本，并根据合同的不同性质选择相应的合同文本。
2、各部门使用示范文本合同的，应根据所签合同具体情况对相关内容和条款进行修改和补充；由对方提供合同文本的，要严格审查相关内容和条款，禁止不经审查直接使用对方提供的权利义务关系不对等的格式文本。
3、各部门起草签订各类合同，应根据需要确定正副文本数量，以备后期使用和存档。
4、应当规范合同文本的排版。合同文本排版和格式应当按照公文排版格式确定， 合同排版后原则上将签署栏（含用印、签字及日期等）与正文同处一个页面；如无法实现，可单独设计合同签署页，但应在前一页文本空白处注明“此页无正文”。合同当事人的签署栏应依次横向排列。
5、合同文本应标注总页数和当前页数，页码应连续并加盖骑缝章。
6、合同用语应准确、严谨，严格按照相关法律法规、行业规定用规范语言表述，不得使用存有歧义的词语。
二、合同的内容
合同内容分为三部分：首部（当事人）、正文、尾部。
（一）合同的首部（合同当事人）
1、合同当事人为自然人的应载明：姓名、身份证号、住所地、工作单位、联系方式等；
2、合同当事人为法人或其他组织的应载明：名称、工商注册登记号、统一社会信用代码、住所地（主营业地与住所地不一致的应分别标明）、法定代表人（负责人）身份证明及联系方式等。
3、严格核实合同签订方的营业执照及年检情况，确定合同主体的合法性，必要时可通过相关部门调查资产状况及工商登记信息，不得与列入经营异常名录的合同主体签约。
4、对合同签订方的履约能力和信用状况进行必要评估，对需要具备相应资质条件的合同，要根据具体合同项目内容审查资质现状，确定是否获得相关资质及目前效力情况；
5、通过建设工程招投标、国有土地招拍挂及政府采购程序签订的合同，中标单位即是签订合同主体，不得随意变更合同主体。
（二）合同的正文
合同的正文是合同的主要部分，应严格把握以下几点：
1、合同签订的原因和背景。如：甲乙双方因××事由，在双方自愿的原则下签订本合同。
2、合同标的物。合同标的物的描述要准确、简练、清晰。如对合同标的物数量表述要准确，要写明货物的名称、品牌、规格、型号、数量、质量和标准等内容，不得出现“若干、一批”等模糊表述；合同标的为提供服务的，应当具体写明服务的质量、标准或效果要求等。约定使用国家标准的应当写明标准文号，不得使用“按照行业的通常标准提供服务或达到行业通常的服务标准要求等”此类描述。
3、合同的价款和报酬。
（1）合同中约定的价款、报酬或服务费等由合同当事人共同约定，价款数额要清晰，要明确是否含税，应当将标的物单价和合同总价款分别表述，不得出现单价与总价约定冲突，支付方式可以采取一次性支付、分期支付等形式。
（2）采购合同的合同价款为中标价款，严格按照中标的总价及支付方式签订合同，合同当事人应严格按照《政府采购法》执行，不得随意对价款进行变更。
4、合同当事人的权利与义务。合同中当事人权利和义务的约定应遵循诚实信用、公平交易的原则，合同签订过程中当事人享有的权利和承担的义务互为前提，权利义务条款数量应基本平衡或对等，不得出现畸轻畸重，合同内容应当合法合规、符合行业惯例。
5、合同的履行方式。
合同履行应具有可操作性，应按照合同的不同性质和类别进行分别约定。要具体明确：履行期限、履行地点、标的或任务的完成（运输）方式、保险条款、付款方式（标明收款方银行账号）、质量保证（明确验收时间、验收标准和验收方式）等。
6、合同中涉及的违约情形及责任。
合同中涉及的违约情形及责任要清晰，应针对不履行合同义务或履行合同义务不符合约定的情形分别表述，约定情形要明确、具体。承担违约责任的具体形式应包括继续履行、采取补救措施或者支付违约金等。约定支付违约金应坚持以补偿为主、以惩罚性为辅的违约金原则，在符合法律规定的前提下对不同的违约情形要设定不同的违约金比例和计算方法。
7、合同的变更、转让和终止等情形。
严格按照《合同法》规定，经双方协商一致在合同中明确约定合同变更、合同转让、合同终止等情形。
8、合同纠纷的解决方式。
1、在合同条款中不能同时约定仲裁和诉讼两种解决方式，应由当事人协商择一选择；
2、协议选择仲裁解决方式，应写明所选择仲裁委员会的准确名称，防止出现仲裁条款无效的情形；
3、协议选择管辖法院，必须是合同履行地、合同签订地、被告住所地、原告住所地或者标的物所在地法院等其中之一，以有利于我方为原则，不得多选且不得违背专属管辖和级别管辖的规定。
9、合同的其他条款
合同内容涉及国家秘密、商业秘密及相应的知识产权等内容的，应有相应保密条款或约定。
涉及不可抗力条款的，除了一般常规情形外，应根据合同性质或行业特点明确列举属于或不属于不可抗力的情形，如针对软件服务合同，服务提供商就不宜将计算机病毒列入不可抗力条款予以免责。
（三）合同的尾部
合同生效的形式要件要完整齐备，合同落款处应有单位名称、签字人姓名以及签订时间，合同签字人必须是法定代表人或者委托代理人（委托代理人应附单位书面授权委托书），应当署名，特殊情况可以使用个人印章。
三、合同的审签程序
（一）各部门合同审签程序
1、各部门应针对合同签约内容确定合同订立的具体业务科室；
2、业务科室与合同对方当事人进行磋商，起草合同文本，使用对方提供的文本应根据合同具体内容进行修改和完善；
3、部门有法制机构和法律顾问的，由法制机构负责对合同的合法性进行把关和审查；未设法制机构的，可将合同文本交市政府法律顾问团指派社会律师审查，提出法律意见或建议，避免合同文本中出现法律漏洞。
4、各部门订立标的额1000万元以上的合同以及拟列为市政府重点项目、重大工程的重大投资项目合同须经市政府法制办公室进行合法性审查，同时应提交合同对方当事人的资信证明类调查材料、合同谈判、协商材料及合同订立的批准文件等，并填写《政府合同审批表》。
5、以部门名义签订的合同，对合法性审查意见是否采纳由部门自行决定；合同文本确定后，业务科室负责人报送本部门分管领导进行审阅后，报本部门主要领导按规定程序审签。
（二） 市政府合同审签程序
1、由各部门牵头起草的拟以市政府名义订立的合同，由部门主要领导审签，并征求市政府其他相关部门的意见，送市政府法制办公室进行合法性审查。
2、各部门提交法制审核时，应提交合同对方当事人的资信证明类调查材料、合同谈判、相关部门意见、合同订立的依据、批准文件等材料，并填写《政府合同审批表》。
3、合同经合法性审查后，由牵头起草部门向分管副市长汇报，经分管副市长同意，提交市政府常务会或市政府党组会审议。
四、合同的履行
1、合同订立部门应按合同约定全面履行合同，并严格按照合同内容监督对方当事人的履约情况。
2、合同履行过程中双方当事人就合同质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，应当订立书面协议补充；不能达成补充协议的，按照合同有关条款或者交易习惯确定。
3、在合同履行中对方当事人不履行合同义务或履行合同义务不符合约定条件的违约行为发生或可能发生时，合同订立部门应及时处理履行中的问题并主张权利，若协商解决不成，应根据合同约定在法律规定的时效内申请仲裁或提起诉讼。
4、各部门应严格执行合同履行的法定期限和约定期限，按照合同约定在合同履行完毕时组织验收，经验收合格后进行付款。不得出现合同未到履行期限、合同未履行完毕或未经验收而支付合同价款或报酬的情形。在技术合同和采购合同中，支付尾款均应在验收合格且约定成果已交付的情况下完成。
5、各部门在合同履行过程中需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，可以与签约方协商签订补充合同。经过政府采购程序签订的合同，其补充合同的金额不得超过原采购合同金额的10%。如超过原合同采购金额的10%，应当重新通过招投标程序进行采购。
6、在合同履行过程中，合同中没有约定先后履行顺序的，若对方当事人没有履行，签订合同部门可行使同时履行抗辩权，拒绝支付后续款项或履行相应义务。
7、政府各部门为一方当事人订立的政府合同，在纠纷处理过程中，未经部门法定代表人同意，任何机构和个人不得放弃属于市政府工作部门一方享有的合法权益。
五、合同的档案管理
1、各部门要根据本单位实际情况制定合同相关的管理制度。确定一个固定机构对合同进行管理，并对合同进行统一编号，实行一合同一卷宗，由专人负责并定期进行联合检查及落实隐患整改。
2、合同牵头起草部门应对订立合同过程中形成的以下材料及时立卷归档 ：（1）合同正式文本、补充合同（2）合同对方当事人的资产、信用、履约能力等情况的调查材料；（3） 合同谈判、协商材料及招标相关文件；（4）追加标的确认书；(5)合同订立的依据、批准文件；（6）授权委托书；（7）付款凭证或复印件；（8）合法性审查意见；（9）法院裁判文书、仲裁机构裁决文书、调解文书；（10）其他与合同订立履行相关的材料。
3、政府合同保管年限参照档案管理及相关行业规定执行。

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